Opas: Näin allekirjoitat PDF-asiakirjan sähköisesti verkossa

Onko sinulla PDF-asiakirja, joka vaatii oikeudellisesti sitovan sähköisen allekirjoituksen?

Näin allekirjoitat PDF-asiakirjan: Sillä ei ole väliä, onko kyseessä konsultointisopimus, freelance-sopimus, edustamisvaltuus tai johtokunnan kokouksen pöytäkirja, voit allekirjoittaa PDF-asiakirjasi helposti sähköisesti millä tahansa nykyään saatavilla olevista palveluista.

Googlaa vain “allekirjoita PDF-asiakirja” ja saat lähes satatuhatta osumaa.

Kysymys kuuluu: mihin näistä sähköisistä allekirjoituspalveluista voit luottaa? Mikä tekee yhdestä turvallisemman kuin muut?

Ennen kuin siirrymme eteenpäin seuraamaan tätä 90 sekuntia kestävää videota siitä, miten se tehdään, on tärkeää keskustella erilaisista allekirjoituksista ja varsinkin digitaalisen allekirjoituksen ja sähköisen allekirjoituksen välisistä eroista.

Näin allekirjoitat PDF-asiakirjan – step by step

PDF-dokumentin allekirjoittaminen verkossa on helppoa. Tässä on vaiheittainen opas, miten se tehdään:

1. Ensinnäkin luot dokumentin PDF-muodossa, jonka haluat allekirjoittaa. PDF voidaan luoda millä tahansa alustalla, kuten Google Docsilla tai Microsoft Office Wordillä. Luo allekirjoitettava sopimus ja lataa se PDF-tiedostona.
2. Lisää asianmukainen nimi PDF-dokumenttiin, jonka haluat allekirjoittaa, ja tallenna se tietokoneellesi.
3. Valitse tästä yksi kelvollisista sähköisen allekirjoituksen tarjoajista.
4. Vaihtoehtoisesti voit luoda ilmaisen Oneflow-tilin täältä.
5. Kun olet luonut ilmaisen tilisi, saat Oneflow-sähköpostin vahvistaaksesi sähköpostiosoitteesi. Tällä varmistetaan, ettei kukaan rekisteröidy sinun nimelläsi ilman lupaasi.
6. Kun napsautat Oneflow-sähköpostissa olevaa linkkiä, sinun on viimeisteltävä rekisteröintisi täyttämällä vaaditut kentät.
7. Ta-daa! Olet rekisteröitynyt. Nyt sinun on aika allekirjoittaa PDF-dokumentti.
8. Valitse “luo uusi sopimus” ja valitse “PDF-malli”.
9. Lataa mallipohjaan PDF-dokumentti, jonka haluat allekirjoittaa.
10.  Lisää oikeanpuoleiseen paneeliin vastapuolen sähköpostiosoite ja sopimuksesi on valmis lähetettäväksi!
11. Voit kirjoittaa henkilökohtaisen viestin tai lisätä henkilökohtaisen videon sopimukseen suoraan Oneflown alustalla.
12. Kun vastapuoli vastaanottaa, avaa tai allekirjoittaa juuri Oneflown kautta lähettämäsi PDF-sopimuksen, saat automaattisesti ilmoituksen asiasta.
13. Allekirjoita sopimus ja voilà! Olet juuri allekirjoittanut PDF-dokumentin verkossa laillisesti sitovalla sähköisellä allekirjoituksella.
14. Allekirjoitettu sopimus PDF-muodossa on ladattavissa Oneflown automaattisesti lähettämästä sähköpostista sen jälkeen, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sen.

Katso alla oleva video nähdäksesi yllä olevat vaiheet nopeasti.

Ero yksinkertaisen sähköisen allekirjoituksen ja digitaalisen allekirjoituksen välillä

Käsitteitä digitaalinen allekirjoitus ja sähköinen allekirjoitus käytetään vaihtokelposesti, mutta ne ovat oikeastaan ihan eri asioita.

Sähköinen allekirjoitus on sähköistä tietoa, joka on selkeässä yhteydessä sähköiseen viestiin, kuten PDF-asiakirjaan tai verkkosopimukseen, jonka allekirjoittaja halusi allekirjoittaa.

Aivan kuten fyysisessä maailmassa, jossa allekirjoitus voi olla monimuotoinen, sähköiset allekirjoituksetkin voivat olla monimuotoisia. Tiesitkö, että esimerkiksi joissain maissa musteleima katsotaan laillisesti sitovaksi allekirjoitukseksi!

