To er ikke stærkere end en. I hvert fald når det drejer sig om forretningssystemer. Med Oneflow kan du bruge en enkelt kontraktplatform på tværs af alle teams og afdelinger i din organisation. Så du kan eliminere risici, være mere effektiv og reducere omkostningerne.
Én kontraktplatform til alle afdelinger – fra jura til salg og alt derimellem. Det er Oneflow. Men hvad betyder det helt præcist? Vi har talt med fire personer i vores teams for at finde ud af, hvordan Oneflow hjælper dem med at gøre underværker.
Oneflow til juridisk afdeling
Som juridisk rådgiver kender Olivia Åman smerten ved rodet kontrakthåndtering. Lidt for godt, desværre. Ifølge hende er der mange ting, der kan gå galt, når man har med aftaler at gøre. Men Oneflow har været en virkelig redningsplanke i hendes daglige arbejde.
Smerten ved en traditionel aftaleproces
De største smerter ved en traditionel aftaleproces har én ting til fælles – manglende kontrol. Olivia nævner fire ting, som hun finder frustrerende:
- Forskellige versioner af den samme skabelon
- Ikke at vide, hvem der har hvilken version, og hvor gammel den er
- Ikke at kunne finde kontrakten
- At glemme at tilføje en påmindelse til din kalender, så du ikke går glip af vigtige begivenheder
Kontrakter er de mest kritiske aktiver i en virksomhed. Derfor skal de indeholde de korrekte vilkår og betingelser, klausuler osv. Men så snart en medarbejder downloader en kontraktskabelon, mister du kontrollen.
Når det juridiske team opdaterer skabelonen, ligger der flere ældre versioner spredt ud over det hele, gemt lokalt på folks computere. Og der er ingen måde, hvorpå du kan vide, hvem der har hvilken version.
»Advokater lægger mange kræfter i at skabe gode skabeloner. Men når en skabelon først er downloadet, er det ekstremt svært at kontrollere, at de kontrakter, vi sender ud, indeholder de rigtige vilkår og betingelser«, siger Olivia.
Og så er der opbevaringsproblemet. At sende aftaler frem og tilbage via e-mail kan ofte føre til, at de går tabt undervejs, fordi det manuelle trin med at uploade dem til et kontraktstyringssystem betyder et ekstra lag af friktion. For ikke at nævne risikoen ved at sende aftaler via e-mail.
»Hvis du har et problem med aftalen og har brug for at få adgang til den, vil du måske ikke kontakte modparten for at bede om aftalen. Det er et tegn på svaghed. Og det er et stort problem i mange virksomheder – aftalen bliver underskrevet, men ikke gemt. Den bliver i Outlook,« siger Olivia.
Hvordan Oneflow hjælper juridiske afdelinger
Olivia beskriver det at begynde at bruge Oneflow som en kæmpe vægt, der blev løftet fra hendes skuldre. Eller en bunke kontrakter, om man vil. Først og fremmest behøver hun aldrig at bekymre sig om forældede skabeloner. Når der foretages ændringer i en skabelon i Oneflow, garanterer det, at der kun er én version. Og det giver hende ro i sindet.
Olivia er også stor fan af, at alle aftaler automatisk gemmes, når de er underskrevet. De bliver aldrig væk, og hun kan nemt få adgang til alle aftaler. Hun kan bare søge efter kontrakten på tværs af alle arbejdsområder med avancerede filtre.
»Hvis jeg skriver en ny klausul, som får mig til at tænke: »Skrev jeg ikke det her for tre år siden?«, kan jeg altid tjekke det, fordi det er så nemt at søge i Oneflows kontraktarkiv«, siger Olivia.
En anden funktion, som Olivia taler varmt om, er kalenderen. Den giver hende mulighed for at holde styr på kommende fornyelser, så hun ikke går glip af noget.
»Jeg behøver ikke at tilføje kontraktbegivenheder til min kalender, for jeg har dem automatisk i Oneflow. Og jeg får en besked, når en kontrakt f.eks. er ved at blive fornyet,« siger Olivia.
Oneflow og sikkerhed
Hos Oneflow sætter vi sikkerhed først. I alt, hvad vi gør. Da dine kontrakter er de mest følsomme og afgørende aktiver for din virksomhed, har vi et dedikeret Legal and Compliance-team, der arbejder med disse spørgsmål.
Spørg om dette, før du køber en kontraktplatform til alle afdelinger
Hvis du ønsker at købe en kontraktplatform, skal du sørge for at udfordre leverandøren på alt, hvad der har med sikkerhed at gøre. De vil trods alt behandle dine mest værdifulde forretningsaktiver. Det er ikke noget, du bør tage let på.
Vi spurgte vores Legal and Compliance-team, hvad du bør evaluere, før du køber en kontraktplatform til alle afdelinger eller kun til én. Ifølge dem er der fire hovedspørgsmål, du bør stille leverandøren:
- Hvad er deres tilgang til GDPR?
- Hvad er brugen af tredjeparter?
- Hvordan styrer de adgangskontrollen?
- Hvordan arbejder de med business continuity og incident management?
Hvad er de vigtigste grunde til, at vores kunder vælger Oneflow?
Vores Legal and Compliance-team nævner tre hovedårsager til, at virksomheder vælger Oneflow som deres kontraktplatform:
- Brug af tredjeparter
- Overholdelse af GDPR
- Lovlighed
»Oneflow har gjort et godt stykke arbejde med at begrænse, hvor mange tredjeparter vi bruger i øjeblikket. Oneflow bruger kun fem tredjeparter, hvilket er meget mindre end de fleste organisationer. Især organisationer, der leverer en lignende service, som vi gør,« siger Olivia.
