Tutkimusten mukaan juristilta menee noin 50 minuuttia yhden sopimuksen tarkastamiseen. Ja nämä ammattilaiset tekevät tätä päivittäin. Kuvittele, kuinka paljon kauemmin se voisi kestää joltakulta, jolla ei ole heidän asiantuntemustaan.
Syy siihen, miksi aikaa kuluu, on yksinkertainen: asianmukainen sopimusten tarkistaminen vaatii huomiota yksityiskohtiin. Epämääräisten lausekkeiden tai tiettyjen ehtojen puuttuminen voi johtaa kalliisiin riitoihin ja menetettyihin mahdollisuuksiin. Jokaisella sanalla on merkitystä, kun tarkistat, että sopimus on oikeudenmukainen, vaatimustenmukainen ja että se todella palvelee sinua.
Miten voit siis varmistaa, että sopimusten tarkistaminen onnistuu sujuvasti?
Siitä tässä oppaassa on kyse.
Jaotellaan sopimuksen keskeiset osat, käydään läpi vaiheittainen prosessi ja vinkit sopimusten tarkistamiseen ja tarkastellaan oikeudellisen neuvonantajan roolia. Esittelemme myös Oneflown – älykkään työkalun, joka helpottaa sopimusten tarkistamista, vähentää virheitä ja säästää aikaa, jotta voit lähettää ja allekirjoittaa sopimuksia luottavaisin mielin.
Sopimusten tarkistaminen – mitä se merkitsee?
Sopimusten tarkistamisella on tärkeä rooli yritystoiminnassa. Siinä analysoidaan ja ymmärretään perusteellisesti sopimuksessa esitetyt ehdot ja lausekkeet. Tarkastelemalla sopimuksia huolellisesti yritykset voivat tunnistaa mahdolliset riskit, velvoitteet ja neuvottelumahdollisuudet.
Sopimusten tarkistamisessa on keskeistä varmistaa, että kaikilla osapuolilla on selkeä käsitys oikeuksistaan ja velvollisuuksistaan. Prosessi auttaa ehkäisemään väärinkäsityksiä ja riitoja myöhemmin, mikä lopulta edistää vahvempia liikesuhteita.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta? Lue kattava opas.
Sopimusten tarkistaminen yrityksissä
Sopimusten tarkistaminen toimii yritysten turvana varmistamalla, että sopimukset ovat linjassa niiden strategisten tavoitteiden kanssa, että ne noudattavat oikeudellisia säännöksiä ja että ne suojaavat yritysten etuja. Sen avulla osapuolet voivat arvioida sopimuksen tekemisen toteutettavuutta ja mahdollisia riskejä ennen sitoutumista siihen.
Lisäksi tarkastelu antaa yrityksille mahdollisuuden arvioida sopimuksen taloudellisia vaikutuksia. Tarkastelemalla huolellisesti maksuehtoja, sopimusrikkomuksista aiheutuvia seuraamuksia ja muita taloudellisia näkökohtia yritykset voivat paremmin hallita kassavirtaansa ja budjetoida tehokkaasti.
Sopimusten tarkistaminen: oikeudelliset vaikutukset
Sopimusvelvoitteilla voi olla syvällisiä oikeudellisia vaikutuksia yrityksiin. Perusteellinen sopimustarkastelu voi auttaa tunnistamaan epäselvät tai kohtuuttomat ehdot, jotka voivat johtaa oikeusriitoihin. Kun yritykset ymmärtävät oikeudelliset vaikutukset, ne voivat tehdä dataan perustuvia päätöksiä ja suojella oikeuksiaan.
Lisäksi tarkastelu voi myös tuoda esiin mahdollisia sääntelyn noudattamiseen liittyviä kysymyksiä. Sen varmistaminen, että sopimukset noudattavat toimialakohtaisia säännöksiä ja standardeja, on ratkaisevan tärkeää kalliiden sakkojen ja rangaistusten välttämiseksi tulevaisuudessa.
