Kontraktsstyringstjenester i 2025: Løsninger og fordeler

En fersk rapport viser at 78% av virksomheter har investert i Contract Lifecycle Management (CLM) de siste årene. Dette understreker det økende presset på å optimalisere kontraktsrelaterte prosesser for å holde tritt med konkurransen.

Ser vi det i et større perspektiv, er det lett å forstå hvorfor dette skjer. Antallet og kostnadene ved tvister og granskinger øker, og lovverket blir stadig strengere når det gjelder bransjeregler og personvern. Samtidig er mange juridiske avdelinger underbemannet. I en slik situasjon er det avgjørende å øke effektiviteten – og kontraktsstyringstjenester og -teknologi er blant de mest effektive måtene å gjøre det på.

Denne artikkelen utforsker hva kontraktsstyringstjenester er, forskjellen mellom manuelle og digitale tilnærminger, og hvilke fordeler de gir moderne virksomheter. Vi ser også på hvordan vår digitale kontraktsplattform Oneflow hjelper selskaper med å håndtere sine avtaler mer effektivt.

Hva er kontraktsstyringstjenester?

Kontraktsstyringstjenester er verktøy som lar deg håndtere kontrakter gjennom hele livssyklusen – fra første utkast til fornyelse eller utløp. Dette inkluderer:

• Kontraktsopprettelse: Bruk av maler, forhåndsgodkjente klausuler og AI-verktøy for å generere nye avtaler raskt og konsekvent.
• Strategisk forhandling: Effektiv sanntidssamarbeid og versjonskontroll – alle parter, både internt og eksternt, får tilgang til og kan gjennomgå den samme versjonen av kontrakten samtidig.
• Automatiserte godkjenningsflyter: Digitale arbeidsflyter og elektroniske signaturer som sikrer at kontrakter signeres trygt uten papirarbeid.
• Organisert lagring: Et sentralisert, søkbart digitalt arkiv for alle kontrakter, som gir enkel tilgang og høy sikkerhet.
• Etterlevelsesovervåking: Sporing av nøkkelhendelser og forpliktelser (som betalingsfrister og leveringsdatoer) med automatiske varsler for kommende tidsfrister.
• Fornyelser: Strømlinjeforming av fornyelsesprosessen med automatiske påminnelser, tilpassbare kalendere og tydelige arbeidsflyter.

Tidligere ble kontraktsstyring gjort manuelt – en tidkrevende prosess med risiko for feil og ineffektivitet. Dette har endret seg takket være automatisering og digitale løsninger, som i dag gjør hele prosessen mye raskere og mer pålitelig.

Les også: Hvordan obligation management software kan bidra til å styrke bedriften din

Hvordan fungerer digital kontraktsstyring? Digital kontraktsstyring består av flere trinn:

Utarbeidelse: Bruk av maler, forhåndsgodkjente klausuler og AI-verktøy for å lage nye avtaler raskt og konsistent. Du slipper å starte fra bunnen av hver gang – systemet fyller ut standardiserte klausuler, juridisk språk og virksomhetsspesifikke vilkår. Det gir bedre samsvar, færre feil og høyere kvalitet.

Forhandling: Sanntidssamarbeid og versjonskontroll gjør at alle parter jobber i den samme kontrakten. Alle endringer og kommentarer spores og tilskrives, noe som øker transparensen og reduserer forvirring.

Godkjenning: Digitale arbeidsflyter med rollebasert tilgang sikrer at alle nødvendige godkjenninger innhentes raskt. Kontrakter sendes automatisk til rette personer eller avdelinger basert på forhåndsdefinerte kriterier, slik at juridisk, finans og andre interessenter godkjenner effektivt.

Signering: Programvaren muliggjør juridisk bindende elektroniske signaturer og segl, slik at kontrakter kan signeres uten papir. Du slipper å skrive ut, poste og skanne dokumenter. Dette reduserer tiden fra utkast til signert avtale betydelig – med samme juridiske gyldighet som håndskrevne signaturer.

Lagring: Alle kontrakter lagres i et sentralt, søkbart digitalt arkiv som gir rask tilgang og trygg sikkerhet med tilgangskontroll og revisjonsspor.

