I dagens digitale tidsalder er bedrifter stadig på utkikk etter måter å effektivisere prosesser, øke effektiviteten og til syvende og sist forbedre return on investment (ROI). Et effektivt verktøy som har dukket opp de siste årene, er den elektroniske signaturen. Elektroniske signaturer eliminerer behovet for fysisk papirarbeid og gjør det mulig å signere dokumenter elektronisk, noe som gir en rekke fordeler for bedrifter i alle størrelser.
Elektroniske signaturer
Før vi går nærmere inn på hvordan elektroniske signaturer kan forbedre avkastningen, må vi først forstå hva elektroniske signaturer egentlig er. En elektronisk signatur, også kjent som e-signatur, er en digital representasjon av en persons håndskrevne signatur. Den fungerer som en juridisk bindende metode for å uttrykke samtykke eller godkjenning uten bruk av penn og papir.
Elektroniske signaturer har revolusjonert måten bedrifter opererer på ved å effektivisere prosesser og eliminere behovet for fysisk papirarbeid. I dagens digitale tidsalder er det både praktisk, effektivt og sikkert å signere dokumenter elektronisk.
Juridisk sett er elektroniske signaturer anerkjent som gyldige og rettskraftige i mange land verden over. Det er imidlertid viktig å være klar over hvilke lover og regler som gjelder for elektroniske signaturer i din jurisdiksjon, da disse kan variere.
I USA gir Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) et juridisk rammeverk for bruk av elektroniske signaturer i mellomstatlig og utenlandsk handel. Denne loven sikrer at elektroniske signaturer har samme rettsvirkning som tradisjonelle håndskrevne signaturer.
I EU etablerer eIDAS-forordningen et enhetlig juridisk rammeverk for elektroniske signaturer på tvers av medlemslandene. Formålet med forordningen er å fremme tilliten til elektroniske transaksjoner ved å sikre at elektroniske signaturer er juridisk gyldige.
Les også: Reduser risiko og ta kontroll over kontraktene dine
Men hvordan henger elektroniske signaturer sammen med ROI?
Nå som vi har en solid forståelse av elektroniske signaturer, kan vi se nærmere på hvordan de kan ha en positiv innvirkning på bedriftens avkastning.
Definisjon av avkastning i forbindelse med elektroniske signaturer
Return on investment (ROI) er et nøkkeltall som bedrifter bruker for å vurdere lønnsomheten og effektiviteten av investeringene sine. Når det gjelder elektroniske signaturer, kan ROI måles ved å kvantifisere tids-, kostnads- og ressursbesparelser som oppnås ved å ta i bruk elektroniske signaturverktøy.
Ved å effektivisere signeringsprosessen og redusere behovet for fysisk papirarbeid kan bedrifter spare mye tid som ellers ville gått med til manuell dokumenthåndtering. Denne innsparte tiden kan brukes til mer produktive oppgaver, noe som resulterer i økt effektivitet og produktivitet i hele organisasjonen.
Hvordan elektroniske signaturer påvirker virksomhetens effektivitet
I tillegg til at elektroniske signaturer sparer tid, bidrar de også til å effektivisere virksomheten på flere måter. For det første slipper man å skrive ut, skanne og fakse dokumenter, noe som kan være tidkrevende og feilutsatt.
Elektroniske signaturer gjør det dessuten mulig for bedrifter å sende og motta dokumenter umiddelbart, uavhengig av geografisk plassering. Dette eliminerer potensielle forsinkelser knyttet til fysisk postforsendelse og gjør det mulig å fullføre transaksjoner og avtaler raskere.
I tillegg tilbyr elektroniske signaturer forbedrede sikkerhetstiltak, som autentisering og kryptering, for å beskytte integriteten og konfidensialiteten til signerte dokumenter. Dette styrker tilliten mellom partene og reduserer risikoen for svindel eller uautorisert tilgang til sensitiv informasjon.
