Nykypäivän nopeatempoisessa työelämässä sopimusten hallinnointi voi olla aikaa vievä ja monimutkainen tehtävä, jossa asiat voivat mennä nopeasti sekaisin. Tietojen poimimisesta aina sopimusten analysointiin, sopimushallinta vaatii merkittäviä resursseja ja tarkkaa silmää yksityiskohtien huomioimiseksi. Tekoäly sopimusten hallinnassa on kuitenkin loistava keino tavoitella tehokkaampaa, tarkempaa ja sääntöjenmukaisempaa sopimusprosessia.
Tässä artikkelissa käsitellään seuraavia parhaita käytäntöjä:
- Paras käytäntö #1: Määrittele selkeät tavoitteet tekoälyn käytölle sopimusten hallinnassa
- Paras käytäntö #2: Varmista tietojen laatu
- Paras käytäntö #3: Pyydä neuvoja asiantuntijalta
- Paras käytäntö #4: Pidä silmällä, miten tekoäly toimii
- Paras käytäntö #5: Varmista avoimuus ja sääntöjen noudattaminen
Mutta ennen kaikkea tätä…
Mitä tekoäly on?
Tekoälyllä eli AI:llä tarkoitetaan erilaisia tietokoneohjelmia ja ohjelmistoja, jotka pystyvät tekemään tehtäviä, joiden suorittaminen normaalisti vaatisi ihmisen älykkyyttä. Tekoälyohjelmistot on ohjelmoitu loogisilla algoritmeilla, jotka antavat niille kyvyn “ajatella” ja toimia asianmukaisesti.
Tekoäly on ollut olemassa jo jonkin aikaa, mutta vasta ChatGPT:n käynnistäminen vuoden 2022 lopulla johti sen todelliseen läpimurtoon. Olemme luultavasti kaikki jo käyneet ainakin muutaman kerran ChatGPT:ssä. Piditpä sitä sitten kiehtovana tai hieman pelottavana, voimme kaikki olla yhtä mieltä siitä, että olemme vasta raapaisemassa pintaa sen osalta, mitä tekoäly voi tehdä – erityisesti sopimusten hallinnassa.
Pidemmittä puheitta…
Paras käytäntö #1: Määrittele selkeät tavoitteet tekoälyn käytölle sopimusten hallinnassa
Jotta voit valjastaa tekoälyn sopimusten hallinnassa, sinun tulee määritellä selkeät tavoitteet. Tavoitteiden olisi oltava täsmällisiä, mitattavia, saavutettavissa olevia, merkityksellisiä ja ajallisesti rajattuja. Näin varmistetaan, että tekoälyjärjestelmä suunnitellaan sopimushallintaprosessin erityistarpeisiin sopivaksi.
Tavoitteita voisivat olla esimerkiksi sopimusten hallinnointiin tarvittavan ajan ja työmäärän vähentäminen, sopimusanalyysien tarkkuuden parantaminen ja sopimusten näkyvyyden lisääminen trendien, riskien ja mahdollisuuksien tunnistamiseksi.
Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi organisaatioiden olisi laadittava selkeä etenemissuunnitelma tekoälyn käyttöönottoa varten sopimusten hallinnassa. Tähän etenemissuunnitelmaan olisi sisällyttävä keskeisten sidosryhmien tunnistaminen, hankkeen välitavoitteiden asettaminen ja tiedonhallintakehyksen kehittäminen. Määrittelemällä selkeät tavoitteet ja laatimalla etenemissuunnitelman tekoälyn käyttöönottoa varten organisaatiot voivat varmistaa, että tekoälyjärjestelmä on linjassa niiden liiketoimintatavoitteiden kanssa ja että se pystyy tuottamaan mitattavissa olevia tuloksia.
Tekoäly sopimusten hallinnassa; paras käytäntö #2: Varmista tietojen laatu
Tietojen laatu on ratkaisevan tärkeää, jotta tekoälyn käyttöönotto sopimushallinnassa onnistuu. Tekoälyjärjestelmän kouluttamiseen käytettävien tietojen on oltava puhtaita, tarkkoja ja luotettavia. On tärkeää luoda tiedonhallintakehys, jolla varmistetaan, että tiedot kerätään, tallennetaan ja niitä ylläpidetään asianmukaisesti. Tähän kehykseen olisi sisällyttävä tietojen laadun tarkastuksia, tietojen puhdistusprosesseja ja tietoturvatoimenpiteitä.
Tietojen laadun varmistamiseksi organisaatioiden tulisi tehdä perusteellinen tietojen tarkastus, jotta kaikki tietojen laatuun liittyvät ongelmat voidaan tunnistaa. Tarkastuksessa olisi tarkasteltava tietolähteitä, tietomuotoja ja tietojen eheyttä. Kun tietojen laatuun liittyvät ongelmat on tunnistettu, organisaatioiden olisi laadittava suunnitelma näiden ongelmien ratkaisemiseksi. Suunnitelmaan olisi sisällyttävä tietojen puhdistusprosesseja, tietojen laatutarkastuksia ja tietoturvatoimenpiteitä.
