Det er på tide å bytte ut PDF-kontraktene med e-kontrakter. Her er seks grunner til hvorfor.

Kontraktenes fremtid er 100 % web-baserte HTML-kontrakter. Eller som vi liker å kalle de: E-kontrakter.

Når bedrifter nå begynner å innse fordelene ved å digitalisere sine viktigste eiendeler – kontraktene – markerer det også begynnelsen på slutten for PDF-kontrakter.

PDF-kontraktene er ikke fremtidssikre. Ja, du kan legge ved en elektronisk signatur til PDF-filen og kalle den en “digital kontrakt”, men du vil ikke oppleve de samme fordelene som du får med en ekte “digital kontrakt” basert på HTML (e-kontrakt).

Tenk på det: PDF er et bildeformat. Hvorfor vil du se på et bilde av papir når du sitter foran dataskjermen? Hos Oneflow tror vi at PDF-kontrakter mer eller mindre vil dø ut i løpet av de neste 10 årene.

For det første: PDF en forkortelse for Portable Document Format. PDF er utviklet for å gjøre det mulig å vise et dokument helt likt, uavhengig av hvilket operativsystem eller maskinvare brukeren benytter seg av.

HTML, som er hva e-kontrakt handler om, er språket på nettet. HTML-dokumenter er designet for visning på skjermen og interaktivitet. De er ment å være tilgjengelig via datamaskiner hvor enn det måtte være nødvendig, i stedet for å bli skrevet ut.

Å jobbe med PDF-kontrakter, er for mange en beslutning som er tatt tilfeldig og ikke rasjonelt. I denne researchen av Jakob Nielsen, kommer det frem at PDF blant annet har noen alvorlige problemer med brukervennlighet.

Click to download "the future of contracts" infographic.

Fortsatt i tvil om du skal holde deg til PDF eller heller gå for e-kontrakter? Her er seks gode grunner for sistnevnte.

Leservennlighet på mobilenheter

  • PDF-kontrakten er ikke responsiv – du må zoome inn og bla for å lese en kontrakt på smarttelefonen din
  • E-kontrakt er responsiv og ser fantastisk ut uansett skjermstørrelse
PDF contract

Dataportabilitet

  • PDF-kontrakter er som et bilde – du kan ikke enkelt hente ut data fra kontrakten.
  • E-kontrakter er nettopp dette: digital – Du kan enkelt hente og eksportere data som kan brukes andre steder, for eksempel i CRM-systemet ditt.

Søkerbarhet

  • Okei, men kan kanskje søke etter bestemte begrep eller uttrykk i PDF-kontrakten hvis du markerer ordet du leter etter. Men du kan ikke søke i alle PDF-kontaktene dine gjennom ett søk.
  • I en e-kontrakt, kan man søke og filtrere etter koder, dato eller nøkkelord på tvers av alle kontraktene. Hvert ord er søkbart – akkurat som du skulle ha googlet det!

Integriteten av innholdet

  • PDF-kontrakter kan enkelt endres av andre uten at det etterlater noen digitale spor, om dette ikke er konfigurert riktig fra starten av. Og selv om kontrakten er satt opp riktig, vil det være vanskelig å opprettholde kontrollen.
  • E-kontrakter gir eieren av dokumentet full kontroll på hva eller hvem som kan endre kontrakten. I tillegg gir den et komplett revisjonsspor.

Risikoen for feil

  • Å opprette en ny PDF-kontrakt krever ofte at du finner kildefilen, sannsynligvis i Word, for så at du redigerer den slik du ønsker og deretter “Lagre som PDF”. I denne prosessen vil det ikke være noe som leter etter feil for å forhindre fjerning av viktige avsnitt.
  • Malene i en e-kontrakt er sentraliserte og dynamiske. På denne måten kan forfatteren av dokumentet låse bestemte seksjoner og kontrollere delene som kan modifiseres. På denne måten sørger man for at det er minimal risiko for feil, samtidig som man overholder regler og retningslinjer.

Versjonshåndtering

  • PDF-kontrakter er like statiske som en papirkontrakt. Du kan legge til kommentarer, men dette kan ende opp ganske rotete om flere parter er involvert. I tillegg er det ingen enkel måte å finne ut om alle har jobbet med det siste utkastet av dokumentet på.
  • Alt rundt en e-kontrakt kan spores og her jobber man alltid med det siste utkastet. I tillegg vil alle få varsel om noen har samhandlet med dokumentet.

 Spør oss om hva som helst

Vil du vite mer om e-kontrakter? Vi svarer på alt og vil gjerne høre fra deg.