Lue myös: Oikeudellisesti sitova sopimus: mitä sen tulee sisältää?
Sopimuksen keskeiset osat
Sopimukset koostuvat useista olennaisista elementeistä, joissa määritellään osapuolet ja heidän vastuunsa. Näihin elementteihin perehtyminen on ratkaisevan tärkeää tehokkaan tarkastelun kannalta.
Sopimuksen vivahteiden ymmärtäminen on muutakin kuin perusasioiden tuntemista.
Siihen kuuluu syventyminen juridisen kielenkäytön yksityiskohtiin, mahdollisiin porsaanreikiin ja kunkin lausekkeen vaikutuksiin.
Alla on lueteltu sopimuksen keskeiset osatekijät, joihin on syytä kiinnittää huomiota sopimuksen tarkistamisen yhteydessä.
Sopimuksen osapuolet
Sopimukseen osallistuu yleensä kaksi tai useampi osapuoli. On olennaista tunnistaa kukin osapuoli, heidän roolinsa ja velvoitteet, jotka he ottavat vastaan allekirjoittaessaan sopimuksen.
Lisäksi kunkin osapuolen oikeustoimikelpoisuuden määrittäminen on ratkaisevan tärkeää. Sen varmistaminen, että kaikki sopimuksen tekevät osapuolet ovat täysi-ikäisiä ja täysivaltaisia, voi ehkäistä tulevia riitoja ja sopimuksen pätevyyden kyseenalaistamista.
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
Huomioitavat ehdot ja edellytykset
Sopimukset sisältävät ehtoja, joissa määritellään sopimuksen laajuus, maksuehdot, toimitusaikataulut, takuut ja riitojenratkaisumekanismit. Kun näihin määräyksiin kiinnitetään tarkkaa huomiota, voidaan varmistaa, että ne vastaavat yrityksen pyrkimyksiä ja odotuksia.
Lisäksi kunkin ehdon vaikutusten ymmärtäminen on elintärkeää. Esimerkiksi maksuehtojen tarkastelu voi paljastaa yksityiskohtia maksuerätaulukoista, viivästyssakoista ja muista mahdollisista maksua edeltävistä ehdoista. Tällainen yksityiskohtaisuus voi ehkäistä väärinkäsityksiä ja taloudellisia tappioita myöhemmin.
Lakitiimin rooli sopimusten tarkistamisessa
Lainopillinen tarkastelu on olennaisen tärkeää, sillä se tarjoaa arvokasta asiantuntemusta ja ohjausta.
Milloin hakea lainopillista neuvontaa?
Juristin käyttäminen on välttämätöntä, kun on kyse monimutkaisista sopimuksista, tuntemattomista oikeudellisista seikoista tai merkittävistä liiketoimista. Juristit voivat tarjota tietoa ja varmistaa, että asiaankuuluvia lakeja ja asetuksia noudatetaan.
Miten lainopillinen neuvonta helpottaa sopimusten tarkistamista?
Asiantuntija auttaa sopimusten tarkistamisessa tunnistamalla oikeudelliset riskit, neuvottelemalla ehdoista asiakkaidensa puolesta ja varmistamalla, että lopullinen sopimus on asiakkaiden etujen mukainen. Heidän asiantuntemuksensa auttaa suojaamaan yrityksiä mahdollisilta sudenkuopilta ja varmistaa sujuvamman sopimusten tarkastusprosessin.
Sopimusten tarkistaminen vaihe vaiheelta
Nyt kun olemme käsitelleet sopimusten tarkistamisen tärkeyttä, sopimuksen keskeisiä elementtejä ja sitä, miten voit hyötyä lainopillisesta neuvonnasta, on aika siirtyä sopimusten tarkistamisen varsinaiseen prosessiin.
Seuraavassa on vaiheita, joita voit hyödyntää sopimusten tarkistamisessa.
