Statusrapport: De staat van de pijnpunten in contractbeheer
Hoe je de grootste uitdagingen in contractbeheer bestrijdt
Waar denk jij aan bij het woord ‘contracten’?
Contractbeheer is een van de belangrijkste onderdelen van je bedrijf. Doe je het goed, dan blijf je compliant, voorkom je onnodige kopzorgen en sluit je deals in een oogwenk.
We hebben 200 zakelijke professionals ondervraagd en drie grote pijnpunten in contractbeheer geïdentificeerd: handmatig werk, naleving van de AVG en gegevensbescherming, en de wrijving die ontstaat door het gebruik van meerdere systemen. Deze problemen houden bedrijven tegen, veroorzaken vertragingen bij het afronden van contracten en maken het lastig om gelijke tred te houden met veranderende wettelijke vereisten.
In dit rapport bespreken we elk pijnpunt, bekijken we hoe ze bedrijven beïnvloeden en delen we praktische oplossingen om ze direct aan te pakken.
Kort over contractbeheer
Contractbeheer is het proces van het beheren van overeenkomsten met andere partijen. Het beslaat de volledige contractlevenscyclus – van vóór de ondertekening tot na de ondertekening – inclusief verlenging, heronderhandeling, uitvoering, compliance en opslag.
Wie ervaart pijnpunten in contractbeheer?
Meer dan 300 zakelijke professionals verspreid over twee continenten en zeven landen vertelden ons over hun pijnpunten en uitdagingen in contractbeheer.
Veel pijnpunten ontstaan door handmatig contractbeheer
GDPR is een grote uitdaging
65,67% van de bedrijven gebruikt e-mail om contracten te beoordelen, wat leidt tot zorgen over de beveiliging. Daarnaast slaat 17% afgeronde contracten op lokale schijven op, waardoor gevoelige gegevens risico lopen op non-compliance met de GDPR.
Systeemwrijving vertraagt
het contractproces
70,67% van de bedrijven gebruikt 2 tot 3 verschillende tools om contracten te beheren, wat leidt tot vertragingen en verwarring. 39,67% van de bedrijven doet er 1 tot 2 weken over om een contract af te ronden, terwijl 7,33% aangeeft dat dit meer dan 4 weken duurt.
3 meest voorkomende pijnpunten in contractbeheer
Handmatig werk leidt tot vertragingen en misverstanden
Grip houden op de GDPR en gegevensbescherming
De frictie van het schakelen tussen meerdere systemen
Handmatig werk leidt tot vertragingen en misverstanden
Een van de meest tijdrovende aspecten van contractbeheer is de enorme hoeveelheid handmatig werk.
Het proces begint meestal met het opstellen van contracten in tekstverwerkers zoals MS Word of Google Docs (66% van de bedrijven), om het document vervolgens om te zetten in een niet-bewerkbare PDF voor ondertekening.
Dit zorgt voor enorme inefficiëntie: bedrijven moeten meerdere tools gebruiken om contracten op te stellen, af te ronden en op te slaan, wat leidt tot verwarring en vertragingen.
Hoe maak jij meestal contracten op?
65,67% van de respondenten gebruikt e-mail om contractvoorwaarden te beoordelen, becommentariëren en goed te keuren. Deze werkwijze vergroot niet alleen het risico op fouten, maar maakt het ook lastig om versies van documenten bij te houden. Zonder realtime samenwerking is het vaak onduidelijk wie aan de laatste versie werkt of welke wijzigingen er zijn aangebracht.
Pro tip!
Gebruik je tekstverwerkers en verstuur je contracten als PDF? Kies dan een tool waarmee je interactieve formuliervelden aan de PDF kunt toevoegen. Zo hoef je het document niet telkens aan te passen wanneer je wederpartij iets wil invullen. Zo werkt het.
Goedkeuringsvertragingen belemmeren het afronden
van contracten
31,33% van de bedrijven noemt
goedkeuringsvertragingen als een van de grootste
obstakels om contracten snel af te ronden. Deze vertragingen ontstaan vaak wanneer meerdere
stakeholders betrokken zijn, waardoor het lastig is
om op tijd goedkeuring te krijgen en het
contractproces voort te zetten.
Voor 29% van de bedrijven is het verzamelen van handtekeningen een andere uitdaging. Hoewel digitale handtekeningen veel worden gebruikt, kan het proces nog steeds vertraging oplopen als er problemen zijn met het verkrijgen van handtekeningen of als de juiste personen niet op tijd beschikbaar zijn om te tekenen.
Pro tip!
Nog iets wat je goedkeurings- en ondertekenproces kan vertragen, is een te strakke ondertekenvolgorde. Ondertekenvolgordes zijn handig omdat je precies weet wie wanneer moet tekenen, maar zorg ervoor dat je tool je nog steeds de flexibiliteit geeft om deelnemers toe te voegen of te verwijderen nadat de volgorde is ingesteld.
