Tänk dig att du missar en deadline eller glömmer en viktig klausul i ett avtal – sådana misstag kan leda till förlorade affärsmöjligheter eller kostsamma juridiska problem som påverkar ditt företag negativt.
Men avtalshantering handlar inte bara om att undvika problem – det handlar om att vara proaktiv. Genom att snabba upp processerna och minska fel kan du eliminera flaskhalsar och säkerställa att ditt företag fortsätter att växa och utvecklas.
Den bästa lösningen för detta är att automatisera avtalshanteringen.
I den här guiden går jag igenom allt du behöver veta för att effektivisera din avtalshantering. Du får även en inblick i Oneflow, ett smart verktyg som integreras med HubSpot och gör din avtalshantering snabbare, enklare och mer effektiv.
Vilka aspekter av avtalshantering kan automatiseras?
Automatisering av avtalshantering effektiviserar manuella uppgifter relaterade till avtal. Här är några aspekter som kan göras mer effektiva:
- Skapande av avtal: Skapa avtal på nolltid med hjälp av automatiserade avtalsmallar. Inga fler repetitiva uppgifter — bara snabba, konsekventa dokument varje gång.
- Granskning och godkännande: Skapa effektiva arbetsflöden för att skicka avtal till rätt personer och förenkla godkännandeprocessen. Skicka exempelvis ett försäljningsavtal till juridiska teamet för granskning och vidare till ledningen för slutgiltigt godkännande.
- Versionskontroll: Samarbetsfunktioner i realtid håller alla på samma sida och förhindrar förvirring i samband med flera olika dokumentversioner.
- Statusspårning: Få automatiska påminnelser om viktiga milstolpar och datum i avtalen, som förnyelser eller deadlines. Automatisera HR-avtal eller partnerskapsöverenskommelser för att minska manuella uppföljningar. Läs vår guide om avtalsautomatisering för HR-arbetsflöden för fler tips om HR-avtal.
- Signering: Snabba upp signeringsprocessen med e-signaturer för att spara tid på att skriva ut och skanna dokument.
Automatisering av manuell avtalshantering blir ännu bättre när den kombineras med CRM-system. Ett CRM-system hämtar in kund- och avtalsinformation för att fylla i avtalen korrekt. Detta eliminerar manuella inmatningsmisstag och gör att allt blir konsekvent. CRM kan också trigga avtal och uppföljningar direkt från försäljningsprocessen, vilket sparar tid och gör arbetsflödena smidigare.
Så här automatiserar du avtalshanteringen
Det bästa sättet att automatisera avtalshanteringen är att använda en programvara för avtalsautomatisering.
Först och främst, hitta rätt programvara. Välj en lösning som gör det möjligt att skapa mallar som automatiskt hämtar kunddata (som namn, adresser och avtalsvillkor) direkt från ditt CRM-system. Detta minskar risken för fel vid manuell datainmatning och säkerställer att varje avtal alltid innehåller korrekt information.
Nästa steg är att automatisera arbetsflöden för godkännande, så att avtalen skickas till rätt personer. Anpassa flödena med flera steg eller automatiska påminnelser för att snabba upp processen och eliminera behovet av manuell uppföljning.
Slutligen, integrera avtalsautomatiseringen med dina befintliga system. Slipp växla mellan olika appar – när allt samlas på ett ställe automatiseras viktiga uppgifter som datainmatning, deadline-spårning och överföring av avtal, vilket sparar tid och minskar risken för fel.
Oneflow – programvara för avtalsautomatisering
För att verkligen få ut det mesta av automatiseringen behöver du en pålitlig programvara som effektivt automatiserar arbetsflöden och enkelt integreras med de plattformar du använder för försäljning och HR, som HubSpot, Salesforce och Teamtailor.
Ett alternativ som tickar alla dessa rutor och mer är Oneflow.
Oneflow är en smart plattform för avtalsautomatisering som gör det enklare än någonsin att skapa och hantera avtal. Företag använder Oneflow för att säkert e-signera dokument och automatisera arbetsflöden som godkännanden och avtalsgenomgångar. Med avancerad AI-driven avtalsanalys hjälper den också till att identifiera risker och säkerställa efterlevnad.
Och det är bara början på vad Oneflow kan göra för dig.
Använder ditt företag HubSpot för försäljning? Då är du på rätt plats.