1. Tutki sopimuksen tarkoitusta ja asiayhteyttä
Ensimmäinen vaihe sopimusten tarkistamisessa on alustava arviointi. Tämä edellyttää sopimukseen liittyvien seikkojen, kuten sen tarkoituksen ja asiayhteyden, ymmärtämistä. Aloita selvittämällä, miksi sopimus tehdään ja mitkä ovat kunkin osapuolen velvollisuudet. Tarkista sitten, että kaikki osapuolet on yksilöity ja että niiden nimet ja roolit on lueteltu oikein.
Vinkki: Varmista, että kaikki sopimuksen sivut ovat olemassa ja että ne on numeroitu oikein (esim. ”Sivu 1/10”). Näin voit olla varma, että kaikki sisältö on varmasti mukana.
2. Lue koko sopimus
Nyt on aika lukea koko sopimus perusteellisesti. Käytä aikaa ymmärtääksesi täysin sen rakenne, keskeiset lausekkeet ja ehdot. Tarkista olennaiset yksityiskohdat, kuten nimet, päivämäärät ja arvot. Varmista, että päivämäärät, hinnat ja muut keskeiset osat vastaavat käsitystäsi sopimuksesta.
Tutustu sopimuksen aikatauluun, mukaan lukien voimaantulo- ja päättymispäivämäärät, uusimisehdot ja automaattista uusimista koskevat määräykset.
Tutustu sopimuksen kaikkiin osiin – liitteisiin, alaviitteisiin ja pienellä painettuun tekstiin. Tee muistiinpanoja ja korosta kohdat, joihin on kiinnitettävä enemmän huomiota – erityisesti, jos ne ovat epäselviä tai mahdollisesti ongelmallisia.
3. Tarkista sopimus lausekekohtaisesti
Kun olet suorittanut alustavan arvioinnin ja lukenut sopimuksen ensimmäisen kerran, siirry sopimusmääräysten yksityiskohtaiseen tarkasteluun. Tähän sisältyy ehtojen, edellytysten, lausekkeiden ja velvoitteiden tarkastelu mahdollisten riskien, epäjohdonmukaisuuksien tai epäselvyyksien tunnistamiseksi.
Analysoi huolellisesti jokainen sopimusmääräys varmistaaksesi, että se on selkeä, yksiselitteinen ja oikeudellisesti täytäntöönpanokelpoinen. Älä myöskään epäröi korostaa ja tehdä muistiinpanoja epämääräisestä kielenkäytöstä tai porsaanrei’istä, jotka voivat johtaa väärintulkintoihin tai riitoihin.
Vinkki: Tarkista ensin keskeiset lausekkeet, kuten luottamuksellisuus, vahingonkorvaus ja irtisanominen. Varmista, että ne suojaavat etujasi, ja tunnista mahdolliset määräykset, jotka eivät vastaa yrityksesi vakioehtoja tai oikeudellisia ohjeita.
4. Tarkista selkeys ja lainmukaisuus
Tarkista käytetty kieli, poista turhat tai epäselvät termit ja varmista johdonmukaisuus koko asiakirjassa.
Vahvista tässä vaiheessa, että sopimus on yhdenmukainen sovellettavien lakien, asetusten ja sisäisten käytäntöjen kanssa. Varmista, että kaikki velvoitteet on määritelty oikein ja että irtisanomisehdot on ilmoitettu selkeästi. Kiinnitä erityistä huomiota laiminlyöntilausekkeisiin, joissa kerrotaan, mitä tapahtuu, jos toinen osapuoli ei täytä sitoumuksiaan.
