Sähköiset allekirjoitukset tarjoavat nopeutta, mukavuutta ja tehokkuutta aina oikeudellisesti sitovista sopimuksista ja finanssialan asiakirjoista viranomaislomakkeisiin. Silti aina silloin tällöin kuulee jonkun kysyvän: Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisesti sitovia? Vaikka digitalisaatio koskettaa yhä useampia aloja, monet ihmiset suhtautuvat epäilevästi siihen, ovatko sähköiset allekirjoitukset yhtä laillisia kuin perinteiset kynällä tehdyt allekirjoitukset.
Jos olet epävarma siitä, mikä tekee sähköisistä allekirjoituksista oikeudellisesti sitovia, tämä artikkeli on sinua varten. Tarkastelemme, mitkä säännökset koskevat sähköisiä allekirjoituksia ja tietenkin sitä, onko tekemäsi sähköinen allekirjoitus laillisesti sitova. Otetaan katsaus myös siihen, mitä yritysten ja yksityishenkilöiden on tiedettävä aiheesta toimiakseen säädettyjen lakien puitteissa.
Onko sähköinen allekirjoitus laillisesti sitova?
Sähköisellä allekirjoituksella voi olla sama painoarvo ja oikeusvaikutus kuin perinteisellä paperisella asiakirjalla, jossa on kynällä ja musteella tehty allekirjoitus. Sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti sitovia kolmessakymmenessä Euroopan maassa, Yhdysvalloissa ja suurimmassa osassa muita maailman maita. Niiden oikeudellinen asema riippuu siitä, voidaanko jäljempänä lueteltujen kolmen tekijän olemassaolo todistaa.
#1 Kuka on allekirjoittaja?
Allekirjoittajan henkilöllisyys on voitava todentaa. Hänen on oltava täysi-ikäinen, syyntakeinen ja kykenevä toteuttamaan sopimuksen seuraukset.
Henkilöllisyys voidaan todentaa monin tavoin, esimerkiksi tekstiviestillä, sähköpostilla tai vahvalla sähköisellä tunnistautumisella pankkitunnusten avulla. Mitä tiukempi henkilöllisyyden tarkastusprosessi on, sitä korkeampi on menetelmän turvallisuus.
#2 Mitä allekirjoitettiin?
Tällä tarkoitetaan asiakirjan sisällön oikeudellista asemaa ja osapuolten aikomusta noudattaa sitä.
Jos sopimus muuttuu ennen kuin kaikki osapuolet allekirjoittavat sen, uudesta sanamuodosta muodostuu uusi sopimus. Jos asiakirjaa allekirjoittamaan on kutsuttu useampi kuin yksi osapuoli, sopimus on virallisesti allekirjoitettu ja täytäntöönpanokelpoinen vasta, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet – ja päässeet sopuun sisällöstä.
#3 Onko asiakirjaa muutettu tai peukaloitu allekirjoittamisen jälkeen?
Sähköisesti allekirjoitetun asiakirjan oikeudellinen asema määräytyy sen eheyden perusteella allekirjoituksen jälkeen. Tämä tarkoittaa sitä, että kun osapuolet ovat allekirjoittaneet asiakirjan, se pysyy muuttumattomana.
PKI:hin perustuvassa sähköisessä allekirjoituksessa asiakirja hashataan ja allekirjoitetaan epäsymmetrisen salausavainparin avulla. Tästä muodostuva hash-arvo on yksilöllinen ja toimii ikään kuin asiakirjan sormenjälkenä.
Pienikin muutos asiakirjassa, esimerkiksi pilkun, pisteen tai välilyönnin vaihtaminen, luo täysin erilaisen hash-arvon, joka paljastaa muutoksen.
Sähköinen allekirjoitus: sääntely Suomessa
Onko sähköinen allekirjoitus laillisesti sitova Suomessa? Lyhyt vastaus on KYLLÄ. Niitä säännellään kahdella keskeisellä lailla:
- EIDAS-asetus: Euroopan unionissa sähköisiä allekirjoituksia säännellään eIDAS-asetuksella (eIDAS, electronic IDentification, Authentication and trust Services), jolla luodaan standardoitu kehys digitaaliselle tunnistamiselle ja luottamuspalveluille kaikissa EU:n jäsenvaltioissa.EU:n eIDAS-asetus takaa sähköiselle allekirjoitukselle juridisen pätevyyden Suomessa.
