Opas: Näin allekirjoitat PDF-asiakirjan sähköisesti verkossa

Onko sinulla PDF-asiakirja, joka vaatii oikeudellisesti sitovan sähköisen allekirjoituksen?

Ei ole väliä, onko kyseessä konsultointisopimus, freelance-sopimus, edustusvaltakirja tai johtoryhmän kokouksen pöytäkirja, voit allekirjoittaa PDF-asiakirjasi helposti sähköisesti millä tahansa nykyään saatavilla olevista sähköisen allekirjoittamisen palveluista.

Googlaa vain “allekirjoita PDF-asiakirja” ja saat lähes satatuhatta osumaa!

Kysymys kuuluukin, mihin näistä sähköisistä allekirjoituspalveluista voit luottaa? Mikä tekee yhdestä turvallisemman kuin toisista?

Ennen kuin siirrymme eteenpäin seuraamaan videota siitä, miten se tehdään, on tärkeää keskustella erilaisista allekirjoituksista ja varsinkin digitaalisen allekirjoituksen ja sähköisen allekirjoituksen välisistä eroista.

Näin allekirjoitat PDF-asiakirjan – askel askeleelta

PDF-dokumentin allekirjoittaminen verkossa on helppoa. Tässä vaiheittainen opas, miten se tehdään:

1. Ensinnäkin luot dokumentin, jonka haluat allekirjoittaa, PDF-muodossa. PDF voidaan luoda millä tahansa alustalla, kuten Google Docsilla tai Microsoft Office Wordillä. Luo allekirjoitettava sopimus ja lataa se PDF-tiedostona tietokoneellesi.
2. Lisää asianmukainen nimi allekirjoitusta vaativaan PDF-dokumenttiin.
3. Valitse esimerkiksi tästä yksi kelvollisista sähköisen allekirjoituksen tarjoajista.
4. Vaihtoehtoisesti voit luoda ilmaisen Oneflow-tilin täältä.
5. Kun olet luonut ilmaisen tilisi, saat sähköpostin Oneflowlta vahvistaaksesi sähköpostiosoitteesi. Tällä varmistetaan, ettei kukaan rekisteröidy sinun nimelläsi ilman lupaasi.
6. Kun klikkaat sähköpostissa olevaa linkkiä, sinun on vielä viimeisteltävä rekisteröintisi täyttämällä vaaditut kentät.
7. Ta-daa! Olet nyt rekisteröitynyt Oneflown käyttäjäksi. Nyt sinun on aika allekirjoittaa PDF-dokumentti.
8. Valitse “luo uusi sopimus” ja valitse “PDF-malli”.
9. Lataa PDF-dokumentti, jonka haluat allekirjoittaa.
10. Lisää oikeanpuoleiseen paneeliin vastapuolen sähköpostiosoite ja sopimuksesi on valmis lähetettäväksi!
11. Voit kirjoittaa henkilökohtaisen viestin tai lisätä videon sopimukselle suoraan Oneflown alustalla.
12. Kun vastapuoli vastaanottaa, avaa tai allekirjoittaa Oneflown kautta lähettämäsi PDF-sopimuksen, saat automaattisesti ilmoituksen.
13. Allekirjoita sopimus ja voilà! Näin allekirjoitit PDF-asiakirjan verkossa laillisesti sitovalla sähköisellä allekirjoituksella.
14. Allekirjoitettu sopimus PDF-muodossa on ladattavissa Oneflown automaattisesti lähettämästä sähköpostista sen jälkeen, kun kaikki osapuolet ovat allekirjoittaneet sen.

Katso alla oleva video nähdäksesi läpikäydyt vaiheet nopeasti

Ero yksinkertaisen sähköisen allekirjoituksen ja digitaalisen allekirjoituksen välillä

Käsitteitä digitaalinen allekirjoitus ja sähköinen allekirjoitus käytetään usein synonyymeinä, mutta ne tarkoittavat oikeastaan ihan eri asioita.

Sähköinen allekirjoitus on sähköistä tietoa, joka on selkeässä yhteydessä sähköiseen viestiin, kuten PDF-asiakirjaan tai digitaaliseen sopimukseen, jonka allekirjoittaja haluaa allekirjoittaa.

Aivan kuten fyysisessä maailmassa, jossa allekirjoitus voi olla monimuotoinen, sähköiset allekirjoituksetkin voivat olla monimuotoisia. Tiesitkö, että esimerkiksi joissain maissa musteleima katsotaan laillisesti sitovaksi allekirjoitukseksi?

