Idag sker det mesta online: från shopping till jobbsökningar. I och med detta skifte mot den digitala världen har onlinesignering blivit den nya normen. Oavsett om du redan har tänkt på det eller inte är det redan en del av ditt dagliga liv och det råder inga tvivel om att detta är framtidens sätt att göra affärer.
Att signera dokument elektroniskt skyndar på transaktionsprocesserna och gör det möjligt att genomföra affärer ännu snabbare. Dessutom ger det alla friheten och flexibiliteten att signera när de vill, var de vill, vilket passar vårt moderna sätt att leva helt perfekt.
Men vad är då en onlinesignatur? Det ska vi titta närmare på i den här artikeln och även ta reda på olika typer av signaturer och anledningarna till att onlinesignaturer har kommit att bli så populära.
Varför behöver vi ens använda signaturer?
De främsta anledningarna till att vi använder signaturer idag är att de identifierar oss som författare till ett dokument (det kan vara allt från en vetenskaplig rapport till ett födelsedagskort) eller att de ger samtycke till ett avtal mellan två eller flera parter.
Olika typer av signaturer
Det finns många typer av signaturer – var och en med olika säkerhetsnivå och varierande egenskaper. Det gör att du måste välja en passande signatur för det dokument som ska signeras. I vissa fall kan du dessutom bli ombedd att använda en viss typ av signatur.
För enkelhetens skull kan vi dela upp dem som 3 olika typer:
- Handskrivna signaturer
De traditionella signaturerna som skrivs med bläck på papper. I samma kategori finns också andra traditionella former av signaturer, till exempel vaxsigill som tidigare var särskilt populära i Asien. - Elektroniska signaturer
Dessa kallas även e-signaturer och finns i olika former. Det kan till exempel vara en skannad kopia av din handskrivna signatur eller en signatur som du gjorde online med ett ritverktyg. Den ser dock inte alltid ut som din handskrivna signatur, utan en signaturgenerator kan också skapa en signatur av dina initialer eller tryckta namn. - Digitala signaturer
Digitala signaturer kan ibland förväxlas med elektroniska signaturer, men det är alltså inte samma sak. Digitala signaturer innehåller kod som identifierar ägaren av ett unikt digitalt certifikat som skapas för varje digital signatur, och de har godkänts av ett tillsynsorgan.
Vad är en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur fyller samma funktion som en handskriven signatur. Den fungerar helt enkelt som en digital version. Den nya elektroniska versionen ersätter allt fler handskrivna signaturer, i såväl arbetslivet som vardagslivet.Så här beskrivs den av EU-kommissionen:
“I likhet med sin handskrivna motsvarighet i offlinevärlden kan en elektronisk signatur till exempel användas för att elektroniskt indikera att undertecknaren har skrivit dokumentet, samtyckt till innehållet i dokumentet eller att undertecknaren var närvarande som vittne.”
I vår digitala värld där de flesta affärer sker elektroniskt är det inte särskilt förvånande att det har vuxit fram ett behov av digitala signeringssystem. Och dessa har kommit att sprida sig i rasande takt inom både den privata och offentliga sektorn.
Vi tänker ständigt på hur vi kan underlätta våra arbetsprocesser med hjälp av dagens innovativa teknik så att vi kan arbeta snabbare och smartare. Och det är precis vad onlinesigneringen hjälper oss med.
Varför ska man gå över till onlinesignering?
Onlinesignaturer överträffar traditionella handskrivna signaturer på många sätt. Här kommer några av de främsta anledningarna till att du bör överväga att gå över till onlinesignaturer:
Mer effektivt
Våta signaturer kräver att vi först skriver ut ett dokument och sedan signerar det, skannar det och skickar tillbaka det. Någon mer som tycker att detta är ett totalt slöseri med värdefull tid och värdefulla resurser? (För att inte tala om allt det där pappret!). Det tråkiga administrativa arbetet blir lätt som en plätt när du kan signera alla dina avtal, dokument, förslag och så vidare online. Att signera dina dokument elektroniskt kommer att snabba på ditt arbetsflöde betydligt och frigöra både tid och resurser.
