Des sceaux en cire liquide aux signatures électroniques sur les PDF, la technologie a parcouru un long chemin. Les signatures via Google Docs auraient idéalement dû être la prochaine étape logique dans l’automatisation du flux de travail, étant donné que de nombreuses équipes utilisent Google Docs pour la collaboration inter-équipes. Malheureusement, ce progrès technologique s’est ralenti avec l’invention du PDF il y a 31 ans.
Aujourd’hui encore, tant les entrepreneurs indépendants que les PDG continuent de télécharger des documents PDF et d’y ajouter des signatures manuellement.
À une époque où l’on prévoit que le marché mondial de la signature numérique connaîtra un taux de croissance annuel composé (CAGR) de 31,0 %, il semble hasardeux de ne pas profiter de cette vague et d’automatiser la signature électronique dans votre entreprise.
Mais comme de nombreuses entreprises utilisent Google Docs pour collaborer entre équipes et processus, la question qui se pose est la suivante : “Comment ajouter des signatures à un document Google ?” et “sont-ils juridiquement contraignants ?”
Ce guide répondra à toutes ces questions et à bien d’autres encore. Voici ce que vous allez apprendre :
- Comment ajouter une signature électronique à Google Docs ?
- Puis-je ajouter une signature directement à un document dans Google Documents ?
- Méthode 1 : Utiliser l’outil de dessin de Google Docs pour dessiner une signature
- Méthode 2 : Utiliser un module complémentaire de signature pour Google Doc
- Méthode 3 : Inserer une image comme signature de Google Doc
- Méthode 4 : Utiliser une police cursive pour ajouter une signature à Google Doc
- Les signatures vont-elles transformer les Google Docs en contrats ?
- Comment cela fonctionne-t-il dans Oneflow ?
Puis-je ajouter une signature directement à un document dans Google Docs ?
Pour le dire simplement, oui. C’est similaire à l’ajout d’une signature à un PDF. Et c’est encouragé. Des études montrent que les entreprises qui optent pour la dématérialisation réduisent en moyenne 90 % de leurs erreurs de traitement.
Mais gardez à l’esprit que : bien que vous puissiez, en tant qu’organisation, envoyer une invitation au compte de messagerie d’un signataire pour lui demander de signer un document Google, ces signatures n’ont pas la même valeur juridique et ne sont pas vérifiées. Leur légalité dépend de la politique du pays en matière de signature électronique.
Pour commencer, il existe quatre façons d’ajouter des signatures à Google Docs :
Méthode 1 : utiliser l’outil de dessin de Google Docs pour dessiner une signature
Étape 1 : Allez dans le coin supérieur gauche de Google Docs et cliquez sur “Insérer > Dessin > Nouveau”.
Étape 2 : Google docs ouvre un canevas vierge où vous pouvez gribouiller en utilisant les options de votre signature en utilisant l’option “Gribouiller” dans le menu déroulant “Ligne”.
Étape 3 : Sélectionnez “Enregistrer et fermer”, et votre signature apparaît à la place de votre curseur.
Méthode 2 : Utiliser un module complémentaire de signature pour Google Doc
Étape 1 : Dans le coin supérieur gauche, allez dans Extensions > Add-ons > Obtenir des add-ons
Étape 2 : Recherchez “esign” ou “signature électronique” dans la barre de recherche et une multitude d’options s’offriront à vous. Choisissez celles qui vous conviennent le mieux.
Conseil de pro : la recherche de “esign” ou “esignature” donne des résultats plus pertinents que celle de “signature”.
Étape 3 : Installez l’extension qui répond le mieux à vos besoins en consultant les avis et les recommandations.
Étape 4 : Une fois que vous avez installé l’extension en suivant les instructions qui s’affichent sur votre écran, accédez à l’extension en allant dans “Extensions” en haut à gauche.
Étape 5 : Ajoutez votre nom et choisissez l’un des styles proposés par l’extension, ou dessinez votre signature manuellement. (Vous pouvez également télécharger votre signature).
Étape 6 : Cliquez sur le bouton “Insérer” de la signature et ajoutez-la à votre document.
Étape 7 : Vous pouvez faire glisser et réajuster l'”image” de la signature qui apparaît dans votre document.
Méthode 3 : Inserer une image comme signature de Google Doc
Cette méthode est simple – et un peu improvisée.
Étape 1 : Signez un papier vierge et prenez-en une photo.
Étape 2 : Téléchargez cette image sur votre ordinateur.
Étape 3 : Allez sur Insérer > Image dans la barre de menu de Google Docs et ajoutez l’image où vous avez besoin de la signature.
Un conseil: évitez cette méthode si vous voulez paraître professionnel. À cause de la pixellisation ou de l’éclairage ambiant jaune/blanc chaud, la qualité improvisée de cette signature peut ne pas bien rendre du tout visuellement.
Méthode 4 : Utiliser une police cursive pour ajouter une signature google doc
Utilisez une police cursive pour écrire votre nom ou vos initiales afin de les faire ressortir.
Bien qu’il ne s’agisse pas de votre signature réelle, elle constitue un bon substitut à la vraie signature. Cette méthode est particulièrement rapide si vous ne recherchez pas une sécurité de haut niveau pour vos documents.
Voici une liste de polices cursives que google docs propose par défaut :
- Caveat
- Lobster
- Pacifico
Pour ajouter d’autres polices, cliquez sur “Autres polices” dans le menu déroulant des polices et choisissez celle qui convient à votre esthétique ou à votre image de marque. Cliquez sur “OK”.
Maintenant que vous avez réussi à ajouter la signature à votre document Google, la question qui se pose est la suivante : “est-elle juridiquement contraignante ?”
La signature électronique transformera-t-elle les docs Google en contrats ?
Cela dépend des conditions énoncées dans le contrat, à moins qu’il ne s’agisse d’un service de signature électronique valide intégré à Google Docs, tel que Oneflow.
Comment cela fonctionne-t-il dans Oneflow ?
Bien que toutes ces options pour ajouter une signature à Google Docs fonctionnent, vous avez peut-être besoin d’une solution plus facilement vérifiable et plus solide sur le plan juridique.
C’est là que des extensions comme Oneflow peuvent aider. Lorsque vous signez un document avec Oneflow, celui-ci crée automatiquement un certificat en ligne avec la date et l’heure de la signature. Pour le tester, vous pouvez vous inscrire à un compte Oneflow gratuit ici.