- Laki sähköisistä allekirjoituksista: Tämän lain tarkoituksena on edistää sähköisten allekirjoitusten käyttöä ja niihin liittyvien tuotteiden ja palveluiden tarjontaa sekä sähköisen kaupankäynnin ja sähköisen asioinnin tietosuojaa ja tietoturvaa. Lain mukaan sähköinen allekirjoitus on yhtä pätevä kuin perinteinen allekirjoitus.
Sähköinen allekirjoitus ja sen eri tyypit
Sähköinen allekirjoitus voi olla jokin seuraavasta kolmesta tyypistä:
- SES (Simple Electronic Signature): Sähköisen allekirjoituksen perustyyppi, jota käytetään osoittamaan henkilön aikomus allekirjoittaa asiakirja digitaalisesti.
- AdES (Advanced Electronic Signature): Vahvempi ja turvallisempi sähköisen allekirjoituksen muoto. Se takaa paremman henkilöllisyyden todentamisen käyttämällä esimerkiksi digitaalisia tunnisteita, monivaiheista tunnistautumista tai biometristä todentamista. Allekirjoitus on luotava allekirjoittajan hallinnassa olevalla tekniikalla.
QES (Qualified Electronic Signature): Korkeimman ja turvallisimman tason sähköinen allekirjoitus, jolla on sama oikeudellinen asema kuin käsin kirjoitetulla allekirjoituksella. Se perustuu AdES:n periaatteisiin, mutta sisältää lisävaatimuksia henkilöllisyyden todentamiseksi ja varmentamiseksi. Allekirjoittajan henkilöllisyys on varmennettava akkreditoidun viranomaisen toimesta (esim. henkilökohtaisesti tai suojatun videotunnistusprosessin avulla). Digitaalisen allekirjoituksen tukena on hyväksytty varmenne, joka on tallennettu suojattuun laitteeseen.
Missä maissa GDPR- ja eIDAS-asetusta sovelletaan?
Tietosuoja-asetusta GDPR:ää ja eIDAS-asetusta sovelletaan kaikkiin EU:ssa, Norjassa, Islannissa, Isossa-Britanniassa ja Liechtensteinissa sijaitseviin yrityksiin sekä sellaisiin yrityksiin, jotka harjoittavat liiketoimintaa näissä maissa.
Esimerkiksi yrityksen, jonka kotipaikka on Texas, mutta joka harjoittaa liiketoimintaa Norjassa, on silti suojattava asiakkaidensa tiedot GDPR:n ja eIDAS:n kaltaisten sähköistä allekirjoitusta koskevien lakien mukaisesti. Sähköinen allekirjoitus on tehtävä ja todennettava eurooppalaisten standardien mukaisesti.
Tilanne ei ole aivan yhtä selkeä maissa, joita GDPR ja eIDAS eivät sido, mutta jotka käyttävät näitä lakeja oman lainsäädäntönsä perustana. EU:n tavoin jotkin maat soveltavat omia lakejaan kansalaistensa tietoihin myös silloin, kun niitä käsitellään ulkomailla. Varmista, että tarkistat paikalliset lait, ennen kuin teet suuria päätöksiä siitä, miten sähköisiä allekirjoituksia käsitellään.
Allekirjoita laillisesti sitovilla sähköisillä allekirjoituksilla
Luo tili ja aloita oikeudellisesti sitovien asiakirjojen allekirjoittaminen silmänräpäyksessä
Sähköisen allekirjoituksen aitouden tarkistaminen
Kun lisäät sähköisen allekirjoituksen asiakirjaan, haluat olla varma, että allekirjoituksesi on todennettavissa itsenäisesti.
Näin voit varmistaa, että käyttämäsi sähköinen allekirjoitus on aito ja pätevä:
- 1. Avaa Adobe Readerin avulla asiakirja, jossa sinulla on sähköinen allekirjoitus.
- 2. Katso asiakirjan ylälaitaa ja tarkasta, minkä seuraavista vaihtoehdoista näet:
- Vaihtoehto A: Asiakirjassasi ei ole allekirjoitusta, vaikka sähköinen allekirjoituspalvelusi on tunnistanut allekirjoittajat.
- Vaihtoehto B: Asiakirjan sähköinen allekirjoitus on epäpätevä ja tulisi tarkistaa käytetyn allekirjoituspalvelun avulla.
