L’envoi de contrats par e-mail pendant les négociations contractuelles reste une pratique courante, malgré la disponibilité croissante d’outils de collaboration et de révision des contrats. L’enquête récente de Oneflow auprès de 200 professionnels a révélé que 65,67% des personnes interrogées utilisent l’email pour réviser et approuver les contrats, mettant en évidence une pratique quotidienne qui nécessite un examen plus approfondi.
S’appuyer sur l’e-mail pour gérer les contrats présente des risques importants qui peuvent compromettre la sécurité, l’efficacité et la clarté juridique.
Les risques liés à l’utilisation de l’e-mail pour la collaboration contractuelle
L’envoi de contrats par e-mail présente plusieurs difficultés :
- Vulnérabilités en matière de sécurité: Les e-mails peuvent être interceptés ou consultés par des personnes non autorisées, ce qui peut entraîner des violations de données. Le Financial Times rapporte que la cybercriminalité, y compris les attaques par email, devrait coûter 9,5 billions de dollars en 2024, ce qui souligne l’importance de canaux de communication sécurisés.
- Problèmes de contrôle des versions: L’échange de projets de contrats par e-mail donne souvent lieu à des versions multiples, ce qui est source de confusion et d’erreurs. L’utilisation de l’e-mail pour l’examen et l’approbation des documents peut entraîner des problèmes de contrôle des versions, ce qui rend difficile le suivi de l’itération la plus récente du document.
- Ambiguïtés juridiques: Les échanges informels d’e-mails peuvent créer involontairement des accords juridiquement contraignants, ce qui entraîne des litiges. Par exemple, dans l’affaire Athena Brands Ltd contre Superdrug Stores PLC [2019], la correspondance par courriel a été jugée suffisante pour former un contrat contraignant, ce qui met en évidence les risques juridiques des communications informelles par e-mail.
Risques liés à l’envoi de contrats par e-mail : Les e-mails attaqués
Les recherches indiquent que la communication par e-mail est sujette à des malentendus et à des menaces pour la sécurité. L’European Business Review souligne que la faiblesse des mots de passe et les attaques par hameçonnage peuvent compromettre les systèmes de messagerie électronique, entraînant un accès non autorisé à des informations contractuelles sensibles.
En outre, le Financial Times souligne l’augmentation des ransomwares sophistiqués et des attaques d’ingénierie sociale ciblant les communications par e-mail, ce qui met encore plus en évidence la nécessité de disposer d’alternatives sécurisées.
Adopter des solutions sûres
Pour atténuer ces risques, envisagez de mettre en œuvre les stratégies suivantes :
- Utiliser des plateformes dédiées à la gestion des contrats: Ces plateformes offrent des environnements sécurisés pour la création, la négociation et le stockage des contrats, garantissant que toutes les parties ont accès à la version la plus récente. Oneflow, par exemple, propose un portail de collaboration qui permet aux tiers de soumettre des ébauches de contrats en temps réel, de réviser les contrats et de recevoir des alertes au sein d’un système sécurisé, réduisant ainsi la dépendance à l’égard de l’e-mail.
- Mettre en œuvre des solutions de signature électronique: Des outils comme Oneflow et d’autres outils similaires à Docusign offrent des signatures électroniques sécurisées, réduisant ainsi la dépendance à l’égard de l’e-mail pour l’exécution des contrats. Oneflow offre une interface conviviale pour les flux de documents, la signature et la gestion des documents en suspens, garantissant ainsi la conformité et l’exactitude.
- Établir des protocoles de communication clairs: Définir et appliquer des lignes directrices pour les communications liées aux contrats afin d’éviter les engagements juridiques involontaires par e-mail. Des examens réguliers des contrats existants permettent d’identifier les risques potentiels et de garantir la conformité avec les réglementations en vigueur.
Conclusion
Si l’e-mail est un outil de communication pratique, son utilisation pour la collaboration et l’examen des contrats présente des risques importants. En adoptant des alternatives sécurisées et adaptées, les entreprises peuvent améliorer leur efficacité, maintenir la clarté juridique et protéger les informations sensibles dans le processus de gestion des contrats.
Le passage à des plateformes de gestion des contrats et à des solutions de signature électronique dédiées permet non seulement d’atténuer les risques inhérents à l’e-mail, mais aussi de rationaliser les flux de travail, garantissant ainsi une gestion des contrats à la fois sûre et efficace.