Lue myös: Tekoälyavustin AI Assist
Paras käytäntö #3: Pyydä neuvoja asiantuntijalta
Yhteistyö tekoälyn ja sopimusten hallinnan asiantuntijoiden kanssa voi auttaa organisaatioita saamaan arvokasta tietoa uusimmista teknologioista, työkaluista ja parhaista käytännöistä. Asiantuntijat voivat myös antaa ohjeita siitä, miten tekoäly voidaan integroida tehokkaasti sopimushallintaprosessiin. Yhteistyö voi tapahtua monessa muodossa, kuten työpajoissa, seminaareissa ja konferensseissa.
Organisaatioiden tulisi myös harkita yhteistyötä sellaisten tekoälytoimittajien kanssa, joilla on kokemusta sopimusten hallinnasta. Nämä toimittajat voivat tarjota valmiita tekoälymalleja ja sopimustenhallintaratkaisuja sekä teknistä tukea ja koulutusta. Tekoälyn ja sopimusten hallinnan asiantuntijoiden kanssa tekemällä yhteistyötä organisaatiot voivat pysyä ajan tasalla uusimmista teknologioista ja parhaista käytännöistä ja varmistaa, että niiden tekoälyjärjestelmä on optimoitu sopimusten hallintaa varten.
Paras käytäntö #4: Pidä silmällä, miten tekoäly toimii
Tekoälyjärjestelmät edellyttävät jatkuvaa seurantaa ja arviointia, jotta voidaan varmistaa niiden tehokas toiminta. Järjestelmän suorituskykymittareiden säännöllinen tarkastelu voi auttaa tunnistamaan parannus- ja optimointialueita. Säännöllinen testaus ja arviointi voi auttaa organisaatioita tekemään tietoon perustuvia päätöksiä tekoälyn käytöstä sopimusten hallinnassa.
Tekoälyjärjestelmän jatkuvaa seurantaa ja arviointia varten organisaatioiden olisi luotava systeemi palautteen keräykseen. Tähän tulisi sisältyä säännöllisiä suorituskyvyn arviointeja, käyttäjäpalautteita ja järjestelmätarkastuksia. Organisaatioiden olisi myös laadittava selkeät mittarit tekoälyjärjestelmän tehokkuuden mittaamiseksi. Tällaisia mittareita voisivat olla esimerkiksi sopimusten hallintaan tarvittava aika ja työmäärä, sopimusanalyysin tarkkuus sekä riskien ja mahdollisuuksien tunnistaminen.
Lue myös: Miten tekoäly voi lisätä myyntiäsi: Opas vuodelle 2024*
Paras käytäntö #5: Varmista avoimuus ja sääntöjen noudattaminen
Tekoälyjärjestelmien olisi oltava avoimia päätöksentekoprosesseissaan ja noudatettava oikeudellisia ja eettisiä normeja. Tähän sisältyy sen varmistaminen, että tietosuoja- ja turvallisuusstandardit täyttyvät, ja että tekoälyjärjestelmä ei ole puolueellinen tai syrjivä.
Läpinäkyvyys on ratkaisevan tärkeää luottamuksen rakentamiseksi tekoälyjärjestelmiin. Organisaatioiden olisi varmistettava, että tekoälyjärjestelmän päätöksentekoprosessit ovat läpinäkyviä ja selitettävissä. Tämä tarkoittaa, että järjestelmän pitäisi pystyä antamaan selkeät kuvaukset tekemistään päätöksistä. Tämä voi auttaa käyttäjiä ymmärtämään, miten järjestelmä toimii, ja tekemään dataan perustuvia päätöksiä sen käytöstä.
Avoimuuden lisäksi myös vaatimustenmukaisuus on tärkeää. On keskeistä laatia selkeät ohjeet tekoälyn käytölle sopimusten hallinnassa ja varmistaa, että näitä ohjeita noudatetaan.
Vaatimusten noudattamisen varmistamiseksi organisaatioiden olisi tehtävä tekoälyjärjestelmälle säännöllisiä tarkastuksia. Näihin tarkastuksiin olisi sisällyttävä järjestelmän syötettyjen tietojen, päätöksentekoprosessien ja tuotosten tarkastelu. Niiden tulisi myös varmistaa, että tekoälyjärjestelmä on linjassa oikeudellisten ja eettisten normien, kuten tietosuojasäännösten ja syrjinnän vastaisten lakien kanssa, mikä tekee tästä tekoälyn sopimushallinnassa sovellettavasta tekoälystä loistavan parhaan käytännön.
Lue myös: Korvaako tekoäly työni?
Keskeiset johtopäätökset
Tekoälyllä on mahdollisuus mullistaa sopimusten hallinta optimoimalla tehokkuus, tarkkuus ja vaatimustenmukaisuus. Seuraamalla tässä artikkelissa esitettyjä parhaita käytäntöjä organisaatiot voivat varmistaa, että niiden tekoälyjärjestelmä on linjassa liiketoimintatavoitteiden kanssa ja optimoitu sopimusten hallintaa varten. Selkeiden tavoitteiden määrittelystä avoimuuden ja vaatimustenmukaisuuden varmistamiseen nämä parhaat käytännöt voivat auttaa organisaatioita saavuttamaan kilpailuetua nykypäivän liiketoimintaympäristössä. Nämä ovat vain viisi tekoälyn parhaista käytännöistä sopimusten hallinnassa, jotta pääset alkuun.