- Vaihtoehto C: Tämä on paras vaihtoehto, joka todentaa allekirjoituksesi päteväksi sähköiseksi allekirjoitukseksi. Se on turvallisin sähköisen allekirjoituksen muoto, jonka voit nykyään käyttää.
9 kysymystä, jotka kannattaa kysyä ennen sähköisen allekirjoituksen ohjelmiston ostamista
- 1. Missä sähköisen allekirjoituksen tarjoajan tietokeskus sijaitsee ja missä henkilötietojasi käsitellään?
- 2. Tukeeko sähköisen allekirjoituksen tarjoaja eIDAS-asetusta allekirjoituksen ja sähköisten tapahtumien prosessin osalta?
- 3. Mitä teknisiä ja organisatorisia turvatoimia käytetään henkilötietojen suojaamiseksi sovelluksessa tai prosessissa?
- 4. Onko sähköisen allekirjoituksen tarjoajalla tietoturvaa sekä riskien- ja vaaratilanteiden hallintaa koskevia toimintaperiaatteita?
- 5. Voiko sähköisen allekirjoituksen tarjoaja antaa asiakasreferenssejä asiakkaista jotka ovat käyttäneet sen ratkaisua samankaltaisilla toimialoilla kuin sinä?
- 6. Tukeeko sähköisen allekirjoituksen tarjoaja allekirjoittamista sähköisellä tunnistautumisella, ja jos tukee, miten se toimii ja tuleeko siitä lisämaksu?
- 7. Miten sähköisen allekirjoituksen tarjoaja tukee allekirjoitusta edeltäviä ja sen jälkeisiä prosesseja?
- 8. Mitä integraatioita sähköisen allekirjoituksen tarjoajanne tukee natiivisti?
- 9. Miten heidän tukiorganisaationsa on jäsennelty prosessin, vastausajan ja aukioloaikojen osalta?
Oneflow: Sähköisen allekirjoituksen ratkaisu
Suurin osa sähköisen allekirjoituksen tarjoajista tarjoaa ”analogisen” ratkaisun sopimusten allekirjoittamiseen. Ne muuttavat paperin PDF-tiedostoksi ja antavat käyttäjien allekirjoittaa staattisen asiakirjan. Tässä on se ongelma, että käyttäjät eivät voi muuttaa mitään PDF-tiedoston sisällöstä.
Toisin kuin monet sähköisen allekirjoituksen alustat, jotka keskittyvät pelkästään asiakirjojen allekirjoittamiseen, Oneflow tarjoaa kokonaisvaltaisen sopimusten hallintajärjestelmän. Sen avulla voit luoda aidosti vuorovaikutteisia sopimuksia, jotka mahdollistavat reaaliaikaisen yhteistyön ja muokkauksen. Työkalu digitalisoi koko sopimusprosessin aina dokumentin luomisesta ja ehtojen neuvottelemisesta sähköiseen allekirjoittamiseen ja allekirjoittamisen jälkeiseen hallinnointiin, mikä tarjoaa vakuuttavan vaihtoehdon yrityksille, jotka etsivät integroitua ja dynaamisempaa ratkaisua.
Tässä on muutamia hyödyllisiä Oneflown automaatio-ominaisuuksia:
- Tekoälyavusteinen sopimusten laatiminen ja tarkistaminen: Oneflow käyttää tekoälyä nopeuttamaan sopimusten laatimista ja tarkistamista, tunnistamaan mahdollisia riskejä ja varmistamaan oikeudellisten ja sääntelystandardien noudattamisen.
- Mallipohjainen sopimusten luominen: Työkalun avulla käyttäjät voivat luoda nopeasti digitaalisia sopimuksia mukautettavien mallien avulla sen sijaan, että he aloittaisivat jokaisen uuden sopimuksen tekemisen alusta.
- Sopimusten seuranta ja analytiikka: Alusta seuraa keskeisiä mittareita, kuten sopimusten avaamisia ja allekirjoituksia.
- Keskitetty asiakirjojen säilytys: Oneflow säilyttää sopimukset keskitetyssä arkistossa, jossa niitä on helppo hallita, ja automatisoidut työnkulut käsittelevät vanhentuneita tai hylättyjä sopimuksia GDPR:n kaltaisten säännösten mukaisesti.
