Stockholm Exergi

Sopimusten tehottomuuden tunnistaminen

Kun Stockholm Exergi alkoi etsiä uutta sopimusten hallintaratkaisua, sen nykyiset prosessit aiheuttivat rajoituksia. ”Aiemmin meillä oli suhteellisen hidas ja ”staattinen” järjestelmä, joka vaikeutti asiakirjamallien hallintaa ja sopimusten lataamista palvelusta”, Sofia kertoo. Tämä joustavuuden puute aiheutti tehottomuutta sopimusprosessiin.

He tarvitsivat järjestelmän, jossa olisi parempi automaatio ja tietojen synkronointi, jotta allekirjoittaminen toimisi sujuvammin. Lisäksi he tarvitsivat vahvat integraatio-ominaisuudet nykyisten järjestelmiensä kanssa – erityisesti Microsoft Dynamicsin ja asiakasportaali Azuren kanssa.

”Tärkeä seikka meille uutta sähköisen allekirjoituksen kumppania etsiessämme oli kyky esitäyttää tietoja asiakkaitamme varten, Sofia lisää. ”Tärkeää oli tietysti myös se, että ratkaisu voitiin integroida olemassa oleviin järjestelmiimme, kuten CRM:ään ja asiakasportaaliin.”

Yritys etsi dynaamisempaa sopimusekosysteemiä, joka vastaisi sen erityisiin työnkulun tarpeisiin ja parantaisi samalla sekä sisäistä tehokkuutta että asiakaskokemusta.

Tiivistettynä Stockholm Exergi tarvitsi:

• Parempaa automaatiota
• Sujuvamman allekirjoituskokemuksen
• Vahvan integraation Microsoft Dynamicsiin ja Azuren asiakasportaaliin
• Esitäytetyt asiakastiedot nopeampaan sopimusten laatimiseen
• Dynaamisemman järjestelmän

Tulevaisuuden kasvun vauhdittaminen: Strategisen teknologian valinta

Arvioidessaan mahdollisia ratkaisuja Stockholm Exergi harkitsi useita palveluntarjoajia. Päätöksentekoprosessia ohjasivat kuitenkin viisi kriittistä tekijää:

1. Ensisijainen tavoite oli sellaisen kustannustehokkaan ratkaisun löytäminen, joka tarjoaisi kaikki tarvittavat ominaisuudet heidän budjetissaan
2. Integrointimahdollisuudet olemassa oleviin järjestelmiin, erityisesti CRM-järjestelmään (Microsoft Dynamics) ja asiakasportaaliin (Azure)
3. Mahdollisuus esitäyttää asiakastiedot allekirjoituskokemuksen sujuvoittamiseksi
4. Joustavuus luoda räätälöityjä työnkulkuja eri osastojen välille
5. Ratkaisun piti olla myös käyttäjäystävällinen sekä työntekijöille että asiakkaille, jotta oppimiskäyrä olisi mahdollisimman loiva ja jotta käyttöönotto tapahtuisi sujuvasti koko organisaatiossa

Sofia oli mukana prosessissa, jossa tehtiin tiivistä yhteistyötä hankinnan ja IT-osaston kanssa varmistaakseen, että uusi ratkaisu täyttää heidän tekniset vaatimuksensa ja turvallisuusstandardit ja tarjoaa samalla sopimusprosessin muuttamiseen tarvittavat toiminnot.

Vaikutus useisiin toimintoihin

Nykyään Stockholm Exergi käyttää Oneflowta useilla eri osastoilla ja toiminnoissa. Oneflowsta on tullut olennainen työkalu, jolla voidaan parantaa tehokkuutta, vähentää manuaalista työtä ja tehostaa yhteistyötä, mikä tekee koko sopimusten hallintaprosessista virtaviivaisemman ja integroidumman.

