Qu’il s’agisse de contrats juridiques, de documents financiers ou de formulaires administratifs, les signatures électroniques sont synonymes de rapidité, de commodité et d’efficacité. Pourtant, de temps à autre, on peut entendre quelqu’un poser la question : Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ? Bien que la numérisation touche de plus en plus de domaines, de nombreuses personnes doutent que les signatures électroniques soient aussi légitimes que les signatures à l’encre traditionnelles.
Si vous ne savez pas ce qui rend les signatures électroniques juridiquement contraignantes, cet article est fait pour vous. Il explore les faits essentiels concernant la légalité des signatures électroniques, les réglementations qui les régissent et ce que les entreprises et les particuliers doivent savoir pour garantir la conformité.
Une signature électronique est-elle juridiquement contraignante ?
Une signature électronique peut avoir le même poids et le même effet juridique qu’un document papier traditionnel signé au stylo et à l’encre. Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes dans trente pays européens, aux États-Unis et dans la grande majorité des pays du monde. Leur statut juridique dépend de la preuve de la présence des trois éléments énumérés ci-dessous.
#1 Qui a signé ?
L’identité du signataire doit être vérifiable. Il doit être majeur, sain d’esprit et en mesure d’assumer les implications du contrat.
La vérification de l’identité peut se faire de différentes manières, par exemple par SMS, par courrier électronique ou par carte d’identité électronique (par exemple, BankID en Suède). Plus le contrôle de l’identité est strict, plus la méthode est sûre.
#2 Qu’est-ce qui a été signé ?
Il s’agit du statut juridique du contenu du document et de l’intention des parties d’y adhérer.
Si un contrat est modifié avant que toutes les parties ne le signent, la nouvelle formulation devient la nouvelle offre de contrat. Si plusieurs parties sont invitées à signer le document, le contrat n’est signé que lorsque toutes les parties ont apposé leur signature, s’accordant ainsi sur le contenu commun.
#3 Le document a-t-il été modifié ou altéré après la signature ?
Le dernier élément qui détermine le statut juridique d’un document signé électroniquement est son intégrité après la signature. Cela signifie qu’une fois que les parties ont signé le document, celui-ci reste intact.
Une signature électronique basée sur l’ICP implique le hachage du document et sa signature à l’aide d’une paire de clés de cryptage asymétriques. La valeur de hachage est unique et sert d’empreinte digitale au document.
Même une légère modification du document, par exemple le changement d’une virgule, d’un point ou d’un espace, crée une valeur de hachagecomplètement différente, révélant ainsi un changement.
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes ? Réglementation des signatures électroniques
Les signatures électroniques sont-elles juridiquement contraignantes aux États-Unis ? D’une manière générale, oui. Elles sont régies par deux lois essentielles :
- ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) – Loi fédérale de 2000 : elle couvre les signatures électroniques dans le commerce interétatique et mondial et accorde aux signatures électroniques le même statut qu’aux signatures manuscrites.
- UETA (Uniform Electronic Transactions Act) : Elle fournit une structure juridique pour les signatures électroniques ; parallèlement à la loi ESIGN, elle garantit la validité des transactions électroniques.
Dans l’Union européenne, les signatures électroniques sont régies par le règlement eIDAS (electronic IDentification, Authentication and trust Services), qui établit un cadre normalisé pour l’identification numérique et les services de confiance dans tous les États membres de l’UE.
Types de signatures électroniques
Il existe différents types ou niveaux de signatures électroniques :
- SES (Simple Electronic Signature) : Le type de signature électronique le plus basique, utilisé pour indiquer l’intention d’une personne de signer un document numériquement.
- AdES (Advanced Electronic Signature) : Il s’agit d’une forme de signature électronique plus forte et plus sûre. Elle garantit une meilleure vérification de l’identité, en utilisant des méthodes telles que l’identification numérique, l’authentification à deux facteurs ou la vérification biométrique. La signature doit être générée à l’aide d’une technologie contrôlée par le signataire.
