Hvordan skape kontrakter online i Google Docs med Oneflow

For å skape kontrakter uten å skrive ut, sende og lagre fysiske dokumenter? Ja, gjerne.

Å lage digitale kontrakter er noe enhver frilanser, eier av et lite selskap eller leder av et stort selskap bør kunne. Online-kontrakter er sikre, kan tilpasses og er tilgjengelige hvor som helst.

Hvis du lurer på hvordan du lager kontrakter online, kan jeg fortelle deg at det er enklere enn du tror. I denne artikkelen vil jeg presentere den enkleste og mest praktiske måten for å skape juridisk bindende avtaler online. Til slutt vil du ha kunnskapen og selvtilliten du trenger for å skape kontrakter online som er både effektive og juridisk holdbare.

Hva er egentlig greia med kontrakter online?

Enkelt sagt er en online-kontrakt en avtale mellom to eller flere parter for å skape, signere og lagre den elektronisk. Disse kontraktene kan ha ulike former, inkludert kjøpsavtaler, tjenestekontrakter og taushetserklæringer. Med fremveksten av e-handel og fjernarbeid har online-kontrakter blitt en integrert del av det å drive selskaper i den digitale verden.

Les også: Hva er digitale kontrakter?

Viktigheten av kontrakter online

Online-kontrakter er en effektiv måte å inngå avtaler på, da det ikke er behov for fysiske dokumenter, og partene kan signere kontrakter online og utveksle dem på avstand. I tillegg er kontrakter online sikrere og mer konfidensielle, ettersom de kan krypteres og lagres sikkert i digitale plattformer.

Juridiske aspekter å ta hensyn til

Før du skaper og signerer en kontrakt online, må du forsikre deg om at avtalene er juridisk bindende i din jurisdiksjon. Ulike land og regioner har egne lover som regulerer elektroniske signaturer og kontrakter. Gjør deg kjent med relevant lovgivning for å sikre compliance.

I tillegg bør dokumentene du utarbeider, inneholde en tydelig beskrivelse av avtalevilkårene, inkludert betalingsbetingelser, leveranser, tvisteløsningsmekanismer og immaterielle rettigheter. Er kontraktene dine på nettet juridisk bindende? Hvis du er i tvil, bør du rådføre deg med en spesialist.

Les også: Hva er juridiske kontrakter?

Forbereder deg på å skape en kontrakt online

Før du går i gang med hvordan du kan skape kontrakter online, bør du forberede deg og samle inn nødvendig informasjon. La oss se nærmere på de viktigste stegene du bør ta før du går i gang med guiden vår i utarbeidelse av kontrakter.

Finn ut hvilke kontraktsbehov du har

Det første steget for å skape en online kontrakt er å identifisere dine spesifikke kontraktsbehov. Hvilken type avtale trenger du? Hva er de viktigste elementene og vilkårene du bør inkludere? Når du vet hvilke krav du har til kontrakten, kan du velge riktig kontraktsmal for online-kontrakter og sikre at alle nødvendige bestemmelser er inkludert i det endelige dokumentet.

Les også: Gratis kontraktsmaler

Samle inn nødvendig informasjon

Når du har identifisert kontraktsbehovene dine, er neste steg å samle inn all nøkkelinformasjon. Dette inkluderer, men er ikke begrenset til:

• partenes kontaktinformasjon,
• spesifikke leveranser eller tjenester som skal leveres,
• betalingsbetingelser,
• tidslinjer.

Når du har all relevant informasjon i hånden, går utarbeidelsen av kontrakten raskere, og du slipper å kommunisere frem og tilbake.

De mest populære avtalemalene for selskaper

Få tilgang til mer enn 40 maler for avtaler med selskaper i Oneflow

Finn ut mer

Velge riktig online kontraktsplattformer

Når du har oversikt over kontraktsbehovene og -informasjonen din, er neste steg å velge riktig online kontraktsplattformer. Ta hensyn til faktorer som brukervennlighet, sikkerhetsfunksjoner, tilpasningsmuligheter og integrasjon med andre programvareverktøy.

Vår anbefaling er Oneflow – en online kontraktmaker som automatiserer hele kontraktens livssyklus, fra utarbeidelse til e-signering og administrasjon. Denne Kontraktsautomatiserings-plattformeren eliminerer behovet for flere verktøy og lar teamene håndtere alt fra ett og samme sted. Oneflow har flere funksjoner som gjør det til det perfekte valget for å skape kontrakter online:

• Samarbeid i sanntid: Rediger og samarbeid om kontrakter i sanntid, selv etter at du har sendt dem, uten at du trenger å skrive ut eller skanne flere dokumenter.
• Elektroniske signaturer: Signer profesjonelle kontrakter og andre dokumenter elektronisk med enkle håndskrevne signaturer eller sikrere og mer komplekse digitale signaturer. Oneflow samarbeider med leverandører som svenske og norske BankID og Signica for å gi et høyere sikkerhetsnivå.
• Integrasjonsfunksjoner: Integrer kontraktshåndtering i eksisterende arbeidsflyter ved å integrere Oneflow med kontraktsplattformer du allerede bruker, for eksempel Microsoft Dynamics 365, HubSpot, Salesforce, Slack og Zapier.
• Avansert analyse: Bruk analyseverktøy til å forbedre prosessene for kontraktshåndtering. Vår AI Predict-funksjon analyserer for eksempel trender i kontraktsbruk, noe som hjelper organisasjoner med å forbedre signeringsraten og oppdage potensielle risikoer i tide.