Myynti

Myyntitiimi käyttää alustaa luodakseen nopeamman ja asiakaskeskeisemmän myyntiprosessin. Kun sopimus halutaan lähettää asiakkaalle, CRM-järjestelmän tiedot synkronoidaan automaattisesti Oneflowhun, mikä poistaa päällekkäisyyksiä ja nopeuttaa prosessia. Myyjät voivat seurata tilaa reaaliajassa, saada ilmoituksia, kun toinen osapuoli avaa sopimuksen tai kommentoida sitä, ja tehdä muutoksia suoraan asiakirjaan vaivattomasti. Tämä antaa heille paremman hallinnan, lyhyemmät läpimenoajat ja selkeämmän fokuksen asiakassuhteisiin hallinnollisten tehtävien tekemisen sijaan.

Asiakasportaali

Asiakasportaalissa Oneflowta käytetään asiakkaiden vuorovaikutuksen parantamiseen. Täällä asiakkaat voivat itse tehdä sopimuksia lisäpalveluista suoraan verkossa, mikä tarjoaa nopean ja sujuvan kokemuksen. Koska sopimukset avataan siten, että asiakkaan tiedot on jo valmiiksi täytetty, virheiden riski on minimoitu ja prosessista tulee sekä yksinkertaisempi että käyttäjäystävällisempi. Näin Stockholm Exergi on voinut tarjota digitaalisia sopimuspalveluja, jotka ovat sekä helppokäyttöisiä että tehokkaita – suoraan portaalissa, jossa asiakkaat jo ovat.

Asiakkaan tilausprosessi (verkkolomake)

Stockholm Exergi käyttää Oneflown verkkolomakepalvelua kaukolämmön, kaukojäähdytyksen ja rakennusten lämmityksen tilausprosessin tehostamiseksi. Käyttäjäystävällisen verkkolomakkeen avulla asiakkaat voivat helposti lähettää pyyntönsä, ja tästä luodaan automaattisesti sopimus Oneflowssa. Tämä saumaton integrointi vähentää manuaalista työtä, varmistaa tarkkuuden ja tehostaa palvelusopimusten käsittelyä.

HR

Oneflowsta on tullut HR-tiimille olennainen työkalu työntekijöiden kanssa tehtyjen sopimusten hallinnointiin: kaikki sopimukset voidaan nyt luoda, allekirjoittaa ja tallentaa digitaalisesti ja ne ovat täysin jäljitettävissä. Henkilöstöhallinto voi helposti seurata sopimusten tilaa, seurata sääntöjen noudattamista ja varmistaa, että kaikki asiakirjat ovat tarkkoja ja ajan tasalla. Tämä ei ole pelkästään tehostanut prosesseja vaan myös parantanut uusien ja nykyisten työntekijöiden kokemusta.

Hankinta

Hankintatiimille Oneflow merkitsee helpompaa ja avoimempaa toimittajasopimusten hallintaa. Manuaalisten postitusten ja sekavien sähköpostiviestiketjujen sijaan koko prosessi – tarjouspyynnöstä allekirjoitettuun sopimukseen – tapahtuu nyt yhdessä digitaalisessa ympäristössä. Näin on helpompi seurata viimeisimpiä versioita, nähdä, kuka on tehnyt muutoksia, ja varmistaa, että sopimukset noudattavat sisäisiä ohjeita. Automaattiset muistutukset ja selkeät yleiskatsaukset minimoivat riskin tärkeiden päivämäärien tai uudistusten unohtamisesta. Lisäksi alusta tarjoaa paremmat mahdollisuudet vertailla ja analysoida toimittajasopimuksia jäsennellysti.

Laki

Lakitiimille on annettu valtuudet varmistaa kaikenlaisten oikeudellisten sopimusten laatu ja vaatimustenmukaisuus. Oneflown asiakirjamallien hallinnan avulla he voivat varmistaa, että oikeita ehtoja ja lausekkeita käytetään johdonmukaisesti riippumatta siitä, mikä tiimi laatii sopimuksen. Tämä vähentää virheiden riskiä ja säästää aikaa tarkistuksessa. Alustan versionhallinnan ja toimintalokien avulla on myös helppo seurata kuka teki mitäkin, mikä luo tarvittaessa selkeän kirjausketjun. Lisäksi alusta tuo paremman näkyvyyden sopimusprosesseihin kokonaisuudessaan, mikä helpottaa pullonkaulojen tunnistamista, prosessien parantamista ja muun organisaation tukemista ennakoivammin.