- Integrointi CRM-järjestelmiin: Alusta on yhteydessä HubSpotin, Salesforcen ja Dynamics 365:n kaltaisiin alustoihin, ja sen avulla voit luoda automatisoituja sopimustyönkulkuja ja sovittaa ne yhteen nykyisten myyntiprosessien kanssa.
- Automatisoidut työnkulut ja ilmoitukset: Työkalu tukee automatisoitujen hyväksyntätyönkulkujen ja mukautettavien ilmoitusten luomista, mikä varmistaa oikea-aikaiset toimet ja sopimusten välitavoitteiden noudattamisen.
Jos haluat virtaviivaistaa myynnin, HR:n tai hankinnan työprosesseja toiminnoilla, jotka menevät sähköisen allekirjoituksen luomista pidemmälle, Oneflow on oikea alusta sinulle.
Kokeile ilmaiseksi jo tänään!
Lue myös: 16 syytä käyttää sähköisiä allekirjoituksia
Näin allekirjoitat sopimuksen Oneflowssa
Kun kaikki allekirjoittajat ovat allekirjoittaneet Oneflowssa olevan sopimuksen digitaalisesti, Oneflow lisää kokonaisuuteen lisäturvaa ja voimassaolotiedot. Sitten koko nippu sinetöidään pätevällä sähköisellä sinetillä.
Sinetti estää sekä tahalliset että tahattomat muutokset asiakirjassa sen allekirjoittamisen jälkeen, joten sinä ja vastapuolesi voitte olla varmoja siitä, että tänään allekirjoittamanne asiakirja pysyy todistettavasti muuttumattomana nyt ja tulevaisuudessa.
Tiivistelmä
Sähköisistä allekirjoituksista on tullut olennainen osa nykyaikaista liiketoimintaa, sillä ne tarjoavat mukavuutta, tehokkuutta ja turvallisuutta. Vaikka niiden laillisuus on vakiintunut monilla lainkäyttöalueilla ESIGN-lain (Yhdysvallat) ja eIDAS-asetuksen (EU) kaltaisten lakien avulla, niiden noudattaminen riippuu erityisvaatimusten täyttämisestä, kuten todentamisesta, suostumuksesta ja asiakirjan eheydestä.
Kun valitset Oneflown sopimusten hallintaohjelmiston, joka on kaikkien asiaankuuluvien säädösten mukainen, voit allekirjoittaa asiakirjat sähköisesti ja varmistaa, että ne ovat päteviä, täytäntöönpanokelpoisia ja suojattuja ristiriidoilta. Alustamme on enemmän kuin pelkkä sähköisen allekirjoituksen työkalu. Se huolehtii koko sopimusprosessista ja automatisoi sen alusta loppuun.
Kokeile Oneflowta jo tänään, aloita oikeudellisesti sitovien asiakirjojen allekirjoittaminen ja poista rutiininomainen sopimustyö.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Päteekö sähköinen allekirjoitus oikeudessa?
Sähköiset allekirjoitukset pätevät oikeudessa, jos ne täyttävät lailliset vaatimukset. Yhdysvaltain ESIGN-lain ja UETA:n kaltaisissa laeissa todetaan, että sähköiset allekirjoitukset ovat oikeudellisesti päteviä, kunhan:
- Allekirjoittaja aikoo allekirjoittaa asiakirjan
- Molemmat osapuolet sopivat sähköisten allekirjoitusten käytöstä
- Käytetyn järjestelmän on pidettävä kirjaa, joka yhdistää allekirjoituksen allekirjoitettuun asiakirjaan
- Allekirjoitettuun asiakirjaan voidaan viitata
Euroopan unionissa eIDAS-asetuksessa asetetaan samankaltaiset vaatimukset.
Sähköiset allekirjoitukset voidaan kuitenkin kiistää oikeudessa, jos:
- On näyttöä petoksesta tai pakottamisesta
- Allekirjoittamiseen käytettävässä järjestelmässä ei ole asianmukaisia turvatoimia
- Allekirjoittajan aitous on kyseenalainen
Oneflown kaltaisten hyvämaineisten sähköisten allekirjoitusalustojen ja todentamismenetelmien (esim. aikaleimat, kirjausketjut) käyttö vahvistaa täytäntöönpanokelpoisuutta.
