Contractmanagement zit vol risico’s. Deze risico’s strekken zich uit over alle gebieden van het bedrijfsleven, variërend van financiële boetes zoals te late betaling tot het weglekken van waarde zoals contractbreuk, operationele risico’s, dubbelzinnige toezeggingen en nalevingsfouten.

Moderne technologie biedt een antwoord op deze uitdagingen. Enterprise oplossingen voor contractmanagement veranderen de manier waarop organisaties met contracten omgaan. Ze verbeteren niet alleen de beveiliging, maar stroomlijnen ook het opstellen van contracten en centraliseren de levenscyclus van contracten.

In dit artikel bespreek ik de belangrijkste onderdelen van enterprise contractmanagement, bespreek ik de voordelen en laat ik een bewezen softwareoplossing zien waarmee je contracten effectief kunt beheren in de hele organisatie en de risico’s kunt voorkomen.

De basisprincipes van enterprise contractmanagement begrijpen

Voordat we ons gaan verdiepen in de fijne kneepjes van enterprise contractmanagement, moeten we eerst de fundamentele concepten en betekenis achter deze discipline begrijpen.

Enterprise contractmanagement is een cruciaal aspect van de moderne bedrijfsvoering. Het gaat om het systematische beheer van digitale contracten binnen een organisatie om contractmanagement te optimaliseren, de operationele efficiëntie te verbeteren en juridische en financiële risico’s te minimaliseren.

Organisaties gaan talloze contracten aan met stakeholders, waaronder klanten, leveranciers, partners en werknemers. Het effectief beheren van deze contracten is cruciaal om naleving te garanderen, verplichtingen na te komen en kansen te grijpen.

Contractmanagement systemen bieden een gecentraliseerd platform om contracten op te slaan, te organiseren en er toegang toe te krijgen, waardoor het voor bedrijven eenvoudiger wordt om de contractprestaties te bewaken, mijlpalen te tracken en potentiële risico’s of kansen te identificeren. Door het contractmanagement proces te versimpelen en te automatiseren, helpt enterprise contractmanagement de productiviteit te verhogen, administratieve lasten te verminderen en de verborgen waarde van contracten te ontsluiten.

Belangrijkste onderdelen van enterprise contractmanagement

Een effectief enterprise contractmanagement systeem bestaat uit verschillende essentiële onderdelen die in synergie samenwerken om efficiënt contractmanagement mogelijk te maken:

1. Opslagplaats voor contracten: Een gecentraliseerde opslagplaats waar contracten veilig zijn opgeslagen en gemakkelijk kunnen worden opgehaald, geeft geautoriseerde stakeholders altijd en overal toegang tot kritieke contractinformatie. De contractopslagplaats dient als een veilige kluis, die ervoor zorgt dat contracten worden beschermd tegen onbevoegde toegang of verlies. Het biedt een uitgebreid overzicht van alle contracten, waardoor bedrijven hun contractuele verplichtingen en verbintenissen effectief kunnen beheren.

2. Contract authoring en samenwerking: Interactieve functionaliteiten verbeteren de communicatie en zorgen ervoor dat alle partijen tijdens de hele levenscyclus van een contract op één lijn zitten. Met tools voor het opstellen van contracten en samenwerking kunnen organisaties contracten verrichten met behulp van vooraf gedefinieerde templates, clausules aanpassen en wijzigingen bijhouden die tijdens de onderhandelingen zijn aangebracht. Dit bevordert transparantie, vermindert fouten en versnelt de Approval van contracten, waardoor het printen, ondertekenen en scannen van fysieke documenten niet meer nodig is.

3. Contract prestaties tracking: De functionaliteit om contract mijlpalen, verplichtingen en key performance indicators (KPI’s) bij te houden zorgt ervoor dat beide partijen hun contractuele verplichtingen nakomen. Contractprestaties tracken stelt bedrijven in staat om op de hoogte te blijven van contractprestaties, deadlines en prestatiecijfers. Het biedt realtime inzicht in de contractprestaties, waardoor organisaties tijdig actie kunnen ondernemen en potentiële risico’s zoals gemiste deadlines en verplichtingen of het niet nakomen van contractuele voorwaarden kunnen beperken.

4. Rapportage en analyse: Deze mogelijkheden bieden inzicht in de prestaties van contracten en KPI’s die helpen om trends te identificeren, zoals terugkerende risico’s of succesvolle strategieën. Tools voor rapportage en analyse genereren visualisaties van data over contracten, zodat bedrijven deze gemakkelijker kunnen analyseren en knelpunten in efficiëntie, naleving en succesvolle contractuitvoering kunnen identificeren. Door gebruik te maken van deze inzichten kunnen organisaties hun contractmanagement processen verbeteren, verbeterpunten identificeren en betere bedrijfsresultaten behalen.

