Jotkin teknologiat ja ideat muuttavat toimintatapamme täysin. Et esimerkiksi harkitsisi kirjeen lähettämistä kirjekyyhkysen välityksellä kaverillesi vuonna 2025, kun voit yksinkertaisesti lähettää hänelle viestin WhatsAppissa tai soittaa hänelle älypuhelimella, joka hänellä on lähes aina mukanaan.
Allekirjoitukset ovat samanlaisia. Teknisesti ottaen sopimuksia ja oikeudellisia asiakirjoja voi toki edelleen allekirjoittaa henkilökohtaisesti kynällä ja paperilla, mutta miksi tekisit niin, kun voit muuntaa manuaalisen prosessin sähköiseksi allekirjoitukseksi ja näin mahdollistaa liiketoiminnan ja kumppanuuksien solmimisen etänä – helpommin, nopeammin, turvallisemmin ja ympäristöä vähemmän kuormittaen?
Jos sinua estää se, ettet ole varma, miten käyttää sähköisiä allekirjoituksia tai muuttaa fyysinen allekirjoituksesi sähköiseksi allekirjoitukseksi, olet tullut oikeaan paikkaan. Tämä artikkeli hälventää nämä epäilykset!
Lue myös: Allekirjoituksen historia
Mikä on sähköinen allekirjoitus?
Sähköinen allekirjoitus on perinteisen allekirjoituksen digitaalinen versio. Se luodaan käyttämällä ohjelmistoa, joka tallentaa kuvan allekirjoituksestasi ja muuntaa sen digitaaliseen muotoon (tosin on olemassa myös tekniikoita, jotka eivät perustu allekirjoituksen kuvaan ja joiden avulla voit käyttää muita menetelmiä, kuten tekstiviestivarmennusta, henkilöllisyyden todentamiseen ja asiakirjojen allekirjoittamiseen). Sähköisten allekirjoitusten avulla voit allekirjoittaa asiakirjoja sähköisesti, jolloin fyysisiä asiakirjoja ei tarvita.
Miksi käyttää sähköistä allekirjoitusta?
Sähköisten allekirjoitusten avulla voit allekirjoittaa asiakirjoja mistä tahansa, kunhan sinulla on internet-yhteys. Voit tehdä paperityöt nopeammin, kätevämmin ja tehokkaammin huolehtimatta fyysisten allekirjoitusten logistiikasta. Sähköinen allekirjoitus säästää arvokasta aikaa (ja me kaikki tiedämme, että aika on rahaa!). Tällaisten ratkaisujen avulla yritykset voivat olla joustavampia, vähentää hallinnollisia kustannuksia ja lisätä tuottavuutta sekä tehokkuutta.
Lue myös: Kuinka muuntaa JPEG/PNG-kuva sähköiseksi allekirjoitukseksi?
Digitaaliset allekirjoitukset ovat myös turvallisempia ja vaikeammin väärennettävissä kuin perinteiset allekirjoitukset salauksen, salasanasuojauksen ja muiden turvakeinojen ansiosta.
Lisäksi sähköiset allekirjoitukset ovat ympäristöystävällisiä. Kun fyysisiä allekirjoituksia ei enää tarvita, voit pienentää hiilijalanjälkeäsi.
Lue myös: Voiko sähköisen allekirjoituksen liittää dokumenttiin?
Allekirjoituksen muuntaminen sähköiseksi allekirjoitukseksi
Nyt kun ymmärrät sähköisten allekirjoitusten edut, katsotaanpa, miten tavallinen allekirjoitus muunnetaan sähköiseksi allekirjoitukseksi. Voit käyttää useita eri menetelmiä riippuen tarpeistasi ja käytettävissäsi olevista työkaluista.
Tapa 1: Skannaa allekirjoituksesi
Helpoin tapa luoda sähköinen allekirjoitus on skannata fyysinen allekirjoitus. Voit käyttää skanneria tai älypuhelimen kameraa kuvan ottamiseen allekirjoituksestasi. Kun olet saanut kuvan, voit muuntaa sen digitaaliseen muotoon ohjelmiston avulla. Tähän tarkoitukseen on saatavilla monia työkaluja.
