Briab

Wilden iets anders doen

“Briab is een snelgroeiend en heel dynamisch bedrijf, en dat zie je terug in onze geschiedenis. We zijn opgericht door een paar brandingenieurs die iets anders wilden doen – meer klantwaarde leveren dan de branche gewend was. Vandaag zijn we de grootste in ons vakgebied, maar we werken nog steeds op dezelfde manier: dicht bij de klant, met de blik op de toekomst,” zegt Daniel Friberg, Business Manager bij Briab.

Met een sterke focus op duurzaamheid – zowel ecologisch als zakelijk – heeft Briab zich gepositioneerd als een belangrijke speler in de groene transitie. Maar voorop blijven lopen vraagt om meer dan alleen technische expertise. Ook de interne processen moeten topklasse zijn.

De Insight: Het juiste systeem­support is cruciaal

Briab had al digitale oplossingen, maar realiseerde zich dat die hun agile manier van werken niet weerspiegelden. De systemen functioneerden wel, maar niet zoals de organisatie het nodig had. Vooral flexibiliteit en ondersteuning voor het efficiënt afhandelen van complexe offerte- en contractflows ontbraken, zeker voor de consultants die ook klantrelaties beheren.

“We hadden een goed systeem, maar het dwong ons in een manier van werken die niet aansloot bij onze cultuur of hoe wij opereren,” zegt Daniel. “We zijn een consultancybedrijf waar de klantrelatie centraal staat. Onze consultants hebben direct contact met klanten; we hebben geen traditioneel salesteam. We hadden een flow nodig waarin zij eenvoudig een offerte konden maken, zonder dat de technologie in de weg zat.”

Intern gingen ze definiëren wat écht nodig was:

• Een interface die simpel en intuïtief is
• Een flexibel platform dat de manier van werken van het bedrijf weerspiegelt
• Een systeem dat zich laat aanpassen voor verschillende delen van de organisatie, zoals HR, Finance, Sales en Marketing
• En bovenal – iets dat kon integreren met de systemen die ze al gebruikten

Oneflow voldeed niet alleen aan deze eisen, maar bood ook de kans om de hele interne businessflow te verbeteren. “We hebben het systeem getest en meerdere alternatieven bekeken. Maar wat ons het meest aansprak, was Oneflow’s visie op flow – dat het systeem je altijd vooruit moet helpen, dat je nooit terug hoeft te klikken of vastloopt in technische stappen. Dat sloot volledig aan bij hoe wij wilden werken,” vertelt Daniel.

Een naadloze workflow, van eerste contact tot factuur

Vandaag de dag is Oneflow volledig geïntegreerd in de customer journey van Briab, van het allereerste contact tot de uiteindelijke factuur. De reis begint in het CRM-systeem (Customer Connect), waar de business opportunity wordt geïdentificeerd. Van daaruit gaat de offerte naar Oneflow, waar deze wordt bewerkt, aangepast en – het belangrijkste – samen met de klant wordt gecreëerd.

“Onze projecten zijn vaak groot en voortdurend in ontwikkeling. Het kan gaan om nieuwbouw of renovatie waarbij de voorwaarden onderweg veranderen. Dat we de offerte realtime met de klant kunnen updaten, is echt een game-changer geweest,” zegt Daniel.

Zodra de offerte is goedgekeurd, stroomt de informatie automatisch door naar het projectmanagement­systeem en daarna naar het financiële systeem (Rexor). Dit alles gebeurt in één verbonden digitale flow, zonder kopiëren en plakken tussen verschillende tools of het eindeloos exporteren en heen en weer sturen van pdf’s.

Integratie als strategisch hulpmiddel

Het was niet alleen de gebruiksvriendelijkheid die indruk maakte. Ook de technische mogelijkheden van Oneflow speelden een sleutelrol. Met een open en goed gedocumenteerde API kon Briab’s developmentteam razendsnel maatwerk­integraties bouwen met hun andere systemen.

“We hebben een volledig custom integratie gebouwd met onze systemen, en onze developers waren aangenaam verrast hoe soepel dat ging. Normaal gesproken verwacht je dat integraties drie keer zo lang duren als je in eerste instantie inschat. Hier was het bijna het tegenovergestelde,” zegt Daniel. “Het was duidelijk, makkelijk om mee te werken en we kregen geweldige support van Oneflow.”

Door de standaard API van Oneflow te gebruiken, en met ondersteuning van het Oneflow-team, kon Briab de flow precies zo inrichten als ze wilden. CRM, Oneflow, projectmanagement en finance – alle systemen communiceren met elkaar.

“Dat is eigenlijk de kern: we willen niet steeds tussen tabbladen springen, pdf’s exporteren of parallelle versies bijhouden. Met Oneflow voelt het alsof we een systeem hebben dat zijn rol in een groter geheel begrijpt,” aldus Daniel.

Dit levert niet alleen tijdswinst op, maar ook:

• Traceerbaarheid: het is makkelijk om elke stap te volgen, van eerste contact tot getekend contract.
• Kwaliteitsborging: het systeem ondersteunt Briab’s ISO-certificering via duidelijke documentatie en historie.
  

• Hergebruik: offertesjablonen en eerdere documenten zijn snel te dupliceren en opnieuw te gebruiken, vooral handig wanneer een klant terugkomt.
  

“Het gaat om controle, traceerbaarheid en schaalbaarheid. We kunnen de hele keten volgen, data hergebruiken en zeker weten dat er niets verloren gaat. Dat is extra belangrijk in onze branche, waar complexe projecten precisie en documentatie vereisen,” legt Daniel uit.