Deze belangrijke componenten werken samen om een allesomvattend enterprise contractmanagement systeem te verrichten waarmee organisaties hun contracten effectief kunnen beheren, risico’s kunnen beperken en de waarde van contractuele relaties kunnen maximaliseren.

De rol van enterprise contractmanagement in het bedrijfsleven

Bedrijfsactiviteiten stroomlijnen

Een van de belangrijkste voordelen van enterprise contractmanagement is het vermogen om complexe contractprocessen te versimpelen. Door routinetaken te automatiseren, zoals het opstellen van contracten, Approval workflows en documentbeheer, voorkomt enterprise contractmanagement dat er handmatig moet worden ingegrepen. Dit vermindert niet alleen de kans op menselijke fouten, maar verkort ook de verwerkingstijd aanzienlijk.

Het verrichten van een effectief dashboard voor contractmanagement zorgt voor duidelijke Audittrajecten, zodat elke stap in de levenscyclus van een contract goed wordt gedocumenteerd. Dit verbetert de transparantie en maakt het eenvoudig om contractgerelateerde informatie te tracken en terug te vinden.

Most popular business agreement templates

Get access to 40+ business agreement templates in Oneflow

Learn more

Compliance verbeteren en risico’s verminderen

Compliance is een topprioriteit voor bedrijven in verschillende industrieën. Een modern enterprise contractmanagement systeem helpt organisaties bij het systematisch beheren van naleving van regelgeving en contractuele verplichtingen. Door middel van automatische waarschuwingen en herinneringen zorgt software voor contractmanagement ervoor dat je nooit belangrijke mijlpalen in je contract mist, zoals hernieuwingsdata of betalingstermijnen.

Door contracten te bewaken en potentiële risico’s of problemen met niet-naleving in realtime te identificeren, kunnen bedrijven tijdig actie ondernemen om deze problemen aan te pakken voordat ze escaleren. Dit helpt dure legal geschillen te voorkomen, beschermt de reputatie van de organisatie en houdt haar ethische verantwoordelijkheden hoog.

Enterprise contractmanagement geeft ook uitgebreid inzicht in het contract portfolio. Geavanceerde rapportage- en analysemogelijkheden geven waardevolle inzichten in de prestaties van contracten, relaties met leveranciers en meer.

Verschillende soorten enterprise contractmanagement systemen

Er zijn twee hoofdtypen enterprise contractmanagement systemen, die we hieronder in meer detail zullen bespreken.

On-premise systemen

Voor on-premise systemen voor het beheren van contracten moeten organisaties de software en data-infrastructuur intern hosten. Dit biedt een hoge mate van controle en maatwerk, maar vereist aanzienlijke investeringen in hardware, softwarelicenties en IT-resources voor onderhoud en ondersteuning.

Lees ook: Hoe digitale handtekeningen risicomanagement voor ondernemingen kunnen versterken

Cloud-gebaseerde systemen

Contractmanagement systemen voor bedrijven worden gehost op externe servers en zijn toegankelijk via webbrowsers of mobiele apps. Gebruikers hebben toegang tot contracten en kunnen deze beheren vanaf elk apparaat met een internetverbinding, waardoor werken op afstand en wereldwijde interactie mogelijk worden. Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd aan contracten werken, waardoor het niet meer nodig is om verschillende versies van hetzelfde document te printen of te scannen, wat vooral handig is voor organisaties met een wereldwijd bereik. Dergelijke tools kunnen op- of afgeschaald worden naargelang de behoeften van de organisatie en integreren met andere bedrijfssystemen zoals CRM, ERP en inkooptools.

Een goed voorbeeld van enterprise software voor contractmanagement is Oneflow, een tool met features die de contractlevenscyclus voor grote organisaties versimpelen en automatiseren. Hier zijn enkele van de belangrijkste functies:

