Waarom we nog
steeds contracten ondertekenen alsof
het 1999 is
Een blik op de huidige voorkeuren en uitdagingen bij contractondertekening
Ben je klaar om de ouderwetse manier van contractondertekening achter je te laten?
Van oude zegels in 3500 v.Chr. tot handtekeningen via de telegraaf in de 19e eeuw, de manier waarop we overeenkomsten ondertekenen is flink geëvolueerd dankzij technologie. Vandaag de dag kunnen we met elektronische handtekeningen snel en overal contracten ondertekenen.
Maar is het niet vreemd dat veel bedrijven ondanks deze vooruitgang nog steeds vasthouden aan verouderde processen – PDF’s uploaden, documenten heen en weer sturen, en achter handtekeningen aanzitten na lange onderhandelingen? Waarom zijn we nog niet verder, en wat houdt ons tegen?
Dit rapport onderzoekt de huidige staat van contractondertekening. Je leert:
Hoe mensen vandaag de dag contracten ondertekenen
Wat het proces belemmert en vertraagt
Tips over hoe bedrijven het ondertekenen sneller en eenvoudiger kunnen maken
Kort over de enquête
Dit rapport is gebaseerd op een enquête uitgevoerd door Oneflow.
Er zijn tegenwoordig talloze manieren om contracten te ondertekenen, van een krabbel met een pen tot tikken op je telefoon. De enquête kijkt naar hoe middelgrote tot grote bedrijven het liefst contracten ondertekenen, welke uitdagingen ze daarbij ervaren, en wat het proces zou kunnen verbeteren.
Respondenten: meer dan 250 zakelijke professionals uit Europa en de VS.
Wat vertraagt de contractondertekening?
Dit zijn de 3 grootste uitdagingen bij de huidige ondertekeningsmethoden:
Zorgen over de echtheid van handtekeningen
Te veel heen-en-weer communicatie
Tijdrovende processen
Een respondent zei: “Voor ons kost het heen-en-weer contact te veel administratieve tijd.” Dit illustreert hoe vertragingen in communicatie en de heen-en-weer aard van traditionele processen de productiviteit kunnen belemmeren en knelpunten kunnen creëren.
Andere veelvoorkomende problemen die vertraging veroorzaken zijn:
Nalevings- of juridische zorgen
Problemen met ondertekenen op mobiele apparaten
Gebrek aan integratie met andere tools
Systeemwrijving vertraagt het contractproces
Deze uitdagingen verstoren het proces, maar digitale ondertekeningsoplossingen kunnen uitkomst bieden.
Zo worden bijvoorbeeld vragen over de authenticiteit van handtekeningen afgehandeld met veilige digitale handtekeningen die encryptie en revisiesporen bevatten. Ook worden wet- en regelgeving en naleving minder problematisch dankzij platforms die automatisch controleren of contracten aan alle vereisten voldoen.
De communicatie heen en weer wordt verminderd door realtime ondertekening en tracking, waardoor alles sneller verloopt. En dankzij mobielvriendelijke oplossingen kunnen mensen overal zonder gedoe overeenkomsten ondertekenen. In een handomdraai geregeld!
Bedrijven vertrouwen nog steeds op PDF-uploads voor ondertekening
PDF-ondertekening heeft de voorkeur
26% van de respondenten geeft de voorkeur aan gestandaardiseerde e-handtekeningen door een pdf-document te uploaden naar een e-handtekeningentool, terwijl (schokkend!) 32% nog steeds kiest voor inkt op papier.
Hoe ondertekent jouw bedrijf tegenwoordig vooral contracten?
De meeste bedrijven zitten nog steeds vast in oude patronen en geven er de voorkeur aan om PDF-bestanden te uploaden naar tools voor elektronische handtekeningen, ondanks dat er betere alternatieven zijn.
U hoeft geen documenten meer te uploaden om ze te laten ondertekenen. Er zijn tools waarmee u overeenkomsten kunt opstellen, beheren en ondertekenen op één en dezelfde beveiligde platform zonder extra stappen.
Met oplossingen zoals Oneflow kunt u overeenkomsten opstellen, onderhandelen en ondertekenen op één plek. Geen heen-en-weer-mailen of documenten uploaden en downloaden meer. Alles staat op één veilige plek, zodat u niet tussen verschillende tools hoeft te schakelen. Bovendien verloopt het proces sneller en zijn er minder fouten, wat tijd bespaart.
Meer mensen ondertekenen contracten op hun telefoon
“Het kan nu tenminste digitaal en vereist niet altijd een fysieke ontmoeting,” aldus een respondent.
Het is duidelijk dat bedrijven het handig vinden om contracten te kunnen regelen terwijl ze onderweg zijn. Het grootste voordeel van mobiel ondertekenen is de snelheid. U kunt contracten binnen enkele minuten ondertekenen, verzenden en ontvangen, allemaal vanaf uw telefoon of tablet, waar u ook bent. Dit is ideaal voor drukke professionals die hun bedrijf draaiende moeten houden zonder aan een bureau gekluisterd te zitten.
Maar het gaat niet altijd vlekkeloos. Niet alle tools voor mobiele ondertekening zijn even goed. Sommige platforms zijn niet geoptimaliseerd voor kleinere schermen, waardoor het moeilijk is om te navigeren of taken efficiënt uit te voeren. Zonder een gebruiksvriendelijke mobiele ervaring kunnen gebruikers in een situatie terechtkomen waarin ze tussen verschillende apparaten moeten schakelen, tijd verspillen en gefrustreerd raken.