- QES (Qualified Electronic Signature) : Le niveau le plus élevé et le plus sûr de signature électronique, offrant la même valeur juridique qu’une signature manuscrite. Elle repose sur les principes de la signature électronique avancée, mais comporte des exigences supplémentaires en matière de vérification de l’identité et de certification. L’identité du signataire doit être vérifiée par une autorité accréditée (par exemple, en personne ou par le biais d’un processus d’identification vidéo sécurisé). La signature numérique est étayée par un certificat qualifié stocké sur un dispositif sécurisé.
Lire aussi : Comment créer une signature manuscrite en ligne ?
Dans quels pays les cadres du RGPD et de l’eIDAS sont-ils applicables ?
Les réglementations RGPD et eIDAS s’appliquent à toutes les entreprises basées dans l’UE, en Norvège, en Islande, au Liechtenstein et au Royaume-Uni, ainsi qu’aux entreprises qui font des affaires dans ces pays.
Par exemple, une entreprise basée au Texas, mais qui fait des affaires en Norvège, doit toujours protéger les données de ses clients conformément aux lois sur les signatures électroniques telles que le RGPD et l’eIDAS. Les signatures électroniques doivent être réalisées et vérifiées conformément aux normes européennes.
Dans les pays qui ne sont pas liés par le RGPD et l’eIDAS, mais qui utilisent ces lois comme bases pour leur propre législation, ce n’est pas tout à fait aussi clair. À l’instar de l’UE, certains pays appliquent leurs lois aux données de leurs citoyens, même lorsqu’elles sont traitées à l’étranger. Veillez à vérifier les lois locales avant de prendre toute décision importante concernant le traitement de vos signatures électorales.
Lire aussi : Une signature électronique est-elle juridiquement contraignante au Canada ?
Signer avec des signatures électroniques juridiquement contraignantes
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Comment vérifier l’authenticité d’une signature électronique ?
Lorsque vous apposez une signature sous forme électronique sur un document, assurez-vous que votre signature est vérifiable de manière indépendante.
Voici comment vérifier que vous avez signé le document avec vos signatures électroniques valides :
- Utilisez Adobe Reader pour ouvrir le document sur lequel vous avez apposé votre signature électronique.
- Regardez en haut et voyez si vous trouvez l’une de ces options.
- Option A: votre document ne comporte aucune signature, bien que votre service de signature électronique ait identifié les signataires.
- Option B: le document est vérifié avec la signature et les signataires également. Toutefois, la vérification de la signature sera difficile sans un service de signature électronique.
- Option C : il s’agit de la meilleure option, car votre signature est vérifiée en tant que signature électronique qualifiée. C’est la forme de signature électronique la plus sûre que vous puissiez avoir aujourd’hui.
Lire aussi : Comment signer un PDF en ligne gratuitement ?
9 questions à poser avant d’acheter un logiciel de signature électronique
Si vous voulez vous assurer que tous vos documents numériques (et les signatures qu’ils portent) sont juridiquement contraignants, vous avez besoin d’un logiciel de signature électronique. Voici quelques questions que vous devriez poser au fournisseur de services avant de choisir une option :
- Où se trouve le centre de données de votre fournisseur de signature électronique et où vos données personnelles seront-elles traitées ?
- Votre fournisseur de signature électronique prend-il en charge le règlement eIDAS en ce qui concerne le processus de signature et de transactions électroniques ?
- Quelles sont les mesures de sécurité techniques et organisationnelles utilisées pour protéger les données à caractère personnel dans l’application ou le processus ?
- Votre fournisseur de signature électronique a-t-il une politique en matière de sécurité de l’information, de gestion des risques et des incidents ?
- Votre fournisseur de signature électronique peut-il fournir des références de clients dans des secteurs d’activité similaires au vôtre qui ont mis en œuvre sa solution ?
- Votre fournisseur de signature électronique prend-il en charge la signature électronique d’identité ? Si oui, comment cela fonctionne-t-il et cela coûte-t-il des frais supplémentaires en plus de l’abonnement ?
- Comment votre fournisseur de signature électronique prend-il en charge les processus de pré-signature et de post-signature ?