Sähköpostivastausta, jossa toinen osapuoli on kirjoittanut viestiin sanan “Hyväksyn”, voidaan pitää sähköisenä allekirjoituksena. Se on vain erittäin huono sellainen!

Mikä sitten on hyvä sähköinen allekirjoitus? Hyvä sähköinen allekirjoitus on digitaalisella allekirjoituksella toteutettu allekirjoitus!

Digitaalinen allekirjoitus on tapa käyttää edistyksellistä matematiikkaa, jossa hyödynnetään todella suuria alkulukuja, jotta voidaan varmistaa aitous ja alkuperä viestistä, asiakirjasta tai sopimuksesta.

Sähköisten allekirjoitusten tapaan myös digitaaliset allekirjoitukset voidaan tehdä monella eri tavalla. Yleisin tapa on käyttää Private Key Infrastructurea eli PKI:tä.
Lue myös: Perusopas sähköisistä allekirjoituksista ja mikä tekee niistä laillisia?

Digitaaliset allekirjoitukset julkisen avaimen järjestelmää käyttäen

Digitaalisen allekirjoituksen tekemisessä PKI:lla käytetään varmennetta, jonka varmenneviranomainen tai CA on myöntänyt allekirjoittajalle.

Varmentaja on erikoistunut ja luotettava kolmas osapuoli, jonka vastuulla on tarkistaa, että allekirjoittaja on se, jota he sanovat olevansa.

Allekirjoittaja käyttää yksityistä avaintansa varmenteessa asiakirjan allekirjoittamiseen.

Jokainen asiakirjaa katseleva voi myöhemmin käyttää varmenteen julkista avainta varmistaakseen asiakirjan ja varmenteen.

Julkinen avain on julkisesti saatavilla, ja se tarkoittaa, että kuka tahansa voi myöhemmin tarkistaa, kuka asiakirjan on kirjoittanut, ja että asiakirja on muuttumaton.

Tätä yksityisten ja julkisten avainten käyttöä kutsutaan yksityisen avaimen infrastruktuuriksi tai PKI:ksi, ja se on yleisin tapa luoda sähköisiä allekirjoituksia.

Mutta kaikki CA:t eivät ole samanarvoisia. Jotkin varmentajat ovat turvallisempia ja luotettavampia kuin toiset.

Jos allekirjoittajan varmenteen myöntämiseen käytettiin heikkolaatuista varmentajaa, voi olla vaikeuksia varmistaa allekirjoituksen kelvollisuus, tai mikä pahempaa, allekirjoittaja ei ehkä ole se, jota CA:t sanovat olevansa.

Mistä varmistut, että allekirjoituksen varmentaminen on helppoa milläkin alustalla? -Esimerkiksi Adobe Readerissa, kannattaa käyttää vain CA:ita, jotka ovat joko Adoben hyväksymässä luottamusluettelossa (AATL) tai EU:n luottamusluettelossa (EUTL).
EU:n luottamuslistaa säätelee eIDAS.

eIDAS

eIDAS tai sähköiset tunnistautumis-, todennus- ja luottamuspalvelut on EU:n asetus sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisen asioinnin luottamuspalveluista Euroopan sisämarkkinoilla.

eiDAS-asetusten mukaiset korkeimman tason sähköiset allekirjoitukset ja sinetit,  hyväksytty sähköinen allekirjoitus ja hyväksytty sähköinen sinetti edellyttävät hyväksyttyjen varmenteiden käyttöä.

Hyväksytyn varmenteen voi myöntää vain varmenteen myöntäjä (CA), joka on EU:n sertifioima hyväksyttyjen luottamuspalvelujen tarjoaja (Qualified Trusted Service Provider, QTSP). Kaikki QTSP:n myöntämät hyväksytyt varmenteet liitetään automaattisesti osaksi EU:n luottamusluetteloa (EUTL).

Sähköinen sinetti

Sinetti on erityinen sähköisen allekirjoittamisen muoto, jonka avulla lailliset kokonaisuudet, kuten verkossa toimiva sopimusten allekirjoittamispalvelu, voivat allekirjoittaa sopimuksen.

Tällä tavalla he voivat taata asiakirjan alkuperän ja aitouden asiakkailleen tai juridisesti ilmaisten varmistaa “kiistämättömyyden”.