Hos Oneflow er vi opptatt av å gjøre kontraktsautomatiseringsprosesser smidigere og raskere, noe som gjenspeiles i verktøyets funksjoner. For eksempel kan brukere som har gjentatte kontrakter, som konsulentselskaper, salgsrepresentanter og HR-team, automatisk legge til motparter uten å måtte legge inn kontaktinformasjon manuelt hver gang. Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan det fungerer, kan du lese denne guiden om automatisering av arbeidsflyter i HR.

Les også: Hvordan signere kontrakter online: En komplett guide

Nå som du har lagt grunnlaget og forberedt den nødvendige informasjonen, la oss diskutere hvordan du kan lage kontrakter online med et steg-for-steg som er enkelt å følge.

Hvordan lage kontrakter online: En steg-for-steg guide

Med Oneflow er utarbeidelse av kontrakter enkelt – du kan gjøre det uten å forlate Google Workspace! For å konvertere Google-dokumentene dine til en Oneflow-kontrakt, trenger du bare å installere Oneflow-tillegget for Google Workspace og sørge for at du har en aktiv Oneflow-konto. Hvis du ikke har brukt det før, kan du registrere deg her.

Når du har installert tillegget, kobler du det til Oneflow-kontoen din. Velg Innstillinger-ikonet i Oneflow-tillegget og klikk på Koble til Oneflow-kontoen din. Du vil gå gjennom en enkel prosess i tre steg for å fullføre tilkoblingen.

Deretter skaper du en mal med én PDF-seksjon for Oneflow-kontoen din, og velger malgruppen som Google Template.

Nå er du klar for å skape kontrakten din. Følg disse stegene:

1. Velg ikonet for å skape en kontrakt i Google Workspace.
2. Velg ditt Workspace og velg en av kontraktsmalene. Oneflow tilbyr flere gratis kontraktsmaler som er utformet av juridiske fagfolk. De inkluderer:
   • En kontrakt om landskapsarkitektur
   • En partneravtale
   • En avtale på tjenestenivå
   • En bilsalgsavtale
3. Velg en mal som er i tråd med dine kontraktsbehov, og tilpass den slik at den gjenspeiler dine spesifikke vilkår og betingelser.

4. Klikk på LEGG TIL DELTAKER for å legge til en deltaker i kontrakten. Velg riktig type – Company eller Individual.
5. Fyll ut den nødvendige informasjonen om deltakeren, velg deltakerens rolle i kontrakten, og klikk på LEGG TIL.

6. Du kan legge til flere deltakere til samme motpart ved å klikke på LEGG TIL DELTAKER.
7. Hvis du vil legge til en annen motpart, klikker du på LEGG TIL MOTPART
8. Inkluder elektroniske eller digitale signaturer. Oneflow tilbyr to hovedtyper av signering av kontrakter: Enkle elektroniske signaturer (SES) og avanserte elektroniske signaturer (AdES). Velg riktig metode i henhold til dine behov.
9. Velg SKAP KONTRAKT. Kontrakten din er klar!
   

Les også: Hvordan signere kontrakter online: En komplett guide

Gjennomgang og ferdigstillelse av kontrakten online

Etter at du har skapt kontrakten, bør du dobbeltsjekke den for å fange opp eventuelle feil før du sender den til de involverte partene. Slik gjør du det:

• Gjennomgå grundig – Identifiser eventuelle feil, uklarheter eller utelatelser som kan påvirke avtalens håndhevbarhet. Sørg for at alle vilkår og betingelser er i samsvar med intensjonen til de involverte partene.
• Foreta nødvendige revisjoner – Dette kan innebære å skrive om enkelte avsnitt, legge til nye bestemmelser eller justere språket for å gjøre det tydeligere. Rådfør deg med en jurist hvis du er i tvil eller har bekymringer.
• Fullfør og send kontrakten – Sørg for at alle parter har hatt mulighet til å gjennomgå kontrakten og avklare eventuelle spørsmål eller bekymringer før du går videre. Når alle parter er enige, signerer du kontrakten elektronisk og sender ut kopier til alle involverte.
  

Sjekk denne kontraktsjekklisten for å sikre at kontrakten din er gyldig og kan håndheves. I tilfeller der enkelte aspekter ved avtalen, for eksempel ansvar, forpliktelser eller betalingsvilkår, krever mer oppmerksomhet, kan det være nødvendig med en tilleggsavtale.

Konklusjon

For å skape kontrakter online og automatisere dem sparer du ikke bare tid og ressurser, men du blir også mer profesjonell og tilpasningsdyktig. Ved å ta i bruk metodene for utarbeidelse av kontrakter som diskuteres i denne artikkelen, kan du skape tillit, redusere risiko og bygge sterkere relasjoner til selskapet.

Utarbeidelse og automatisering av kontrakter er enkelt hvis du har de riktige verktøyene. Oneflow er en kontraktsbygger som bruker AI for å gi en smidig og effektiv opplevelse. Dette verktøyet for automatisering av arbeidsflyter reduserer tiden og innsatsen knyttet til kontraktarbeidsflyter. Det forenkler kontraktens livssyklus, forbedrer nøyaktigheten og letter samarbeidet. Bestill en demo og prøv Oneflow selv.