Signera på språng
En annan stor fördel med att använda en digital signatur är att du kan signera dina dokument när som helst och var som helst. Allt du behöver är en elektronisk enhet som en bärbar dator, telefon eller surfplatta. Oavsett om du befinner dig på ett tåg på väg till en affärskonferens eller ligger på en tropisk strand och njuter av lite välförtjänt ledighet kommer du att kunna få klart dina avtal på nolltid.
Minskade kostnader
Även om det inte nödvändigtvis kommer att ha en enorm inverkan på dina vinster kan ett byte till onlinesignering definitivt hjälpa dig att minska dina kostnader. Särskilt utskriftskostnader, postavgifter när du ska skicka dokument samt transportkostnader när du måste signera personligen. Och kanske det viktigaste av allt – du kommer att spara tid som gör att du kan lägga dina resurser i andra delar av verksamheten.
Nöjda kunder
När du ger dina kunder möjlighet att signera ett avtal online på bara några sekunder kommer du att inge ett professionellt och pålitligt intryck. Att göra processen så enkel och okomplicerad som möjligt leder till nöjda kunder och lägger grunden för en bra relation.
Företag älskar det
Det är ingen hemlighet att tekniken ständigt utvecklas och förändrar sättet hur företag arbetar. Onlinesignaturer tar gradvis över handskrivna signaturer runt om i hela världen. Detta gäller alla avdelningar inom företaget, från juridik till HR och sälj, alla kan dra nytta av att få igenom affärer elektroniskt.
Det här är bara några exempel på vilka branscher och sektorer som använder onlinesignering idag:
- Fastighetsbranschen
- Advokatbyråer
- Regeringar
- Offentliga sektorn
- Försäkringsbolag
- Turismbranschen
- Detaljhandeln
- Utbildningssektorn
Vad är en signaturgenerator?
Nu undrar du säkert: “Hur kan jag göra mina signaturer elektroniska?”. Som vi nämnde här ovanför finns det olika sätt av att signera ett dokument elektroniskt, och alla e-signaturer ser inte likadana ut.
Du kanske känner till Adobe Acrobats signeringsfunktion som gör att du kan signera ett PDF-dokument. Där kan du välja att rita din signatur i programmet eller använda en tryckt version av ditt namn – båda versionerna är lika giltiga.
Men det finns många andra program och tjänster där du kan skapa signaturer. Att använda en professionell och pålitlig tjänst med ett verifierbart verktyg för signaturgenerator gör att du kan känna dig trygg när du signerar viktiga dokument.Om du redan använder en programvara för avtalshantering är det mycket troligt att den levereras med en inbyggd signaturgenerator som alla parter kan använda för att enkelt kunna signera dokumentet med alla juridiska garantier som krävs.
Är onlinesignaturer säkra?
Även om tekniken avancerar allt mer när det kommer till onlinesignaturer är det fortfarande många företag som ännu inte gått över till det elektroniska. Även när alla andra aspekter av verksamheten utförs online finns det en tendens att hålla fast vid våta signaturer i just detta sista steg, vilket omnämns i Market & Research.
Detta beror på att det ibland saknas förtroende för detta modernare sätt att ge sitt samtycke. Det finns till och med en viss skepsis mot hur säkert och lagligt det är. Det stämmer att alla signaturgeneratorer inte har samma juridiska garantier, men i allmänhet är elektronisk signering faktiskt säkrare än traditionella metoder eftersom det är både verifierbart och spårbart. Om du är osäker på giltigheten av din onlinesignatur kan du alltid kontrollera om du använder en pålitlig leverantör genom att titta på de amerikanska reglerna (ESIGN) eller EU-reglerna (eIDAS) för elektroniska signaturer.
Var inte sist ut – effektivisera ditt arbete med onlinesignaturer
Just from taking a look around, you will notice that online signatures are well on the way to becoming the most widely accepted form of signing contracts. That’s not surprising at all as they’re safe, practical, and easy to use. And let’s not forget how signing electronically makes transactions smoother and gives you the flexibility to sign on the go.
Shifting to electronic or digital signatures is one of the smartest moves you can make to get contracts flowing quickly and boost business performance. It also tells your clients that you’re savvy, reliable, and super-efficient. What’s not to like?
