Sopimusten elinkaaren hallinta – kattava opas suomalaisille yrityksille

World Commerce & Contracting -järjestön ja Deloitten yhteistutkimuksen mukaan huonosti hallitut sopimukset voivat aiheuttaa keskimäärin 8,6 % vuotuisen liikevaihdon menetyksen – heikoimmilla yrityksillä jopa yli 20 %. Suomalaiselle keskisuurelle yritykselle tämä voi tarkoittaa esimerkiksi satojatuhansia euroja – rahaa, joka valuu hukkaan puutteellisen sopimushallinnan, myöhästyneiden uusimisten ja kadonneiden sopimusten takia.

Sopimusten elinkaaren hallinta eli CLM (Contract Lifecycle Management) on ratkaisu tähän haasteeseen. Tämä opas käy läpi kaiken, mitä suomalaisen yrityksen pitää tietää sopimuksen elinkaaren hallinnasta: CLM:n vaiheet, hyödyt, valintakriteerit ja käytännön vinkit. Lisäksi kerromme, miten Suomen lainsäädäntö ja vahva sähköinen tunnistautuminen vaikuttavat koko sopimusprosessiin. Opit lisää siitä, miten organisaatiot voivat tehostaa sopimusprosessiaan oikeilla työkaluilla.

Kun ymmärrät sopimuksen elinkaaren hallinnan perusteet, voit parantaa yrityksesi tehokkuutta merkittävästi. Tämä on tärkeää etenkin kasvaville organisaatioille, joissa sopimuksia on paljon ja riskit suurenevat kasvun myötä.

Lue myös: Onko suullinen sopimus pätevä?

Mitä tarkoittaa sopimuksen elinkaaren hallinta?

Sopimuksen elinkaaren hallinta tarkoittaa sopimusprosessin kokonaisvaltaista hallintaa alusta loppuun – luonnostelusta allekirjoitukseen, seurannasta uusimiseen tai päättämiseen. CLM-järjestelmän avulla koko sopimuksen elinkaari on hallinnassa yhdessä paikassa.

Perinteinen sopimusten hallinta keskittyy usein vain allekirjoituksen jälkeiseen vaiheeseen: velvoitteiden seurantaan ja arkistointiin. Monessa suomalaisessa yrityksessä tämä tarkoittaa edelleen Excel-taulukoita, sähköpostiliitteitä ja jaettuja driveja. Tällainen sopimushallinnan tapa on altis virheille ja tehottomuudelle.

Sopimusten elinkaaren hallinta (CLM) on laajempi käsite. CLM-ohjelmisto tarjoaa työkalut, joiden avulla voidaan hallita:

• Sopimusten luomista ja mallipohjien hallintaa
• Neuvotteluja ja reaaliaikaista yhteistyötä
• Hyväksyntäketjuja ja sähköisiä allekirjoituksia
• Sopimusten keskitettyä arkistointia ja saatavuutta
• Sopimusten seurantaa, muistutuksia ja analytiikkaa
• Sopimusten uusimista ja päättämistä

World Commerce & Contracting ja Deloitten tutkimus osoittaa, että parhaiten suoriutuvat organisaatiot menettävät vain noin 3 % sopimustensa arvosta, kun heikoimmilla luku voi olla yli 20 %. McKinseyn mukaan jopa 56 % tyypillisistä HR-prosesseista voidaan automatisoida nykyteknologialla.

Oneflow on sopimuksen elinkaaren hallintaohjelmisto, joka yhdistää kaikki nämä vaiheet yhteen alustaan. Se on suunniteltu erityisesti pohjoismaisille yrityksille ja tukee myös suomalaista vahvaa sähköistä tunnistautumista (FTN). Lue lisää sähköisestä sopimushallinnasta.

Sopimusten elinkaaren hallinta vs. sopimusten hallinta

On tärkeää ymmärtää ero sopimusten elinkaaren hallinnan ja perinteisen sopimusten hallinnan välillä.

Sopimusten elinkaaren hallinta (CLM) kattaa koko prosessin: ennen allekirjoitusta, itse allekirjoituksen ja kaiken sen jälkeen. Tavoitteena on automatisoida ja standardoida jokainen vaihe sopimuksen elinkaaren hallintaohjelmistojen, kuten Oneflown, avulla. CLM-ohjelmisto tarjoaa organisaatioille parempaa näkyvyyttä ja hallintaa.