Oneflow integreras sömlöst med HubSpot, vilket gör att ditt team kan skapa, hantera och spåra avtal på ett och samma ställe. Uppgifterna i avtalen synkroniseras automatiskt, så du slipper manuella upp- eller nedladdningar – allt hålls uppdaterat utan extra arbete.
När ditt företag växer och försäljningsprocesserna i HubSpot blir mer komplexa, gör Oneflow det enkelt att skala upp. Du kan snabbt justera arbetsflöden och hålla saker i gång.
Till exempel, om du lägger till nya steg för att stänga affärer, kan du uppdatera godkännandearbetsflöden och justera avtalsmallar med bara några klick – inget krångel eller förvirring. Varje förändring är helt transparent, så ditt team är alltid uppdaterat och du har full kontroll när du skalar upp.
Här är allt annat du kan förvänta dig med Oneflow:
- AI-driven avtalsutformning och granskning: Oneflow snabbar upp avtalsgranskningen med AI-verktyg som identifierar risker och problem. Det hjälper även till att skapa avtal, så att du kan producera dokument som uppfyller alla juridiska och regulatoriska krav.
- Skapande av avtal med avtalsmallar: Med Oneflow kan du enkelt skapa digitala avtal med anpassningsbara mallar, allt med bara några klick. Ditt team kan snabbt skapa avtal utan att behöva börja om från början varje gång.
- Samarbete i realtid: Arbeta tillsammans genom hela avtalets livscykel. Teamet kan göra ändringar, lämna kommentarer och spåra uppdateringar samtidigt. Med funktioner som omedelbara aviseringar och versionshantering håller du enkelt koll på revideringar och undviker förvirring.
- Säkra e-signaturer: Oneflow erbjuder olika alternativ för e-signaturer, inklusive standard e-signaturer, handskrivna signaturer, SMS-verifiering och elektroniska ID:n.
- Spårning och analys av avtal: Oneflows instrumentpanel för analys ger dig värdefull data om mätvärden som avtalsvisningar och signerade avtal. Spåra vilka avtal som öppnas, hur länge de visas och identifiera flaskhalsar i godkännandeprocessen. Med dessa insikter kan du fatta datadrivna beslut, som att justera tidslinjer eller finjustera avtalsmallar, för att förbättra effektiviteten och påskynda avtalsprocesserna.
- Centraliserad dokumentlagring: Alla dina avtal lagras i Oneflows arkiv, vilket gör det enkelt att hämta dokument när som helst. Systemet erbjuder även automatiserade arbetsflöden för att ta bort föråldrade eller avvisade avtal, vilket säkerställer att avtalsvillkor och sekretessbestämmelser, som GDPR, följs.
Oneflow erbjuder en kostnadsfri plan (för alltid!), som ger dig tillgång till avtal, spårning av ändringar och säkra e-signaturer – helt gratis. Du får även full tillgång till alla premiumfunktioner under de första 14 dagarna, så att du kan utforska allt Oneflow har att erbjuda.
Prova Oneflow för att ta kontroll över dina avtal, effektivisera dina processer och stödja ditt företags tillväxt.
Automatisera HubSpot-avtal med Oneflow
Medan HubSpot erbjuder verktyg för att skapa offerter och e-signering, som dokumentskapande, e-signaturer och spårning av erbjudanden och offerter, saknar det specifika funktioner för avtalsautomatisering.
Till exempel, om du vill automatisera arbetsflöden för godkännande finns det inget verktyg för det. Eller när du behöver justera avtalsmallar för olika kunder måste du göra det manuellt. Det tar tid, och nästa gång måste du göra om allt igen.
Med Oneflow kan du automatisera hela avtalens livscykel direkt i HubSpot. Du kan anpassa avtalsautomatiseringen efter hur du har strukturerat din säljprocess. Genom att automatiskt generera och skicka avtal vid rätt skede i försäljningsprocessen kan du avsevärt öka chansen att få avtalet signerat.
Hur fungerar HubSpot-integrationen med Oneflow?
Genom att fylla din försäljningsprocess med datarika avtal kan ditt team stänga affärer snabbare och kontinuerligt förbättra processen.
Vår HubSpot-integration är designad för att befria säljare från tidskrävande administration, skapa tydliga och insiktsfulla förslag, och använda data från avtal för att identifiera flaskhalsar i försäljningsprocessen.
