Miksi erillinen alusta sopimusten hallintaan on tärkeä? Sen avulla voidaan paitsi esittää tietoja myös varmistaa, että organisaatioilla on selkeä näkemys sopimusten elinkaaren kaikista vaiheista. Tällaiset työkalut antavat selkeän tilannekuvan sopimusten suorituskyvystä ja edistymisestä visuaalisten kaavioiden avulla.
Tässä artikkelissa opastamme sinut keskeisten vaiheiden läpi, jotta voit luoda todellista arvoa tuottavan sopimushallinnan järjestelmän. Oikeiden mittareiden tunnistamisesta parhaiden työkalujen valintaan opit, miten voit suunnitella ratkaisun, joka yksinkertaistaa sopimusten hallintaa ja tukee tiimiäsi.
Sopimushallinnan alustan merkitys
Sopimusten manuaalinen hallinnointi voi olla aikaa vievää ja virhealtista. Tehokas alusta sopimusten hallintaan muuttaa organisaatioiden tapaa käsitellä sopimuksiaan ja menee perinteistä sopimusten hallintaa pidemmälle. Se käyttää teknologiaa prosessien virtaviivaistamiseen, näkyvyyden lisäämiseen ja sopimusten valvonnan parantamiseen. Sen avulla voit seurata ja analysoida digitaalisia sopimuksiasi ja ryhtyä niihin liittyviin toimiin reaaliajassa. Kun sinulla on kattava näkymä sopimussalkustasi, voit tehdä dataan perustuvia päätöksiä ja lieventää riskejä tehokkaasti.
Sopimusten hallinnoinnin automatisointi
Sopimusten hallinnointi poistaa manuaalista työtä ja yksinkertaistaa sopimusten elinkaarta niiden luomisesta täytäntöönpanoon sekä helpottaa tehokkaita sopimusneuvotteluja. Se tarjoaa yhteistyöfoorumin, jossa sidosryhmät voivat tarkastella ja kommentoida sopimusehtoja ja ehdottaa niihin muutoksia. Tämä parannettu yhteistyöprosessi ilman asiakirjojen tulostamista ja lähettämistä vähentää väärinkäytösten ja väärinkäsitysten riskiä. Automatisoimalla toistuvia tehtäviä, kuten asiakirjojen luomista, versionhallintaa ja hyväksyntätyönkulkuja, alusta antaa tiimillesi mahdollisuuden keskittyä strategisiin toimiin ja parantaa tuottavuutta.
Kuvittele, että organisaatiossasi on satoja tai jopa tuhansia sopimuksia, jotka on hajautettu eri osastoille ja toimipisteisiin. Yksi alusta antaa sinulle pääsyn kaikkiin sopimuksiisi yhdessä keskitetyssä paikassa. Näin vältyt lukuisien kansioiden tai sähköpostin liitteiden etsimiseltä, mikä säästää arvokasta aikaa ja vaivaa.
Näkyvyyden ja valvonnan parantaminen
Keskitetty alusta sopimusten hallintaan tekee tarkastusketjusta paljon sujuvamman ja läpinäkyvämmän, ja sen avulla voit seurata muutoksia, valvoa sopimusten suorituskykyä ja varmistaa sopimusvelvoitteiden noudattamisen.
Kuvittele, että pystyt seuraamaan sopimusten suorituskykymittareita, kuten sopimusten arvoa, päättymispäiviä ja keskeisiä välitavoitteita. alusta sopimusten hallintaan tarjoaa reaaliaikaisia analyysi- ja raportointimahdollisuuksia, joiden avulla voidaan tunnistaa mahdolliset riskit, mahdollisuudet ja suuntaukset.
Se myös parantaa sopimusten valvontaa automaattisten hälytysten ja ilmoitusten avulla. Aseta muistutuksia tärkeistä määräajoista tai sopimusten uusimisesta, mikä on erityisen tärkeää tiimeille, jotka vastaavat merkittävän sopimuskuorman hallinnoinnista, kuten myyntitiimille, hankinnan ammattilaisille, lakitiimille ja IT-ammattilaisille. Tämä ennakoiva lähestymistapa varmistaa, ettet koskaan jätä väliin tärkeää virstanpylvästä tai tilaisuutta, mikä vähentää sääntöjen noudattamatta jättämisen tai menetettyjen liiketoimintamahdollisuuksien riskiä.
