Skapa avtal utan att skriva ut, skicka och lagra fysiska dokument? Ja, tack!
Att hantera digitala avtal är en värdefull färdighet för frilansare, småföretagare och stora företag. Online-avtal är säkra, flexibla och alltid tillgängliga, vilket gör dem till ett effektivt och smidigt alternativ för alla affärsbehov.
Om du undrar hur man skapar avtal online, kan jag lova att det är enklare än du tror. I den här artikeln går jag igenom det smidigaste och mest praktiska sättet att skapa juridiskt bindande avtal digitalt. När du är klar har du både kunskapen och självförtroendet att skapa avtal som är effektiva, säkra och juridiskt hållbara.
Vad är grejen med online-avtal?
Enkelt uttryckt är ett online-avtal ett avtal mellan två eller flera parter som skapas, signeras och lagras elektroniskt. Dessa avtal kan se ut på olika sätt, t.ex. köpeavtal, serviceavtal och sekretessavtal. I och med den ökande e-handeln och distansarbetet har online-avtal blivit en integrerad del av den digitala affärsverksamheten.
Läs även: Vad är digitala avtal?
Vikten av online-avtal
Onlineavtal är ett effektivt sätt att upprätta avtal, eftersom det inte behövs några fysiska dokument och parterna kan signera avtalen online och utbyta dem på distans. Avtal online är dessutom säkrare och mer konfidentiella, eftersom de kan krypteras och lagras säkert på digitala plattformar.
Juridiska aspekter att beakta
Innan du skapar och signerar ett avtal online ska du se till att avtalen är rättsligt bindande i din jurisdiktion. Olika länder och regioner har specifika lagar som reglerar elektroniska signaturer och avtal. Bekanta dig med relevant lagstiftning för att säkerställa efterlevnad.
Dessutom bör de dokument du upprättar tydligt beskriva villkoren i avtalet, inklusive betalningsvillkor, leveranser, tvistlösningsmekanismer och immateriella rättigheter. Är dina online-avtal juridiskt bindande? Om du är osäker bör du rådfråga en specialist.
Läs även: Vad är juridiska avtal?
Förberedelser för att skapa ett online-avtal
Innan du går in på hur du skapar online-avtal bör du förbereda dig och samla in nödvändig information. Låt oss utforska de viktigaste stegen innan du dyker ner i vår guide om hur du skapar avtal.
Ta reda på vad du behöver för ditt avtal
Det första steget i att skapa ett online-avtal är att identifiera dina specifika avtalsbehov. Vilken typ av avtal behöver du? Vilka är de viktigaste delarna och villkoren som du bör inkludera? Att förstå dina avtalskrav hjälper dig att välja rätt online-avtalsmallar och säkerställa att alla nödvändiga bestämmelser ingår i det slutliga dokumentet.
Se även: Gratis avtalsmallar
Samla in nödvändig information
När du har identifierat behoven för ditt avtal är nästa steg att samla in all viktig information. Detta inkluderar, men är inte begränsat till:
- parternas kontaktuppgifter,
- specifika produkter eller tjänster som ska tillhandahållas,
- betalningsvillkor,
- tidslinje.
Om du har all relevant information till hands går det snabbare att skapa avtalet och du slipper kommunicera fram och tillbaka.
De mest populära mallarna för affärsavtal
Välj rätt plattform för online-avtal
När du har definierat dina avtalsbehov och samlat in relevant information är nästa steg att välja rätt plattform för digitala avtal. Se till att den erbjuder användarvänlighet, robusta säkerhetsfunktioner, anpassningsmöjligheter och smidig integration med dina befintliga verktyg.
Vi rekommenderar Oneflow – plattformen för online-avtal som automatiserar hela avtalslivscykeln, från skapande och e-signering till hantering. Denna lösning eliminerar behovet av flera olika verktyg och samlar allt på ett ställe, vilket gör det enkelt för team att hantera sina avtal. Oneflow erbjuder flera funktioner som gör det till det bästa valet för att skapa digitala avtal:
- Samarbete i realtid: Redigera och samarbeta om avtal i realtid, även efter att de har skickats, utan att behöva skriva ut eller skanna flera dokument.
