Axeptio
Oneflow a permis à Axeptio de gagner en efficacité, en autonomie et en sérénité dans la gestion contractuelle.
Oneflow, le socle de la stratégie contractuelle d’Axeptio : Retour d’expérience d‘Elodie Meeuwenberg, Juriste en Droit des Affaires
Axeptio est une solution SaaS française qui permet aux marques et aux éditeurs de collecter le consentement des visiteurs de leurs sites internet et applications de façon claire, respectueuse et pleinement conforme aux législations européennes et internationales sur la protection des données.
L’entreprise propose notamment deux produits : Axeptio for Brands, qui transforme la gestion du consentement en levier d’image de marque, et Axeptio for Publishers, conçu pour les éditeurs souhaitant concilier monétisation publicitaire et respect de la vie privée. Déployée sur plus de 130 000 sites internet à travers le monde, Axeptio accompagne notamment des entreprises comme PMU, Jacadi, Century 21, Ornikar ou Back Market.
Dans ce contexte de forte croissance, Axeptio a ressenti le besoin de structurer sa gestion contractuelle, jusqu’alors morcelée entre plusieurs outils et processus. Avant l’intégration de Oneflow, il n’existait pas de solution unifiée, ni de méthode standardisée pour la gestion des contrats. Chaque service disposait de ses propres outils, multipliant les échanges par email et les allers-retours internes.
La direction juridique comme les équipes commerciales perdaient un temps précieux, et personne n’avait une visibilité globale sur le nombre de contrats négociés ou signés à un instant donné. De plus, le suivi de certaines échéances contractuelles, notamment avec les fournisseurs, reposait sur des rappels manuels, ce qui générait de la frustration, et parfois des renouvellements automatiques non souhaités.
La volonté de rassembler tout le monde autour d’un seul outil est rapidement apparue comme une priorité. Il fallait un système capable de gérer l’intégralité du cycle de vie contractuel : de la création du contrat à son archivage, en passant par la négociation, la signature et le suivi des échéances. Un autre critère important dans le choix de la solution était sa facilité d’utilisation : chez Axeptio, il était essentiel que l’outil ne soit pas réservé uniquement à la direction juridique, mais qu’il soit aussi accessible à tous les collaborateurs, notamment les commerciaux.
L’implémentation de Oneflow s’est faite de manière progressive. Dès l’ouverture du compte, les premières signatures de contrat ont pu être lancées. L’équipe juridique s’est concentrée dans un premier temps sur la création et l’intégration des modèles de contrat, notamment les NDA, afin de garantir leur conformité et leur sécurité. Une fois ces modèles en place, les accès ont été ouverts aux commerciaux.
La réaction a été immédiate : les utilisateurs ont très vite adopté la solution, allant jusqu’à demander de nouveaux modèles dès les premiers jours. Cette appropriation rapide est un marqueur fort de l’intuitivité de Oneflow. Très vite, la signature des contrats qui nécessitait auparavant plusieurs jours s’est réduite à une seule journée, voire moins.
La collaboration entre les services s’est également fluidifiée. Oneflow a permis de clarifier et simplifier les processus de contractualisation. Grâce à l’utilisation de modèles verrouillés, les commerciaux peuvent générer eux-mêmes des contrats en toute autonomie. Lorsqu’une intervention du service juridique est nécessaire, celle-ci se fait directement sur la plateforme via le module de commentaires. Les échanges internes et externes sont tracés, consultables en un seul endroit, ce qui rassure l’équipe juridique et améliore considérablement le suivi.
Un autre bénéfice majeur réside dans le système d’alertes automatisées sur les échéances contractuelles. Une fois les bonnes dates de signature et de renouvellement enregistrées, Oneflow envoie automatiquement des notifications par email, permettant ainsi d’anticiper les résiliations ou renégociations à venir. Cela permet à Axeptio d’éviter les reconductions implicites non souhaitées et de maîtriser l’ensemble de son portefeuille contractuel.
En parallèle, l’outil permet de centraliser tous les modèles de contrat, assurant une base documentaire unique, fiable et à jour. Pour l’équipe juridique, cela représente un gain de temps conséquent et une réduction des risques liés à la version des documents utilisés.
Au-delà des bénéfices opérationnels, Oneflow permet aussi à Axeptio de mieux structurer sa croissance. Dans un contexte d’expansion internationale avec la création de filiales, disposer d’un cadre contractuel clair et partagé devient essentiel. L’entreprise prévoit également de connecter Oneflow à HubSpot afin d’automatiser davantage la génération de contrats et de centraliser les données entre les services commerciaux et juridiques. L’intégration à venir permettra par exemple de générer un contrat à partir d’un devis et de mettre automatiquement à jour le CRM au moment de la signature.
Conclusion
En conclusion, Oneflow a permis à Axeptio de gagner en efficacité, en autonomie et en sérénité dans la gestion contractuelle. Il a rapproché les équipes, sécurisé les processus, et libéré du temps pour se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée. En d’autres termes, Oneflow a permis de transformer un sujet complexe en un levier d’organisation fluide, agile et adapté à la croissance rapide d’Axeptio.
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