Perinteinen sopimusten hallinta on soveltamisalaltaan suppeampi. Se keskittyy siihen, mitä tapahtuu sopimuksen allekirjoittamisen jälkeen: velvoitteiden seurantaan ja vaatimustenmukaisuuteen. Useimmissa organisaatioissa tämä tarkoittaa edelleen manuaalista työtä.

Sopimusten hallinnan modernisointi on tärkeää, koska:

• Manuaaliset prosessit ovat hitaita ja virhealttiita
• Sopimuksia katoaa tai unohtuu uusia ajoissa
• Riskejä on vaikea hallita ilman keskitettyä järjestelmää
• Yhteistyö eri osastojen välillä on hankalaa
• Sopimuksiin liittyvät tiedot ovat hajallaan eri paikoissa

Lisäksi CLM-järjestelmän avulla voidaan ratkaista nämä ongelmat ja siirtyä elinkaaren hallintaan, joka kattaa koko sopimuksen matkan. Ohjelmisto tarjoaa organisaatioille mahdollisuuden saada lisää tietoa sopimuskannastaan ja tehdä parempia päätöksiä. Lue lisää sopimushallinnan maturiteetista ja siitä, miten organisaatiot voivat kehittää prosessejaan.

Sopimusten elinkaaren hallinnan vaiheet

Sopimusten elinkaaren hallinta jakautuu tyypillisesti kuuteen vaiheeseen. Käydään ne läpi käytännön esimerkkien kautta – tämä auttaa ymmärtämään, miten sopimuksen elinkaaren hallinta toimii arjessa.

1. Luonnostelu ja mallipohjan luominen

Sopimuksen elinkaari alkaa silloin, kun tarve uudelle sopimukselle tunnistetaan. CLM-järjestelmän avulla voit esimerkiksi:

• Käyttää valmiita, juridisesti tarkistettuja mallipohjia
• Varmistaa, että kaikki sopimukset noudattavat yrityksen standardeja
• Vähentää manuaalista työtä ja kirjoitusvirheitä

Esimerkki: Suomalainen IT-yritys luo Oneflowssa mallipohjat konsulttisopimuksille, työsopimuksille ja NDA-sopimuksille. Kun uusi konsultti palkataan, HR valitsee valmiin pohjan ja täyttää vain olennaiset työsuhteeseen liittyvät tiedot. Näin sopimuksen luominen nopeutuu merkittävästi.

2. Neuvottelu ja yhteistyö

Sopimusneuvottelut vaativat usein monia kierroksia. Perinteisesti tämä tarkoittaa Word-dokumenttien lähettämistä sähköpostilla edestakaisin – ja versiohallinnan kaaosta. Tämä on yksi sopimushallinnan suurimmista ongelmista.

Sopimuksen elinkaaren hallintaohjelmiston avulla:

• Kaikki osapuolet voivat työskennellä saman dokumentin parissa
• Muutokset näkyvät kaikille välittömästi
• Kommentit ja keskustelu tapahtuvat sopimuksen sisällä
• Koko neuvotteluhistoria tallentuu automaattisesti

Esimerkki: Helsinkiläinen markkinointitoimisto neuvottelee kumppanuussopimuksesta ruotsalaisen asiakkaan kanssa. Molemmat osapuolet muokkaavat sopimusta Oneflowssa reaaliajassa. Näin vältytään versiokonflikteilta ja prosessi nopeutuu.

3. Hyväksyntä ja allekirjoitus

Tässä vaiheessa sopimus tarkistetaan ja hyväksytään ennen allekirjoitusta. Tämä vaihe on syytä toteuttaa huolellisesti. CLM-järjestelmän avulla voidaan:

• Määrittää automaattiset hyväksyntäketjut (esimerkiksi lakiosasto → talousjohtaja → toimitusjohtaja)
• Käyttää sähköisiä allekirjoituksia, jotka ovat juridisesti sitovia
• Tallentaa täysi kirjausketju kaikista toimista

Sähköiset allekirjoitukset Suomessa

Suomessa sähköiset allekirjoitukset ovat täysin päteviä. Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista (617/2009) sekä EU:n eIDAS-asetus takaavat tämän. Sopimuksen voimassaolon kannalta ei ole merkitystä, allekirjoitetaanko se käsin vai sähköisesti. Lue lisää aiheesta: Sähköinen allekirjoitus Suomen lain mukaan.

eIDAS-asetuksen mukaan sähköisiä allekirjoituksia on kolme tasoa:

Oneflow tukee kaikkia kolmea tasoa ja integroituu Finnish Trust Networkiin (FTN), joka mahdollistaa vahvan sähköisen tunnistautumisen pankkitunnuksilla ja mobiilivarmenteella. Digi- ja väestötietovirasto (DVV) sekä Traficom valvovat näitä luottamuspalveluja Suomessa. Lue lisää digitaalisista sopimuksista ja siitä, miten sähköinen allekirjoitus tehdään.