Kysymyksiä huomioitavaksi ennen PDF-asiakirjan allekirjoittamista verkossa

Kuten aiemmin mainitsimme, netissä on monia ilmaisia ​​sähköisen allekirjoituksen työkaluja. Useimmat niistä on sellaisia, joihin voit ladata PDF-tiedoston ja lähettää sen allekirjoitettavaksi digitaalisesti.

Koska tuotevetoinen kasvu eli PLG (product led growth) on monien SaaS-yritysten markkinastrategia, monet kilpailijoistamme, tarjoavat ilmaisia ​​suunnitelmia kuten me Oneflowlla.

Kun se on “ilmainen”, voi mietityttää, onko se laillista vai ei.

Entä jos saavutat allekirjoitettavissa olevien ilmaisten PDF-tiedostojen rajan allekirjoituspalvelussa, ja menetät kaikki allekirjoitetut asiakirjasi, ja joudut maksamaan pääsystä?

Tässä on joitakin seikkoja sen selvittämiseksi, onko ilmainen työkalu laillinen vai ei:

1. Käytä työkaluja vaativimpien yritysasiakkaiden kanssa. Koska silloin heidän täytyy vahvistaa työkalunsa tiukimpien säädösten mukaan
2. Käytä ilmaisia työkaluja rajoituksetta PDF-asiakirjoihin, jotka voit allekirjoittaa tietyn ajan kuluessa. Siten sinun ei tarvitse aloittaa uuden työkalun opettelemista aina uudestaan, jos olet saavuttanut asiakirjojen enimmäismäärän.
3. Valitse Oneflow, koska täytämme molemmat yllä mainitut vaatimukset! Oneflown ilmaisessa versiossa allekirjoitettavien PDF-asiakirjojen enimmäismäärää ei ole rajoitettu. Ja se on täysin laillista ja turvallista, koska ekosysteemimme suojaa sinua ikuisesti yritysasiakkaidemme kautta, kuten Absolut Vodka, Thule, Nobia, Experis Manpower, Systembolaget, muutamia mainitaksemme.

Oneflowlla ekosysteemimme suojelee sinua ikuisesti yritysasiakkaidemme, kuten Absolut Vodkan, Thulen, Nobian, Experis Manpowerin, Systembolagetin, kautta.

Lisäksi, jos aiot allekirjoittaa PDF-dokumenttisi verkossa turvallisilla, luotettavilla allekirjoituksilla, jotka voidaan varmistaa, vaikka palveluntarjoaja katoaisi maan päältä, muista kysyä nämä kysymykset:

• Onko asiakirja sinetöity suojatun digitaalisen allekirjoituksen peukaloinnin varalta?

• Mikä on sinetin laatu ja voidaanko se tarkistaa itsenäisesti?

Monille palveluntarjoajille vastaus molempiin kysymyksiin on “ei”. Syynä on se, että oikeilla elektronisilla sinetillä on hinta. Jokaisesta CA:n myöntämästä digitaalisesta sertifikaatista peritään palveluntarjoajan kustannukset.

Sinetöimme kaikki sopimuksemme

Oneflow tekee yhteistyötä Sovos TrustWeaver -yhtiön kanssa toimittaakseen hyväksytyn sähköisen sinetin kaikkiin sopimuksiimme. Sovos TrustWeaver on QTSP eli elDAS-asetusten mukainen hyväksytty luottamuspalvelujen tarjoaja. Asia, joka voidaan helposti varmentaa tarkastamalla se virallisesta EU:n luottamusluettelosta (EU Trusted List), ja joka käyttää vain hyväksyttyjä varmenteita sopimuksiemme sinetöimiseen.

Sinulle se tarkoittaa sitä, että Oneflow-sopimuksen aitous voidaan hyvin helposti tarkistaa avaamalla se Adobe Readerissa tai muussa sovelluksessa, jonka voi lukea EU:n luottamusluettelosta (EUTL).

Sinetti estää PDF-asiakirjan tarkoituksellisen ja vahingossa tapahtuvan muuttamisen sen allekirjoittamisen jälkeen, mikä tarkoittaa sitä, että sinä ja vastapuolesi voitte olla rauhassa tietäen, että tänään allekirjoittamanne asiakirja pysyy  todistettavasti muuttumattomana nyt ja tulevaisuudessa, vaikka allekirjoituksesta olisi kulunut 20 vuotta.

Onko sinulla muita kysymyksiä?

Huomaa, miten sähköiset sopimukset säästävät aikaa, rahaa ja vaivaa. Näin sinä voit keskittyä siihen, mitä osaat parhaiten.

Tilaa esittely