Skip to content

Länsförsäkringar Älvsborg

Korkeimmat turvallisuus- ja käytettävyysvaatimukset täyttyvät

Sähköinen henkilötunnus

Turvallisempi

50%

Vähemmän kulutettua aikaa hallinnointitehtäviin

100%

Hallinta

”Oneflow on turvallinen ja todella helppo käyttää. Se vain toimii ja säästää niin paljon aikaa. Mutta mikä tärkeintä, luotamme Oneflow-järjestelmään asiakirjojemme käsittelyssä, sillä se täyttää korkeat turvallisuusvaatimuksemme”, Tobias Törnqvist sanoo.

Tobias on henkilöstöasiantuntija Länsförsäkringar Älvsborgissa, joka on yhden Ruotsin suurimman vakuutusyhtiön, Länsförsäkringarin, aluekonttori. Hän vastaa työsopimuksista ja työlainsäädännöstä.

Työsopimusten manuaalinen hallinta tuskallista

Sopimusten hallinta oli aiemmin erittäin vaativaa HR-tiimille, sillä he tekivät kaiken käsin. Työ vei paljon aikaa ja virheitä tapahtui usein. Hukkaan heitettyä aikaa.

Useita vuosia sitten Tobias etsi parempaa ratkaisua, mutta tuloksetta. Teknologia oli olemassa B2B-liiketoiminnalle, mutta allekirjoittaminen e-tunnisteella (Sähköinen tunnistus) ja palvelun sovittaminen HR:lle oli harvinaista. Tobiaksen täytyi luoda ja muokata sopimuksia manuaalisesti ja lähettää ne sitten postitse.

“On pakko olla jokin toinen keino.”

Yhtenä päivänä Tobias joutui luomaan saman sopimuksen uudelleen ja tulostamaan ja postittamaan sen jo kolmatta kertaa muutamien pienten virheiden vuoksi. Hän sai tarpeekseen.

Muokkausten tekeminen oli hyödytöntä ja tylsää. Se ei kuitenkaan ollut ongelmista suurin. Se antoi ehdokkaille ja työntekijöille hitaan ja huonon kuvan rekrytointiprosessista. Puhumattakaan hukkaan menneistä päivistä.

Asiakirjojen lähettäminen edestakaisin postitse viivästytti sopimusten tekemistä.

Oneflow käyttöön

Tobiaksella oli useampi kriteeri mielessään ennen Oneflown valitsemista. 

  • Sovellusalustan oli oltava helppokäyttöinen
  • Visuaalisesti houkutteleva hakijan näkökulmasta
  • Integraatio olemassa olevien HR-järjestelmien kanssa
  • Hyvä hinta-laatusuhde
  • Alustan oli täytettävä turvallisuusprotokollat

Ottaen nämä kriteerit huomioon ja arvioituaan huolellisesti markkinoiden merkittävimmät toimijat Länsförsäkringar Älvsborg valitsi Oneflown.

”Tärkein syy sille, miksi valitsimme Oneflown, on se, että se on visuaalisesti houkutteleva ja intuitiivinen, erityisesti vastaanottajan näkökulmasta. Tämä on tärkeää, koska se edustaa imagoamme ja vaikuttaa hakijoiden kokemukseen! Sillä on helppo luoda malleja ja järjestää sopimuksia, mikä on iso plussa. Koska tallennustila sisältyy, meidän ei myöskään tarvitse pohtia, miten sopimukset tulisi arkistoida oikein turvallisuuden kannalta. Oneflow on erinomainen täydennys HR-järjestelmäämme. Oneflow-yhteyshenkilömme oli myös todella avulias, ja hän teki valinnan entistä helpommaksi”, Tobias kertoo.

Tee ihmeitä

Poista sopimusprosessin kitka ja saavuta flow. Lähetä ja allekirjoita sopimuksia rajattomasti loppuelämäsi ajan.

Turvallisuus on kaiken A ja O

Länsförsäkringar Älvsborgilla oli korkeat turvallisuusvaatimukset. Palvelimella oli oltava tietty sijainti, järjestelmäkäytäntöjen oli oltava avoimia ja dokumentoituja, varmuuskopioita oli tehtävä säännöllisesti ja lisäksi piti pystyä seuraamaan sopimusten muutoslokia ja varmentamaan allekirjoitus riippumattomasti.

“Rehellisesti sanoen, ellei Oneflow olisi täyttänyt näitä vaatimuksia, emme olisi voineet valita Oneflowta ollenkaan. Se oli välttämätöntä”, Tobias sanoi.

Nopea, turvallinen ja vakaa

Nykyään Tobias käyttää Oneflowta kaikkien työntekijöiden kanssa tehtyjen työsopimusten, salassapitosopimusten ja muiden sitovien sopimusten käsittelyssä. Oneflow on itsestäänselvyys. Tobias uskoo, että henkinen este on ainoa asia, joka todella estää muitakin käyttämästä digitaalisia sopimuksia.

”Ihmiset kysyvät usein, onko tärkeiden asiakirjojen tallentaminen pilveen todella turvallista? Onko digitaalinen allekirjoitus oikeudellisesti sitova? Ruotsin hallitus käyttää nykyään digitaalisia allekirjoituksia. Se, että turvallisuuteen suhtaudutaan yhä epävarmuudella, johtuu vain siitä, että emme ole tottuneet ajatukseen. On vain ajan kysymys, ennen kuin kaikki henkilöstöhallinnossa työskentelevät löytävät digitaalisen flow’n”, Tobias summaa.

Aiheeseen liittyvä artikkelit

PDF-sopimus on kuollut. Eläköön e-sopimukset.

Perusopas sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, mikä tekee niistä laillisesti sitovia