Radisson Hotel Group

Une étape clé : Présentation du nouvel outil de contractualisation en ligne de Radisson Meeting pour les organisateurs

Pour les organisateurs d’événements chargés de gérer simultanément plusieurs réunions et réservations d’événements dans de nombreux lieux et sites, tout ce qui contribue à rationaliser et à accélérer le processus de planification – en particulier les tâches fastidieuses – peut changer la donne. Les organisateurs qui ont le sens du digital adoptent de plus en plus les nouvelles technologies pour améliorer l’efficacité du flux de travail et choisissent de travailler avec des lieux et des partenaires qui ont une longueur d’avance en ce qui concerne les derniers développements.

La gestion des contrats peut être une de ces tâches longues et fastidieuses, mais c’est une partie nécessaire du processus de planification des réunions et des événements, en particulier dans un monde post-pandémique où la négociation de termes et conditions flexibles mais justes est plus importante que jamais pour le client et le lieu.

C’est pourquoi Radisson Meetings lance la proposition en ligne avec des capacités de signature électronique de la société suédoise Oneflow afin de faciliter la conclusion de contrats pour tous. La solution de Oneflow est déjà utilisée par 75 hôtels et sera déployée dans l’ensemble du portefeuille mondial de Radisson Hotel Group et mise à la disposition des clients qui réservent des groupes, des réunions et des événements dans leurs établissements.

Rapidité et sécurité

Oneflow, associé à des solutions numériques améliorées par l’IA, simplifie et rationalise le processus depuis la création de la proposition et du contrat jusqu’à la signature, ce qui permet aux organisateurs de libérer du temps pour concentrer leurs efforts là où ils auront le plus d’impact – en créant une meilleure expérience événementielle pour les participants.

Le principal avantage est qu’il accélère le temps nécessaire à la signature des contrats grâce à la signature électronique, ce qui permet de conclure l’affaire en quelques minutes. Il facilite le processus d’approvisionnement du client lorsque plusieurs parties doivent signer pour approbation. Vous pouvez également tout conserver en un seul endroit, de sorte qu’il est facile de suivre l’état de toutes vos propositions et de tous vos contrats lorsque vous organisez une réunion avec Radisson Hotel Group.

Vérifiez quand un contrat a été remis et consulté, retrouvez les documents signés et suivez l’évolution des contrats en temps réel. De plus, vous pouvez signer des documents rapidement à partir de n’importe quel appareil, ce qui permet de réviser et de signer des contrats de n’importe où, ce qui est idéal pour les organisateurs d’événements très occupés qui sont souvent sur place et loin de leur bureau.

Les signatures électroniques sont non seulement un moyen rentable et juridiquement contraignant de faire signer des contrats rapidement, mais elles sont également plus sûres. En effet, les contrats numériques intègrent souvent de solides mesures de sécurité, telles que le cryptage et l’authentification, ce qui les rend plus sûrs que les documents physiques, de sorte que vous pouvez être sûr que vos informations sensibles sont protégées.

Il est également plus facile de contrôler l’accès des participants et les droits de signature grâce à l’outil de signature électronique de Radisson Hotel Groups.

Respectueux de l’environnement

Les solutions numériques sont également plus respectueuses de la planète, l’un des principaux avantages des propositions en ligne étant qu’elles contribuent à réduire l’utilisation du papier et les déchets, ce qui permet de se rapprocher de l’idée du bureau sans papier. Ce n’est peut-être pas un grand pas, mais chaque petit changement est utile lorsqu’il s’agit d’adopter des pratiques commerciales plus durables et d’atteindre l’objectif « net zéro ».

Le groupe hôtelier Radisson s’est engagé à réduire son impact sur l’environnement et s’est fixé des objectifs ambitieux de réduction des émissions afin d’atteindre l’objectif zéro d’ici 2050. Radisson Meetings continue d’être à la pointe du secteur en étant neutre en carbone, en compensant automatiquement toutes les réunions et tous les événements organisés dans ses hôtels, et il cherche constamment d’autres moyens d’aider ses clients à atteindre leurs objectifs en matière de développement durable.

Le lancement des offres et contrats en ligne s’inscrit dans cette démarche. Il marque également une nouvelle étape dans la transformation numérique stratégique en cours, qui a vu l’introduction de nombreux outils pour aider les organisateurs de réunions et d’événements à améliorer leur efficacité, y compris le lancement de Book It Easy, une plateforme de réservation en ligne instantanée et en temps réel pour les réunions et les événements.