4. Arkistointi ja säilytys

Kun sopimus on allekirjoitettu, se pitää säilyttää turvallisesti. Sopimuksen elinkaaren hallinnan kannalta on tärkeää, että sopimukset ovat aina saatavilla tarvittaessa. CLM-järjestelmän keskitetty arkisto:

• Tallentaa kaikki sopimukset yhteen paikkaan
• Mahdollistaa nopean haun hakusanoilla, päivämäärillä tai osapuolten perusteella
• Varmistaa GDPR-vaatimustenmukaisuuden
• Pitää kirjaa koko sopimuksen historiasta

Esimerkki: Tamperelaisella teollisuusyrityksellä on satoja toimittajasopimuksia. Oneflown arkistosta löytyy heti, mitkä sopimukset ovat voimassa, mitkä päättymässä ja mitä ehtoja kuhunkin toimittajaan sovelletaan. Tämä auttaa hallitsemaan riskejä ja vähentää virheitä.

5. Seuranta ja analytiikka

Sopimuksen allekirjoitus ei ole prosessin loppu – se on vasta alku. Sopimuksen elinkaaren hallinnan näkökulmasta seuranta on tärkeää, jotta velvoitteet täyttyvät ja riskit pysyvät hallinnassa.

CLM-järjestelmän avulla voit:

• Seurata sopimuksen voimassaoloa ja keskeisiä päivämääriä
• Asettaa automaattiset muistutukset (esimerkiksi 90 päivää ennen sopimuksen päättymistä)
• Analysoida koko sopimuskantaa: montako sopimusta on voimassa, mikä on kokonaisarvo, missä on pullonkauloja
• Tunnistaa riskejä ajoissa

Esimerkki: Espoolaisen SaaS-yrityksen talousjohtaja näkee Oneflown dashboardista yhdellä silmäyksellä, että 12 sopimusta päättyy seuraavan 30 päivän aikana. Näin hän voi reagoida ajoissa ja neuvotella uusimisista ennen kuin on liian myöhäistä.

6. Uusiminen tai päättäminen

Sopimuksen elinkaaren viimeisessä vaiheessa sopimus joko uusitaan tai päätetään. Tämä vaihe on tärkeää hoitaa ajoissa. CLM-järjestelmän avulla voidaan:

• Tunnistaa uusittavat sopimukset automaattisesti
• Automatisoida uusimisprosessin käynnistäminen
• Dokumentoida päättämisen syyt ja ehdot
• Varmistaa, että mitään ei unohdu

Sopimusten elinkaaren hallinnan hyödyt

Miksi sopimuksen elinkaaren hallintaan kannattaa investoida? Tässä keskeisimmät hyödyt suomalaisille yrityksille:

Tehokkuus

CLM-järjestelmä automatisoi manuaalisia tehtäviä ja nopeuttaa prosesseja merkittävästi. Oneflown asiakkaat kertovat säästävänsä jopa 90 % sopimuksen viimeistelyyn kuluvasta ajasta – 20–30 päivän prosessi lyhenee 2–3 päivään. Tämä vapauttaa aikaa strategisesti tärkeämpiin tehtäviin. Lisäksi ohjelmisto tarjoaa automaattisia työnkulkuja, jotka vähentävät manuaalista työtä entisestään.

Läpinäkyvyys

Keskitetty järjestelmä tarjoaa täyden näkyvyyden koko sopimuskantaan. Kuka tahansa oikeilla käyttöoikeuksilla näkee sopimuksen tilan, historian ja ehdot. Tämä vähentää siiloutumista osastojen välillä ja auttaa tekemään parempia päätöksiä. Saat lisää tietoa siitä, missä vaiheessa kukin sopimus on.

Riskien hallinta

Automaattiset muistutukset, hyväksyntäjärjestys ja kirjausketjut vähentävät riskejä. Et unohda uusimisia, et allekirjoita vääriä versioita, et menetä sopimuksia. Sopimuksen elinkaaren hallinnan avulla voidaan myös tunnistaa riskejä ennakoivasti. Lisäksi kaikki sopimuksiin liittyvät tiedot ovat yhdessä paikassa, mikä helpottaa riskien arviointia.