Gebrek aan versiebeheer veroorzaakt fouten
Versiebeheer van documenten blijft een uitdaging voor 18,33% van de bedrijven. Zonder een duidelijk, centraal systeem om revisies bij te houden, werken teams vaak met verouderde versies van contracten, wat leidt tot verwarring en fouten.
Tot slot gaf 18% van de respondenten aan problemen te ondervinden met het opslaan en terugvinden van contracten. Ze benadrukten hoe lastig het is om afgeronde contracten te lokaliseren en beheren, vooral wanneer deze verspreid zijn over verschillende systemen of formaten.
Er is nog steeds ruimte voor snellere contracten
Wat is de grootste uitdaging
in jouw huidige
contractproces?
Risico op verlopen contracten bij handmatige opvolging
32,67% van de bedrijven volgt verval- en verlengingsdata handmatig op.
Een van de vaak over het hoofd geziene uitdagingen in contractbeheer is het bijhouden van verval- en verlengingsdata. Bij handmatige processen glippen deze belangrijke data makkelijk door de vingers, met gemiste kansen of complianceproblemen als gevolg.
Maar liefst 32,67% van de bedrijven houdt verval- en verlengingsdata handmatig bij, terwijl 58,33% gebruikmaakt van automatische herinneringen om dit onder controle te houden. Voor 9% van de bedrijven is dit echter nog steeds een blinde vlek, waardoor contracten onopgemerkt kunnen blijven of verlopen zonder opvolging.
Houd jij verval- en verlengingsdata van contracten bij?
Pak je
pijnpunten aan:
Automatiseer de workflow voor contractbeheer
Een contractbeheertool helpt handmatig werk tegen te gaan door belangrijke taken tijdens de contractlevenscyclus te automatiseren. Met HTML-formaat—zoals bij Google Docs—maakt Oneflow realtime samenwerking mogelijk, waarbij je kunt zien wie welke wijzigingen heeft aangebracht en iedereen met de meest actuele versie werkt. Deze samenwerking voorkomt problemen met versiebeheer en houdt teams op één lijn, waardoor handmatige updates en eindeloos heen-en-weer mailen overbodig worden.
Met automatische herinneringen en goedkeuringsworkflows versnelt het systeem het proces, zodat contracten op tijd worden beoordeeld en ondertekend—als magie. Daarnaast houdt het systeem automatisch belangrijke data bij, zoals verlengingen en vervaldata, waardoor handmatige opvolging overbodig wordt en geen enkele deadline meer wordt gemist.
Grip houden op de GPDR en gegevensbescherming
Nu bedrijven steeds meer gevoelige klantgegevens beheren, zijn gegevensbescherming en naleving van regelgeving zoals de GDPR belangrijker dan ooit geworden.
Contracten gaan vaak gepaard met het uitwisselen van persoonsgegevens, en wanneer dit gebeurt via onveilige methoden zoals e-mail, neemt het risico op het schenden van privacywetgeving toe.
Zoals eerder genoemd vertrouwt 65,67% van de bedrijven nog steeds op e-mail om contracten te beoordelen en te ondertekenen. Dat brengt de nodige beveiligingsrisico’s met zich mee: persoonsgegevens kunnen per ongeluk bij de verkeerde terechtkomen, op onveilige systemen worden opgeslagen of blootgesteld worden tijdens de review- en goedkeuringsfase.
Welke tools of platforms gebruik je om contractvoorwaarden
te beoordelen,
becommentariëren en
goed te keuren vóór ondertekening?
Waar sla je afgeronde contracten meestal op?
Verspreide data brengt je compliance in gevaar
Een van de kernvereisten van de GDPR is dat je moet kunnen aantonen dat persoonsgegevens zijn verwijderd wanneer daarom wordt gevraagd. Maar hoe kunnen bedrijven dat garanderen als contracten met persoonsgegevens verspreid zijn over meerdere systemen?
Het risico op non-compliance groeit wanneer contracten worden opgeslagen op locaties zoals lokale schijven of netwerkschijven (17%). Zelfs bedrijven die gebruikmaken van cloudopslag (48,67%) of contractbeheersoftware (18,67%) lopen risico’s als deze systemen niet goed geïntegreerd of beheerd worden, waardoor er gaten ontstaan in beveiliging en compliance.
Voor de 14,67% van de bedrijven die contracten fysiek opslaan in geprinte en gearchiveerde vorm, zijn de uitdagingen nog groter—het volledig vernietigen of verwijderen van alle kopieën van een contract is vrijwel onmogelijk zonder een digitale totaaloplossing. Gefragmenteerde systemen zorgen voor compliance-risico’s, vooral wanneer informatie is opgeslagen in losstaande silo’s, wat het moeilijker maakt om de levenscyclus van de data te volgen.