Overvåking: Automatiske varsler hjelper deg å holde oversikt over viktige hendelser som fornyelse, utløp og betalingsdatoer. Du kan også spore ytelse opp mot kontraktsvilkår og fange opp potensielle brudd på etterlevelse.

Fornyelse: Hele fornyelsesprosessen kan automatiseres med varsler, kalendere og tydelige arbeidsflyter. Systemet minner deg på kontrakter som nærmer seg utløp, foreslår fornyelser og sikrer at prosessen skjer sømløst og i tide.

Manuell kontraktsstyring vs. digital kontraktsstyring

Nøkkelfordeler med kontraktsstyringstjenester

Å implementere moderne programvare for kontraktsstyring gir en rekke fordeler for virksomheten din:

• Økt synlighet og kontroll: AFå en helhetlig og sanntidsoversikt over alle kontraktsforpliktelser, vilkår og tidsfrister. Rapporter viser at synlighet og kontroll er hovedårsakene til at selskaper investerer i CLM-programvare – og det er ikke rart. Manglende oversikt kan føre til tapte muligheter og svak forståelse av forpliktelser i kontrakter.
• Bedre risikostyring: Proaktiv etterlevelsesovervåking og standardiserte arbeidsflyter reduserer risikoen for brudd på lover og regler, bøter og uforutsigbare forpliktelser. Det er en effektiv måte å beskytte virksomheten mot juridiske og økonomiske konsekvenser.
• Kostnadsreduksjon: Mindre administrativt arbeid og færre manuelle prosesser reduserer driftskostnader. Den forbedrede risikohåndteringen bidrar også til å redusere sannsynligheten for dyre rettstvister og sanksjoner. Faktisk har 41% av juridiske avdelinger nylig fått krav om kostnadsreduksjon fra ledelsen – og digital kontraktsstyring er et effektivt svar.
• Økt effektivitet: Strømlinjeformede arbeidsflyter, automatiserte godkjenninger og umiddelbar tilgang til kontraktsdata gjør at virksomheten kan inngå avtaler raskere og frigjøre tid til strategisk arbeid. Resultatet er raskere inntektsgenerering og høyere produktivitet på tvers av avdelinger.
• Bedre relasjonsstyring: Gjennomsiktige og lett tilgjengelige avtaler bygger tillit mellom interessenter og styrker relasjonene med kunder, leverandører og partnere. Klare vilkår og felles forståelse fører til mer produktive og positive samarbeid – både internt og eksternt.
• Datadrevne innsikter: Sanntidsdashbord og analyser gir verdifull innsikt i kontraktsytelse, slik at du kan identifisere trender, optimalisere vilkår og ta bedre, mer informerte beslutninger. Disse dataene er også nyttige for strategisk planlegging og kontinuerlig forbedring av avtaleprosesser.

Les også: Hvordan automatisere HR-kontrakter?

Hvorfor velge Oneflow for kontraktsstyringstjenester?

Oneflow er en ledende plattform for kontraktsstyring, utviklet med fokus på sikkerhet, etterlevelse og full automatisering av kontraktsprosesser. Løsningen tilbyr sikre, juridisk bindende elektroniske signaturer (inkludert SMS-verifisering, elektronisk ID, standard e-signaturer og kvalifiserte digitale segl). I tillegg får du et omfattende sett med AI-drevne verktøy for kontraktsopprettelse, samarbeid i sanntid (med kommentarer, utløserhendelser og merkevaretilpassede arbeidsområder), samt funksjoner etter signering – som datauttrekk og dokumentkobling. Alt dette bidrar til effektiv kontraktsstyring gjennom hele livssyklusen.

Oneflow kobles også enkelt til andre systemer – som CRM (HubSpot, Salesforce) og HRM (Teamtailor) – og synkroniserer data sømløst for å automatisere arbeidsflyter og øke effektiviteten.

Funksjoner i Oneflow

• Interaktiv, AI-drevet kontraktsopprettelse og -forhandling: Bruk tilpassbare maler for ulike situasjoner. Med Oneflow AI kan du utarbeide, redigere, oppsummere og oversette dokumenter, samt kontrollere dem for feil og etterlevelsesbrudd. Automatiseringsverktøy lar deg arkivere og sende kontrakter enkelt.
• Samarbeid i sanntid og versjonskontroll: Fremskynd forhandlinger ved å samarbeide sømløst med både interne og eksterne parter. Alle har tilgang til den nyeste versjonen, og du får tilgang til funksjoner som sikre, merkevaretilpassede arbeidsområder, kommentarer, revisjonsspor og tilpassbare varsler.

