Stockholm Exergi

Het koelen van de wrijving: Inefficiënties in contracten identificeren

Toen Stockholm Exergi op zoek ging naar een nieuwe oplossing voor contractbeheer, werden ze geconfronteerd met beperkingen in hun bestaande processen. “Voorheen hadden we een relatief traag en ‘statisch’ systeem dat het moeilijk maakte om sjablonen te beheren en overeenkomsten te exporteren,” legt Sofia uit. Dit gebrek aan flexibiliteit zorgde voor inefficiëntie in hun contractworkflows.

Ze hadden een systeem nodig met betere automatisering en gegevenssynchronisatie, om een vlottere ondertekeningservaring te bieden. Daarnaast hadden ze sterke integratiemogelijkheden nodig met hun bestaande systemen, met name hun CRM, Microsoft Dynamics en klantportaal Azure.

“Een belangrijk punt voor ons bij het zoeken naar een nieuwe partner voor e-handtekeningen was de mogelijkheid om informatie voor onze klanten vooraf in te vullen,” voegt Sofia toe. “Het was natuurlijk ook belangrijk om de oplossing te kunnen integreren met onze bestaande systemen, zoals het CRM en het klantenportaal.”

Het bedrijf was op zoek naar een dynamischer contract-ecosysteem dat kon voldoen aan hun specifieke workflowbehoeften en tegelijkertijd zowel de interne efficiëntie als de klantervaring kon verbeteren.

Kortom, Stockholm Exergi had het volgende nodig

• Betere automatisering
• Soepelere ondertekeningservaring
• Sterke integratie met Microsoft Dynamics CRM en Azure-gebaseerd klantenportaal
• Vooraf ingevulde klantgegevens voor een snellere afronding van contracten
• Een dynamischer systeem

Toekomstige groei voeden: Strategische technologie kiezen

Bij het evalueren van potentiële oplossingen overwoog Stockholm Exergi verschillende leveranciers. Er waren echter vijf cruciale factoren die de doorslag gaven bij het besluitvormingsproces:

1. Het vinden van een kosteneffectieve oplossing met de benodigde functies binnen hun budget was een topprioriteit.
2. Integratiemogelijkheden met bestaande systemen, met name hun CRM (Microsoft Dynamics) en klantenportaal (Azure)
3. Mogelijkheid om klantinformatie vooraf in te vullen om de ondertekenervaring te stroomlijnen
4. Flexibiliteit om aangepaste workflows te creëren voor verschillende afdelingen
5. De oplossing moest gebruiksvriendelijk zijn voor medewerkers en klanten, de leercurve minimaliseren en zorgen voor een soepele acceptatie binnen de organisatie.

Sofia was betrokken bij het requirementsproces, waarbij nauw werd samengewerkt met Procurement en IT, om ervoor te zorgen dat de nieuwe oplossing zou voldoen aan hun technische vereisten en beveiligingsstandaarden, en tegelijkertijd de functionaliteit zou leveren die nodig was om hun contractprocessen te transformeren.

Impact op meerdere functies

Vandaag de dag gebruikt Stockholm Exergi Oneflow op meerdere afdelingen en in meerdere functies. Oneflow is een essentiële tool geworden om de efficiëntie te verbeteren, handmatige inspanningen te verminderen en de samenwerking te verbeteren, waardoor het hele contractbeheerproces meer gestroomlijnd en geïntegreerd is.

Verkoop

Het verkoopteam gebruikt het platform om een snellere en meer klantgerichte verkoopflow te creëren. Wanneer een contract op het punt staat te worden verstuurd naar een klant, worden gegevens uit het CRM-systeem automatisch gesynchroniseerd met Oneflow, waardoor dubbel werk wordt voorkomen en het proces wordt versneld. Verkopers kunnen de status in realtime volgen, meldingen ontvangen wanneer de andere partij een contract opent of er commentaar op levert en direct wijzigingen aanbrengen in het document zonder dat ze helemaal opnieuw hoeven te beginnen. Dit geeft ze meer controle, kortere doorlooptijden en een duidelijkere focus op de klantrelatie in plaats van op administratie.

Het klantenportaal

In het klantenportaal ‘My Pages’ wordt Oneflow gebruikt om de interactie met klanten te verbeteren. Hier kunnen klanten direct online zelf contracten afsluiten voor aanvullende diensten, wat zorgt voor een snelle en soepele ervaring. Dankzij het feit dat contracten worden geopend terwijl de klantgegevens al zijn ingevuld, wordt de kans op fouten geminimaliseerd en wordt het proces zowel eenvoudiger als gebruiksvriendelijker. Dit heeft Stockholm Exergi in staat gesteld om digitale contractdiensten aan te bieden die zowel toegankelijk als efficiënt zijn – direct in het portaal waar klanten zich al bevinden.

