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Proformea

Faciliter la gestion et signature de contrats grâce à l’intégration native Oneflow x HubSpot

Proformea

Proformea est un centre de formation qui propose des formations dans les domaines suivants : RH, Informatique,Bureautique, Langues étrangères, Français et Français langue étrangères. La société existe depuis 3 ans et s’est spécialisée dans les formations digitales mais aussi dans la comptabilité et l’immobilier. 

Proformea travaille donc à la fois en B2C, c’est-à-dire avec des particuliers, mais aussi en B2B sur la partie contrats de formation et conventions.

Le besoin

Proformea signe un grand nombre de contrats et conventions aussi bien avec des particuliers que des partenaires. La société avait donc besoin d’un logiciel lui permettant de faciliter la partie gestion et signature de contrats numériques.

Proposant des formations au niveau national, les formations à distance sont devenues aussi importantes que les formations en présentiel. les clients de Proformea sont donc répartis sur tout le territoire, et la signature de contrats doit se faire de façon agile et flexible.

L’entreprise utilisait déjà un autre logiciel de gestion de contrats avant Oneflow, mais celui-ci ne répondait pas au besoin de synchronisation bidirectionnelle avec HubSpot. Les réflexions se sont donc intensifiées pour trouver un outil qui réponde à ce besoin spécifique.

Les attentes

Proformea recherchait donc absolument une solution de gestion de contrats qui s’intègrerait parfaitement à HubSpot afin de faciliter le travail quotidien des équipes.

En effet, cette intégration bi-directionnelle entre les deux outils devrait permettre de simplifier et d’automatiser un grand nombres de tâches administratives et liées au contrats et ainsi permettre au équipes de se concenter sur l’essentiel.

En phase d’audit, Proformea s’est rendu compte qu’il était impératif pour nous de trouver une solution qui permettrait de gérer les contrats en inter-services. Concrètement, les services commerciaux, pédagogiques ou même la comptabilité devraient avoir un accès facile à l’outil utilisé pour la gestion de contrats et la signature électronique. 

Oneflow répondait à ces critères précis surtout en termes de facilité d’utilisation et de simplicité. La plateforme est très intuitive voire même ludique et on retrouve toutes les données nécessaires via le tableau de bord. De plus, tout l’historique des contrats et des signatures est accessible en quelques clics. Enfin l’intégration native et bi-directionnelle avec le CRM HubSpot a permis de définitivement porter le choix de l’entreprise sur la solution Oneflow.

« Oneflow répondait à nos critères précis surtout en termes de facilité d’utilisation et de simplicité. La plateforme est très intuitive voire même ludique et on retrouve toutes les données nécessaires via le tableau de bord. De plus, tout l’historique des contrats et des signatures est accessible en quelques clics. »

Josyan Oliva

Directeur chez Proformea

Onboarding

Le service commercial a très rapidement adopté Oneflow dans son quotidien. En interne, une formation a été proposée à toutes les équipes. D’ailleurs toute la partie accompagement par les équipes chez Oneflow a aussi été un élément clé dans le choix de la solution.

L’objectif était donc de rapidement pouvoir prendre l’outil en main et ne pas attendre plusieurs semaines avant de pouvoir l’utiliser. Grâce à Oneflow, tout est accessible en quelques jours et le suivi des contrats était visible sur tous les dashboards. De plus, pouvoir très rapidement personnaliser les modèles de contrats, était impératif. Dans Oneflow, il est très simple d’intégrer de nouveaux modèles, peu importe le besoin.

Proformea a des référentiels de qualité qui très poussés et a besoin d’avoir un outil de gestion qui permet d’avoir un visuel clair et de répondre aux divers contrôles. Il peut y avoir plusieurs types de financements qtels que des financements particuliers, mais aussi des financements institutionnels. Lors de collaborations avec l’Etat, Proformea a besoin d’avoir d’audits et des reportings. 

Enfin, le dernier point mais non des moindres concerne la sécurité des données. En effet, Proformea travaillant beaucoup avec des financeurs, un grand nombre de données sont extrêmement sensibles. Oneflow offre ainsi une vraie sécurité des données à la fois en termes de données client et en termes d’éléments contractuels.

La synchronisation bidirectionnelle Oneflow x HubSpot

La synchronisation bidirectionnelle est une des fonctionnalités qui a permis à Proformea de simplifier la gestion de données. En effet, pas tous les employés ont les mêmes informations sur le client. Quand le contrat va être envoyer au client pour signer électroniquement, le client va remplir son adresse postale ou son SIRET par exemple.

Le client peut donc lui même renseigner tous les champs manquants directement dans le contrat et la synchronisation bidirectionnelle entre Oneflow et HubSpot permettra que ces mêmes informations soient instantanément ajoutées à HubSpot sur le compte du client.

Ceci est un exemple concret qui se produit très souvent au sein de Proformea et le gain de temps par semaine et par mois est donc considérable. Cela permet également d’éviter les erreurs manuelles suite à la saisie par nos équipes. En effet, l’enrichissement de la data se fait de manière beaucoup plus automatisée ce qui simpifie le travail des équipes et évite de copier les informations à plusieurs endroits.

Dernier point non négligeable pour Proformea concerne la rapidité de l’outil Oneflow par rapport à d’autres solutions. Il n’y a pas de temps de chargement, de temps de latence entre le moment où on va créer son contrat, le moment où la plateforme s’ouvre, où on l’envoie en signature électronique, etc. Ce sont tous ces petits points mis bout à bout qui font que l’utilisation de l’outil est exploitée dans son entièreté. La contrepartie constate également une réelle amélioration en termes de rapidité et de facilité d’utilisation.

En résumé, Oneflow nous permet de réduire largement les tâches manuelles et humaines et cela permet d’améliorer considérablement la productivité. Pendant qu’un commercial ne s’occupe pas de ces tâches précises, forcément, il seconcentre plutôt sur la recherche de nouveaux clients. On entend souvent qu’un outil de gestion de contrats peut être perçu comme un gadget, mais quand on regarde à long terme, ce sont des actions quotidiennes sur cette solutiuon qui font de vraies différences.

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Notre équipe est là pour répondre à toutes vos questions et voir si notre outil peut repondre à vos besoins.

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