- Elektroniska signaturer: Signera dina professionella avtal och andra dokument elektroniskt med enkla handskrivna signaturer eller säkrare och mer komplexa digitala signaturer. Oneflow samarbetar med leverantörer som svenska och norska BankID och Signica för att ge en högre säkerhetsnivå.
- Integrationsmöjligheter: Införliva avtalshantering i dina befintliga arbetsflöden genom att integrera Oneflow med affärsplattformar som du redan använder, till exempel Microsoft Dynamics 365, HubSpot, Salesforce, Slack och Zapier.
- Avancerad analys: Använd analysverktyg för att förfina processerna för avtalshantering. Vår AI Predict-funktion analyserar till exempel trender i hur avtalen används, vilket hjälper organisationer att förbättra sin förmåga att signera avtal och upptäcka potentiella risker i ett tidigt skede.
På Oneflow har vi åtagit oss att göra automatiseringsprocesser för avtal smidigare och snabbare, vilket återspeglas i verktygets funktioner. Till exempel kan användare som har återkommande avtal, som konsultföretag, säljare och HR-team, automatiskt lägga till motparter utan att manuellt ange kontaktuppgifter varje gång. För mer information om hur det fungerar, läs den här guiden om automatisering av HR-arbetsflöden.
Läs också: Hur man signerar online-avtal: En komplett guide
Nu när du har lagt grunden och förberett nödvändig information låt oss diskutera hur man gör online-avtal med ett lätt att följa steg-för-steg.
Hur man gör online-avtal: En steg-för-steg-guide
Med Oneflow är det enkelt att skapa avtal – du kan göra det utan att lämna din Google Workspace! För att konvertera dina Google-dokument till ett Oneflow-avtal behöver du bara installera Oneflow-tillägget för Google Workspace och se till att du har ett aktivt Oneflow-konto. Om du inte har använt det tidigare kan du signera här.
När du har installerat tillägget ansluter du det till ditt Oneflow-konto. Välj ikonen Inställningar i ditt Oneflow-tillägg och klicka på Anslut med ditt Oneflow-konto. Du kommer att gå igenom en enkel 3-stegsprocess för att slutföra anslutningen.
Skapa sedan en mall med ett PDF-avsnitt i ditt Oneflow-konto och välj mallgruppen som Google Template.
Nu är du redo att skapa ditt avtal. Följ dessa steg:
- Välj ikonen Skapa avtal i din Google Workspace.
- Välj din arbetsyta och välj en av avtalsmallarna. Oneflow tillhandahåller flera gratis avtalsmallar som utformats av jurister. De inkluderar:
- Välj en mall som stämmer överens med dina avtalsmallar och anpassa den så att den återspeglar dina specifika villkor.
- Klicka på LÄGG TILL PART för att lägga till en deltagare i avtalet. Välj rätt typ – Företag eller Individ.
- Fyll i den information som krävs om deltagaren, välj dennes roll i avtalet och klicka på LÄGG TILL.
- Du kan lägga till fler deltagare för samma motpart genom att klicka på LÄGG TILL DELTAGARE.
- Om du vill lägga till en annan motpart klickar du på LÄGG TILL MOTPART.
- Inkorporera elektroniska eller digitala signaturer. Oneflow erbjuder två huvudtyper av avtal som kan signeras: Enkla elektroniska signaturer (SES) och avancerade elektroniska signaturer (AdES). Välj lämplig metod baserat på dina behov.
- Välj SKAPA KONTAKT. Ditt avtal är klart!
Läs också om detta: Online-avtal signeras: En komplett guide
Granska och färdigställa ditt online-avtal
När du har skapat avtalet ska du dubbelkolla det för att upptäcka eventuella fel innan du skickar det till de inblandade parterna. Så här gör du:
- Granska noggrant – identifiera eventuella fel, tvetydigheter eller utelämnanden som kan påverka avtalets verkställbarhet. Säkerställ att alla villkor på ett korrekt sätt återger de inblandade parternas avsikter.
