Tijd is geld. Contractmanagement kan aanvoelen als een doolhof, tijdrovend, herhalend en vol valkuilen. Toch zijn contracten de ruggengraat van de bedrijfsvoering en regelen ze deals, partnerships en compliance. Als inefficiëntie in je contractmanagement proces middelen opslokt en vertragingen veroorzaakt, is het misschien tijd om automatisering te overwegen.

Hier zijn tien veelvoorkomende contract taken die kostbare tijd opslokken en hoe automatisering kan helpen om ze te stroomlijnen.

1. Contracten opstellen

Het handmatig opstellen van contracten in tools zoals MS Word of Google Docs is nog steeds de meest gebruikte methode voor de meeste bedrijven. Dit proces kan traag en foutgevoelig zijn, vooral bij het omzetten van documenten in PDF’s. Geautomatiseerde templates versimpelen het proces door belangrijke details vooraf in te vullen en herhalende taken te verminderen.

2. Automatisering van contract taken: Wijzigingen tracken

Het bijhouden van contractversies kan een grote bron van verwarring zijn. Veel bedrijven hebben moeite om ervoor te zorgen dat iedereen met de laatste versie werkt. Het realtime contract samenwerkingsplatform lost dit probleem op door automatisch wijzigingen te tracken en te laten zien wie wijzigingen heeft aangebracht.

Lees ook: Alles wat je moet weten over contractautomatisering

3. Handtekeningen verzamelen

Wachten op handtekeningen zorgt vaak voor vertraging, vooral als belangrijke stakeholders niet beschikbaar zijn. Tools voor digitale handtekeningen met geautomatiseerde notificaties maken het gemakkelijker om snel handtekeningen te krijgen.

4. Approvals beheren

Vertragingen bij approval zijn een veelvoorkomend knelpunt in contract workflows. Geautomatiseerde workflows kunnen contracten naar de juiste stakeholders leiden, hen op de hoogte stellen van hangende Approvals en automatisch opvolgen om oponthoud te voorkomen.

5. Contracten opslaan – Contract taken automatiseren

Contracten die zijn opgeslagen op lokale schijven, in e-mail threads of zelfs in geprinte vorm kunnen moeilijk terug te vinden zijn wanneer dat nodig is. Gecentraliseerde cloudopslag versimpelt het terugvinden, verbetert de organisatie en zorgt ervoor dat de privacyregels worden nageleefd.

6. Vervaldata bijhouden

Het handmatig tracken van contract vervaldata kan leiden tot gemiste kansen of compliance problemen. Geautomatiseerde herinneringen stellen teams op de hoogte van naderende contractvervaldata, zodat er niets door de mazen van het net glipt.

7. GDPR-naleving garanderen

Het gebruik van e-mail om contracten te bekijken en te delen stelt gevoelige data bloot aan mogelijke schendingen. Veilige platforms voor contracten versleutelen data, centraliseren opslag en bieden features om te voldoen aan privacywetten zoals GDPR.

8. Contract data integreren met andere tools

Schakelen tussen meerdere systemen om contracten te beheren kan leiden tot verkeerde afstemming en inefficiëntie. Geautomatiseerde tools integreren met CRM’s en andere platforms om ervoor te zorgen dat contract data naadloos flowt tussen systemen.

Gebruiksklare templates voor contracten in Oneflow

Klik en begin met het ondertekenen van contracten met onze gratis templates voor contracten

Bekijk ze hier

9. Contracten aanpassen voor stakeholders

Het op maat maken van contracten voor verschillende scenario’s kan vervelend en foutgevoelig zijn. Geautomatiseerde contract systemen gebruiken vooraf gedefinieerde regels en input om efficiënt op maat gemaakte overeenkomsten te maken.

10. Rapporten genereren over de prestaties van contracten

Het handmatig tracken van statistieken zoals Approval tijden en contract statussen kan tijdrovend zijn. Automatisering biedt direct toegang tot dashboards en rapporten, die inzicht bieden in de efficiëntie van contracten en knelpunten aan het licht brengen.

Waarom het automatiseren van contract taken een verschil maakt

Het automatiseren van deze contract taken bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook de kans op fouten en verbetert de naleving van regelgeving. Met één platform om de hele levenscyclus van contracten te beheren, kunnen bedrijven hun activiteiten stroomlijnen en zich richten op taken met een hogere waarde.

Contractmanagement versimpelen door middel van automatisering gaat niet over het gebruik van meer tools, maar over het gebruik van slimmere tools. Door deze processen te centraliseren en te automatiseren kunnen teams effectiever samenwerken, deals sneller sluiten en onnodige vertragingen voorkomen.

Neem een producttour en zie hoe jij jouw contracten kunt automatiseren met Oneflow