- Quelles intégrations votre fournisseur de signature électronique prend-il en charge de manière native ?
- Comment leur organisation de support est-elle structurée en termes de processus, de temps de réponse et d’heures d’ouverture ?
Oneflow : Votre solution de signature électronique
La majorité des fournisseurs de signature électronique offrent une solution « analogique » au flux de travail manuel des contrats. Ils transforment le papier en PDF et laissent les utilisateurs signer un document statique. Le problème ? Les utilisateurs ne peuvent modifier le contenu du PDF.
Contrairement à de nombreuses plateformes d’e-signature qui se concentrent uniquement sur la signature de documents, Oneflow offre un système de gestion de contrat holistique. Il vous permet de créer des contrats véritablement interactifs, autorisant la collaboration et les modifications en temps réel. L’outil numérise l’ensemble du processus contractuel – de la création et de la négociation à la signature et à la gestion post-signature – offrant une alternative convaincante pour les entreprises à la recherche d’une solution plus intégrée et plus dynamique.
Voici quelques fonctions d’automatisation utiles de Oneflow :
- Rédaction et révision de contrats assistées par l’IA : Oneflow utilise l’intelligence artificielle pour accélérer la création et la révision des contrats, en identifiant les risques potentiels et en garantissant la conformité avec les normes légales et réglementaires.
- Création de contrats à partir de modèles : L’outil permet aux utilisateurs de générer rapidement des contrats numériques à l’aide de modèles personnalisables, au lieu de repartir de zéro pour chaque nouvel accord.
- Suivi et analyse des contrats : La plateforme surveille les indicateurs clés, tels que les consultations et les signatures de contrats.
- Stockage centralisé des documents : Oneflow conserve les contrats dans une archive centralisée pour faciliter la récupération et la gestion, avec des flux de travail automatisés pour gérer les contrats obsolètes ou rejetés en conformité avec des réglementations telles que le RGPD.
- Intégration avec les systèmes CRM : La plateforme se connecte à des plateformes telles que HubSpot, Salesforce et Dynamics 365, vous permettant de créer des flux de travail contractuels automatisés et de les aligner sur les processus de vente existants.
- Flux de travail et notifications automatisés : L’outil prend en charge la création de flux d’approbation automatisés et de notifications personnalisables, garantissant des actions opportunes et le respect des étapes du contrat.
Si vous souhaitez rationaliser vos processus de vente, d’embauche ou d’achat avec des fonctionnalités qui vont au-delà de la création de signatures électroniques, Oneflow est la plateforme qu’il vous faut.
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Lire aussi : 16 raisons de commencer la signature électronique et les contrats électroniques
Comment signer un contrat dans Oneflow
Une fois qu’un contrat dans Oneflow a été signé dans le processus de contrat numérique de Oneflow par tous les signataires, Oneflow ajoute des informations supplémentaires de sécurité et de validité à la liasse du contrat. Ensuite, la liasse est scellée avec un sceau électronique qualifié.
Le sceau empêche les modifications intentionnelles et accidentelles du document après sa signature, ce qui signifie que vous et vos contreparties pouvez être sûrs que ce que vous avez signé aujourd’hui restera inchangé de manière vérifiable aujourd’hui et dans le futur, même si c’est dans 20 ans.
Les points clés à retenir
Les signatures électroniques sont devenues un élément essentiel des transactions commerciales modernes, offrant commodité, efficacité et sécurité. Si leur légalité est bien établie dans de nombreuses juridictions grâce à des lois telles que l’ESIGN Act (États-Unis) et l’eIDAS (Union européenne), la conformité dépend du respect d’exigences spécifiques, telles que l’authentification, le consentement et l’intégrité du document.
En choisissant Oneflow, notre logiciel de gestion des contrats, qui est conforme à toutes les réglementations pertinentes, vous pouvez signer des documents électroniquement, en vous assurant qu’ils sont valides, exécutoires et protégés contre les litiges. Notre plateforme est plus qu’un simple outil de signature électronique. Elle prend en charge l’ensemble de votre flux de travail contractuel, en l’automatisant du début à la fin.
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