Contrats numériques

Abandonnez les papiers imprimés, les signatures manuscrites et les archives physiques au profit de contrats véritablement numériques, sécurisés et fondés sur des données – ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus.

Qu’est-ce qu’un contrat numérique ?

Les contrats numériques, également connus sous le nom de contrats électroniques ou e-contrats, sont des accords que vous formez et exécutez à l’aide de méthodes numériques. Au lieu de traiter des piles de documents, ces contrats sont créés, stockés et gérés par des moyens électroniques tels que des courriels, des plateformes en ligne ou des signatures numériques. L’avantage des contrats numériques est qu’ils facilitent la vie de toutes les personnes concernées. Vous pouvez créer, signer et stocker des contrats en ligne sans avoir à imprimer, scanner ou envoyer des documents par la poste.

Tout se fait électroniquement, ce qui permet d’économiser du temps et de l’argent. En outre, les contrats numériques sont assortis de mesures de sécurité supplémentaires, telles que le cryptage et l’authentification, ce qui en fait une option plus sûre. Ainsi, que vous soyez une entreprise ou un particulier, les contrats numériques vous aident à rationaliser vos processus et à effectuer des transactions en ligne en toute simplicité.

Les deux types de contrats numériques

Il existe principalement deux écoles en matière de gestion des contrats numériques. L’une repose sur l’ajout de signatures à des PDF statiques, tandis que l’autre s’appuie sur le HTML pour rendre le processus contractuel basé sur un navigateur, dynamique et interactif. En d’autres termes, au lieu de signer une image fixe d’un document, les contrats numériques vous permettent de construire le contrat en glissant et déposant du texte dans un document collaboratif, de modifier le contrat après son envoi, d’inclure des vidéos, des pièces jointes et des champs de produits réactifs à remplir par votre contrepartie.

Les contrats construits sur HTML vous permettent également d’extraire les métadonnées de tous vos contrats. En revanche, lorsque vous signez sur des PDF, les informations contenues dans votre contrat ne peuvent pas être extraites et doivent être documentées manuellement. En d’autres termes, vous pouvez recueillir des informations et comprendre la valeur de l’accord, les produits vendus et les parties impliquées dans tous vos contrats sans avoir besoin d’un CRM ou d’une solution manuelle supplémentaire.

Cinq raisons pour lesquelles les équipes adorent les contrats numériques

Contrôle personnalisable

Les contrats requièrent souvent un haut niveau de sécurité ou de sensibilité, c’est pourquoi certaines solutions de contrats numériques comme Oneflow ont des permissions d’utilisateurs personnalisables et une signature pour s’assurer que les contrats ne finissent jamais entre de mauvaises mains. Oneflow permet également de verrouiller des blocs de texte dans les modèles de contrat, de sorte que si un utilisateur envoie un contrat créé par un autre membre de votre équipe, il ne peut modifier que les champs négociables.

Intégrations transparentes

C’est pourquoi il est essentiel de trouver une solution de contrat numérique qui s’intègre à vos autres logiciels les plus utilisés pour gagner du temps. Ces intégrations permettent souvent d’intégrer automatiquement les données de votre logiciel dans le contrat, ce qui améliore la cohérence des données et réduit les erreurs humaines lors de la création manuelle d’un contrat. Si vous souhaitez aller plus loin, certains logiciels vous permettent de vous connecter à des applications puissantes telles que Zapier ou Microsoft Power Automate pour automatiser les flux de travail, comme la création automatique d’un contrat lorsqu’un déclencheur spécifique se produit dans vos autres applications.

Organisé

Avec un logiciel de contrat numérique comme Oneflow, les entreprises peuvent créer des espaces de travail dédiés avec des modèles, des tableaux de bord et des archives spécifiques à différentes équipes ou départements. L’organisation entre encore plus en jeu après la signature, où vous pouvez facilement naviguer dans tous vos contrats en utilisant des dossiers, des étiquettes, des liens de contrat, une recherche globale et des rappels internes.

Pas de rappel ni de renvoi

La différence entre l’envoi de PDF statiques et de contrats dynamiques constructibles est que vous pouvez les modifier même après leur envoi. Vous pouvez alors négocier en temps réel avec des commentaires, puis ajouter une fonction de signature ultérieure une fois que vous et votre contrepartie êtes d’accord, le tout sans avoir à retélécharger un contrat à chaque fois qu’un élément est modifié.