Oneflow-integrationen med HubSpot erbjuder:
- Dubbelriktad datasynkronisering: Eliminera mer tidskrävande administration genom att synkronisera data mellan dina avtal och Sales Hub, både fram och tillbaka. Detta inkluderar även synkronisering av rader mellan ditt avtal och HubSpot.
- Fullständig insyn: Spåra statusen för varje avtal på fliken Aktivitet i HubSpot. Du får exakt koll på när ett avtal öppnas, granskas eller signeras, vilket gör det enkelt att följa upp och agera i rätt tid.
- Säker och snabb signeringsprocess: Stäng affärer snabbare med säkra e-signaturer. När ett avtal signeras får båda parter en fullständig kopia, och avtalsstatusen uppdateras automatiskt i HubSpot.
Du kan utöka denna funktionalitet med ett HubSpot Workflows-tillägg. Det låter dig automatiskt skapa och skicka Oneflow-avtal baserat på triggers i HubSpot.
Några exempel på användningsområden är att automatiskt generera ett avtal när ett lead skickar in ett marknadsföringsformulär på din webbplats, skicka ett avtal om affärens stadium eller värde ändras och automatiskt lägga till motparter i förslag.
I HubSpot kommer du att kunna bygga anpassade arbetsflöden med hjälp av följande Oneflow-åtgärder i kombination med HubSpot-triggers:
- Skapa avtal
- Skicka avtal
- Lägg till deltagare
- Hämta information om avtalet
- Ta bort avtal
- Hämta lista över avtal
En steg-för-steg-guide för att ansluta Oneflow till HubSpot
Vi har sett till att allt i Oneflow är enkelt att använda, inklusive att konfigurera HubSpot-integrationen.
Det tar bara fem steg för att komma igång:
- 1. Skapa ett kostnadsfritt konto och logga in som administratör.
- 2. Klicka på Marketplace i det vänstra sidofältet.
- 3. Välj HubSpot och klicka på ”Aktivera”.
4. Klicka på ” Autentisera till HubSpot”.
5. Välj det HubSpot-konto som du vill ansluta till Oneflow och klicka på ”Välj konto” för att slutföra integrationsinställningen.
Och så enkelt är det – integrationen är igång! Nu kan du använda dessa plattformar tillsammans för att lyfta och automatisera dina HubSpot-avtal.
Slutsats
Genom att automatisera dina avtal tar du bort många av de manuella, repetitiva uppgifterna som ärligt talat är tråkiga. Men viktigast av allt får du mer tid att fokusera på det som verkligen betyder något: att stänga affärer och driva tillväxt.
På Oneflow vill vi ta bort så mycket CRM-administration som möjligt från säljarna, så att ditt team kan fokusera på att stänga affärer och förbättra den övergripande försäljningsprocessen.
Det är därför vi har skapat Oneflow som den ultimata lösningen för avtalsautomatisering.
Oneflow integreras sömlöst med HubSpot och effektiviserar hela livscykeln för avtal – från processen före undertecknande till skapande, signering och hantering efter undertecknandet. Med AI-drivna verktyg, anpassningsbara avtalsmallar och säkra e-signaturer blir Oneflow din pålitliga partner för att automatisera avtalsarbetsflöden och samtidigt förbättra noggrannheten och effektiviteten.
Frågor och svar
What is automated contract management?
Automatiserad avtalshantering använder en lösning för att förenkla och automatisera arbetsflöden för avtal. Den hanterar uppgifter som att utarbeta, förhandla, signera och lagra avtal. Detta eliminerar repetitivt arbete, minskar risken för misstag och säkerställer efterlevnad.
Vad är CLM-automatisering?
CLM-automatisering (hantering av avtalslivscykeln) använder programvara för att hantera avtal från skapande och förhandling till efterlevnad och förnyelse. Det automatiserar viktiga uppgifter som godkännandearbetsflöden och rollbaserad åtkomst.
Vad är ett verktyg för avtalshantering?
Verktyg för avtalshantering hjälper företag att skapa, lagra och spåra sina avtal. De erbjuder funktioner för lagring av avtal, e-signering och automatiska påminnelser om tidsfrister, förnyelser eller utgångna avtal.
Vilka är de olika processerna för avtalshantering?
De olika avtalsdelarna omfattar initiering, utformning och förhandling, godkännande, genomförande, övervakning samt förnyelse eller uppsägning av avtal.
