Knowit x Oneflow

Knowit is een toonaangevend Scandinavisch adviesbureau met vestigingen in Zweden, Noorwegen, Finland, Denemarken, Polen en Duitsland. Ze ondersteunen bedrijven bij het navigeren door het digitale tijdperk, van strategie en ontwerp tot technische ontwikkeling en implementatie. Christian Martinsen, Chief Commercial Officer bij Knowit, vertelt hoe Oneflow hun contractbeheer binnen verschillende afdelingen, projecten en markten heeft getransformeerd.

“We werken met een breed scala aan klanten, van kleine en middelgrote bedrijven tot grote internationale organisaties. Contracten vormen de kern van onze dienstverlening, of het nu gaat om klantovereenkomsten, leverancierscontracten of arbeidsovereenkomsten”, aldus Martinsen.

Vóór Oneflow: handmatige processen en veel frustratie

Vóór Oneflow werden contracten opgesteld in Word, per e-mail verzonden en opgeslagen in verspreide mappen. Dit handmatige proces was zowel tijdrovend als moeilijk te beheren. Het leidde vaak tot verwarring over welke versie de meest recente was, en het ondertekeningsproces sleepte zich voort, met voortdurende herinneringen en follow-ups.

“We verloren tijd, controle over verschillende versies en in het ergste geval zelfs belangrijke documenten. Het was een omslachtig en inefficiënt proces”, legt hij uit.

Het werd ook steeds duidelijker dat het gebrek aan zichtbaarheid en controle een knelpunt vormde in het contractproces. Er waren meerdere afdelingen bij betrokken, maar zonder een gedeeld systeem werd de samenwerking onnodig ingewikkeld.

Keuze van oplossing: gebruiksvriendelijk, flexibel en geïntegreerd

Toen Knowit begon met het onderzoeken van mogelijkheden om hun contractbeheer te digitaliseren, waren de vereisten duidelijk. De oplossing moest eenvoudig te gebruiken zijn voor de hele organisatie, niet alleen voor het juridische team. Ook moest deze flexibel genoeg zijn om een breed scala aan contracttypes te kunnen verwerken en realtime samenwerking te ondersteunen.

Maar misschien nog wel het belangrijkste: het moest kunnen worden geïntegreerd met de systemen die Knowit al gebruikte. Daar onderscheidde Oneflow zich door soepele integraties met zowel HR- als CRM-tools, waaronder HubSpot, dat een belangrijke rol speelt in hun verkoopprocessen.

“Dankzij de HubSpot-integratie hoeven we klantgegevens niet meer handmatig in contracten in te voeren. Dat gaat sneller en we voorkomen fouten. Hetzelfde geldt voor HR, waar we Oneflow gebruiken voor arbeidsovereenkomsten”, aldus Martinsen.

Vlotte implementatie en snelle resultaten

De implementatie van Oneflow was een nauwe samenwerking tussen het projectteam van Knowit en het onboardingteam van Oneflow. Volgens Martinsen verliep het proces soepel en efficiënt, met uitstekende training en onmiddellijke meerwaarde.

“Het Oneflow-team reageerde super snel en hielp ons om de oplossing aan te passen aan onze behoeften. We konden snel aan de slag en zagen vrijwel meteen resultaat.”

Tegenwoordig wordt Oneflow op grote schaal gebruikt binnen de hele organisatie, van verkoop tot notulen van bestuursvergaderingen, verslagen van algemene vergaderingen en samenwerkingsovereenkomsten. Elk contract wordt in één uniform systeem verwerkt, van opstellen tot ondertekening en archivering, waardoor de manier waarop Knowit met contracten werkt volledig is veranderd.

Eenvoudiger, sneller en met volledige controle

Sinds de implementatie van Oneflow heeft Knowit zijn volledige contractproces volledig gedigitaliseerd en gestroomlijnd. Wat vroeger meerdere dagen in beslag nam, kan nu in slechts enkele uren worden gedaan.

“We hebben enorm veel tijd bespaard, vooral op het gebied van opvolging en administratie. We krijgen nu automatische herinneringen en hebben realtime inzicht in de status van elk contract.”

Martinsen benadrukt ook hoe de samenwerking tussen teams is verbeterd:

“Vroeger was het niet altijd duidelijk wie de laatste versie had of in welke fase een contract zich bevond. Nu ziet iedereen hetzelfde, en die transparantie zorgt voor een duidelijkheid die we voorheen niet hadden.”

Oneflow heeft ook het dagelijkse werk voor medewerkers eenvoudiger gemaakt. De mogelijkheid om contracten rechtstreeks in het systeem te bewerken, ter goedkeuring en ondertekening te verzenden en het hele proces in realtime te volgen, heeft de tool onmisbaar gemaakt.

“Mensen zijn er echt blij mee. Het is een intuïtieve tool die doet wat hij moet doen, en hij werkt”, zegt hij.

Een belangrijk stukje van de puzzel voor toekomstige groei

Knowit ziet Oneflow als een strategische investering voor verdere groei en ontwikkeling. Naarmate het bedrijf groeit, wordt het steeds belangrijker om te beschikken over tools die kunnen worden geschaald zonder dat dit ten koste gaat van de controle of kwaliteit, met name tools die ook compliance ondersteunen.

“We onderzoeken momenteel hoe we Oneflow beter kunnen integreren met onze tools voor levering en offertes, en kijken naar manieren om verlengingen en herinneringen verder te automatiseren. We willen ook de rapportagefuncties gaan gebruiken om betere inzichten te verkrijgen en meer datagestuurd te werken.”

Martinsen benadrukt ook de waarde die Oneflow biedt aan bedrijven die werken met raamovereenkomsten met de overheid of SSA-contracten:

“Voor iedereen die met SSA’s werkt, zijn versiebeheer en traceerbaarheid absoluut essentieel. Oneflow is voor ons ongelooflijk effectief geweest, zowel om ervoor te zorgen dat we aan de normen blijven voldoen als om ons te helpen snel en nauwkeurig te werken.”