- Gör nödvändiga revideringar – Det kan handla om att skriva om vissa avsnitt, lägga till nya bestämmelser eller justera språket för att öka tydligheten. Rådgör med en jurist om du har några tvivel eller funderingar.
- Slutför och skicka avtalet – Se till att alla parter har haft möjlighet att granska avtalet och klargöra eventuella frågor eller problem innan du går vidare. När alla parter är överens signerar du avtalet elektroniskt och distribuerar kopior till alla inblandade.
Kontrollera denna avtalschecklista för att se till att ditt avtal är giltigt och verkställbart. I fall där vissa aspekter av avtalet, t.ex. ansvar, skyldigheter eller betalningsvillkor, kräver mer uppmärksamhet kan du behöva ett tilläggsavtal.
Slutsats
Att skapa online-avtal och automatisera dem sparar inte bara tid och resurser utan hjälper dig också att bli mer professionell och anpassningsbar. Genom att implementera de metoder för att skapa avtal som diskuteras i den här artikeln kan du skapa förtroende, minska riskerna och bygga starkare affärsrelationer.
Det är enkelt att skapa och automatisera avtal om du har rätt verktyg. Oneflow är ett verktyg för att skapa avtal som använder AI för att ge en smidig och effektiv upplevelse. Detta verktyg för automatisering av arbetsflöden minskar den tid och ansträngning som är förknippad med arbetsflöden för avtal. Det förenklar avtalens livscykel, förbättrar noggrannheten och underlättar samarbetet. Boka en demo och prova Oneflow själv.
Vanliga frågor
Hur skapar man ett online-avtal gratis?
Det är enkelt att skapa ett gratis online-avtal och flera plattformar erbjuder användarvänliga verktyg som hjälper dig att göra detta.
Oneflow erbjuder till exempel en kostnadsfri plan som låter dig skapa och hantera avtal i 14 dagar. Du får också ett bibliotek med avtalsmallar. Dock har ett helt gratis online-avtal vanligtvis mycket mer begränsade verktyg för automatisering och hantering av avtal.
Hur kan jag skapa mitt eget avtal?
Du kan skapa ditt eget juridiska avtal online med hjälp av olika verktyg och plattformar. Här är en steg-för-steg-guide om hur du gör det:
- Välj en plattform som erbjuder gratis verktyg för att skapa avtal. En populär plattform för online-avtal är Oneflow.
- Välj en mall. De flesta plattformar erbjuder färdiga avtalsmallar för olika avtal, t.ex. partnerskapsavtal, hyresavtal och frilansavtal.
- Fyll i nödvändig information, inklusive inblandade parter, arbetets omfattning och betalningsvillkor.
- Granska avtalet noggrant för att se om det är korrekt och fullständigt. Se till att alla parter förstår sina skyldigheter och rättigheter som beskrivs i dokumentet.
- Lägg till elektroniska signaturer. Med bra online-avtal kan du lägga till fält där varje part kan signera avtalet digitalt.
- Skicka avtalet för att signeras. Använd delningsfunktioner för att mejla eller tilldela avtalet direkt.
Kan avtal ingås online?
Ja, du kan skapa online-avtal med hjälp av en särskild plattform, t.ex. Oneflow. Processen för att skapa avtal är okomplicerad: När du har signerat kan du välja en mall eller börja från början. Fyll i nödvändig information, införliva elektronisk signatur, granska avtalet och skicka det till de inblandade parterna för deras underskrifter.
Hur gör man ett avtal som kan signeras online?
Du kan skapa professionella online-avtal med hjälp av Oneflow. Med detta online-avtal kan du samla in elektroniska signaturer och spåra aktiviteter, kommentarer och nyckeltal (KPI:er). Processen för att signera är användarvänlig och säker. Avtal som skapas med Oneflow är juridiskt verkställbara. Verktyget erbjuder också mer avancerade funktioner i betalda planer, som avtalsinsikter, datalagring och enkel inloggning (SSO).