Tarkista myös, onko sopimuksessa automaattista uusimista koskevia lausekkeita, joissa selitetään, miten sopimus uusitaan automaattisesti. Tällä lausekkeella varmistetaan, että sopimus jatkuu ilman, että ehdoista neuvotellaan uudelleen tai allekirjoitetaan uusi sopimus aina, kun sopimuskausi päättyy. Jos tällainen lauseke on olemassa, varmista, että olet tyytyväinen ehtoihin, joihin yleensä sisältyy uusiminen tietyn ajan kuluttua, ellei toinen osapuoli päätä irtisanoa sopimusta.
Vinkki: Varmista, että kaikki tosiseikat, kuten nimet, päivämäärät ja numeeriset määrät, ovat täsmällisiä ja johdonmukaisia koko asiakirjassa.
5. Arvioi riskit
Tarkista, ovatko vastuualueet epäselviä tai onko jokin osapuoli epäoikeudenmukaisesti vastuussa liian suuresta osa-alueesta. Tarkista, kuka on vastuussa mahdollisten vahinkojen kattamisesta, kohteen laatua tai kuntoa koskevista lupauksista ja korvauksesta odottamattomia tapahtumia vastaan. Kiinnitä huomiota mahdollisiin puuttuviin suojatoimiin tai lausekkeisiin, jotka voivat myöhemmin johtaa väärinkäsityksiin tai riitoihin.
Tarkista salassapitoa koskevat seikat, jos sopimus koskee arkaluonteisia tietoja, immateriaalioikeuksia tai liikesalaisuuksia.
Varmista myös, että riidanratkaisumenetelmä vastaa yrityksesi lähestymistapaa ja mieltymyksiä. Jos olet esimerkiksi tarkistamassa sopimusta, jonka yrityksesi on allekirjoittamassa toisen yrityksen kanssa, tarkista, ehdotetaanko sopimuksessa sovittelua tai neuvotteluja ennen tuomioistuimeen menemistä.
Lue myös: Sopimusriskien hallinta
6. Valmistaudu neuvotteluihin
Käy läpi aiemmin merkitsemäsi kohdat mahdollisten riskien ja huolenaiheiden varalta, joista voit keskustella toisen osapuolen kanssa. Järjestä asiat tärkeysjärjestykseen, jotta voit keskittyä tärkeimpiin muutoksiin ja varmistaa, että neuvottelu pysyy aikataulussa ja vastaa tavoitteitasi.
Pohdi etujasi ja yritä ennakoida toisen osapuolen näkökulmaa. Pyri ehdottamaan oikeudenmukaisia ja kohtuullisia muutoksia, jotka vastaavat kaikkien tavoitteita.
7. Suorita lopputarkastukset
Tarkista, ettei asiakirjassa ole tyhjiä kohtia, ja varmista, että kaikki kentät on täytetty oikein tai poistettu, jos ne ovat tarpeettomia. Käy koko asiakirja uudelleen läpi ja toista tarvittaessa aiemmat vaiheet.
Kun olet valmis, jaa päivitetty sopimus lakitiimin ja kaikkien asianomaisten sidosryhmien kanssa lopullista hyväksyntää varten. Varmista, että kaikilla on mahdollisuus kertoa näkemyksensä ja hyväksyä lopullinen versio. Kun kaikki sisäinen palaute on otettu huomioon, sopimus on valmis allekirjoitettavaksi.
Helpota sopimusten tarkistamista tekoälyn avulla
Tekoäly pystyy suorittamaan sopimusten tarkistamisen paljon nopeammin. Itse asiassa kehittyneiltä tekoälymalleilta kului keskimäärin 131 sekuntia sopimuksen tarkastamiseen! Toisin sanoen tekoäly pystyy hoitamaan kaikki edellä kuvatut vaiheet hieman yli kahdessa minuutissa.
Oletko kokeillut miten sopimusten tarkistaminen onnistuu Oneflown tekoälyn avulla?
Oneflow on sopimusten hallintaohjelmisto, jonka avulla sopimusten tarkistaminen sujuu helposti. Sen tekoälytyökalut voivat analysoida sopimuksia mahdollisten riskien tunnistamiseksi, epäselvien ehtojen korostamiseksi ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi. Kaikki tämä vain muutamalla klikkauksella.