Tapa 2: Käytä allekirjoituslaitetta
Toinen vaihtoehto on käyttää allekirjoituslaitetta. Allekirjoitusalusta on laite, joka tallentaa allekirjoituksesi digitaaliseen muotoon. Voit sitten käyttää tiedostoa asiakirjojen allekirjoittamiseen sähköisesti. Allekirjoituslaitteita käytetään yleisesti yrityksissä, jotka tarvitsevat paljon allekirjoituksia, kuten pankeissa ja vakuutusyhtiöissä.
Lue myös: Kaunokirjoitetun sähköisen allekirjoituksen luominen
Tapa 3: Luo allekirjoitus sähköisesti
Voit luoda digitaalisen allekirjoituksen myös tyhjästä. Tämä menetelmä on monimutkaisempi kuin muut, mutta sen avulla voit hallita lopputulosta paremmin. Sähköisen allekirjoituksen luomiseen tarvitaan grafiikkataulu ja ohjelmisto, kuten Adobe Illustrator tai Photoshop. Ohjelmiston avulla voit sitten luoda digitaalisen allekirjoituksen, joka näyttää fyysiseltä allekirjoitukseltasi.
Tapa 4: Käytä sähköistä työkalua allekirjoituksen luomiseksi
Voit myös käyttää ilmaista online-työkalua sähköisen allekirjoituksen luomiseksi. Oneflowlla on myös tämä allekirjoituksen luontityökalun ominaisuus. Sen avulla voit luoda allekirjoituksen hiirellä tai kosketuslevyllä. Vaihtoehtoisesti alustamme avulla voit kirjoittaa nimesi kaunokirjoituksella, jolloin se muuttuu luonnollisen näköiseksi allekirjoitukseksi.
Vinkkejä allekirjoituksen muuntamiseen sähköiseksi allekirjoitukseksi
Seuraavassa on muutamia vinkkejä siitä, miten oma allekirjoitus kannattaa muuntaa sähköiseksi allekirjoitukseksi:
- Käytä korkealaatuista kuvaa: Mitä laadukkaampi kuva on, sitä paremmalta sähköinen allekirjoitus näyttää, jos päätät kopioida allekirjoituksesi kuvasta.
- Valitse helposti luettava fontti: Jos luot digitaalisen allekirjoituksen tyhjästä, valitse fontti, joka muistuttaa hyvin paljon fyysistä allekirjoitustasi.
Käytä korkean resoluution skannauksia: Jos haluat skannata paperille kirjoitetun allekirjoituksen, muista asettaa skannerin ohjelmistossa DPI (dots per inch) vähintään 300:ksi. - Pidä se yksinkertaisena: Älä yritä lisätä sähköiseen allekirjoitukseesi liikaa krumeluureja. Pidä se yksinkertaisena ja suoraviivaisena.
Lue myös: Allekirjoituksen tekeminen PC:llä ja Macilla
Ilmaiset sopimusmallit Oneflowssa
Oneflow – kun skannattu allekirjoitus ei riitä
Joskus pelkkä skannattu allekirjoitus ei riitä. Tällaisissa tapauksissa voit käyttää Oneflown kaltaista sopimusautomaatioalustaa, jossa on sähköisen allekirjoituksen ominaisuudet, asiakirjojen työnkulkujen hoitamiseen. Käyttäjäystävällisen alustansa ansiosta Oneflow helpottaa siirtymistä sähköisiin allekirjoituksiin ja mahdollistaa allekirjoittamisen missä ja milloin tahansa.
Ratkaisumme varmistaa laillisuuden, turvallisuuden ja aitouden ilman, että sinun tarvitsee ladata fyysistä allekirjoitustasi (voit valita neljästä allekirjoitustavasta: vahva sähköinen tunnistautuminen, tavallinen sähköinen allekirjoitus, tekstiviestivarmennus tai käsin kirjoitettu allekirjoitus). Oneflow mahdollistaa tehokkuuden ja mukavuuden samalla kun noudatat korkeimpia salausstandardeja. Seuraavassa on joitakin sen tarjoamia ominaisuuksia:
- Sopimusten hallinta – Optimoi sopimusten käsittely muistutusten ja ilmoitusten avulla. Hallitse käyttöoikeuksia määritettävillä rooleilla.