Kustannussäästöt

Forbesin mukaan huono sopimushallinta voi maksaa 9 % liikevaihdosta. Kääntäen: tehokas sopimuksen elinkaaren hallinta voi tuoda merkittäviä säästöjä ja parantaa sopimusten arvoa jopa 20 %. Tämä on tärkeää yrityksesi kannattavuudelle.

Vaatimustenmukaisuus

CLM-järjestelmä auttaa noudattamaan säännöksiä – Suomessa tämä tarkoittaa esimerkiksi GDPR:ää, kirjanpitolakia ja toimialakohtaisia vaatimuksia. Sähköiset allekirjoitukset ovat eIDAS-asetuksen mukaisia ja juridisesti sitovia koko EU:ssa.

Miten siirtyä sopimusten elinkaaren hallintaan?

Siirtyminen sopimusten elinkaaren hallintaan voi tuntua isolta askeleelta, mutta se on helpompaa kuin luulisi. Tässä vaiheet:

1. Kartoita nykytila

Aloita selvittämällä, miten sopimuksia hallitaan tällä hetkellä. Missä sopimukset säilytetään? Kuka vastaa mistäkin? Mitä ongelmia on? Tämä auttaa ymmärtämään, mitä CLM-järjestelmältä tarvitaan.

2. Määrittele tarpeet

Mieti, mitä yrityksesi tarvitsee sopimuksen elinkaaren hallinnalta. Esimerkiksi:

• Tarvitaanko vahvaa sähköistä tunnistautumista (FTN)?
• Mihin järjestelmiin CLM:n pitää integroitua?
• Kuinka monta käyttäjää järjestelmällä on?

3. Valitse oikea järjestelmä

Suomalaiselle yritykselle CLM-järjestelmän valinnassa on tärkeää huomioida seuraavat kriteerit:

FTN ja vahva tunnistautuminen – Varmista, että järjestelmä tukee Finnish Trust Networkia ja vahvaa sähköistä tunnistautumista pankkitunnuksilla sekä mobiilivarmenteella.

eIDAS-yhteensopivuus – Järjestelmän pitää tukea kaikkia kolmea allekirjoitustasoa (SES, AdES, QES), jotta voit valita sopivan tason kunkin sopimuksen riskitason mukaan.

Integraatiot – CLM-järjestelmän tulee integroitua olemassa oleviin työkaluihin, kuten CRM-järjestelmiin (Salesforce, HubSpot), HR-järjestelmiin (Teamtailor) ja taloushallintoon.

Helppokäyttöisyys – Paraskaan järjestelmä ei auta, jos sitä ei käytetä. Valitse ratkaisu, joka on intuitiivinen.

Suomen kielen tuki – Käyttöliittymä ja asiakaspalvelu suomeksi helpottavat käyttöönottoa.

Tietoturva ja GDPR – Varmista, että data säilytetään EU:n alueella ja palveluntarjoaja noudattaa GDPR:ää.

4. Ota käyttöön vaiheittain

Aloita esimerkiksi yhdestä osastosta tai sopimustyypistä. Näin voit testata järjestelmää ja oppia ennen laajempaa käyttöönottoa.

Sopimusten elinkaaren hallinta Oneflowssa

G2 Crowdin mukaan,

Oneflow on sopimuksen elinkaaren hallintaohjelmisto, joka yhdistää luonnostelun, neuvottelun, allekirjoituksen, arkistoinnin ja seurannan yhteen alustaan. Ohjelmisto tarjoaa kaikki ominaisuudet, joita organisaatiot tarvitsevat sopimusten elinkaaren hallintaan. Se on suunniteltu pohjoismaisille yrityksille ja täyttää kaikki suomalaiset vaatimukset.

Keskeiset ominaisuudet:

Reaaliaikainen yhteistyö – Kaikki osapuolet voivat työskennellä samassa dokumentissa. Muutokset näkyvät välittömästi ja kommentointi tapahtuu sopimuksen sisällä.

Sähköiset allekirjoitukset – Oneflow tukee kaikkia eIDAS-tasoja (SES, AdES, QES) ja integroituu FTN:ään. Voit allekirjoittaa pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai tavallisella sähköisellä allekirjoituksella. Tutustu myös ilmaiseen sähköiseen allekirjoitukseen.

Dynaamiset mallipohjat – Luo standardoidut mallipohjat, jotka varmistavat johdonmukaisuuden. Tiimit voivat käyttää samoja pohjia koko organisaatiossa.

Automaattiset työnkulut – Määritä hyväksyntäketjut, muistutukset ja ilmoitukset. Järjestelmä hoitaa rutiinitehtävät automaattisesti.

