Middlepoint

Är det möjligt att skära ner på admin med 80–90% varje vecka? Det trodde inte Middlepoint – tills de hittade Oneflow.

För Middlepoint, ett facility service-företag som som skickar omkring 200 anställningsavtal varje år, är tid pengar.

Trollar bort papper

Middlepoint brukade tidigare hantera sina avtal med papper och penna. De skickar hundratals anställningsavtal varje år, och för varje avtal behövde teamet boka möte för signering, skriva ut och till sist sätta in i en pärm. För Pontus Esbo, VD för Middelpoint, var ett bättre system högsta prio.

“Oneflow var bättre än konkurrenterna”

Pontus hade egentligen bara ett enda krav för avtalsautomatisering. Plattformen behövde vara användarvänlig.

“Dessa system tenderar att vara väldigt komplexa. Och när du använder en lösning i alla delar av organisationen, är användarvänligheten otroligt viktig.”

Smidig integration med Teamtailor

Middlepoint blev positivt överraskade när de fick veta att Oneflow har en integration med Teamtailor. Och de är mycket nöjda med resultaten. Pontus säger att integrationen ger ytterligare ett lager av automatisering till det som tidigare brukade innebära manuellt arbete.

“Det sparar tid och irritation. Integrationen är väldigt bra och resultaten kom direkt, särskilt på rekryteringssidan. Innan Oneflow la vi extremt mycket tid på att koordinera, administrera och boka tid för signering. Vi kortade ner våra ledtider rejält.”

Avtalsadmin – en del av det förflutna

Middlepoint har vuxit en hel del under det senaste året. Om Middlepoint hade fortsatt med sitt tidigare arbetssätt, hade de antagligen behövt anställa mer personal för att hantera all administration. Nu har Middlepoint ett system som funkar för dem, och tiden som brukade läggas på admin kan nu gå till mycket viktigare uppgifter.

Enligt Pontus är Oneflows största fördelar:

• Spårbarhet
• Bevakning
• Enkelhet
• Användarvänlighet
• Funkar på alla enheter
• Flexibel implementering

Teamet valde att implementera Oneflow stegvis. Först ut var rekryteringsavdelningen, där Oneflow automatiserade alla anställningsavtal från signering till arkivering och bevakning. Något som är särskilt viktigt för Middlepoint är automatiserade pushnotiser för när till exempel provanställningar är på väg att löpa ut. Innan Oneflow sköttes avtalsbevakningen manuellt.

Alla avtal på ett ställe

Efter en lyckad implementering av Oneflow på rekryteringsavdelningen, gick Middlepoint vidare med att digitalisera avtalsprocessen på kundsidan. Eftersom de tidigare bara hade använt manuella avtal, importerades dessa till Oneflow så att alla avtal var samlade i samma databas. Det sista steget blev att flytta leverantörsavtalen till Oneflow.

“Jag kan absolut rekommendera Oneflow”

Pontus lyckades effektivisera Middlepoints avtalshantering. Genom att ta in Oneflow har Middlepoint fått ett bra avtalsarkiv, och ett helt nytt sätt för bevakning och spårning av avtalen. Allt inramat av ett snyggt gränssnitt som är enkelt att jobba i. På frågan om han skulle rekommendera Oneflow, svarar Pontus:

“Absolut! Har man en stor del kund-, leverantörs- och anställningsavtal, vilket alla företag har, är det den perfekta plattformen.”