Nykyään on olemassa lukuisia tapoja nopeuttaa ja virtaviivaistaa uuden työtekijän etsimiseen kuluvia toimenpiteitä automatisoimalla rekrytointiprosessi. HR-ammattilaisille on nykyään tarjolla monia työkaluja, jotka auttavat heitä automatisoimaan osaajien hankintaa aina esivalintakysymyksistä rekrytoinnin työnkulkuihin. Tässä artikkelissa käymme läpi 5 tärkeintä tapaa rekrytointiprosessin automatisointiin, jotta voit helpottaa parhaiden osaajien löytämistä.
1. Esivalintakysymykset tehokkuuden maksimoimiseksi
Oikean ehdokkaan rekrytointi voi olla haastava tehtävä. Yksi aikaa vievimmistä rekrytointitehtävistä on ansioluetteloiden tarkastelu. Satojen ansioluetteloiden läpikäyminen voi olla ylivoimaisen hankalaa, varsinkin jos sinulla on mielessäsi tietty pätevyysvaatimus. Automatisoimalla esivalintaprosessin valintakysymyksillä voit kuitenkin säästää paljon arvokasta aikaa.
Esiseulontaan kuuluu kyselylomakkeen laatiminen, jossa on monivalintakysymyksiä tai avoimia kysymyksiä, joiden perusteella hakijat arvioidaan. Näin näet nopeasti ja helposti, jos ehdokas ei täytä työn vähimmäisvaatimuksia. Lisäksi esivalintakysymykset auttavat hakijoita myös tietämään paremmin mitä etsit pätevyyden, taitojen ja kokemuksen osalta.
Käyttämällä esivalintakysymyksiä voit muokata hakijakokemusta yksilöllisemmäksi kysymällä kysymyksiä, jotka liittyvät juuri siihen tehtävään, jota hän hakee, sen sijaan että vain selaisit ansioluettelon läpi. Näin maksimoit tehokkuutesi ja voit keskittyä tehtävään parhaiten soveltuviin hakijoihin. Lisäksi esivalintakysymykset voivat myös auttaa sinua tunnistamaan hakijat, jotka ovat todella aidosti kiinnostuneita työstä.
Esivalintakysymysten käyttämisen etuna on myös se, että niiden avulla voit pysyä täysin puolueettomana keskittymällä pelkästään hakijan pätevyyteen, taitoihin ja kokemukseen.
Kaiken kaikkiaan esiseulontaprosessi on hyvä tapa tehostaa rekrytointiprosessia ja varmistaa, että harkitset vain sellaisia ehdokkaita, jotka sopivat tehtävään. Laatimalla hyvin suunnitellun kyselylomakkeen voit säästää aikaa ja personoida hakijakokemuksen. Esivalintakysymysten käyttöönotto on loistava ensimmäinen askel rekrytointiprosessin automatisointiin!
Lue myös: Löydä flow rekrytointiin
2. Puhelinhaastatteluista luopuminen – kokeile yksisuuntaisia videohaastatteluja
Puhelinhaastattelut ovat olleet jo vuosia vakiintunut osa rekrytointiprosessia. Uuden tekniikan ansiosta loputtomat puhelinkeskustelut voidaan nyt kuitenkin jättää väliin. Yksisuuntaiset videohaastattelut ovat uusi ja parannettu tapa seuloa potentiaalisia ehdokkaita rekrytointiprosessin alkuvaiheessa.
Yksisuuntaisissa videohaastatteluissa hakijoille annetaan valmiit kysymykset, joihin heidän on vastattava kameran edessä. Videohaastattelu voidaan katsoa myöhemmin, jolloin henkilöstöpäälliköt voivat tarkastella kutakin ehdokasta heille sopivaan aikaan, heille sopivassa paikassa. Näin vältytään puhelinhaastattelujen aikatauluttamiselta ja toteuttamiselta, mikä voi olla aikaa vievä prosessi.
Automatisoidut videohaastattelut voidaan helposti aikatauluttaa ja jakaa tiimien kesken, mikä tehostaa rekrytointiprosessin alkukarsintavaihetta. Tämä on erityisen hyödyllistä, kun rekrytoidaan etätyöpaikkoihin, joissa fyysinen läsnäolo ei ole tarpeen.
