Le temps, c’est de l’argent. La gestion des tâches contractuelles peut ressembler à un labyrinthe : elle est chronophage, répétitive et semée d’embûches. Pourtant, les contrats constituent l’épine dorsale des opérations commerciales, régissant les transactions, les partenariats et la conformité. Si le manque d’efficacité de votre processus de gestion des contrats épuise vos ressources et entraîne des retards, il est peut-être temps d’envisager l’automatisation.

Voici dix tâches contractuelles courantes qui prennent un temps précieux et comment l’automatisation peut contribuer à les rationaliser.

1. Rédiger des contrats

La rédaction manuelle de contrats dans des outils tels que MS Word ou Google Docs est encore la solution privilégiée par la plupart des entreprises. Ce processus peut être lent et sujet à des erreurs, notamment lors de la conversion des documents en PDF. Les modèles automatisés simplifient le processus en pré-remplissant les détails clés et en réduisant les tâches répétitives.

2. Automatisation des tâches contractuelles : Suivi des modifications

Le suivi des versions d’un contrat peut être une source majeure de confusion. De nombreuses entreprises ont du mal à s’assurer que tout le monde travaille sur la dernière version. La plateforme de collaboration contractuelle en temps réel résout ce problème en assurant le suivi automatique des modifications et en indiquant qui les a effectuées.

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3. Collecte des signatures

L’attente des signatures entraîne souvent des retards, en particulier lorsque les principales parties prenantes ne sont pas disponibles. Les outils de signature électronique dotés de notifications automatiques facilitent l’obtention rapide des signatures.

4. Gestion des approbations

Les délais d’approbation constituent un goulot d’étranglement courant dans les flux de travail contractuels. Les flux de travail automatisés peuvent acheminer les contrats vers les bonnes parties prenantes, les informer des approbations en attente et assurer un suivi automatique pour éviter les retards.

5. Stockage des contrats – Automatiser les tâches contractuelles

Les contrats stockés sur des disques locaux, dans des fils de discussion ou même sous forme imprimée peuvent être difficiles à retrouver en cas de besoin. Le stockage centralisé dans le cloud simplifie la recherche, améliore l’organisation et garantit la conformité avec les réglementations en matière de confidentialité des données.

6. Suivi des dates d’expiration

Le suivi manuel des dates de renouvellement des contrats peut conduire à des opportunités manquées ou à des problèmes de conformité. Des rappels automatisés informent les équipes de l’expiration prochaine des contrats, ce qui permet de s’assurer que rien ne passe inaperçu.

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7. Garantir la conformité au RGPD

L’utilisation de l’e-mail pour réviser et partager les contrats expose les données sensibles à des violations potentielles. Les plateformes de contrats sécurisés chiffrent les données, centralisent le stockage et offrent des fonctionnalités permettant de se conformer aux lois sur la confidentialité des données telles que le RGPD.

8. Intégrer les données contractuelles à d’autres outils

Passer d’un système à l’autre pour gérer les contrats peut entraîner un désalignement et un manque d’efficacité. Les outils automatisés s’intègrent aux CRM et à d’autres plateformes pour garantir que les données contractuelles circulent de manière transparente entre les systèmes. Personnaliser les contrats pour les parties prenantes

Adapter les contrats à différents scénarios peut être fastidieux et source d’erreurs. Les systèmes contractuels automatisés utilisent des règles et des données prédéfinies pour créer des accords personnalisés de manière efficace.

10. Générer des rapports sur l’exécution des contrats

Le suivi manuel de paramètres tels que les délais d’approbation et l’état des contrats peut prendre beaucoup de temps. L’automatisation permet d’accéder instantanément à des tableaux de bord et à des rapports qui donnent un aperçu de l’efficacité des contrats et mettent en évidence les goulets d’étranglement.

Pourquoi l’automatisation des tâches contractuelles fait-elle la différence ?

L’automatisation de ces tâches contractuelles permet non seulement de gagner du temps, mais aussi de réduire la probabilité d’erreurs et d’améliorer la conformité aux réglementations. Avec une plateforme unique pour gérer l’ensemble du cycle de vie des contrats, les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations et se concentrer sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Simplifier la gestion des contrats grâce à l’automatisation ne consiste pas à adopter davantage d’outils, mais à en utiliser de plus intelligents. En centralisant et en automatisant ces processus, les équipes peuvent collaborer plus efficacement, conclure des contrats plus rapidement et éviter les retards inutiles.

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