Suivi et données

Avec un logiciel comme Oneflow, vous pouvez également suivre l’engagement et le statut de vos contrats, par exemple si votre contrepartie ouvre, commente ou remplit un champ de formulaire. Cela vous permet de réagir et de contacter votre contrepartie lorsque c’est le plus important. Vous pouvez également exporter l’ensemble des métadonnées de tous vos contrats, de sorte que vous pouvez comprendre la valeur de l’accord, les produits vendus et les parties impliquées dans tous vos contrats sans avoir besoin d’un CRM ou d’une solution supplémentaire.

Quel type de contrats pouvez-vous signer ?

Quel que soit le type de contrat auquel vous pensez, vous pouvez le créer, le négocier et le signer à l’aide de contrats numériques.

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez signer à l’aide de contrats numériques :

Contrats de vente

Vous concluez la prochaine grosse affaire ? Pourquoi ne pas vous donner plus de temps pour exercer vos talents de vendeur et faire signer vos contrats en quelques heures, voire en quelques minutes, plutôt qu’en quelques jours. De plus, grâce à nos intégrations avec des synchronisations bidirectionnelles, vous n’avez même pas besoin de transférer manuellement les données.

Documentation relative à l’embauche d’un nouveau collaborateur

Nous savons tous qu’il y a une tonne de paperasse à remplir chaque fois qu’une nouvelle personne est embauchée. Mais lorsque vous utilisez des contrats numériques, une grande partie du travail administratif manuel disparaît. Vous pouvez utiliser plusieurs options de signature, une fonction d’archivage efficace et des intégrations avec votre système de gestion des ressources humaines pour vous assurer qu’aucune information vitale n’est copiée. Les contrats numériques ont également une autre utilité : ils peuvent aider les RH à mieux gérer la conformité interne.

Contrats de location

Que vous soyez à la recherche d’un nouveau bureau ou que vous ayez besoin d’un lieu de réunion pour la journée, vous pouvez créer et envoyer un contrat de location sous la forme d’un contrat numérique. Plus besoin de fouiller dans des classeurs ou dans des structures de dossiers compliquées la prochaine fois que vous aurez besoin de vérifier une clause. Il en va de même pour les contrats avec les fournisseurs.

Ce ne sont là que trois des façons dont les contrats numériques peuvent aider votre entreprise à trouver la fluidité.

Comment les contrats numériques peuvent aider votre équipe à prospérer

Équipes juridiques

Applaudissez votre équipe juridique. Après tout, ce sont eux qui se penchent sur des lignes et des lignes de petits caractères, et qui les rédigent. Avec les contrats numériques, nous ne pouvons pas éliminer les petits caractères, mais nous pouvons réduire considérablement le temps que vous y consacrez. Grâce aux modèles, vous n’avez besoin de créer chaque type de contrat qu’une seule fois, puis vos équipes de vente, de ressources humaines et de marketing peuvent l’utiliser en toute sécurité, sachant qu’il est conforme.

Équipes RH

Imaginez : vous passez du statut de startup à celui de scaleup. Soudain, vous devez recruter pour des dizaines de postes dans toute l’entreprise. Si vous utilisez des PDF ou, pire encore, des contrats papier et encre, vous savez à quel point vous pouvez rapidement vous retrouver enlisé dans l’administration. Avec les contrats numériques puissants de Oneflow, vous pouvez suivre chaque étape du processus directement à partir de votre ATS, et utiliser pleinement la fonction d’archivage pour stocker en toute sécurité tous vos contrats en un seul endroit.

Équipes de vente

Vous êtes un vendeur. Vous voulez faire ce que vous savez faire de mieux, sans vous préoccuper de tâches administratives ennuyeuses. Grâce aux contrats numériques, vous pouvez désormais diviser par 8 le temps nécessaire à la signature. Résultat ? Vous pouvez vendre davantage et augmenter ce taux d’activité si important.

Gagnez du temps, laissez le cloud s’en charger

Qu’il s’agisse de signature électronique ou de contrats numériques, vous gagnez beaucoup de temps et de travail administratif, quel que soit le service auquel vous appartenez. Mais vous pouvez composer avec cela grâce au stockage dans le cloud. Tout comme votre téléphone stocke vos photos et vidéos dans un Cloud, Oneflow conserve vos contrats dans une archive numérique, qui peut être consultée à tout moment en cliquant sur un bouton. C’est vraiment une solution tout-en-un pour votre plateforme.

