Middlepoint

Er det muligt at skære kontraktadministrationstiden ned med 80-90% på ugentlig basis? Middlepoint troede ikke, det var muligt, indtil de fandt Oneflow.

Middlepoint er en facility service virksomhed med et højt serviceniveau, og de udsender omkring 200 ansættelseskontrakter på årsbasis, hvorfor tid er penge.

Væk med papiret

Historisk set har Middlepoint administreret alle kontrakter med papir og kuglepen. De sendte flere hundrede rekrutteringskontrakter ud på årsbasis, og for hver kontrakt skulle teamet booke møder for at få kontrakterne underskrevet, printet og sat i mapper. For Pontus Esbo, CEO hos Middlepoint, var det en topprioritet at få optimeret administrationen af kontrakter.

“Oneflow var bedre end konkurrenterne”

Pontus havde tre større krav til kontraktautomationsplatformen. Platformen, de ville vælge, skulle først og fremmest være brugervenlig. 

“Denne type af systemer har en tendens til at være meget komplekse, og når du skal bruge platformen i alle dele af din organisation, skal den være brugervenlig. Vi afsøgte markedet for en brugbar løsning, og med Oneflow fik vi den komplette løsning. Det var simpelthen en bedre løsning end konkurrenterne,” forklarer Pontus Esbo.

Fantastisk integration med Teamtailor

Middlepoint gør brug af Teamtailor og var positivt overraskede over, at Oneflow har en lokal integration med Teamtailor. De var tilfredse med de indledende resultater. Pontus Esbo fortæller, at integrationen gav endnu et lag af automation, for hvad der tidligere var manuelt arbejde.

“Det sparer tid og fjerner irritationsmomentet fra vores arbejde. Det er en fantastisk integration, der giver os umiddelbare resultater, særligt på rekrutteringsdelen. Før Oneflow brugte vi meget tid på at koordinere, administrere og booke tid til signering. Vi har skåret kraftigt ned på vores leadtider.”

Kontraktadministration – hører fortiden til

Middlepoint er vokset i størrelse over de seneste år. Hvis de var fortsat som før, havde de haft brug for at ansætte nye medarbejdere til at håndtere det administrative arbejdsflow. Nu gør Oneflow det kedelige arbejde for dem. Den tid, deres medarbejdere førhen brugte på administration, kan nu blive brugt til at få virksomheden til at vokse.

Ifølge Pontus Esbo sætter han mest pris på følgende værdier ved Oneflow:

• Sporbarhed
• Monitorering
• Simplicitet
• Brugervenlighed
• Nem at bruge fra en hvilken som helst enhed
• Fleksibilitet i implementeringen

Teamet valgte at implementere Oneflow over flere stadier. Først i rekrutteringsafdelingen, hvor Oneflow automatiserede alle ansættelseskontrakter fra signering og arkivering til monitorering. Middlepoint elskede de automatiske pushmeddelelser for, hvornår bestemte korttidsansættelser nærmede sig deres udløb. Før Oneflow blev kontraktmonitorering håndteret manuelt.

“Det er rart, at Oneflow gør det meste af arbejdet for os.”

Alle kontrakter samlet ét sted

Efter en succesfuld implementering af Oneflow i rekrutteringsafdelingen flyttede Middlepoint deres fokus over på digitaliseringen af kontraktprocessen på kunde- og forhandlersiden. Teamet importerede alle kunde- og leverandørkontrakter til Oneflow, så alle kontrakter nu er samlet ét sted.

“Nu har vi endelig alle kontrakter oprettet, signeret og arkiveret i Oneflow.”

“Ja, jeg vil absolut anbefale Oneflow”

Pontus Esbo har opnået sit mål med at optimere kontraktadministrationen for Middlepoint. Ved at bringe Oneflow ind i billedet har teamet opnået en måde, hvorpå man kan monitorere status for alle aftaler, får et sikkert arkiv samt en sporbarhed af kontrakter. Alt sammen med et interface, der ser godt ud og er nemt at arbejde med. Pontus Esbo ville klart anbefale Oneflow:

“Jeg ville helt bestemt anbefale Oneflow. Hvis du har en stor mængde kontrakter – kunder, leverandører og medarbejderaftaler – som alle virksomheder har – får du her den bedste platform.”