La gestion des contrats était autrefois une corvée sans fin pour les entreprises. Suivi des signatures, gestion des versions et mise à jour des contrats. Découvrez dans cet article comment les équipes gèrent les contrats au travail dans les meilleures conditions.

Heureusement, il n’y a plus besoin de cela. Oneflow a rendu plus facile que jamais la création, la signature et le suivi des contrats numériquement, faisant des contrats papier une chose du passé.

Dans ce billet, vous apprendrez comment Oneflow automatise les flux de travail des contrats du point de vue des clients et des utilisateurs.

Le casse-tête de la gestion manuelle des contrats

Avant Oneflow, la gestion des contrats était désordonnée et prenait beaucoup de temps. Les modèles étaient difficiles à maintenir, les modifications se perdaient dans les fils d’e-mails et l’obtention des signatures pouvait prendre des jours, voire des semaines.

« Avant d’avoir Oneflow, nous travaillions sur Google Sheets et nous envoyions des Google Sheets à nos clients. Cela prenait beaucoup de temps », explique Emma, directrice de l’exploitation chez Beatly.

La gestion manuelle des contrats était un casse-tête pour de nombreuses entreprises. Les documents étaient éparpillés entre les courriels et les différents systèmes de stockage. Des erreurs se glissaient dans les documents et les délais étaient facilement dépassés.

Du chaos à la clarté avec Oneflow

C’est alors que Oneflow est entré en scène et que les choses ont changé. La création de contrats est devenue simple grâce à des modèles prêts à l’emploi. La gestion des modifications et des mises à jour s’est faite en toute transparence. Et obtenir des signatures ? Aussi facile qu’un coup de baguette magique.

À en juger par les commentaires, les utilisateurs de Oneflow sont satisfaits des améliorations apportées.

« Nous avons transféré toute la gestion des contrats vers Oneflow, qu’ils soient externes ou internes », a déclaré un utilisateur. A la question « Quels sont les problèmes résolus par Oneflow et quels en sont les bénéfices pour vous ? », la réponse a été : « Elimine le besoin de garder la trace des documents et des emails, raccourcit le processus de signature avec les clients et les employés, améliore la communication pendant la période de discussion du contrat ».

Qu’est-ce qui est encore mieux ? Oneflow s’intègre de manière transparente aux outils déjà utilisés par les entreprises, comme les CRM. Chez Beatly, l’intégration avec HubSpot a fait une énorme différence.

« Au lieu de dépendre de Google Sheets éparpillées, nous avons maintenant tout consolidé dans HubSpot, notre source d’information unique », a partagé Emma. « Ainsi, nous n’avons plus besoin de chercher des contrats à plusieurs endroits – ils sont tous stockés dans un endroit central où nous pouvons facilement y accéder », ajoute-t-elle.

Cette intégration n’a pas seulement permis de gagner du temps. Elle a transformé la façon dont les équipes travaillent ensemble.

« Je dirais que la collaboration s’est améliorée et que le risque d’erreurs a considérablement diminué. Il est beaucoup plus facile de faire les choses correctement lorsque tout est organisé. De plus, la frustration de l’équipe a diminué : nous pouvons désormais collaborer plus efficacement et rien ne passe à travers les mailles du filet », ajoute Emma.

Gagner du temps et préserver la planète

Oneflow ne se contente pas de faciliter la gestion des contrats. Il permet également de gagner beaucoup de temps.

« Oneflow rend la gestion des contrats beaucoup plus facile pour moi et mes collègues », a déclaré un utilisateur. « Une fois que vous avez installé le système (ce qui est facile), vous gagnez beaucoup de temps dans le processus. Pour les entreprises qui traitent quotidiennement de nombreux contrats, ce gain de temps est inestimable.

« Gagner du temps dans la gestion des contrats. Tout est regroupé en un seul endroit. Au fur et à mesure que l’équipe s’agrandit, la cohérence est assurée », commente un autre utilisateur. Cette cohérence dans le processus contractuel rend les opérations de mise à l’échelle plus fluides et moins stressantes.

Certains utilisateurs ont même remarqué que le cycle de vie des contrats était devenu beaucoup plus rapide. « Nous accélérons le processus contractuel et sommes en mesure de nous tenir au courant des étapes du processus », a déclaré un autre client. Le suivi en temps réel permet aux entreprises de contrôler chaque étape, de la rédaction à la signature, sans perdre une miette.

Oneflow a également aidé les entreprises à réduire leur empreinte environnementale. À la question « Quels sont les problèmes résolus par Oneflow et quels en sont les bénéfices pour vous ? », un utilisateur a répondu: « Minimiser notre empreinte carbone et ne pas imprimer autant de contrats qu’auparavant. »

Ainsi, en passant aux contrats numériques, les entreprises ne font pas que gagner du temps, elles font aussi leur part pour la planète.

Une façon plus intelligente pour que les équipes gèrent les contrats à l’avenir

Oneflow est plus qu’une simple plateforme de gestion des contrats – c’est un outil qui permet aux entreprises de se développer en toute confiance. « Il a rendu notre travail beaucoup plus facile parce que nous faisons des contrats rapides et des affaires avec de nombreux clients », a partagé un utilisateur.

Avec l’automatisation, le paysage de la gestion des contrats est prêt pour un avenir plus brillant et plus efficace.