Keskitetty arkisto – Kaikki sopimukset ovat helposti saatavilla yhdestä paikasta. Hae sopimuksia hakusanoilla, suodata päivämäärän mukaan, tarkastele kirjausketjuja.

Analytiikka ja raportit – Seuraa koko sopimuskantaa dashboardista. Näe avoimet ja päättymässä olevat sopimukset sekä pullonkaulat.

Integraatiot – Oneflow integroituu Salesforceen, HubSpotiin, Teamtailoriin, Microsoft 365:een ja satoihin muihin järjestelmiin.

Kokeile Oneflowta 14 päivää ilmaiseksi →

Usein kysytyt kysymykset sopimusten elinkaaren hallinnasta

Mitkä ovat sopimusten elinkaaren hallinnan vaiheet?

Sopimusten elinkaaren hallinta koostuu tyypillisesti kuudesta vaiheesta:

Uusiminen tai päättäminen

Luonnostelu ja mallipohjan luominen

Neuvottelu ja yhteistyö

Hyväksyntä ja allekirjoitus

Arkistointi ja säilytys

Seuranta ja analytiikka

Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisia Suomessa?

Kyllä. Laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista (617/2009) sekä EU:n eIDAS-asetus takaavat sähköisten allekirjoitusten juridisen pätevyyden. Sopimuksen voimassaolon kannalta ei ole merkitystä, allekirjoitetaanko se käsin vai sähköisesti. Lue lisää sopimusoikeuden yleisistä periaatteista.

Mikä on FTN (Finnish Trust Network)?

FTN on suomalainen vahvan sähköisen tunnistautumisen verkosto, joka mahdollistaa tunnistautumisen pankkitunnuksilla ja mobiilivarmenteella. Oneflow tukee FTN-tunnistautumista sähköisissä allekirjoituksissa.

Mitä eroa on sopimuksen elinkaaren hallinnalla ja sopimushallinnalla?

Perinteinen sopimushallinta keskittyy usein vain arkistointiin ja seurantaan. Sopimuksen elinkaaren hallinta kattaa kaiken: luonnostelun, neuvottelun, allekirjoituksen, arkistoinnin, seurannan ja uusimisen – kaikki yhdessä järjestelmässä.

Miten CLM auttaa riskien hallinnassa?

CLM-järjestelmä auttaa hallitsemaan riskejä monella tavalla: automaattiset muistutukset estävät uusimisten unohtumisen, hyväksyntäketjut varmistavat oikeat allekirjoittajat, keskitetty arkisto estää sopimusten katoamisen ja analytiikka auttaa tunnistamaan riskejä ennakoivasti.

Mitä ominaisuuksia hyvässä CLM-ohjelmistossa tulisi olla?

Hyvän CLM-ohjelmiston tulisi tarjota ainakin seuraavat ominaisuudet: dynaamiset mallipohjat, reaaliaikainen yhteistyö, sähköiset allekirjoitukset, keskitetty arkisto, automaattiset muistutukset, analytiikka ja raportit sekä integraatiot muihin järjestelmiin. Suomalaisille yrityksille on lisäksi tärkeää FTN-tuki ja suomenkielinen käyttöliittymä.

Yhteenveto

Sopimusten elinkaaren hallinta ei ole enää valinnainen lisä – se on välttämättömyys yrityksille, jotka haluavat toimia tehokkaasti ja vähentää riskejä. World Commerce & Contracting ja Deloitten tutkimuksen mukaan huonosti hallitut sopimukset voivat maksaa keskimäärin 8,6 % liikevaihdosta – heikoimmilla yrityksillä jopa yli 20 %.

Suomalaisille yrityksille on tärkeää valita järjestelmä, joka tukee paikallisia vaatimuksia: FTN-tunnistautumista, eIDAS-allekirjoituksia ja GDPR-vaatimustenmukaisuutta. Sopimuksen elinkaaren hallinnan käyttöönotto voi tuntua isolta askeleelta, mutta oikealla järjestelmällä siirtymä on sujuva.

Oneflow on sopimuksen elinkaaren hallintaohjelmisto, joka on suunniteltu juuri näihin tarpeisiin. Se yhdistää kaikki CLM:n vaiheet yhteen helppokäyttöiseen alustaan – luonnostelusta allekirjoitukseen, arkistoinnista analytiikkaan.

Haluatko nähdä, miten sopimuksen elinkaaren hallinta toimii käytännössä?

Kokeile Oneflowta 14 päivää ilmaiseksi →