Energiakaupan jätteiden ja tuhkan käsittely

Tämä Stockholm Exergin yksikkö myy jätteenkäsittelypalveluja ja varmistaa tuhkan asianmukaisen käsittelyn. Heille Oneflow on kätevä työkalu, jonka avulla he voivat tehdä nopeasti ja turvallisesti sopimuksia sekä ruotsalaisten että kansainvälisten kumppaneiden kanssa.

Tehokkuutta älykkäiden integraatioiden avulla

Stockholm Exergi hyödyntää myös tehokkaita integraatioita.

”Oneflow on integroitu asiakasportaaliin, joka sijaitsee Azuressa”, Sofia kertoo. ”Näin asiakkaat voivat luoda ja allekirjoittaa lisä- ja energiapalveluja koskevia sopimuksia ‘Omat sivut’ -palvelussa. Sopimus käynnistetään portaalista, minkä jälkeen se avautuu erilliseen ikkunaan, jossa kaikki asiakkaan tiedot ovat esitäytettyinä.”

Toinen keskeinen integraatio yhdistää Oneflown ja heidän CRM:nsä, Microsoft Dynamicsin. ”Tiimimme voi nyt käynnistää sopimukset suoraan CRM:stä, ja tiedot synkronoidaan Oneflowhun. Voimme valita, haluammeko lähettää sen suoraan asiakkaalle vai tehdä päivityksiä Oneflowssa ennen lähettämistä. Voimme itse asiassa tehdä muutoksia myös lähettämisen jälkeen, sillä voimme tehdä yhteistyötä ja kommunikoida vastapuolen kanssa suoraan sopimuksella. Kun sopimus on allekirjoitettu, se käynnistää tapahtumia CRM:ssä ja tallentuu lopulta digitaaliseen sopimusarkistoomme.”

Nämä integraatiot ovat muuttaneet heidän sopimusprosessinsa saumattomaksi digitaaliseksi kokemukseksi sekä työntekijöille että asiakkaille.

CRM-integraatio (Microsoft Dynamics):

• Natiivi Oneflow-integraatio
• Suoraan CRM:stä käynnistetyt sopimukset
• Tiedot synkronoituvat automaattisesti järjestelmien välillä
• Sopimuksia voidaan muokata Oneflowssa ennen ja jälkeen lähettämisen
• Allekirjoitetut sopimukset käynnistävät CRM-tapahtumia ja ne arkistoidaan digitaalisesti

Asiakasportaalin integraatio (Azure):

• Oneflown avoimen API:n kautta rakennettu integraatio
• Asiakkaat voivat käynnistää ja allekirjoittaa sopimuksia suoraan ”Omat sivut” -palvelusta
• Sopimukset täytetään automaattisesti asiakastiedoilla

Mitatut tulokset ja hyödyt

Oneflown järjestelmän käyttöönotto on tuonut Stockholm Exergille merkittäviä etuja monilla eri osa-alueilla:

Ajansäästö ja toiminnan tehokkuus

Nyt kun Stockholm Exergi on mahdollistanut sopimusten luomisen suoraan Microsoft Dynamicsissa, se on välttänyt järjestelmien välillä vaihtamisen ja säästänyt tiimin jäsenten arvokasta aikaa. Järjestelmien välinen automatisointi on myös vähentänyt merkittävästi sopimusten hallintaan liittyvää hallinnollista työtä.

”Kun tiedot synkronoidaan automaattisesti CRM:n ja Oneflown välillä, säästämme paljon aikaa ja pääsemme eroon toistuvista tehtävistä”, Sofia toteaa. ”Microsoft Dynamicsin ja Oneflown arkistointityökalun välinen automaatio säästää meiltä myös paljon hallinnollista työtä sopimusten tallentamisessa.”