Bestelproces voor klanten (webformulier)

Stockholm Exergi maakt gebruik van Oneflow’s “Webforms as a Service” om het bestelproces voor de eindregeling van stadsverwarming, stadskoeling en gebouwverwarming te stroomlijnen. Via een gebruiksvriendelijk webformulier kunnen klanten eenvoudig hun aanvragen indienen, die vervolgens automatisch een contract genereren in Oneflow. Deze naadloze integratie vermindert handmatig werk, zorgt voor nauwkeurigheid en verhoogt de efficiëntie bij het afhandelen van serviceovereenkomsten.

HR

Voor het HR team is Oneflow een essentiële tool geworden voor het beheren van contracten en overeenkomsten met medewerkers – alles kan nu digitaal worden aangemaakt, ondertekend en opgeslagen met volledige traceerbaarheid. HR kan eenvoudig de status van overeenkomsten opvolgen, de naleving ervan bijhouden en ervoor zorgen dat alle documentatie accuraat en up-to-date is. Dit heeft niet alleen de processen gestroomlijnd, maar ook de ervaring voor nieuwe en bestaande werknemers verbeterd.

Inkoop

Voor het inkoopteam betekent Oneflow een eenvoudiger en transparanter beheer van leverancierscontracten. In plaats van te vertrouwen op handmatige mailings en verwarrende e-mail threads, vindt het hele proces – van aanvraag tot ondertekend contract – nu plaats in één digitale omgeving. Dit maakt het eenvoudiger om de laatste versies bij te houden, te zien wie wijzigingen heeft aangebracht en ervoor te zorgen dat contracten de interne richtlijnen volgen. Automatische herinneringen en duidelijke overzichten minimaliseren het risico op het vergeten van belangrijke data of verlengingen. Daarnaast biedt het platform een betere mogelijkheid om leverancierscontracten op een gestructureerde manier te vergelijken en te analyseren.

Juridisch

Het juridische team is nu in staat om de kwaliteit en naleving van alle soorten juridische overeenkomsten te waarborgen. Met het sjabloonbeheer van Oneflow kunnen ze ervoor zorgen dat de juiste termen en clausules consistent worden gebruikt, ongeacht welk team het contract opstelt. Dit vermindert het risico op fouten en bespaart tijd bij de revisie. Dankzij het versiebeheer en de activiteitenlogboeken van het platform is het ook eenvoudig om bij te houden wie wat heeft gedaan, waardoor er een duidelijk controlespoor ontstaat wanneer dat nodig is. Daarnaast hebben ze een beter inzicht gekregen in de contractstromen in het algemeen, waardoor het gemakkelijker is geworden om knelpunten te identificeren, processen te verbeteren en de rest van de organisatie proactiever te ondersteunen.

De energiehandel Afval- en asbehandeling

Deze unit van Stockholm Exergi verkoopt afvalverwerkingsdiensten en zorgt voor de juiste verwerking van as. Voor hen is Oneflow een handige tool om snel en veilig contracten te sluiten met zowel Zweedse als internationale partners.

Meer efficiëntie door slimme integraties

Stockholm Exergi maakt ook gebruik van krachtige integraties.

“Oneflow is geïntegreerd met ons klantenportaal, gehost in Azure,” legt Sofia uit. “Hierdoor kunnen klanten overeenkomsten voor add-ons en energiediensten aanmaken en ondertekenen in ‘My Pages’. Het contract wordt geïnitieerd vanuit het portaal en opent vervolgens in een apart venster met alle klantgegevens al ingevuld.”

Een andere belangrijke integratie verbindt Oneflow met hun CRM, Microsoft Dynamics. “Ons team kan nu contracten direct in onze CRM opstarten, en de gegevens worden gesynchroniseerd met Oneflow. We kunnen ervoor kiezen om het direct naar de klant te sturen of om updates te maken in Oneflow voordat we het versturen. We kunnen zelfs wijzigingen aanbrengen na het verzenden, omdat we kunnen samenwerken en communiceren met de tegenpartij in het contract. Zodra het contract is ondertekend, triggert het gebeurtenissen in het CRM en wordt het opgeslagen in ons digitale contractarchief.”

Deze integraties hebben hun contractproces getransformeerd in een naadloze digitale ervaring voor zowel medewerkers als klanten.