Comparez cela aux contrats papier. Non seulement vous devez débourser des sommes potentiellement importantes pour l’affranchissement, mais vous devez également disposer d’un endroit pour les stocker. En guise de référence : la pièce que chaque bureau utilisant le papier possède et qui est remplie d’armoires de classement dans lesquelles seules une ou deux personnes savent naviguer. Avec la signature électronique et les contrats numériques, ces salles peuvent devenir une chose du passé.

Contrats plus intelligents : signés, scellés, livrés

Nous sommes tous d’accord pour dire que les contrats numériques constituent une méthode de travail plus intelligente et plus rapide. Mais qu’en est-il de la légalité ?

Les contrats numériques sont légaux dans l’ensemble de l’UE, de l’EEE et du Royaume-Uni. Au Royaume-Uni, les contrats numériques peuvent être juridiquement contraignants s’ils répondent à certaines exigences. Ces exigences sont les suivantes

• Les parties concernées doivent avoir eu l’intention de créer des relations juridiques.
• Le contrat doit pouvoir être communiqué et compris clairement par toutes les parties.
• Le contrat doit contenir toutes les conditions nécessaires.
• Les parties doivent s’être mises d’accord sur les termes du contrat.

En outre, certains types de contrats ne peuvent pas être exécutés numériquement au Royaume-Uni, comme les contrats de vente de terrains ou l’exécution d’un testament.

Comment les contrats numériques vous aident à conclure des contrats plus rapidement

Combien de fois avez-vous entendu parler des contrats numériques et de la façon dont ils peuvent vous aider à augmenter vos taux de réussite ? Alors, qu’est-ce qui peut accélérer votre transaction et vous permettre de la conclure plus rapidement ? La réponse est : les contrats numériques.

Contrats adaptés aux mobiles

Nous vivons et respirons le mobile. C’est notre mode de vie dans le monde moderne. La signature électronique facilite la conduite des affaires depuis l’endroit où se trouvent les consommateurs, c’est-à-dire sur leur mobile. Elle permet également aux représentants de répondre rapidement à l’évolution de la transaction, même lorsqu’ils sont en déplacement.

Impliquer le décideur

En B2B, vous ne vendez pas à un seul prospect, mais à un groupe de personnes. Et n’importe lequel de vos prospects peut facilement transmettre des PDF à des concurrents pour obtenir un prix différent. Avec les contrats numériques, chaque décideur peut être ajouté au processus et des modifications peuvent être apportées à un contrat numérique en direct.

Une seule version pour toutes les parties

Il nous est tous arrivé d’appuyer sur le bouton “Envoyer” un peu trop tôt. Lorsque vous vous rendez compte de votre erreur, vous renvoyez probablement l’e-mail avec la pièce jointe que vous aviez oubliée et vous trouvez une excuse stupide. Les contrats numériques étant stockés dans le nuage – et non dans un document hors ligne que je joins à mes courriels – il n’y a qu’une seule version du contrat : plus d’erreurs d’envoi !

Doublez votre productivité commerciale

Les représentants peuvent cesser de perdre du temps à chercher des contrats manquants, à saisir ou à mettre à jour manuellement des données dans leurs propositions, et à changer de contexte parce qu’ils ont besoin d’outils différents pour créer et gérer des propositions. D’un simple clic, les contrats numériques peuvent reproduire les propositions les plus performantes, accéder à n’importe quelle proposition avec une archive électronique et fournir une vue d’ensemble de l’avancement et du statut de l’affaire.

Prendre des décisions fondées sur des données

Les directeurs commerciaux peuvent prendre de meilleures décisions en comprenant la performance des ventes sur la base des données des contrats numériques. Quelle est la valeur totale des contrats signés au cours du dernier trimestre ? Quels sont les modèles qui ont le meilleur taux de réussite ? Combien de temps faut-il pour qu’un contrat soit signé à partir du moment où il a été créé ? Ce sont ces données qui aident les organisations commerciales à se développer.

Minimiser les risques juridiques

La juridiction exige deux choses pour prouver la force exécutoire d’un contrat : premièrement, que la personne qui signe est bien celle qu’elle prétend être et, deuxièmement, que le document signé n’a pas été altéré après avoir été signé. Ces détails sont intégrés dans une signature électronique. Le document signé est également “scellé” électroniquement, de sorte que toute tentative d’altération du document sera enregistrée et visible.