Videohaastattelut antavat myös paremman kuvan hakijan persoonallisuudesta, viestintätaidoista ja kulttuurisesta sopivuudesta. Palkkaavat henkilöt voivat saada paremman käsityksen hakijan olmeuksesta ja kehonkielestä, mikä voi olla ratkaisevaa määritettäessä, sopiiko hakija yritykseen.
Automatisoimalla rekrytointiprosessin yksisuuntaisilla videohaastatteluilla voit tunnistaa pätevät ehdokkaat tehokkaammin ja johdonmukaisemmin. Näin voit keskittää enemmän aikaa hakijoihin rekrytointiprosessin myöhemmissä vaiheissa, mikä johtaa lopulta onnistuneempaan ja tehokkaampaan rekrytointiprosessiin.
Jos siis teet edelleen puhelinhaastatteluja, mikset vaihtaisi niitä yksisuuntaisiin videohaastatteluihin? Tämä on toinen loistava tapa rekrytointiprosessin automatisointiin.
3. Käännösten automatisointi
Rekrytointiprosessin automatisointi antaa sinulle mahdollisuuden tavoittaa laajempi joukko kandidaatteja. Poistamalla kielimuurit rekrytoijat voivat päästä osaajamarkkinoille, jotka olivat aiemmin saavuttamattomissa. Tämä voi johtaa monipuolisempaan ja osallistavampaan työvoimaan, joka voi tuoda uusia näkökulmia ja ideoita yritykseen.
Sen sijaan, että rekrytoijat käyttäisivät aikaa ansioluetteloiden ja muiden asiakirjojen kääntämiseen manuaalisesti, he voivat keskittyä arvioimaan ehdokkaita heidän taitojensa ja kokemuksensa perusteella. Tämä voi johtaa tehokkaampaan ja tuloksellisempaan rekrytointiprosessiin, mikä johtaa lopulta osaavampiin työntekijöihin. On syytä huomata, että vaikka automaattiset käännöstyökalut ovat erittäin tarkkoja, ne eivät aina ole täydellisiä. On silti tärkeää, että käännökset tarkistetaan, jotta voidaan varmistua niiden tarkkuudesta ja siitä, että ne välittävät halutun viestin.
Automatisoimalla käännösprosessin rekrytoijat voivat kuitenkin vähentää huomattavasti aikaa ja vaivaa, jota tarvitaan yhteydenpitoon eri puolilta maailmaa tulevien hakijoiden kanssa. Työvoiman globalisoituessa yhä enemmän rekrytointiprosessin automatisointi tulee yhä tärkeämmäksi niille, jotka haluavat pysyä kehityksen kärjessä.
Lue myös: Miksi Oneflown sopimusautomaatioalusta sopii kaikille?
4. Rekrytointiprosessin työnkulkujen automatisointi
Rekrytointi on jokaisen organisaation olennainen toiminto, ja tämän alan työnkulkujen (workflows) virtaviivaistaminen voi vaikuttaa merkittävästi tuottavuuteen ja lisätä tehokkuutta. Perinteinen rekrytointiprosessi voi olla aikaa vievä, virhealtis ja epäjohdonmukainen. Rekrytoinnin työnkulkujen automatisointi voi kuitenkin auttaa sinua pääsemään eroon manuaalisista prosesseista ja varmistamaan yhdenmukaisuuden kaikissa rekrytointivaiheissa.
Automatisoitujen rekrytointityönkulkujen avulla rekrytointipäälliköt voivat luoda tehokkaan ja jäsennellyn rekrytointiprosessin kaikkien roolien osalta – aina harjoittelija rooleista johtotehtäviin. Automatisointi auttaa minimoimaan virheet ja varmistaa, että rekrytointiprosessi täyttää kaikki tarvittavat vaatimustenmukaisuusvaatimukset. Työnkulkuja automatisoimalla voit myös ottaa käyttöösi erilaisia hälytyksiä, jotka ilmoittavat, mikäli prosessi on poikkeamassa raiteiltaan. Esimerkkejä tällaisista tilanteista ovat puutteelliset työpaikkailmoitukset tai hyväksymättömät työtarjoukset.
Automatisoimalla rekrytoinnin työnkulkuja henkilöstöhallinnon tiimit voivat vähentää merkittävästi manuaalisia tehtäviä, kuten haastattelujen aikatauluttamista, sähköpostiviestintää hakijoiden kanssa ja useiden eri hakemusten käsittelyä. Automatisointi säästää arvokasta aikaa ja varmistaa, että HR-tiimit voivat keskittyä monimutkaisempiin rekrytointitehtäviin, kuten haastatteluihin ja ehdokkaiden arviointiin.