Miten teen sähköisestä allekirjoituksestani oikeudellisesti sitovan?
Sähköisen allekirjoituksesi laillisuuden ja pätevyyden varmistamiseksi kannattaa noudattaa joitakin näistä ohjeista:
- Varmista selkeä aikomus allekirjoittaa: Allekirjoittajan on tarkoituksellisesti asetettava allekirjoituksensa asiakirjaan (esim. klikkaamalla ”Hyväksyn” tai allekirjoittamalla kynällä tai hiirellä).
- Hanki suostumus sähköisen allekirjoituksen käyttöön: Sisällytä lauseke, jossa todetaan, että kaikki osapuolet suostuvat allekirjoittamaan sähköisesti. Tämä voi olla valintaruutu tai asiakirjassa oleva lauseke.
- Käytä turvallista ja yhteensopivaa sähköisen allekirjoituksen alustaa: Oneflown kaltaiset luotettavat alustat tarjoavat kirjausketjuja, aikaleimoja ja salausta aitouden todistamiseksi. Ne ovat ESIGN Actin, UETA:n ja eIDAS:n kaltaisten lakien mukaisia.
- Todenna allekirjoittajan henkilöllisyys: Vaadi sähköpostivarmennusta, tekstiviestikoodeja tai monivaiheista tunnistautumista allekirjoittajan henkilöllisyyden vahvistamiseksi. Joillakin toimialoilla saatetaan vaatia digitaalisia varmenteita tai notaarin vahvistamista.
- Ylläpidä kirjausketjua ja kirjanpitoa: Pidä kirjaa siitä, kuka allekirjoitti, milloin ja miten allekirjoitus on tehty. Useimmat sähköisen allekirjoituksen työkalut tarjoavat lokitietoja, joissa on IP-osoitteet, aikaleimat ja allekirjoituksen hash-tiedot oikeudellista todentamista varten.
- Varmista, että asiakirja on väärentämisen kestävä: Allekirjoitettu asiakirja on sinetöitävä (esim. PDF-tiedosto, jossa on suojausasetukset), jotta sitä ei voi muuttaa allekirjoittamisen jälkeen. Jotkin sähköisen allekirjoituksen alustat asettavat automaattisesti kryptografisen sinetin, joka estää muutokset.
Onko DocuSignilla tehty allekirjoitus oikeudellisesti sitova?
Kyllä, DocuSign on yksi vaihtoehto laillisesti sitoviin allekirjoituksiin useimmilla lainkäyttöalueilla.
Voinko luottaa asiakirjaan, jossa on digitaalinen allekirjoitus?
Voit luottaa digitaalisesti allekirjoitettuun asiakirjaan, mutta vain, jos se täyttää turvallisuus- ja todennusstandardit. Seuraavassa luetellaan joitakin huomioon otettavia tekijöitä, jotka tekevät digitaalisesta allekirjoituksesta luotettavan:
- Kryptografisen salauksen käyttö: Digitaalinen allekirjoitus käyttää julkisen avaimen infrastruktuuria (PKI) aitouden varmistamiseksi. Sähköinen asiakirja allekirjoitetaan yksityisellä avaimella ja varmennetaan julkisella avaimella.
- Luotettavan varmentajan käyttö (Certificate Authority, CA): Käyttämäsi allekirjoitustyökalun tukena tulisi olla luotettava varmentaja.
- Kirjausketjun olemassaolo: Asiakirjasta on käytävä ilmi, kuka sen on allekirjoittanut, milloin ja miten.
- Suoja väärentämistä vastaan: Pätevä allekirjoitus estää muutokset allekirjoittamisen jälkeen. Jos asiakirjaa on muutettu, allekirjoitus näkyy mitätöitynä tai kumottuna.
Vastuuvapauslauseke:
Kaikki tällä sivulla olevat tiedot ovat peräisin julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten G2, Capterra ja muut ohjelmistoluettelosivustot. Oneflow ei tarkista näiden tietojen tarkkuutta, täydellisyyttä tai ajantasaisuutta. Näin ollen Oneflow ei ota vastuuta sisällön epätarkkuuksista, virheistä tai laiminlyönneistä eikä mistään toimista, jotka on tehty näiden tietojen perusteella. Käyttäjiä kehotetaan tarkistamaan itsenäisesti kaikki tiedot ennen niiden perusteella tehtäviä päätöksiä.