Lue myös: 9 vinkkiä datavetoisen myyntistrategian rakentamiseen
Tehokkaan sopimushallinnan alustan tärkeimmät ominaisuudet
Katsotaanpa joitakin keskeisiä ominaisuuksia, jotka auttavat tehokkaassa sopimusten hallinnassa.
Sopimusten reaaliaikainen seuranta
Ihanteellinen alusta sopimusten hallintaan tarjoaa reaaliaikaisen sopimusten seurannan, jonka avulla voit tarkastella keskeisiä virstanpylväitä, määräaikoja ja velvoitteita. Automaattisten hälytysten ja ilmoitusten avulla voit varmistaa oikea-aikaisen toiminnan ja välttää mahdolliset riskit tai menetetyt tilaisuudet.
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
Kattava sopimustietokanta
Alusta sopimusten hallintaan toimii parhaassa tapauksessa sopimusasiakirjojen keskitettynä säilytyspaikkana. Sen pitäisi tarjota helppo pääsy sopimuksiin, liitteisiin ja niihin liittyvään viestintään, jolloin manuaalista tiedostojen tallentamista ei tarvita. Lisäksi sen pitäisi tarjota vankat asiakirjojen hallintaominaisuudet, kuten versionhallinta, asiakirjojen tägääminen ja turvallinen pilvitallennus.
Kehittyneet haku- ja suodatusominaisuudet
Ajattele kaikkia niitä kertoja, kun sinun on tarvinnut löytää nopeasti yksi tietty sopimustieto. Alustan pitäisi helpottaa elämääsi kehittyneillä haku- ja suodatusominaisuuksilla, joiden avulla voit etsiä sopimuksia tiettyjen kriteerien, kuten sopimuksen tilan, myyjän nimen tai sopimuksen arvon perusteella.
Lue myös: Oneflown integraatiot helpottavat elämääsi
Mitä saat irti Oneflown alustasta?
Oneflown alusta sopimusten hallintaan sisältää kaikki edellä mainitut ominaisuudet. Se on ihanteellinen työkalu sopimusten hallintaan intuitiivisesti suunnitellulla sopimusten kojelaudalla, jossa on ainutlaatuiset asetukset eri työtiloja varten. Tässä, mitä se sisältää:
- Asiakirjojen tilan seuranta
- Sopimusten allekirjoittamiseen kuluva aika
- Allekirjoitusaste
- Reaaliaikainen kauppojen seuranta
- Vastapuolen seuranta
- Asiakirjaluettelo mukautetuilla kansioilla ja suodattimilla, kuten “Vireillä oleva”, “Erääntynyt”, “Allekirjoitettu” jne.
- Hakutoiminnot, joissa otetaan huomioon tunnisteet, allekirjoitusjärjestys, elinkaaren vaihe tai päivämäärät
Lue myös: Tarjousten hallinnan opas
Alusta sopimusten hallintaan – Onnistumisen mittaaminen
Arvioi seuraavia keskeisiä suorituskykyindikaattoreita (KPI) arvioidaksesi sopimustesi tehokkuutta ja vaikutusta organisaatioon.
Sopimusten hallinnoinnin keskeiset tulosindikaattorit
Onflow tarjoaa työkaluja ja ominaisuuksia, joiden avulla voidaan mitata keskeisiä sopimushallinnan mittareita, kuten:
- Sopimussyklin kesto: Seuraa sopimuksen laatimisprosessia valmistelusta allekirjoittamiseen, mikä voi auttaa seuraamaan (ja parantamaan) näiden vaiheiden välillä kuluvaa aikaa. Sopimuksia hallinnoivat henkilöt voivat myös käyttää sopimuskalentereita ja vastapuolen seurantaominaisuuksia tiettyjen sopimustapahtumien ja elinkaaren seurantaan.
- Sopimusten noudattaminen: Alustamme tarjoaa ominaisuuksia, jotka ylläpitävät vaatimustenmukaisuutta varmistamalla, että sopimuksia hallinnoidaan ja päivitetään asianmukaisesti. Tähän kuuluvat muun muassa mallien osioiden lukitseminen, jolla rajoitetaan muokkausoikeuksia, automaattiset muistutukset sopimusten kestoajoista ja järjestetyt sopimusarkistot.
