Sopimuspohjat ovat tärkeä osa tehokasta liiketoimintaa. Ne vähentävät manuaalista työtä, nopeuttavat prosesseja ja auttavat varmistamaan, että kaikki sopimukset ovat yhdenmukaisia ja oikeudellisesti päteviä. Moni yritys kuitenkin laatii edelleen sopimuksensa Word-dokumenteissa tai PDF-lomakkeilla, mikä johtaa usein virheisiin ja hitaisiin läpimenoaikoihin.
Oneflow tuo sopimusten luomiseen ja hallintaan täysin uudenlaisen lähestymistavan. Tässä artikkelissa käymme läpi, miten Oneflown avulla voit luoda sopimuspohjat helposti ja nopeasti – ja samalla parantaa yhteistyötä tiimien välillä, noudattaa tietoturva- ja allekirjoitusvaatimuksia sekä säästää arvokasta aikaa.
Mikä sopimuspohjat ovat ja mitä hyötyä niistä on?
Sopimuspohja on valmiiksi rakenteistettu asiakirjamalli, jota käytetään toistuvissa sopimustilanteissa. Esimerkiksi myyntisopimukset, työsopimukset ja salassapitosopimukset (NDA) laaditaan usein hyvin samanlaisella sisällöllä, ja siksi niiden automatisointi pohjien avulla on järkevää.
Käyttämällä valmiita pohjia yritys voi varmistaa, että tärkeät kohdat kuten sopimusehdot, vastuukysymykset ja allekirjoittajatiedot ovat aina mukana. Näin vältetään inhimilliset virheet ja varmistetaan, että jokainen sopimus noudattaa yrityksen käytäntöjä ja lain vaatimuksia.
Lue myös: Opas: Sopimusten elinkaaren hallinta
Miten Oneflow sopimuspohjat toimivat?
Oneflow tarjoaa käyttäjilleen mahdollisuuden luoda dynaamisia ja älykkäitä sopimuspohjia suoraan selainpohjaisessa alustassa. Pohjat perustuvat HTML-mallipohjiin, jotka mahdollistavat interaktiivisuuden ja reaaliaikaisen muokkauksen. Tämä tarkoittaa, että sopimusta voidaan päivittää lennosta – esimerkiksi lisäämällä rivin hintataulukkoon tai vaihtamalla sopimusehtoja ilman, että tarvitsee luoda kokonaan uusi dokumentti.
Pohjat eivät ole staattisia PDF-tiedostoja, vaan “eläviä” asiakirjoja, jotka mukautuvat tarpeen mukaan. Kun sopimuspohja on kerran luotu, sitä voidaan käyttää uudelleen niin usein kuin halutaan – vain tarvittavat kentät vaihdetaan, kuten nimet, summat ja päivämäärät.
Lue myös: Mikä tekee digitaalisista sopimusmalleista niin älykkäitä?
Sopimuspohjien käyttö tiimien kesken
Yksi Oneflown suurimmista eduista on sen tiimityötä tukeva käyttölogiikka. Myyntitiimi voi käyttää esimerkiksi valmista tarjoussopimuspohjaa, joka sisältää automaattisesti ehdot, hinnat ja asiakastiedot. HR-tiimi voi puolestaan hyödyntää työsopimuspohjia, joiden kaikki osiot täyttävät työlainsäädännön vaatimukset ja yrityksen sisäiset ohjeet.
Sopimuspohjat voidaan jakaa tiimien kesken työtiloihin, jolloin oikeat henkilöt pääsevät niihin käsiksi ja pystyvät luomaan asiakirjoja ilman IT-tukea. Tämä vähentää manuaalista työtä ja nopeuttaa sopimuskiertoa huomattavasti.
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
Sopimuspohjien käyttö Oneflowssa ei ole vain tehokasta, vaan myös turvallista ja sääntelyn mukaista. Alusta täyttää EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) vaatimukset ja tarjoaa tekniset suojakeinot, kuten salauksen, käyttöoikeuksien hallinnan ja audit trail -lokin eli kirjausketjun, joka kertoo kuka teki mitä ja milloin.
Lisäksi Oneflow tukee Euroopan unionin eIDAS-asetuksen mukaisia sähköisiä allekirjoituksia. Käytettävissä ovat sekä yksinkertainen että kehittynyt sähköinen allekirjoitus (SES ja AdES), ja tarvittaessa myös vahva tunnistautuminen esimerkiksi pankkitunnuksilla. Näin varmistetaan, että jokainen sähköisesti tehty sopimus on juridisesti pätevä ja todennettavissa.
Lue myös: Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää Oneflown sähköisistä allekirjoituksista ja eIDAS-asetuksesta
Integraatiot ja automaatio
Yksi suurimmista eduista Oneflown sopimuspohjien käytössä on se, että ne voidaan integroida suoraan organisaation muihin järjestelmiin. Olitpa käyttämässä Salesforcea, HubSpotia, Google Workspacea tai Zapieria, voit yhdistää sopimusten luonnin osaksi olemassa olevia prosesseja.
Sopimukset voidaan myös luoda automaattisesti, kun esimerkiksi CRM-järjestelmään lisätään uusi asiakastieto. Tämä poistaa turhan manuaalisen työn ja nopeuttaa myyntisykliä. Automatisoidut hyväksyntäketjut, muistutukset ja sopimuksen tila – kaikki voidaan hallita yhdestä paikasta.
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
Asiakaskokemuksia
Useat suomalaiset yritykset ovat siirtyneet Oneflown käyttäjiksi juuri sopimuspohjien ansiosta. Esimerkiksi Välkky HR ja GreenStar Hotels ovat kertoneet, miten sopimusten tekeminen on nopeutunut jopa 50 prosenttia, virheiden määrä vähentynyt ja sopimukset pysyvät nyt yhdessä paikassa ja ovat helposti haettavissa. Kun pohjat ovat kunnossa, sopimukset syntyvät lähes automaattisesti – ja aikaa jää olennaiseen.
Yhteenveto – Luo sopimuspohjat helposti ja tehokkaasti
Sopimuspohjat ovat tärkeä osa modernia liiketoimintaa. Niiden avulla voidaan varmistaa laadukas ja nopea sopimusprosessi, joka tukee kunkin yrityksen tavoitteita. Oneflow tarjoaa älykkään ja helppokäyttöisen alustan, jolla voit luoda, käyttää ja hallita sopimuspohjia turvallisesti ja tehokkaasti.
Jos haluat päästä eroon paperikaaoksesta, vähentää virheitä ja saada kaikki sopimuksesi yhden työkalun alle, kokeile Oneflowta ilmaiseksi. Se voi muuttaa tapasi tehdä sopimuksia pysyvästi.