• Sikre e-signaturer med kvalifiserte digitale segl: Tilordne roller og tillatelser (for eksempel redigering, visning osv.) og styr tilgangen til dokumenter. Plattformen bruker TLS 1.2- og AES 256-kryptering samt tofaktorautentisering for maksimal sikkerhet. Hvis en signatar ikke kan verifiseres, blir ikke kontrakten signert. Etter signering beskyttes dokumentet med et kvalifisert segl for å forhindre manipulering.
• Koble Oneflow til systemer som HiBob, Teamtailor, HubSpot, Salesforce og Microsoft Dynamics. Data synkroniseres mellom systemene for å optimalisere prosesser og redusere tid brukt på kontraktsarbeid. Du kan også konfigurere egne integrasjoner via Oneflow API og SCIM API.

• Analyse og innsikt i kontraktsytelse: Følg nøkkelindikatorer som dokumentåpninger, antall besøk og engasjement for å identifisere trender og forbedre strategien for kontraktsforvaltning.
• Automatiserte varsler og etterlevelsessporing: Oppnå full GDPR-etterlevelse og bruk Oneflows redundante infrastruktur for kontinuerlig drift. Sertifiseringene ISO 27001 (Informasjonssikkerhet), ISO 9001 (Kvalitet) og ISO 14001 (Miljø) sikrer at plattformen oppfyller de strengeste kravene. Du kan også sette opp automatisert datalagring for å sikre samsvar gjennom kontraktens levetid.
• Sentralisert database med elektroniske dokumenter: Lagre alle dokumenter på ett sted. Bruk filtre, etiketter, dokumentroller, mappevisning og søkefunksjoner for å håndtere kontraktslivssyklusen effektivt.
• Signeringsrekkefølge: Tilpass rekkefølgen på signering basert på roller, dokumenttyper og andre kriterier – slik at prosessen passer din arbeidsflyt.
• Etter signering: Oppbevar sendte og signerte juridiske kontrakter i Oneflow (med interne og eksterne lenker). Plattformen lar deg hente ut metadata og generere innsikt for oppfølging og rapportering.

Ved å implementere Oneflows løsninger for kontraktsstyring kan virksomheter redusere administrativ byrde, korte ned kontraktsyklusen og styrke etterlevelsen. Plattformen brukes av salg-, HR-, innkjøps- og juridiske team, og har hjulpet bedrifter i bransjer som IT, konsulentvirksomhet, bilindustri og mange flere – fra raskt voksende startups til etablerte selskaper.

Med Oneflows omfattende funksjoner og automatiserte arbeidsflyter får du bedre oversikt, kontroll og effektivitet, samtidig som du reduserer risiko og styrker relasjoner.

Et godt eksempel er Hedin Bil, som sparte ti timer i uken, ansatte over 3 000 talenter og oppnådde positiv ROI – alt på under én måned.
Her er hva Elin Skoglund, HR Business Partner hos Hedin Bil, sier om løsningen vår.

Vil du se lignende resultater i din virksomhet? Prøv Oneflow gratis i 14 dager og opplev hvordan digital kontraktsstyring faktisk fungerer i praksis!

Les også: Hva er Enterprise Contract Management?

Løft arbeidsflyten din med kontraktsstyringstjenester

Kontraktsstyringstjenester øker effektiviteten og gir deg uvurderlig oversikt og kontroll over alle kontraktsrelaterte prosesser.

Et godt eksempel er vårt samarbeid med Knowit, et ledende europeisk konsulentselskap med kontorer i seks land. Før de tok i bruk Oneflow, laget de kontrakter i Word og sendte dem til kunder på e-post. Med vår funksjonsrike plattform, fullt integrert med både HR- og CRM-systemene deres, kunne de fjerne alle manuelle prosesser og få full kontroll over hele kontraktsflyten.

Resultatet? Signeringstiden ble redusert fra flere dager til bare én.

Vil du oppnå lignende resultater i din virksomhet? Registrer deg for vår gratis 14-dagers prøveperiode i dag og begynn å optimalisere kontraktshåndteringen din!