- Sopimusten arvo: Seuraa kaikkien hallinnoitujen sopimusten kokonaisarvoa, jotta voit määrittää taloudelliset vaikutukset.
Alustan tehokkuuden arviointi
Arvioi säännöllisesti, miten hyvin alusta auttaa saavuttamaan sopimushallinnan tavoitteesi. Analysoi käyttäjäpalautetta, seuraa säästettyä aikaa ja resursseja ja arvioi sopimusten hallintaprosessien yleistä parantumista. Käytä näitä tietoja prosessien jatkuvaan parantamiseen.
Miten muuten Oneflow voi auttaa sinua?
Oneflow on paljon muutakin kuin visuaalinen käyttöliittymä sopimusten järjestämiseen. Se on perusteellinen alusta sopimusten hallintaan, joka huolehtii koko sopimusten elinkaaresta. Tähän se pystyy:
- Sopimusten tarkistaminen tekoälyllä – Tarkista sopimukset vaatimustenmukaisuuden varmistamiseksi, ongelmien tunnistamiseksi ja inhimillisten virheiden havaitsemiseksi.
- Sähköiset allekirjoitukset – Allekirjoita sopimukset oikeudellisesti sitovilla allekirjoituksilla. Voit valita useista eri varmennusmenetelmistä, kuten tavallisista sähköisistä allekirjoituksista, digitaalisista allekirjoituksista, tekstiviestivarmennuksesta, vahvasta sähköisestä tunnistautumisesta tai jopa käsinkirjoitetuista allekirjoituksista.
- Työtilat ja yhteistyö – Järjestä sopimusprosessi yrityksesi työnkulkujen mukaisesti ja hyödynnä brändättyjä työtiloja. Mahdollista yhteistyö sellaisten ominaisuuksien avulla kuin kirjausketjut, jaetut kommentit ja videotallenteet. Piilota sopimusten osioita ennalta määritettyjen triggereiden ja sääntöjen perusteella joustavuuden ja turvallisuuden lisäämiseksi.
- Dynamic templates – Simplify contract creation with a variety of customizable templates for contracts and invitation messages. Your legal team can also make templates from scratch, saving you time on future contract creation.
- Sopimusten seuranta – Seuraa allekirjoitusprosessia alusta loppuun (ja sen jälkeen). Seuraa, milloin asiakirja on avattu – mukaan lukien tarkka päivämäärä ja kellonaika – ja katso, kuinka monta kertaa joku on katsonut sopimusta. Jos asiakirja avataan toistuvasti, mutta sitä ei allekirjoiteta, nämä tiedot voivat auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmat.
- Mukautettavat käyttöoikeudet – Varmista asianmukainen käyttöoikeuksien valvonta delegoimalla käyttäjille tiettyjä tehtäviä ja käyttöoikeustasoja. Tähän sisältyy mukautettujen roolien luominen tili- ja työtilatasoille, jolloin varmistetaan, että käyttäjillä on pääsy vain heidän tarvitsemiinsa ominaisuuksiin ja tietoihin.
- Integraatiot – Oneflow integroituu useiden työkalujen kanssa, mikä mahdollistaa saumattoman sopimusten hallinnan Membrainin, Salesforcen, HubSpotin ja muiden vastaavien alustojen avulla. Valitse CRM- tai liiketoimintatyökalu, joka sopii parhaiten toimintaasi.
Kuulostaako hyvältä? Rekisteröidy nyt ja kokeile itse.
Tiivistelmä
Tehokas alusta sopimusten hallintaan tarjoaa organisaatiollesi reaaliaikaista tietoa ja näkymän asiakaspalvelun kulissien taakse ja varmistaa, että kaikki sidosryhmät ovat samalla sivulla. Keskittymällä oikeisiin mittareihin, käyttämällä intuitiivisia visualisointeja ja varmistamalla käyttäjäystävällisen toiminnallisuuden voit muuttaa tapaa, jolla tiimisi hallinnoi sopimuksia ja seuraa suorituskykyä.