Les også: Hvorfor Oneflow er en kontraktsplattform for alle
Implementering av elektroniske signaturer i virksomheten din
Nå som du har forstått fordelene med elektroniske signaturer, er det på tide å finne ut hvordan du effektivt kan implementere dem i virksomheten din.
Velge riktig plattform for elektroniske signaturer
Når du velger en plattform for elektroniske signaturer, er det viktig å ta hensyn til faktorer som brukervennlighet, skalerbarhet, sikkerhetsfunksjoner og integrasjonsmuligheter med eksisterende systemer. Se etter en plattform som har et brukervennlig grensesnitt, robuste sikkerhetsprotokoller og mulighet for sømløs integrering med din foretrukne programvare for dokumenthåndtering.
Opplæring av teamet ditt i bruk av elektroniske signaturer
Når du har valgt en plattform for elektroniske signaturer, må du sørge for at teamet ditt får god opplæring i bruken av den. Gi klare instruksjoner og retningslinjer for hvordan du oppretter, sender og signerer dokumenter ved hjelp av plattformen. Et godt opplært team vil maksimere fordelene med elektroniske signaturer og sikre at de blir tatt i bruk i hele organisasjonen.
Måle effekten av elektroniske signaturer på ROI
Selv om fordelene med elektroniske signaturer er åpenbare, er det viktig å overvåke og måle effekten på avkastningen for å rettferdiggjøre implementeringen og identifisere områder som kan forbedres ytterligere.
Viktige resultatindikatorer å ta hensyn til
Vurder å følge med på viktige resultatindikatorer (KPI-er) knyttet til bruken av elektroniske signaturer. Det kan for eksempel dreie seg om antall dokumenter som signeres elektronisk, tidsbesparelsen per dokument og reduksjonen i papir- og utskriftskostnader. Analyser disse nøkkeltallene regelmessig for å evaluere hvor effektiv implementeringen av elektroniske signaturer er.
Langsiktige fordeler med elektroniske signaturer for ROI
Husk at fordelene med elektroniske signaturer strekker seg lenger enn kortsiktige tids- og kostnadsbesparelser. På lang sikt kan bruk av elektroniske signaturer føre til økt kundetilfredshet, smidigere forretningsdrift og bedre samarbeid mellom interne team og eksterne partnere. Disse faktorene bidrar til å øke virksomhetens samlede avkastning på investeringen.
Les også: De 8 beste tipsene for SaaS-markedsføring for å øke bedriftens inntekter og ROI
Utfordringer ved bruk av elektroniske signaturer
Selv om fordelene med elektroniske signaturer er åpenbare, kan bedrifter møte utfordringer når de skal ta dem i bruk. Det er viktig å håndtere disse utfordringene proaktivt for å sikre en smidig overgang til bruk av elektroniske signaturer.
Håndtering av sikkerhetsproblemer
En vanlig utfordring bedrifter møter når de tar i bruk elektroniske signaturer, er bekymring for sikkerheten. Som med alle digitale løsninger er det viktig å velge en anerkjent plattform for elektroniske signaturer som følger bransjens beste praksis og har robuste sikkerhetsfunksjoner. Kommuniser sikkerhetstiltakene til teamet og interessentene for å redusere eventuelle bekymringer.
Sikre overholdelse av lover om elektroniske signaturer
En annen utfordring er å sikre at de juridiske kravene til elektroniske signaturer overholdes. Hold deg oppdatert på lover og regler for elektroniske signaturer i din jurisdiksjon, og implementer prosesser som overholder disse kravene. Dette vil bidra til å bygge tillit hos partnere og kunder og samtidig minimere den juridiske risikoen.
Sammendrag
Elektroniske signaturer har potensial til å revolusjonere måten bedrifter opererer på, ved å muliggjøre strømlinjeformede prosesser, økt effektivitet og til syvende og sist bedre avkastning. Ved å forstå de grunnleggende prinsippene, implementere dem effektivt og måle effekten av dem, kan bedrifter utnytte kraften i elektroniske signaturer til å lykkes i dagens digitale verden.