Sähköpostivastausta, jossa toinen osapuoli on kirjoittanut viestiin sanan “Hyväksyn”, voidaan pitää sähköisenä allekirjoituksena. Se on vain erittäin huono sellainen!

Mikä sitten on hyvä sähköinen allekirjoitus? Hyvä sähköinen allekirjoitus on toteutettu digitaalisella allekirjoituksella.

Digitaalinen allekirjoitus luodaan erilaisilla ohjelmistoilla ja palveluilla, jotka käyttävät erilaisia tekniikoita, kuten sähköistä allekirjoitusvarmennetta, varmistaakseen niiden turvallisuuden ja laillisuuden.

Sähköisten allekirjoitusten tapaan myös digitaaliset allekirjoitukset voidaan tehdä monella eri tavalla. Yleisin tapa on käyttää Private Key Infrastructurea eli PKI:tä.

Digitaaliset allekirjoitukset PKI-järjestelmää käyttäen

PKI mahdollistaa digitaalisten allekirjoitusten luomisen ja varmentamisen, joita voidaan käyttää sähköisten asiakirjojen tai viestien alkuperän ja eheyden todentamiseen. PKI:ssa digitaalisten sertifikaattien luominen ja varmentaminen perustuu luottamusketjuun. Tämä tarkoittaa, että sertifikaatin on oltava peräisin luotettavalta sertifikaattiviranomaiselta (CA).

Sertifikaattiviranomainen on pätevä ja luotettava kolmas osapuoli, jonka vastuulla on tarkistaa, että allekirjoittaja on se, joka hän sanoo olevansa.

Allekirjoittaja käyttää yksityistä avaintansa varmenteessa asiakirjan allekirjoittamiseen.

Jokainen asiakirjaa katseleva voi myöhemmin käyttää varmenteen julkista avainta varmistaakseen asiakirjan ja varmenteen.

Julkinen avain on avoimesti saatavilla, ja se tarkoittaa, että kuka tahansa voi myöhemmin tarkistaa, kuka asiakirjan on kirjoittanut, ja että asiakirja on muuttumaton.

Tätä yksityisten ja julkisten avainten käyttöä kutsutaan yksityisen avaimen infrastruktuuriksi tai PKI:ksi, ja se on yleisin tapa luoda sähköisiä allekirjoituksia.

Mutta kaikki CA:t eivät ole samanarvoisia. Jotkin varmentajat ovat turvallisempia ja luotettavampia kuin toiset.

Jos allekirjoittajan varmenteen myöntämiseen käytettiin heikkolaatuista varmentajaa, voi olla vaikeuksia varmistaa allekirjoituksen kelvollisuus, tai mikä pahempaa, allekirjoittaja ei ehkä ole se, jota CA:t sanoo olevansa.

Miten varmistua, että allekirjoituksen varmentaminen on luotettavaa eri alustoilla? Esimerkiksi Adobe Readerissa, kannattaa käyttää vain CA:ita, jotka ovat joko Adoben hyväksymässä luottamusluettelossa (AATL) tai EU:n luottamusluettelossa (EUTL).
EU:n luottamuslistaa säätelee eIDAS.

eIDAS

eIDAS tai sähköiset tunnistautumis-, todennus- ja luottamuspalvelut on EU:n asetus sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisen asioinnin luottamuspalveluista Euroopan sisämarkkinoilla.

eiDAS-asetusten mukaiset korkeimman tason sähköiset allekirjoitukset ja sinetit, hyväksytty sähköinen allekirjoitus ja hyväksytty sähköinen sinetti edellyttävät hyväksyttyjen varmenteiden käyttöä.

Hyväksytyn varmenteen voi myöntää vain varmenteen myöntäjä (CA), joka on EU:n sertifioima hyväksyttyjen luottamuspalvelujen tarjoaja (Qualified Trusted Service Provider, QTSP). Kaikki QTSP:n myöntämät hyväksytyt varmenteet liitetään automaattisesti osaksi EU:n luottamusluetteloa (EUTL).

Sähköinen sinetti

Sinetti on erityinen sähköisen allekirjoittamisen muoto, jonka avulla lailliset kokonaisuudet, kuten verkossa toimiva sopimusten allekirjoittamispalvelu, voivat allekirjoittaa sopimuksen.

Tällä tavalla he voivat taata asiakirjan alkuperän ja aitouden asiakkailleen tai juridisesti ilmaisten varmistaa “kiistämättömyyden”.