Oneflow on tehokas alusta sopimusten hallintaan, joka tarjoaa reaaliaikaista sopimusten seurantaa, automaattisia hälytyksiä ja ilmoituksia sopimusten edistymisen seuraamiseksi sekä kehittyneitä haku- ja suodatusominaisuuksia, joiden avulla löydät kriittiset sopimustiedot vaivattomasti.
Kokeile Oneflowta jo tänään, aloita tehokkaan sopimushallinnan rakentaminen ja ota sopimusten elinkaari haltuun, jotta voit realisoida sopimuksistasi enemmän arvoa.
Usein kysyttyjä kysymyksiä
Mitkä ovat sopimushallinnan kuusi vaihetta?
Sopimusten hallinnoinnin kuusi vaihetta ovat seuraavat:
- Sopimusprosessin aloittaminen – Sopimuksen tarpeen määrittäminen ja osapuolten tavoitteiden ja odotusten hahmottaminen.
- Sopimuksen luominen ja laatiminen – Sopimuksen laatiminen mallien perusteella tai sisäisten / ulkoisten sidosryhmien toimesta.
- Sopimusneuvottelut – Sopimusehtojen tarkistaminen, neuvotteleminen ja yhteistyö sen varmistamiseksi, että ne vastaavat kaikkien osapuolten etuja.
- Sopimuksen hyväksyminen – Sopimuksen tarkistaminen lainmukaisuuden kannalta ja sen hyväksyminen asiaankuuluvilla sidosryhmillä.
- Sopimuksen täytäntöönpano ja hallinnointi – Sopimuksen allekirjoittaminen valtuutettujen allekirjoittajien toimesta ja sopimuksen täytäntöönpano.
- Yhteydenpidon seuranta, uusiminen tai irtisanominen – Jatkuva seuranta, jolla varmistetaan sopimuksen noudattaminen ja suorituskyky. Tähän vaiheeseen kuuluu myös päätös siitä, uusitaanko, muutetaanko tai irtisanotaanko sopimus sen päättyessä.
Mikä on paras ohjelmisto sopimusten hallintaan?
Oneflow on vankka sopimushallintaohjelmisto, joka hallitsee sopimusprosessin alusta loppuun, aina luomisesta allekirjoittamiseen ja sen jälkeen. Se tarjoaa ominaisuuksia, kuten allekirjoitusprosessin seurannan, sopimuksen elinkaaren tapahtumien seurannan ja muistutusten asettamisen tärkeille päivämäärille.
Mitkä ovat hyvän sopimushallinnan neljä osatekijää?
Hyvän sopimushallinnan neljä osa-aluetta, jotka on esitetty eri viitekehyksissä, ovat seuraavat:
- Rakenne ja resurssit – Tehokkaan sopimushallinnan edellyttämän organisaatiorakenteen, resurssien ja prosessien luominen. Suunnittelu, hallinto ja sen varmistaminen, että sopimusten hallinnointiin on käytettävissä oikeat ihmiset ja järjestelmät.
- Toimitus – Sopimusten hallinnoinnin operatiivisten näkökohtien organisointi, kuten suhteiden hoitaminen, palvelujen toimittamisen varmistaminen ja suorituskykyyn liittyvien kysymysten käsittely. Vahvojen sisäisten ja ulkoisten suhteiden ylläpitäminen ja sen varmistaminen, että palvelut toimitetaan sopimusehtojen mukaisesti.
- Kehittäminen – Sopimuksiin tehtävien muutosten hallinta, mukaan lukien päivitykset, muutokset ja irtisanomiset. Sen varmistaminen, että sopimukset pysyvät ajan mittaan merkityksellisinä ja tehokkaina mukauttamalla niitä liiketoiminnan kehittyviin tarpeisiin.
Mitkä ovat hyviä KPI:tä sopimushallinnassa?
Key Performance Indicators (KPIs) in the contract process include (but are not limited to):
- Contract lifecycle time – measures the time it takes for a contract to move through its lifecycle stages
- Annualized contract value – assesses the total value of contracts over a year
- Contract renewal rates – monitors the percentage of contacts renewed
- Turn frequency – measures the number of revisions a contract undergoes before finalization