Lisäksi rekrytointiprosessin työnkulkujen automatisointi voi auttaa organisaatioita houkuttelemaan monipuolisempia ehdokkaita. Automatisoidut työpaikkailmoitukset voidaan jakaa useissa ilmoituspaikoissa ja sosiaalisen median alustoilla, jolloin varmistetaan, että avoin työpaikka tavoittaa laajemman yleisön. Tämä lisääntynyt näkyvyys voi auttaa houkuttelemaan hakijoita erilaisilla taustoilla ja eri kulttuureista, mikä voi lopulta johtaa monipuolisempaan ja -muotoisempaan työyhteisöön.
Rekrytointiprosessin automatisointi työnkulkujen avulla voi myös auttaa organisaatioita parantamaan hakijakokemusta. Automatisoimalla viestinnän hakijoiden kanssa henkilöstöhallinto voi antaa ajantasaisia päivityksiä rekrytointiprosessista, hakijaseurannasta, vastata ehdokkaiden kysymyksiin ja antaa palautetta. Tämä automatisointi voi auttaa luomaan myönteisen hakijakokemuksen myös niille hakijoille, joita ei valita tehtävään.
Yhteenvetona voidaan todeta, että rekrytointiprosessin työnkulkujen automatisointi voi auttaa organisaatioita säästämään aikaa, vähentämään virheitä, varmistamaan sääntöjen noudattamisen, houkuttelemaan monipuolisempia ehdokkaita ja parantamaan hakijakokemusta. Rekrytointiprosessin automatisointi mahdollistaa organisaatioille tehokkaan ja toimivan systeemin, joka vastaa sekä organisaation että ehdokkaiden tarpeita.
5. Rekrytointiprosessin automatisointi: Työsopimusten personointi
Työsopimukset ovat olennainen osa rekrytointiprosessia, sillä ne tarjoavat suojan sekä työnantajalle että työntekijälle. Automaation avulla voit mukauttaa työsopimusmallit organisaatiosi tarpeisiin. Esitäytetyt asiakirjamallit säästävät aikaa ja tarjoavat yhdenmukaisuutta uusien työntekijöiden kanssa allekirjoitettuihin sopimuksiin.
Mutta miten sitten voit muokata työsopimuksista yksilöllisempiä? Yksi keino on käyttää videoita, kuvia ja GIFejä, jotka eivät ainoastaan anna kuvaa brändistäsi, vaan samalla toivottavat ehdokkaan tervetulleeksi yritykseen, tai jopa antavat hänelle keskeisiä tietoja työn aloitukseen liittyen. Voit tutustua näihin ominaisuuksiin tarkemmin täällä.
Työtarjousten ja -sopimusten mukauttaminen vähentää manuaalista työtä ja säästää HR-tiimin aikaa, kun taas sähköiset allekirjoitukset mahdollistavat asiakirjojen saumattoman jakamisen ja allekirjoittamisen, mikä nopeuttaa hyväksyntien yleistä läpimenoaikaa.
Lisäksi työsopimusten personointi tarjoaa erinomaisen ja räätälöidyn kokemuksen hakijalle. Kun personoit työsopimuksen, voit osoittaa hakijalle, että arvostat hänen aikaansa, ja että olet sitoutunut luomaan myönteisen työympäristön.
Kaiken kaikkiaan työsopimusten personointi on olennainen vaihe rekrytointiprosessissa. Kun tarjoat räätälöityjä työtarjouksia, voit lisätä sopimuksen allekirjoittamisen todennäköisyyttä.
Tiivistelmä
HR-ammattilaiset voivat parantaa rekrytointiprosessiaan automatisoinnilla, joka säästää arvokasta aikaa ja lisää tehokkuutta. Tällöin he voivat keskittää energiansa parhaiden lahjakkuuksien löytämiseen. Rekrytointiprosessin automatisoinnista on monia etuja ja sitä voidaan hyödyntää aina aina esivalintakysymyksistä työsopimusten personointiin. Toteuttamalla yllä mainitut 5 strategiaa rekrytointiprosessin automatisoimiseksi HR-tiimit voivat virtaviivaistaa prosessejaan ja luoda saumattomamman rekrytointikokemuksen kandidaateilleen.