Mitä huomioida ennen PDF-asiakirjan allekirjoittamista verkossa?

Kuten aiemmin mainitsimme, netissä on monia ilmaisia ​​sähköisen allekirjoituksen työkaluja. Useimmat niistä on sellaisia, joihin voit ladata PDF-tiedoston ja lähettää sen allekirjoitettavaksi digitaalisesti.

Koska tuotevetoinen kasvu eli PLG (product led growth) on monien SaaS-yritysten markkinastrategia, monet kilpailijoistamme tarjoavat ilmaisia ​​palveluita kuten me Oneflowlla.

Kun jokin on “ilmaista”, voi mietityttää, onko se silloin laillista vai ei.

Entä jos saavutat allekirjoitettavissa olevien ilmaisten PDF-tiedostojen rajan allekirjoituspalvelussa, ja menetät kaikki allekirjoitetut asiakirjasi, ja joudut maksamaan päästäksesi taas sisään palveluun?

Tässä on joitakin huomioitavia seikkoja sen selvittämiseksi, onko ilmainen työkalu laillinen vai ei:

1. Käytä työkaluja vaativimpien yritysasiakkaidesi kanssa, koska silloin heidän täytyy vahvistaa työkalunsa tiukimpien säädösten mukaan
2. Käytä ilmaisia työkaluja rajoituksetta PDF-asiakirjoihin, jotka voit allekirjoittaa tietyn ajan kuluessa. Siten sinun ei tarvitse aloittaa uuden työkalun käytön opettelemista aina uudestaan, kun saavutat allekirjoitettavien asiakirjojen enimmäismäärän.
3. Valitse Oneflow, koska täytämme molemmat yllä mainitut vaatimukset! Oneflown ilmaisessa versiossa allekirjoitettavien PDF-asiakirjojen enimmäismäärää ei ole rajoitettu. Samalla se on täysin laillista ja turvallista, koska tietosuojamme on turvanasi. Tutustu asiakkaidemme, kuten LähiTaksin, Systembolagetin tai Manpowerin, tarinoihin täällä.

Lisäksi, jos aiot allekirjoittaa PDF-dokumenttisi verkossa turvallisilla, luotettavilla allekirjoituksilla, jotka voidaan varmistaa, vaikka palveluntarjoaja katoaisi maan päältä, muista kysyä nämä kysymykset:

• Onko asiakirja sinetöity suojatun digitaalisen allekirjoituksen peukaloinnin varalta?

• Mikä on sinetin laatu ja voidaanko se tarkistaa itsenäisesti?

Monille palveluntarjoajille vastaus molempiin kysymyksiin on “ei”. Syynä on se, että oikealla elektronisella sinetillä on hinta. Jokaisesta CA:n myöntämästä digitaalisesta sertifikaatista peritään palveluntarjoajan kustannukset.

Sinetöimme kaikki sopimuksemme

Oneflow tekee yhteistyötä Sovos TrustWeaver -yhtiön kanssa toimittaakseen hyväksytyn sähköisen sinetin kaikkiin sopimuksiimme. Sovos TrustWeaver on QTSP eli elDAS-asetusten mukainen hyväksytty luottamuspalvelujen tarjoaja, joka käyttää vain hyväksyttyjä varmenteita sopimuksiemme sinetöimiseen. Tämän voi helposti varmentaa tarkastamalla se virallisesta EU:n luottamusluettelosta.

Sinulle se tarkoittaa sitä, että Oneflow-sopimuksen aitous voidaan hyvin helposti tarkistaa avaamalla se Adobe Readerissa tai muussa sovelluksessa, jonka voi lukea EU:n luottamusluettelosta (EUTL).

Sinetti estää PDF-asiakirjan tarkoituksellisen ja vahingossa tapahtuvan muuttamisen sen allekirjoittamisen jälkeen, mikä tarkoittaa, että sinä ja vastapuolesi voitte olla rauhassa tietäen, että tänään allekirjoittamanne asiakirja pysyy todistettavasti muuttumattomana nyt ja tulevaisuudessa, vaikka allekirjoituksesta olisi kulunut vuosikymmeniä.

Onko sinulla muita kysymyksiä?

Löydä digitaalisten sopimusten taika ja säästä aikaa, vaivaa ja rahaa. Näin sinä voit keskittyä siihen, mitä osaat parhaiten.

Tilaa esittely