Tässä ovat Oneflown tekoälytyökalut, joiden avulla sopimusten tarkistaminen sujuu nopeammin:
- AI Review: Oneflown AI Review havaitsee riskit, puuttuvat lausekkeet ja sääntöjen noudattamiseen liittyvät ongelmat välittömästi. Se tarkistaa sopimuksesi lainopillisten ohjeiden perusteella ja varmistaa, että ne täyttävät normit. Käytä sitä sopimusten tarkistamisen yhteydessä lisätäksesi tarkkuutta ja havaitaksesi mahdolliset virheet.
- AI Insights: Työkalu tarjoaa raportteja kaikista salkussasi olevista sopimuksista ja niistä käy ilmi, täyttävätkö ne oikeudelliset ja liiketoiminnalliset vaatimukset. Saat käyttöösi näkymän, joka tekee yhteenvedon kaikista sopimustarkastuksistasi ja auttaa sinua havaitsemaan mahdolliset ongelmat tai riskit, kuten vaatimustenmukaisuusongelmat tai puuttuvat lausekkeet.
- AI Assist: Kirjoita epäselvät kohdat nopeasti uudelleen, varmista vaatimustenmukaisuus ja paranna kieltäsi AI Assistin avulla. Korosta tekstiä, klikkaa AI Assist -painiketta ja valitse valmiista suosituksista epäselvien kohtien uudelleenkirjoittaminen, virheiden korjaaminen tai vaatimustenmukaisuuden varmistaminen. Voit myös luoda omia ehdotuksia tarpeittesi mukaan. Tämä auttaa sinua tekemään selkeämpiä ja tarkempia sopimuksia ja säästää samalla aikaa ja vaivaa.
Mitä muuta Oneflow voi tehdä puolestasi?
Oneflow on täydellinen sopimusautomaatiotyökalu. Sen avulla ei onnistu ainoastaan sopimusten tarkistaminen, vaan myös muut sopimusten hallintaan liittyvät asiat:
- Sopimuksen luominen: Luo sopimuksia muutamalla klikkauksella Oneflown visuaalisella työkalulla. Mukauta sopimuskirjaston malleja tai luo uusia malleja, jotta säästät aikaa tulevaisuudessa.
- Yhteistyö: Muokkaa, kommentoi ja seuraa päivityksiä yhdessä tiiminä. Oneflown avulla voit tarkastella ja antaa palautetta reaaliajassa. Voit hallita, kuka voi tehdä muutoksia, lisätä kommentteja ja seurata versionhallintaa.
- Turvallinen allekirjoittaminen: Allekirjoita sopimuksesi etänä ja turvallisesti haluamillasi sähköisillä allekirjoitusvaihtoehdoilla – vakiomuotoisilla, käsinkirjoitetuilla allekirjoituksilla, tekstiviestivarmennuksella tai vahvan sähköisen tunnistautumisen avulla.
- Sopimuksen seuranta: Pääset Oneflown analytiikkapaneeliin nähdäksesi, milloin sopimukset on avattu tai tarkistettu. Käytä näitä tietoja sopimusten työnkulkujen mukauttamiseen ja parantamiseen.
- Asiakirjojen tallentaminen: Pidä kaikki sopimuksesi yhdessä turvallisessa paikassa – tilisi arkistossa. Oneflow tallentaa kaikki asiakirjasi turvallisesti ja automatisoi työnkulut vanhentuneiden tai hylättyjen sopimusten poistamiseksi.
Oneflow tarjoaa ilmaisen paketin. Se antaa sinulle myös täyden käyttöoikeuden kaikkiin premium-ominaisuuksiin ensimmäisten 14 päivän ajan. Tämä tarkoittaa, että pääset näkemään, miten alusta helpottaa sopimushallintaa.
