Heen-en-weer contracten e-mailen tijdens contractonderhandelingen blijft een veelvoorkomende zakelijke praktijk, ondanks de vergrotende beschikbaarheid van tools voor samenwerking en beoordeling van contracten. Uit recent onderzoek van Oneflow onder 200 professionals blijkt dat 65,67% van de respondenten e-mail gebruikt om contracten te beoordelen en overeen te komen.
Vertrouwen op e-mail voor contractmanagement brengt aanzienlijke risico’s met zich mee die de veiligheid, efficiëntie en juridische duidelijkheid in gevaar kunnen brengen.
De risico’s van het gebruik van e-mail voor samenwerking bij contracten
Het gebruik van e-mail voor contractgerelateerde communicatie brengt verschillende uitdagingen met zich mee:
- Kwetsbaarheden in de beveiliging: E-mails kunnen worden onderschept of geopend door onbevoegden, wat kan leiden tot mogelijke datalekken. De Financial Times meldt dat cybercriminaliteit, inclusief aanvallen via e-mail, naar verwachting $9,5 biljoen zal kosten in 2024, wat het belang van veilige communicatiekanalen onderstreept.
- Versiebeheerproblemen: Het uitwisselen van contractontwerpen via e-mail resulteert vaak in meerdere versies, wat verwarring en fouten veroorzaakt. Het gebruik van e-mail voor de beoordeling en goedkeuring van documenten kan leiden tot problemen met versiebeheer, waardoor het moeilijk is om de meest recente iteratie van het document te volgen.
- Legal dubbelzinnigheden: Informele e-mail uitwisselingen kunnen onbedoeld juridisch bindende afspraken maken, wat tot geschillen kan leiden. In de zaak Athena Brands Ltd vs. Superdrug Stores PLC [2019] werd e-mailcorrespondentie bijvoorbeeld voldoende geacht om een bindend contract te vormen, wat de juridische risico’s van terloopse e-mailcommunicatie benadrukt.
Risico’s van het e-mailen van contracten: E-mails onder vuur
Onderzoek geeft aan dat e-mailcommunicatie vatbaar is voor misverstanden en veiligheidsrisico’s. De European Business Review benadrukt dat zwakke wachtwoorden en phishingaanvallen e-mailsystemen in gevaar kunnen brengen, wat kan leiden tot onbevoegde toegang tot gevoelige contractinformatie.
Daarnaast wijst de Financial Times op de opkomst van geavanceerde ransomware en social engineering-aanvallen gericht op e-mailcommunicatie, wat de behoefte aan veilige alternatieven nog eens onderstreept.
Free contract templates in Oneflow
Contracten e-mailen: Veilige alternatieven gebruiken
Overweeg om de volgende strategieën te implementeren om deze risico’s te beperken:
- Maak gebruik van speciale platformsvoor contractmanagement: Deze platforms bieden veilige omgevingen voor het opstellen, onderhandelen en opslaan van contracten, zodat alle partijen toegang hebben tot de meest actuele versie. Oneflow biedt bijvoorbeeld een interactief portaal waarmee derden in realtime herschrijvingen van contracten kunnen indienen, contracten kunnen beoordelen en waarschuwingen kunnen ontvangen binnen een beveiligd systeem, waardoor je minder afhankelijk bent van e-mail.
- Oplossingen voor elektronische handtekeningen implementeren: Tools zoals Oneflow en andere tools zoals Docusign bieden veilige elektronische handtekeningen, waardoor je minder afhankelijk bent van e-mail voor de uitvoering van contracten. Oneflow biedt een gebruiksvriendelijke interface voor documentworkflows, ondertekening en het beheer van uitstaande documenten, waardoor naleving en nauwkeurigheid gewaarborgd zijn.
- Duidelijke communicatieprotocollen opstellen: Definieer en handhaaf richtlijnen voor contractgerelateerde communicatie om onbedoelde legal commitments via e-mail te voorkomen. Regelmatige controle van bestaande contracten helpt bij het identificeren van potentiële risico’s en zorgt voor naleving van veranderende regelgeving.
Conclusie
Hoewel e-mail een handige communicatietool is, brengt het gebruik ervan bij het interactief opstellen en beoordelen van contracten aanzienlijke risico’s met zich mee. Door gebruik te maken van veilige, speciaal ontwikkelde alternatieven, kunnen bedrijven hun efficiëntie verbeteren, legal duidelijkheid gebruiken en gevoelige informatie beschermen tijdens het contractmanagement proces.
Door over te stappen op speciale platforms voor contractmanagement en oplossingen voor elektronische handtekeningen worden niet alleen de inherente risico’s van e-mail beperkt, maar worden ook de workflows gestroomlijnd, zodat contractmanagement zowel veilig als efficiënt is.
