Milloin viimeksi yritit muokata PDF-tiedostoa ilman, että päädyit repimään hiuksiasi? Aivan. Elämme aikaa, jossa kaikki muu on digitalisoitunut ja sujuvoittunut – mutta monet yritykset ovat edelleen kiinni vanhoissa sopimusprosesseissa, joissa käytetään Wordia, PDF-tiedostoja ja sähköpostia. Nyt on aika unohtaa staattiset asiakirjat. Esittelemme sinulle dynaamiset sopimukset – ja kerromme, miksi ne ovat tulevaisuus.
Staattisten sopimusten aika on ohi
Perinteiset sopimukset ovat pitkään olleet Word- tai PDF-tiedostoja, joita on lähetetty edestakaisin sähköpostitse. Prosessi on usein hidas, manuaalinen ja täynnä sudenkuoppia:
- Versiohallinta muuttuu nopeasti painajaiseksi
- Virheitä ja puutteita livahtaa sisään
- Allekirjoitukset viivästyvät, koska ihmisten on tulostettava, skannattava ja lähetettävä sopimukset takaisin
- Sinulla on puutteellinen yleiskuva tilanteesta ja sopimuksen edistymisestä
Maailmassa, joka muuttuu yhä nopeutuvaan tahtiin, tämä ei enää riitä. Dynaamiset sopimukset ovat jo täällä – ja ne tekevät muutakin kuin vain digitalisoivat paperin.
Mikä on dynaaminen sopimus?
Dynaaminen sopimus on elävä, interaktiivinen ja digitaalinen. Toisin kuin staattiset asiakirjat (kuten PDF- ja Word-tiedostot), dynaaminen sopimus antaa sinun:
- Mukauttaa, täyttää ja muokata tietoja reaaliajassa
- Tehdä yhteistyötä työtovereiden tai asiakkaiden kanssa suoraan sopimuksella
- Automatisoida osan prosessista, kuten asiakastietojen, hintojen ja ehtojen täyttämisen
- Allekirjoittaa sähköisesti – poistumatta dokumentista
Kuvittele sopimus, joka toimii enemmän kuin päheä verkkosivusto kuin jäykkä asiakirja. Juuri tällainen on dynaaminen sopimus!
5 syytä siirtyä dynaamisiin sopimuksiin
1. Vähemmän virheitä ja väärinkäsityksiä
Kun sopimukset hakevat automaattisesti tiedot (kuten nimet, hinnat ja päivämäärät) suoraan CRM-järjestelmästä tai muista järjestelmistä, vältyt kirjoitusvirheiltä ja vanhentuneilta tiedoilta. Mallit ja muuttujat varmistavat, että käytät aina oikeaa muotoa ja sisältöä.
2. Säästä aikaa – kaikki tapahtuu yhdessä paikassa
Unohda sopimusversioiden edestakainen lähettely. Dynaamisten sopimusten avulla sekä sisäiset että ulkoiset osapuolet voivat tehdä muutoksia, täyttää tietoja ja allekirjoittaa suoraan samalla asiakirjalla – poistumatta alustalta.
3. Parempi asiakaskokemus
Asiakkaidesi ei tarvitse tulostaa, allekirjoittaa, skannata tai lähettää asiakirjoja edestakaisin. Sen sijaan he saavat yksinkertaisen, mobiiliystävällisen ratkaisun, jonka avulla he voivat lukea, muokata ja allekirjoittaa asiakirjat muutamassa sekunnissa.
4. Täydellinen hallinta ja reaaliaikainen yleiskatsaus
Näet aina, kuka on avannut, lukenut ja allekirjoittanut sopimuksen. Sinun ei tarvitse miettiä, valmistuuko sopimus, vaan voit seurata prosessia reaaliajassa.
5. Integraatiot ja automaatio
Dynaamiset sopimukset toimivat saumattomasti mm. CRM-, kirjanpito- ja HR-järjestelmien kanssa älykkäiden integraatioiden ansiosta. Kun sopimus on allekirjoitettu, tiedot voivat siirtyä automaattisesti muihin järjestelmiin seurantaa, laskutusta tai perehdyttämistä varten.
6. AI auttaa sinua työskentelemään älykkäämmin sopimusten parissa
Tekoäly tarjoaa yrityksille suuria mahdollisuuksia tehostaa toimintaansa, vähentää riskejä ja luoda kasvua. Ottamalla tekoälyn käyttöön sopimusten hallintajärjestelmissä organisaatiot voivat saavuttaa kilpailuedun nykyisessä dynaamisessa liiketoimintaympäristössä.
Lue myös: Tekoälyn rooli sopimushallinnassa
Miksi sinun pitäisi luopua Word- ja PDF-tiedostoista sopimuksissa?
Word- ja PDF-tiedostoja ei ole koskaan suunniteltu nykyaikaista sopimusten hallintaa varten.
- Ne eivät sovellu neuvotteluihin eikä joustaviin muutoksiin
- Versiohallinta muuttuu nopeasti sekavaksi
- Ne vaativat liikaa manuaalista työtä ja seurantaa
- Ne luovat epävarmuutta ja niitä on hankala jäljittää
Kun muut osat yrityksestäsi on automatisoitu ja digitalisoitu, miksi sopimukset jäisivät jälkeen?
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Miten dynaamiset sopimukset toimivat käytännössä?
Oletetaan, että käytät Oneflowta:
1. Valitse sopimusmalli
Sopimus toimitetaan valmiina, oikeat kentät täytettyinä sekä sinun ja alasi tarpeisiin mukautettuna.
Ilmaiset sopimusmallit Oneflowssa
2. Täytä automaattiset muuttujat
Asiakkaan nimi, hinta, päivämäärä ja ehdot haetaan automaattisesti CRM-järjestelmästä.
3. Lähetä vastapuolelle allekirjoitettavaksi
Asiakas saa yksinkertaisen linkin, avaa sopimuksen ja voi muokata yksittäisiä tietoja, jos annat hänelle siihen oikeuden.
4. Seuraa edistymistä
Näet, kun sopimus avataan, ja saat ilmoituksen, kun se on allekirjoitettu.
5. Automaattinen tallennus ja seuranta
Kun kaikki on allekirjoitettu, sopimus tallennetaan turvallisesti ja seuraavat vaiheet, kuten laskutus tai käyttöönotto, voidaan aloittaa automaattisesti.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Kestävyys ja turvallisuus: Ei vain lisäetu
Dynaamiset sopimukset eivät vain säästä paperia ja aikaa – ne vaikuttavat myös ympäristöön.
- Paperiton = pienempi ympäristöjalanjälki
- Turvallinen tallennus ja salaus takaavat arkaluontoisten tietojen turvallisen käsittelyn
- GDPR:n ja lakisääteisen dokumentoinnin noudattaminen helpottuu
Radisson Hotel Group, Epassi ja Lähitaksi ovat vain muutamia yrityksiä, jotka ovat siirtyneet Oneflown dynaamisiin sopimuksiin työskennelläkseen älykkäämmin ja ympäristöystävällisemmin.
Tulevaisuus on dynaaminen
Dynaamiset sopimukset eivät koske pelkästään paperityön digitalisointia – kyse on sopimusten käsittelytavan muuttamisesta.
Nopeammat prosessit
Parempi kokemus työntekijöille ja asiakkaille
Vähemmän virheitä, enemmän hallintaa
Kysymys onkin siis seuraava: Kuinka kauan aiot jatkaa Word- ja PDF-tiedostojen käyttöä? Varaa esittely jo tänään ja katso, kuinka dynaamiset sopimukset voivat säästää sinulta aikaa ja vaivaa!