CRM integratie (Microsoft Dynamics):

• Integratie met Oneflow
• Contracten direct geïnitieerd in CRM
• Gegevens worden automatisch gesynchroniseerd tussen de systemen
• Contracten kunnen worden bewerkt in Oneflow voor en na verzending
• Ondertekende contracten triggeren CRM events en worden digitaal gearchiveerd

Integratie met klantenportaal (Azure):

• Integratie gebouwd via Oneflow’s open API
• Klanten kunnen direct vanuit ‘My Pages’ overeenkomsten initiëren en ondertekenen
• Contracten worden geopend met vooraf ingevulde klantgegevens

Gemeten resultaten en voordelen

De implementatie van Oneflow heeft aanzienlijke voordelen opgeleverd voor Stockholm Exergi op meerdere vlakken:

Tijdsbesparing en operationele efficiëntie

Door contractcreatie direct binnen Microsoft Dynamics mogelijk te maken, hoeft Stockholm Exergi niet meer tussen systemen te schakelen, wat hun teamleden kostbare tijd bespaart. De automatisering tussen de systemen heeft ook het administratieve werk in verband met contractbeheer aanzienlijk verminderd.

“Doordat de gegevens automatisch gesynchroniseerd worden tussen ons CRM en Oneflow, besparen we veel tijd en hoeven we geen repetitieve taken meer uit te voeren,” merkt Sofia op. “De automatisering tussen Microsoft Dynamics en Oneflows archiveringstool bespaart ons ook veel administratief werk bij het opslaan van overeenkomsten.”

Verbeterde klantervaring

Het vooraf invullen van klantgegevens heeft de ondertekenervaring aanzienlijk verbeterd. Klanten genieten nu van een meer gestroomlijnd proces, waardoor er minder wrijving is en de voltooiing sneller verloopt.

Verbeterd sjabloonbeheer en overzicht

Oneflow heeft Stockholm Exergi meer zichtbaarheid en controle gegeven over hun contractsjablonen. “Nu hebben we een beter overzicht over de overeenkomstensjablonen, een verbeterde tracering van verzonden overeenkomsten en een volledig nieuwe mogelijkheid om efficiëntere workflows binnen de organisatie te creëren en het tegelijkertijd gemakkelijker te maken voor onze klanten,” legt Sofia uit.

Betere contractanalyse

Nu alle contracten via één geïntegreerd systeem lopen, heeft Stockholm Exergi beter inzicht in de contractstatus, de voltooiingspercentages en de verwerkingstijden.

Verwarmende recensies: De mening van het team over Oneflow

De ontvangst onder gebruikers is zeer positief. Sofia beschrijft Oneflow als “een intuïtief en makkelijk te gebruiken systeem” dat een minimale training heeft vereist om het te kunnen gebruiken.

Gevraagd naar de impact op hun workflows, denkt Sofia na over de transformatie: “Het systeem heeft ons een volledig nieuwe mogelijkheid gegeven om efficiënte contractprocessen op te bouwen. We kunnen sjablonen nu effectiever beheren en hebben een veel beter inzicht gekregen in de levenscycli van onze overeenkomsten.”

Ondersteuning die vooruitgang stimuleert

Naast de technologie zelf, benadrukt Sofia de waarde van de ondersteuning van Oneflow: “We hebben een geweldige en hechte relatie met Oneflow, waarbij we altijd snelle hulp en ondersteuning krijgen bij zowel ontwikkelingszaken als kleinere problemen.”

Dit is cruciaal geweest tijdens de implementatie en blijft Stockholm Exergi ondersteunen nu ze het gebruik van het platform uitbreiden naar verschillende afdelingen.

Werken aan een duurzame toekomst: Volgende stappen voor Stockholm Exergi

Terwijl Stockholm Exergi zijn reis voortzet om een klimaatpositieve energieleverancier te worden, spelen efficiënte digitale activiteiten een cruciale rol bij het ondersteunen van hun bredere missie. Door contractworkflows te stroomlijnen met Oneflow, verbeteren ze niet alleen de operationele efficiëntie, maar ook de klantervaring – een cruciaal onderdeel van hun duurzame groeistrategie.

Het bedrijf omarmt digitale transformatie in alle aspecten van haar activiteiten en gemoderniseerd contractbeheer vertegenwoordigt slechts één facet van een bredere strategische visie. Met een basis van gestroomlijnde digitale processen is Stockholm Exergi nu gepositioneerd om zijn duurzaamheidsinitiatieven te versnellen.

“Onze digitale transformatie draait vooral om het ondersteunen van onze milieumissie,” legt Sofia uit. “Door papieren processen te elimineren en de efficiëntie te verbeteren, bieden we niet alleen een betere service aan onze klanten, maar verkleinen we ook onze ecologische voetafdruk in overeenstemming met onze kernwaarden.”

Voor Stockholm Exergi heeft de beslissing om Oneflow te implementeren contractbeheer getransformeerd van een administratief proces in een strategisch voordeel, ter ondersteuning van zowel hun operationele doelstellingen als hun streven naar uitstekende klantenservice. Bovendien is het een essentieel onderdeel van hun bredere visie op een duurzame energietoekomst in Stockholm en daarbuiten.