Handmatige contracten vergroten je juridische risico’s en compliance-risico’s
Handmatige contracten bieden geen garantie op compliance
Contractopslag is vaak niet gecentraliseerd binnen organisaties. Hoewel 71,33% van de bedrijven alle
contracten in één centraal systeem opslaat,
beheert 18% de contracten per afdeling en weet
10,67% niet hoe de contracten überhaupt worden opgeslagen.
Dit gebrek aan centralisatie maakt het beheren van compliance complexer, omdat het moeilijker wordt om
te garanderen dat persoonsgegevens in alle afdelingen
en systemen worden verwerkt en verwijderd volgens
de GDPR-vereisten.
Pak je pijnpunten aan: Sla je contractgegevens
op in een GDPR-conform systeem
Met een veilig, cloudgebaseerd systeem zoals Oneflow kunnen bedrijven contracten opslaan op een manier die voldoet aan de AVG. Gevoelige gegevens worden versleuteld, veilig opgeslagen en kunnen op verzoek worden verwijderd. Automatische registratie- en auditfuncties maken het eenvoudig om compliance aan te tonen bij een controle, wat gemoedsrust geeft dat je bedrijf aan de wettelijke eisen voldoet.
De frictie van het schakelen tussen meerdere systemen
70,67% van de respondenten gebruikt 2 tot 3 verschillende tools om de volledige contractlevenscyclus te beheren.
In veel organisaties is het contractproces nog steeds versnipperd. Teams schakelen vaak tussen meerdere tools om contracten op te stellen, te beoordelen en te ondertekenen. 70,67% van de respondenten gebruikt 2 tot 3 verschillende tools om de volledige contractlevenscyclus te beheren, terwijl slechts 20,33% er maar één gebruikt. Dit leidt tot tijdverlies en verlies van momentum, vooral voor salesteams die snel deals willen sluiten.
Hoeveel verschillende tools of software gebruik je om
de volledige contractlevenscyclus
te beheren (van opstellen
tot opslag)?
Schakelen tussen systemen vergroot het risico op dataverschillen. Wanneer contractgegevens op meerdere plekken worden opgeslagen—zoals CRM-systemen, e-mailthreads of lokale schijven—is er altijd een risico dat de data inconsistent of verouderd is.
Het gebruik van meerdere tools zorgt voor synchronisatieproblemen
Volgens ons onderzoek geeft 37% van de bedrijven aan dat hun gemiddelde contractproces minder dan een week duurt, terwijl 39,67% er 1 tot 2 weken over doet.
Naast de inefficiënties krijgen bedrijven te maken met synchronisatieproblemen wanneer contractgegevens verspreid zijn over verschillende tools. Deze versnippering vergroot de kans op menselijke fouten en vertraagt het goedkeuringsproces van contracten.
Wanneer bedrijven meerdere systemen gebruiken voor verschillende fasen van contractbeheer, wordt het lastig om ervoor te zorgen dat alle teams op één lijn zitten en met de meest actuele versie van een contract werken. Daardoor duurt het hele proces langer dan nodig is.
De tijd die nodig is om een contractproces te voltooien, is een duidelijk signaal van de inefficiëntie die ontstaat door het schakelen tussen systemen. Volgens ons onderzoek geeft 37% van de bedrijven aan dat hun gemiddelde contractproces minder dan een week duurt, terwijl 39,67% er 1 tot 2 weken over doet.
Toch doet 16% van de bedrijven er 2 tot 4 weken over, en geeft 7,33% aan dat het proces zelfs meer dan 4 weken duurt. Deze vertragingen zijn vaak een direct gevolg van inefficiënties en een gebrek aan synchronisatie door het gebruik van meerdere tools.
Hoeveel tijd kost het gemiddelde contractproces, van creatie tot uiteindelijke opslag?
Pak je pijnpunten aan: Stel op, onderhandel en teken contracten op één plek
Contractbeheersoftware centraliseert de volledige contractlevenscyclus in één platform. Salesteams kunnen contracten opstellen, onderhandelen en ondertekenen binnen dezelfde tool, waardoor ze sneller deals kunnen sluiten. Automatische herinneringen houden het proces op koers, terwijl integraties met CRM-systemen zorgen voor een soepele datastroom, minder frictie en hogere productiviteit.
Door het schakelen tussen verschillende tools overbodig te maken, vermindert het systeem de administratieve last en biedt het een beter overzicht van de contractstatus. Zo wordt het makkelijker om de voortgang te volgen en sneller te handelen.