• Contracten opstellen: Gebruik dynamische templates om snel contracten te verrichten, met opties om multimedia-elementen zoals video’s en tabellen toe te voegen.
• Samenwerking: Met tools zoals live bewerken, interactieve velden of commentaren en notificaties kunnen teams contracten tegelijkertijd bewerken, waardoor lange e-mailwisselingen of het printen van meerdere versies van hetzelfde document niet meer nodig zijn.
• Ondertekening: Oneflow ondersteunt verschillende methoden voor e-handtekeningen, waaronder standaard elektronische handtekeningen, digitale handtekeningen, handgeschreven handtekeningen, SMS-verificatie en elektronische ID’s.
• Beheer: Organiseer contracten in eigen workspaces met aanpasbare mappen en beheerdersrollen.
• Integraties: Verbind Oneflow met populaire bedrijfssystemen, zoals Salesforce, HubSpot en CRM tools om workflows te automatiseren en cross-functionele samenwerking te verbeteren.
• API Aanpassing: Gebruik de bouwbare API voor aangepaste integraties en pas deze aan op de behoeften van jouw organisatie.
• Schaalbaarheid: Oneflow kan de toenemende contractvolumes aan als organisaties groeien, waardoor efficiëntie en prestaties gegarandeerd zijn.
• Beveiliging en compliance: Onze tool geeft prioriteit aan data bescherming en naleving van wettelijke normen, waardoor de veiligheid van gevoelige informatie wordt gewaarborgd.
• Workspaces met een merknaam: Verricht workspaces die je merk en workflowstructuur weerspiegelen, wat de gebruikerservaring en afstemming verbetert.

Klinkt interessant? Probeer Oneflow vandaag nog uit en zie hoe het jouw contractmanagement processen kan verbeteren.

Features die je moet zoeken in een enterprise Contractmanagement systeem

Contractmanagement levenscyclus

Een ideaal enterprise contractmanagement systeem moet de hele levenscyclus van contracten beslaan, van het opzetten tot het hernieuwen of beëindigen. Het moet uitgebreide mogelijkheden bieden voor het opstellen van contracten, onderhandelingen, Approval workflows en integratie met andere bedrijfssystemen om een naadloze flow van data en automatisering van processen te garanderen.

Integratiemogelijkheden

Een enterprise contractmanagement systeem moet naadloos integreren met andere bedrijfskritische systemen, zoals CRM (Customer Relationship Management), ERP (Enterprise Resource Planning) en BI (Business Intelligence) tools. Hierdoor kun je gebruik maken van bestaande data, de samenwerking tussen verschillende functies verbeteren en een compleet overzicht krijgen van hun activiteiten.

Te toekomst van enterprise contractmanagement

Nu de technologie in een ongekend tempo voortschrijdt, moet ook het contractmanagement van ondernemingen evolueren en innovatieve oplossingen voor contractmanagement omarmen.

De invloed van kunstmatige intelligentie

Kunstmatige intelligentie (AI) heeft het potentieel om contractmanagement te transformeren door contractanalyse te automatiseren, belangrijke inzichten te verkrijgen en contractuele risico’s of kansen te voorspellen. Contractanalyses op basis van AI kunnen de controle op naleving verbeteren, kostenbesparende mogelijkheden identificeren en de besluitvorming verbeteren op basis van datagedreven inzichten.

Oneflow gebruikt AI nu al om contractmanagement te transformeren:

• Onze AI Review tool identificeert potentiële risico’s en zorgt ervoor dat contracten worden nageleefd,
• AI Insights analyseert documenten in bulk en levert direct due diligence- en nalevingsrapporten over hele portfolio’s,
• AI Assist helpt fouten op te sporen en het schrijven van contracten te verbeteren. Onze technologie helpt de risico’s van contractmanagement voor bedrijven te verminderen door over het hoofd geziene organisatorische fouten te ontdekken.

De belangrijkste conclusies

We weten dat de kleinste onoplettendheid bij het naleven van contracten of het halen van deadlines kan leiden tot aanzienlijke financiële gevolgen of gevolgen voor de reputatie. Het implementeren van een oplossing voor contractmanagement in combinatie met best practices helpt bedrijven om deze risico’s te beperken.

Oneflow ondersteunt effectief enterprise contractmanagement en zorgt voor naleving van legal en regulatory vereisten, waardoor bedrijven het risico op boetes en contractbreuken kunnen vermijden. Het maakt gebruik van AI om gebruikers te helpen duidelijke en beknopte contracten te schrijven en diepgaande analyses uit te voeren. Door gebruik te maken van Single Sign-on en SCIM API kun je het integreren met bestaand authenticatiebeleid, waardoor de beveiliging wordt verbeterd en het gebruikersbeheer wordt vereenvoudigd. Gebruikers van verschillende locaties kunnen in realtime interactief aan contracten werken en tegelijkertijd de contracten bewerken en becommentariëren.

Probeer Oneflow vandaag nog en zie hoe het de levenscyclus van contracten in jouw bedrijf kan verbeteren.