Länsförsäkringar Älvsborg
Möter de högsta kraven på säkerhet och användarvänlighet
BankID
50%
100%
“Oneflow är säkert och väldigt enkelt att använda. Det bara funkar och sparar så mycket tid. Men framförallt är vi trygga i att hantera våra dokument i Oneflow, eftersom plattformen möter våra höga krav på säkerhet”, säger Tobias Törnqvist.
Tobias är HR-specialist på Länsförsäkringar Älvsborg där han är ansvarig för hantering av anställningsavtal och arbetsrätt.
Krånglig hantering av anställningsavtal
Avtalsarbetet var tidigare mycket krävande då HR-teamet gjorde allting manuellt. Arbetet tog lång tid och blev ofta blev fel, vilket i sin tur multiplicerade tidsåtgången.
Redan för flera år sedan började Tobias leta efter en smidigare lösning, men utan framgång. Tekniken fanns för B2B-branschen, men teknik för signering med BankID som även var anpassad för HR, var sällsynt. Tobias fick då fortsätta att skapa och redigera sina avtal manuellt för att sedan skicka dem på posten.
“Det måste gå att göra på något annat sätt”
En dag när Tobias för tredje gången fick skapa samma avtal, skriva ut det och återigen lägga det på posten fick han nog.
Den enda anledningen till att han behövde göra om alla moment var att mindre personuppgifter var fel. Att göra korrigeringarna var både tråkigt och repetitivt, men det var inte det största problemet.
Det gav såväl kandidaterna som de anställda en dålig upplevelse av rekryteringsprocessen. Inte minst hade de dagar som går förlorade på posten en stor påverkan på tidsåtgången.
Oneflow kommer in i bilden
Tobias hade flera krav på en avtalsplattform.
- Plattformen ska vara enkel att använda
- Visuellt tilltalande från kandidatens perspektiv
- Integration med befintliga HR-system
- Valuta för pengarna
- Säkerheten ska följa rätt protokoll
Med detta i åtanke och efter att ha noga utvärderat de största aktörerna på marknaden, föll valet på Oneflow.
”Den stora orsaken till att vi valde Oneflow är att det är visuellt tilltalande och intuitivt även ur mottagarens perspektiv. Det är viktigt eftersom det påverkar vår image och kandidaternas upplevelse! Att det dessutom är enkelt att bygga mallar och skapa struktur i avtalen är en stor bonus. Eftersom att lagring ingår slipper vi även säkerhetsfrågan kring hur avtalen ska arkiveras. Tjänsten är ett bra komplement till vårt HR-system helt enkelt. Vår kontakt på Oneflow var även till stor hjälp under processens gång vilket gjorde valet ännu enklare”, säger Tobias.
Hitta ditt flow
Skapa, signera och förvalta alla avtal du kan tänka dig. Gratis, för resten av ditt liv.
Säkerheten var avgörande för Länsförsäkringar
Länsförsäkringar Älvsborg hade även höga krav på säkerheten. Servern måste finnas på en viss plats, systemprotokoll måste kunna visas och dokumenteras, säkerhetskopior ska finnas och det måste finnas möjlighet att följa avtalen och verifiera signaturen.
”Hade inte Oneflow mött dessa krav så hade vi inte kunnat välja Oneflow”, konstaterar Tobias.
Snabbt, stabilt och säkert
Idag använder Tobias och teamet på Länsförsäkringar Älvsborg Oneflow för att hantera alla anställningsavtal, sekretessavtal och andra typer av bindande avtal med medarbetare. Tobias brukar tipsa andra med liknande problem om de leverantörer han testat, och berättar att det enda som egentligen brukar hindra andra från att testa är den mentala spärren.
”Är det verkligen säkert att spara viktiga dokument som avtal i molnet? Är digital signering juridiskt bindande? Staten och landsting jobbar med digitala signaturer idag. Att det fortfarande finns frågetecken kring säkerhet beror endast på att alla inte hunnit vänja sig vid tanken. Det är bara en tidsfråga innan alla som jobbar inom HR hoppar på det digitala tåget”, säger Tobias.
”Oneflow är säkert och möter våra höga säkerhetskrav, men är ändå väldigt enkelt att använda. Vi sparar så mycket tid, men viktigast av allt – vi vet att våra dokument är säkra.”
Tobias Törnqvist
HR-specialist
Länsförsäkringar Älvsborg
