Knowit x Oneflow

Knowit on johtava pohjoismainen konsulttiyritys, jolla on toimipisteitä Suomessa, Ruotsissa, Norjassa, Tanskassa, Puolassa ja Saksassa. Yritys auttaa yrityksiä menestymään digitaalisella aikakaudella strategiasta ja suunnittelusta teknologian kehittämiseen ja käyttöönottoon. Christian Martinsen, Chief Commercial Officer, kertoo, kuinka Oneflow on muuttanut sopimusten hallinnan eri osastojen, projektien ja markkinoiden välillä.

“Työskentelemme monenlaisten asiakkaiden kanssa, aina pienistä ja keskisuurista yrityksistä suuriin kansainvälisiin toimijoihin. Sopimukset ovat keskeinen osa palveluidemme toimittamista, olipa kyseessä sitten asiakas-, toimittaja- tai työsopimukset,” Martinsen kertoo.

Ennen Oneflowta: Manuaaliset prosessit ja paljon turhautumista

Ennen Oneflowta sopimukset luotiin Wordissa, lähetettiin sähköpostitse ja tallennettiin erilaisiin kansioihin. Tämä manuaalinen työskentelytapa oli sekä aikaa vievä että sekava. Aina oli epäselvyyttä siitä, mikä versio oli voimassa, ja allekirjoitusprosessit vaativat usein useita seurantakierroksia. “Menetimme aikaa, hallinnan tunteen ja pahimmassa tapauksessa tärkeitä asiakirjoja. Se oli yksinkertaisesti hankala tapa työskennellä”, Martinsen kertoo.

Pian kävi myös yhä selvemmäksi, että näkyvyyden ja hallinnan puute oli pullonkaula tehokkaalle sopimusten hallinnalle. Useat osastot olivat mukana sopimusten laatimisessa, mutta ilman yhteistä hallintajärjestelmää yhteistyö oli hankalaa.

Ratkaisun valinta: Käyttäjäystävällinen, joustava ja integroitu

Kun Knowit alkoi arvioida erilaisia ratkaisuja sopimusten hallintaan, vaatimukset olivat selkeät. Järjestelmän tuli olla helppokäyttöinen koko organisaatiolle, ei vain juristeille. Sen tuli myös olla riittävän joustava käsittelemään monenlaisia sopimuksia ja mahdollistaa reaaliaikainen yhteistyö eri tiimien välillä.

Mutta ehkä tärkeintä oli, että ratkaisu oli integroitavissa Knowitin olemassa oleviin järjestelmiin. Oneflow erottui juuri tässä, sillä se tarjoaa saumattomat integraatiot sekä CRM- että HR-järjestelmiin, muun muassa HubSpot-järjestelmään, jota käytetään myyntiprosesseissa, ja yrityksen sisäiseen HR-työkaluun. “HubSpot-integraation ansiosta meidän ei tarvitse täyttää asiakastietoja manuaalisesti sopimuksiin. Se nopeuttaa työtä ja auttaa välttämään virheitä. Sama pätee HR:ään, jossa Oneflowta käytetään työsopimusten hallintaan”, Martinsen sanoo.

Joustava käyttöönotto – ja nopea vaikutus

Oneflown käyttöönotto toteutettiin tiiviissä yhteistyössä Knowitin projektitiimin ja Oneflown onboarding-tiimin kanssa. Martinsen kertoo, että prosessi oli helppo ja tehokas, koulutus oli hyvää ja tulokset näkyivät nopeasti: “Oneflown tiimi oli helposti tavoitettavissa ja saimme tukea ratkaisun mukauttamisessa tarpeisiimme. Näin pääsimme nopeasti alkuun ja näimme tuloksia lähes välittömästi.”

Nykyään Oneflow on laajasti käytössä organisaatiossa, aina myynnin sopimuksista erilaisiin pöytäkirjoihin (hallituksen pöytäkirjat, yhtiökokouksen pöytäkirjat, yhteistyösopimukset jne.). Kaikki sopimukset käsitellään samassa järjestelmässä – laatimisesta allekirjoittamiseen ja tallennukseen – mikä on mullistanut Knowitin sopimusten käsittelyn.

Yksinkertaisempi, nopeampi – ja täysin hallittavissa

Oneflown käyttöönoton jälkeen Knowit on digitalisoinut ja tehostanut koko sopimusten käsittelyprosessiaan. Aiemmin yhden sopimuksen käsittely allekirjoittamisesta arkistointiin saattoi kestää useita päiviä, mutta nyt se tapahtuu muutamassa tunnissa.

“Olemme säästäneet valtavasti aikaa, erityisesti seurannassa ja hallinnoinnissa. Nyt saamme automaattisia muistutuksia ja reaaliaikaisen yleiskatsauksen siitä, missä vaiheessa prosessia kukin sopimus on,” Martinsen toteaa.

Hän kertoo myös, että yhteistyö osastojen välillä on parantunut huomattavasti. Aiemmin saattoi olla vaikeaa tietää, kenellä oli viimeisin versio tai missä vaiheessa sopimus oli. Nyt kaikki näkevät saman asian, mikä luo turvaa, jota heillä ei aiemmin ollut.

Oneflow on myös helpottanut työntekijöiden työtä. Mahdollisuus muokata sopimuksia suoraan järjestelmässä, lähettää ne hyväksyttäväksi ja allekirjoitettavaksi sekä nähdä kaikkien sopimusten tila reaaliajassa helpottaa päivittäistä työtä. Työntekijät ovatkin olleet erittäin tyytyväisiä. “Oneflow on intuitiivinen työkalu, joka tekee sen, mitä sen pitääkin – ja se toimii”, Martinsen sanoo.

Tärkeä palanen tulevaisuuden kasvulle

Knowit näkee Oneflown tärkeänä investointina yrityksen jatkokehitykseen ja kasvuun. “Knowitin kasvaessa on yhä tärkeämpää, että käytössämme on työkaluja, jotka skaalautuvat ilman, että se tapahtuu laadun tai näkyvyyden kustannuksella – ja jotka varmistavat paremman vaatimustenmukaisuuden laatuprosessiemme kanssa. Harkitsemme nyt Oneflowin integroimista entistä tiiviimmin toimitus- ja tarjoustyökaluihimme ja tarkastelemme myös mahdollisuuksia automatisoida sopimusten uusimista ja muistutuksia entisestään. Lisäksi haluamme tutkia raportointitoimintoja saadaksemme lisätietoa ja voidaksemme työskennellä entistä enemmän datakeskeisesti.” Martinsen kertoo.

Hän uskoo myös, että Oneflow on erityisen arvokas yrityksille, jotka työskentelevät valtion sopimusten tai erityispalvelusopimusten (SSA) parissa. “SSA-sopimuksia käsitteleville versioiden hallinta ja jäljitettävyys ovat ehdottoman tärkeitä. Oneflow on ollut meille uskomattoman tehokas sekä standardien noudattamisen varmistamisessa että nopean ja tarkan työskentelyn mahdollistamisessa,” hän kiteyttää.