Parempi asiakaskokemus

Asiakastietojen esitäyttö on parantanut merkittävästi allekirjoituskokemusta. Asiakkaat nauttivat nyt virtaviivaisemmasta prosessista, joka vähentää kitkaa ja nopeuttaa sopimusten loppuunsaattamista.

Mallinhallinnan ja näkyvyyden parantaminen

Oneflow on antanut Stockholm Exergille paremman näkyvyyden ja hallinnan sopimusmalleihin. ”Nyt meillä on parempi sopimusmallien valvonta, lähetettyjen sopimusten seuranta on parantunut ja meillä on täysin uudet mahdollisuudet luoda tehokkaampia työnkulkuja organisaation sisällä ja samalla helpottaa asiakkaidemme toimintaa”, Sofia kertoo.

Parempi sopimusanalytiikka

Nyt kun kaikki sopimukset kulkevat yhden integroidun järjestelmän kautta, Stockholm Exergi saa paremman käsityksen sopimusten tilasta, valmistumisasteesta ja käsittelyajoista.

Tiimin arvioita Oneflowsta

Käyttäjien vastaanotto on ollut erittäin myönteinen. Sofia kuvailee Oneflowta ”intuitiiviseksi ja helppokäyttöiseksi järjestelmäksi”, jonka käyttöönotto on vaatinut vain vähän koulutusta.

Kun Sofialta kysyttiin, miten se on vaikuttanut heidän työnkulkuihinsa, hän pohtii muutosta: ”Järjestelmä on antanut meille täysin uudenlaiset mahdollisuudet rakentaa parempia sopimusprosesseja. Pystymme nyt hallinnoimaan malleja tehokkaammin ja olemme saaneet paljon paremman näkyvyyden sopimusten elinkaareen.”

Kehitystä edistävä asiakastuki

Itse teknologian lisäksi Sofia korostaa Oneflown tuen arvoa: ”Meillä on hyvä ja tiivis suhde Oneflown kanssa, ja saamme aina nopeasti apua ja tukea sekä kehitysasioissa että pienemmissä seikoissa.”

Tämä on ollut ratkaisevan tärkeää käyttöönoton aikana ja tukee Stockholm Exergiä edelleen, kun se laajentaa alustan käyttöä eri osastoille.

Kestävän tulevaisuuden edistäminen: Stockholm Exergin seuraavat askeleet

Stockholm Exergi jatkaa matkaansa kohti ilmastomyönteistä energiantoimittajaa, ja tehokkaat digitaaliset toiminnot ovat ratkaisevassa asemassa tukemassa yrityksen laajempaa tehtävää. Virtaviivaistamalla sopimusten työnkulkuja Oneflown avulla he eivät ainoastaan paranna operatiivista tehokkuutta vaan myös asiakaskokemusta – mikä on kriittinen osa heidän kestävää kasvustrategiaansa.

Yritys omaksuu digitaalisen muutoksen kaikilla toimintojensa osa-alueilla, ja nykyaikaistettu sopimushallinta on vain yksi osa laajempaa strategista visiota. Kun virtaviivaistettujen digitaalisten prosessien perusta on nyt implementoitu, Stockholm Exergi on valmis vauhdittamaan kestävän kehityksen aloitteitaan.

”Digitaalisessa muutoksessamme on pohjimmiltaan kyse kestävän kehityksen tukemisesta”, Sofia selittää. ”Poistamalla paperipohjaiset prosessit ja parantamalla tehokkuutta emme ainoastaan tarjoa parempaa palvelua asiakkaillemme vaan myös pienennämme ympäristöjalanjälkeämme perusarvojemme mukaisesti.”

Stockholm Exergille päätös ottaa Oneflow käyttöön on muuttanut sopimusten hallinnan manuaalisesta prosessista strategiseksi eduksi, joka tukee sekä yrityksen toiminnallisia tavoitteita että sitoutumista erinomaiseen asiakaspalveluun. Lisäksi se on olennainen osa heidän laajempaa visiotaan kestävästä energiatulevaisuudesta Tukholmassa ja sen ulkopuolella.