Tips!
Het is eenvoudig om overeenkomsten telefonisch te ondertekenen, maar het hele proces – lange documenten doorlezen, wijzigingen aanbrengen of wijzigingen goedkeuren – kan omslachtig zijn. Als uw tool voor elektronische ondertekening niet geschikt is voor mobiele apparaten, loopt u het risico op vertragingen, fouten en frustratie.
Ondertekeningsmethoden verschillen nog steeds per locatie
De drie belangrijkste functies voor e-handtekening-oplossingen
“Sinds we e-handtekening tools gebruiken, zijn onze doorlooptijd en veiligheid drastisch verbeterd en hoeven we minder lang te wachten op goedkeuringen,” aldus een respondent.
Twee andere functies werden ook genoemd als belangrijk voor het verbeteren van de ondertekenervaring:
Aanpasbare workflows (bijvoorbeeld goedkeuringen of meldingen).
Mogelijkheid om extra gegevens te verzamelen (bijv. selectievakjes en bijlagen).
Waar bedrijven echt om geven als het gaat om tools voor elektronische handtekeningen
De belangrijkste functie, gebruiksvriendelijkheid voor ondertekenaars, laat zien dat eenvoud een must is. Mensen willen snel en soepel ondertekenen zonder onnodige stappen.
Veiligheid en naleving komen op de tweede plaats, wat bewijst dat bedrijven tools nodig hebben die niet alleen snel zijn, maar ook betrouwbaar en juridisch veilig. Bovendien toont de mogelijkheid om op mobiele apparaten te ondertekenen aan hoe belangrijk flexibiliteit is.
Het is ook interessant om te zien welke andere functies bedrijven belangrijk vinden, zoals het verzamelen van extra gegevens en aanpasbare workflows. Dit laat zien dat bedrijven niet alleen op zoek zijn naar een tool om documenten te ondertekenen, maar ook naar een manier om het hele proces efficiënter te beheren. Functies zoals het verzamelen van extra gegevens of het creëren van aangepaste workflows voor goedkeuringen of meldingen kunnen tijd besparen en het ondertekeningsproces vergemakkelijken.
42% van de bedrijven heeft geen problemen met vertragingen bij het opstellen van contracten
Interessant genoeg heeft 42% van de respondenten nog nooit vertragingen of gemiste deals meegemaakt als gevolg van problemen met het ondertekenen van contracten.
Het is goed nieuws dat veel bedrijven geen grote vertragingen of verloren deals ervaren door ondertekeningsproblemen. Het toont aan dat het ondertekeningsproces bij veel bedrijven goed genoeg verloopt om de zaken vlot te houden. Maar dat betekent niet dat er geen ruimte is voor verbetering.
Voor sommigen zijn deze vertragingen een groot probleem dat leidt tot gemiste zakelijke kansen en vertraging van het hele werkproces. Als u een van de bedrijven bent die nog steeds te maken heeft met vertragingen, is het misschien tijd om uw proces voor het ondertekenen van contracten te herzien.
Verbeterpunten? Eenvoud, veiligheid en snelheid
De drie belangrijkste gebieden die zijn geïdentificeerd om de ondertekenervaring te verbeteren, zijn:
“Het gebruik van elektronische handtekeningen wordt steeds gangbaarder, waardoor het eenvoudiger en sneller wordt om overeenkomsten te ondertekenen als een persoon of organisatie hiermee vertrouwd is”, aldus een van de respondenten.
Dit benadrukt het belang van gebruiksvriendelijke tools die gemakkelijk te leren zijn, zodat iedereen zonder een lange leercurve aan de slag kan met de technologie.
Het is tijd om oude methoden voor contractondertekening los te laten
Samenvattend kan worden gesteld dat, hoewel digitale ondertekeningstools al ver zijn gekomen, er nog steeds ruimte is voor verbetering. Bedrijven staan voor uitdagingen, zoals bezorgdheid over de authenticiteit van handtekeningen, naleving van wet- en regelgeving en het voortdurende heen en weer schakelen tussen traditionele processen. Maar met de juiste digitale oplossing kunnen al deze problemen worden opgelost.
Als we naar de cijfers kijken, wordt duidelijk dat bedrijven meer willen dan alleen een e-sign tool. Ze hebben een platform nodig dat het hele proces vereenvoudigt. Een veilige, mobielvriendelijke oplossing die de heen-en-weer communicatie elimineert, samenwerkt met hun bestaande tools en ondertekening eenvoudiger maakt.
Als we naar de toekomst kijken, wordt het duidelijk dat, hoewel sommige oude methoden nog steeds bestaan, er betere oplossingen zijn. Bedrijven die klaar zijn om deze tools te omarmen, zullen snellere, efficiëntere en veiligere processen ervaren die voor iedereen werken. Wanneer bedrijven een platform voor elektronische handtekeningen kiezen, moeten ze tools kiezen die niet alleen aan hun huidige behoeften voldoen, maar ook met hen kunnen meegroeien in de toekomst.
Uiteindelijk willen we allemaal een eenvoudigere, snellere en veiligere manier om contracten te beheren. Een manier die voor iedereen werkt, ongeacht waar ze zich bevinden of hoe ze het liefst ondertekenen.
