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Previa

20 jours plus tard : des clients plus satisfaits, un personnel plus satisfait

1000+

Contrats numériques par an

20 jours

Pour ressentir la fluidité

8x

D’offres plus rapides

La digitalisation transforme notre façon de travailler

Un jour, nous avons reçu un e-mail d’Ingrid Dilot, responsable des ventes chez Previa, une entreprise qui propose des solutions de bien-être en entreprise en Suède.

C’était marqué : « Waouh, Oneflow, merci pour cette fantastique révolution numérique ! »

C’est à ce moment-là que nous avons su que Previa faisait des merveilles sur la plus grande île de Suède, Gotland !

« Notre équipe de Gotland traite plus de 1000 contrats chaque année. Pendant des années, lorsqu’un client potentiel nous contactait, l’équipe recueillait de nombreuses informations par téléphone pour lui préparer un contrat. Le contrat était d’abord créé sous Word, enregistré au format PDF, qui était ensuite joint dans un e-mail envoyé au client. Nous demandions également au client d’imprimer, de signer, de scanner le contrat et de nous le renvoyer. Et puis nous suivions la même procédure : on envoyait le contrat signé au client et on enregistrait une copie dans nos archives », explique Ingrid avec un soupir.

« Aujourd’hui, nous pouvons parcourir l’intégralité du flux de contrat du début à la fin en quelques clics. »

Effet « wouah » après 20 jours

Voir la digitalisation transformer la façon dont l’équipe de Gotland travaillait était génial. Mais ce qui a rendu le projet encore plus génial, c’est qu’ils ont ressenti la magie du flux 20 jours seulement après avoir choisi Oneflow.

Ingrid note que le plus grand obstacle qu’ils ont dû surmonter après avoir pris la décision était une barrière mentale. L’illusion que la tâche à accomplir semblait trop colossale à gérer.

« En réalité, la première formation dispensée par l‘équipe de Customer Success de Oneflow n’a duré qu’une heure. Et même cela a été fait en ligne. Ensuite, nous avons passé un peu de temps à créer notre modèle de contrat, ce qui a été facilité par notre success manager, Olivia Grim, car elle a prétéléchargé notre image de marque et notre contenu dans le modèle pour nous. Tout ce que nous avons fait était de l’examiner et de l’approuver », explique Ingrid.

« Après avoir utilisé Oneflow pendant quelques semaines, la magie s’est installée. »

« Les avantages de la digitalisation vont au-delà des économies de temps et d’argent. Nous facilitons la signature pour nos clients, le cycle de vente est réduit, et la trésorerie circule plus rapidement dans l’entreprise. Et cela crée un environnement de travail plus satisfaisant pour l’équipe. »

Ingrid Dilot

Responsable des ventes

Sans friction : des offres plus rapides

Étonnamment, le temps et le coût ne sont pas les plus grands avantages. L’argent économisé sur le papier, les enveloppes, les frais de port, etc. est formidable. Mais pour Ingrid, la magie est un flux de contrat sans friction du début à la fin.

« Chaque étape que vous devez franchir pour terminer un travail est un véritable “moment “. Décrocher le téléphone, imprimer le contrat, obtenir la copie imprimée de l’imprimante, numériser le contrat, etc., sont tous des moments qui causent des retards et une paralysie dans chaque transaction », précise Ingrid.

« Les avantages de la digitalisation vont au-delà des économies de temps et d’argent. Nous facilitons la signature pour nos clients, le cycle de vente est réduit, et la trésorerie circule plus rapidement dans l’entreprise. Et cela crée un environnement de travail plus satisfaisant pour l’équipe. »

Le flux est le catalyseur de la digitalisation

Avec Oneflow, la digitalisation de Previa ne fait que commencer. Ingrid présente souvent Oneflow comme un exemple des projets de transformation numérique de Previa aux équipes internes. Cela permet d’accélérer la digitalisation dans l’ensemble de l’entreprise.

Elle se sent inspirée. Elle réfléchit déjà à d’autres projets d’automatisation rendus possibles grâce à Oneflow. Par exemple, l’envoi automatique d’un e-mail de bienvenue aux clients après la signature d’un contrat.

Étant donné que Oneflow convertit les données contractuelles de données non structurées en données structurées, Previa peut désormais exploiter ses données pour automatiser ou déclencher des flux de travail successifs dans leurs systèmes existants.

Lorsqu’on lui demande quel est son conseil aux autres entreprises qui hésitent encore à investir dans un projet de digitalisation comme Oneflow à cause de la barrière psychologique, Ingrid répond :

« Faites-le, c’est tout. Parce que c’est un investissement qui vaut vraiment le coup. »

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