- Allekirjoitusprosessin seuranta – Seuraa allekirjoitusprosessia, jotta näet kuka allekirjoittaa digitaaliset asiakirjasi ja milloin. Voit myös määrittää allekirjoitusjärjestyksen.
- Oneflow AI – Kirjoita ja tarkista asiakirjoja tekoälyn avulla vaatimustenmukaisuuteen liittyvien ongelmien löytämiseksi ja inhimillisten virheiden poistamiseksi.
- Työtilat ja yhteistyö – Optimoi työnkulut ja paranna yhteistyötä brändättyjen työtilojen, kommenttien, videotallenteiden, konfiguroitavissa olevien triggereiden, kirjausketjujen ja sisäänpääsyn sääntöjen avulla.
- Dynaamiset mallit – Luo sopimuksia nopeasti mukautettavien, toimialakohtaisten mallien avulla (voit myös tehdä omia, räätälöityjä asiakirjamalleja).
- Analyysi – Seuraa keskeisiä tunnuslukuja ja sitoutumistietoja (avausprosentti, kävijämäärät jne.), jotta voit parantaa sopimusprosessejasi.
- Integraatiot – Yhdistä kolmannen osapuolen työkaluihin, kuten HubSpotiin, Salesforceen ja Teamtailoriin.
Tiivistelmä
Allekirjoituksen muuntaminen sähköiseksi allekirjoitukseksi on suhteellisen yksinkertainen prosessi, joka tarjoaa monia etuja perinteisiin allekirjoituksiin verrattuna. Olitpa sitten yksityishenkilö, joka haluaa säästää aikaa ja lisätä tehokkuutta, tai yritys, joka haluaa säästää rahaa ja lisätä tuottavuutta, sähköiset allekirjoitukset ovat tehokas tapa toimia.
Jos muistat tässä artikkelissa esitetyt menetelmät ja vinkit, sähköisen allekirjoituksen luominen on helppoa. Tulet kuitenkin varmasti kohtaamaan tilanteita, joissa tällainen allekirjoitus ei riitä – tarvitset jotain turvallisempaa tai varmasti oikeudellisesti sitovaa. Tällaisissa tilanteissa Oneflown kaltaisesta sopimusten hallintaohjelmistosta voi olla valtava hyöty, sillä se tarjoaa tehokkaita työkaluja sopimusten automatisointiin, seurantaan ja yhteistyöhön, tekoälyominaisuuksia, malleja, hyödyllisiä integraatioita ja paljon muuta.
Haluatko tutustua siihen? Luo tili ja kokeile Oneflowta ilmaiseksi jo tänään!
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Miten luon allekirjoituksen?
Aloita harjoittelemalla nimen kirjoittamista, kunnes olet tyytyväinen lopputulokseen. Jos haluat käyttää allekirjoitustasi Word- tai PDF-dokumenteissa tai muissa digitaalisissa tiedostoissa, sinun on myös skannattava se ja muokattava kuvaa (taustan poistaminen on hyvä idea), jotta voit kopioida sen haluamaasi paikkaan.
Miten voin digitoida allekirjoituksen?
Voit yksinkertaisesti skannata käsinkirjoitetun allekirjoituksen tai käyttää siitä otettua valokuvaa. Oneflown kaltaiseen digitaalisen allekirjoituksen alustaan investoiminen on kuitenkin parempi vaihtoehto, koska se takaa, että allekirjoituksesi on täysin oikeudellisesti sitova ja turvallinen – ja se on käyttäjäystävällinen tapa käyttää allekirjoitustasi verkossa.
Miten muuntaa kuva allekirjoitukseksi?
Ota selkeä valokuva tai skannaa käsin kirjoitettu allekirjoitus. Kun kuva on valmis, voit muokata sitä kuvankäsittelyohjelmalla, poistaa taustan ja parantaa tarvittaessa selkeyttä. Tallenna se sen jälkeen PNG-tiedostona, jossa on läpinäkyvä tausta, jotta se on helppo sisällyttää sähköposteihin, sopimuksiin ja muuhun digitaaliseen viestintään.