Start your free plan to automate and improve your contract workflows.
Tiivistelmä
Sopimusten tarkistaminen auttaa yrityksiä ymmärtämään sopimusvelvoitteitaan, arvioimaan mahdollisia riskejä ja suojaamaan etujaan. Kun noudatat tässä oppaassa esitettyjä vaiheita ja vinkkejä, sopimustarkastusprosessi on tehokas ja tuloksellinen ja tuottaa suotuisia tuloksia.
Jos haluat lisää varmuutta, kokeile Oneflowta.
Sen AI Review -ohjelmisto analysoi sopimuksesi sekunneissa ja tunnistaa riskit ja sääntöjen noudattamiseen liittyvät ongelmat. Voit myös luottaa AI Insights -ohjelmaan due diligence -tarkastuksessa, saada selkeitä raportteja kaikista sopimusanalyyseistäsi ja pyytää AI Assistia ehdottamaan parannuksia selkeyden lisäämiseksi.
Mutta siinä ei ole vielä kaikki – sopimusten tarkistaminen on vain yksi osa-alue, jolla Oneflow tukee liiketoimintaasi. Se tarjoaa myös työkaluja sopimusten nopeaan luomiseen, digitaalisiin allekirjoituksiin, sujuvaan yhteistyöhön tiimisi kanssa ja keskitettyyn sopimusten tallennukseen – kaikki yhdellä helppokäyttöisellä alustalla.
Oletko valmis kokeilemaan sitä itse?
Vastuuvapauslauseke:
Kaikki tällä sivulla olevat tiedot ovat peräisin julkisesti saatavilla olevista lähteistä, kuten G2, Capterra ja muut ohjelmistoluettelosivustot. Oneflow ei tarkista näiden tietojen tarkkuutta, täydellisyyttä tai ajantasaisuutta. Näin ollen Oneflow ei ota vastuuta sisällön epätarkkuuksista, virheistä tai laiminlyönneistä eikä mistään toimista, jotka on tehty näiden tietojen perusteella. Käyttäjiä kehotetaan tarkistamaan itsenäisesti kaikki tiedot ennen niiden perusteella tehtäviä päätöksiä.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitä sopimusten tarkistusprosessi tarkoittaa?
Yleisesti hyväksytyn sopimusten tarkistusprosessin avulla varmistetaan, että lausekkeet ovat lainmukaisia, avoimia ja riskittömiä. Siihen kuuluu myös tarvittavien muutosten tekeminen ja sen varmistaminen, että sopimus vastaa yrityksen tavoitteita.
Millaisia tekniikoita sopimusten tarkistamisessa käytetään?
Sopimusten tarkastustekniikat voivat olla manuaalisia, jolloin suoritat tarkastuksen itse, tai automatisoituja, jolloin käytät Oneflown kaltaista sopimustarkastustyökalua dokumentin analysoimiseksi nopeasti ja tarkasti.
Mitä on sopimusten tarkastaminen tekoälyllä?
Sopimusten tarkastaminen tekoälyn avulla tarkoittaa, että tekoälyä hyödynnetään sopimusten mahdollisten riskien tunnistamiseen. Oneflow sisältää tekoälytyökaluja, kuten AI Review, AI Insights ja AI Assist, joiden avulla voit skannata sopimuksesi muutamassa sekunnissa, merkitä parannusta vaativat alueet, tarjota oivalluksia ja varmistaa vaatimustenmukaisuuden.
Kuinka kauan sopimuksen tarkistamisen pitäisi kestää?
Sopimuksen tarkasteluun kuluva aika riippuu sen monimutkaisuudesta. Yksinkertaiset sopimukset voivat viedä muutaman tunnin, kun taas monimutkaisemmat sopimukset voivat viedä päiviä tai viikkoja. Oneflown kaltaisten työkalujen käyttäminen voi nopeuttaa sopimusten tarkistusprosessia.