Og så er der GDPR-aspektet. En væsentlig del af vores forretning går ud på at holde os ajour med informationssikkerhed og gældende lovgivning. At overholde GDPR gælder for alle områder af en virksomhed, hvilket gør Oneflow til en kontraktplatform for alle afdelinger.
»Det gode ved Oneflow er, at vi er databehandler og ikke dataansvarlig. Vi hjælper vores kunder, når de får en anmodning om data fra deres kunder, sender den videre og samarbejder med dem om at opfylde deres forpligtelser som dataansvarlig,« siger Olivia.
Hvad med lovligheden af selve kontrakten? Olivia påpeger, at mange leverandører af e-signaturer ikke leverer bevis for kontrakternes juridiske status. Fordi deres e-signatur ikke kommer med et godkendt segl, hvilket skaber massive problemer, hvis virksomheden går konkurs, i tilfælde af en retssag eller en udfordring af kontraktens juridiske status.
»Der er mange leverandører derude, som laver e-signering på den ene eller anden måde. Men de har ikke nødvendigvis en metode, der bakker dem op, hvilket er det juridiske synspunkt. Det er noget, folk bør være opmærksomme på,« siger Olivia.
Kontrakter, der underskrives med Oneflow, forsegles derimod automatisk med et kvalificeret elektronisk segl. Det betyder, at du og dine modparter kan være helt sikre på, at det, I har underskrevet i dag, forbliver uændret, både nu og i fremtiden. Derudover har du også adgang til og kan se alle detaljer, der er sket i en kontrakt – fra start til slut.
»Det er nøglen til at sikre, at du har kontrol over, hvem der har været med i en kontrakt, og hvem der har haft adgang til den. Og det kan holde i retten, hvis det bliver nødvendigt,« siger Olivia.
Én kontraktplatform til alle afdelinger
Okay, så vi har diskuteret fordelene ved Oneflow i forhold til sikkerhed og compliance. Lad os se nærmere på, hvordan Oneflow kan bruges som kontraktplatform for alle afdelinger i din virksomhed.
Oneflow til salg
Administrativt arbejde ligger ikke til en sælgers natur. Bare spørg enhver sælger. Nicolas Paanalahti, Country Manager Finland, har brugt Oneflow som sælger og leder, så han har set fordelene i forskellige teamfunktioner. Og der er ingen administration, så vidt man kan se, for nogen rolle.
Årsager til, at sælgere vælger Oneflow
Ifølge Nicolas er der tre hovedårsager til, at salgsteams inkluderer Oneflow i deres salgsteknologiske stak:
- For at spare tid
- Reducere det administrative arbejde
- Eliminere risici i kontrakt- og tilbudsprocessen
Selv om vi har gjort fremskridt på så mange områder, tager kontrakter stadig en stor del af salgsteamets tid. Værdifulde timer, som du kunne have brugt på at sælge. Nicolas forklarer, at mange virksomheder stadig håndterer deres kontrakter manuelt, lige fra de oprettes, til de gemmes et sted efter underskrivelsen. Det er alt for tidskrævende i dagens og morgendagens salgsproces.
»At gøre processen hurtigere er meget vigtigt for de virksomheder, jeg taler med. Og naturligvis at spare tid for sælgerne, så de kan sælge mere,« siger Nicolas.
Som salgsleder skal du sørge for, at dine tilbud indeholder de korrekte vilkår og priser. Overraskelser sker alt for let. Oneflow kan hjælpe med at reducere risici med adgangskontrollerede kontraktskabeloner, der er dynamiske og sikre. Du kan nemt låse sektioner, som dine sælgere ikke må røre ved, og kun have den seneste version tilgængelig.
»At eliminere risici er en af de vigtigste grunde til at vælge Oneflow. Hvis jeg f.eks. er salgsleder, hvordan sikrer jeg så, at mine sælgere bruger den skabelon, jeg har besluttet mig for? Hvordan sikrer jeg mig, at de ikke ændrer i de skabeloner?« siger Nicolas.
En anden grund til, at salgsteams foretrækker Oneflow frem for andre kontraktplatforme, er arkivet. Nicolas får ofte feedback fra potentielle kunder, der siger, at det er ekstremt værdifuldt med en kontraktplatform, der tager sig af kontraktoprettelse og -underskrivelse, og som også tager sig af dine kontrakter, når de er underskrevet. Det giver kontrol og struktur.
»Vi tager udgangspunkt i underskriften, udvider den og lægger alt på én platform, som er integreret i dit CRM,« siger Nicolas.
Hvordan Oneflow hjælper i salgsprocessen
Hvordan hjælper Oneflow en Oneflow-sælger i deres salgsproces? Her er Nicolas’ go-to strategi:
- “Jeg sender altid et salgsoplæg. Og grunden til, at jeg gør det, er, at det er meget nemt for mig at oprette det fra Salesforce, vores CRM. Jeg kan vælge den rigtige skabelon med et enkelt klik, og alle oplysninger overføres automatisk til forslaget. Og derefter kan jeg sende det til min kunde.”
- “Det fede ved Oneflow er, at jeg kan hjælpe kundeemnet og skubbe dem fremad i alle faser af processen. Grundlæggende analyser hjælper mig i min salgsproces, f.eks. ved at se, hvad de laver inde i forslaget, og hvor mange gange de har åbnet det. Jeg kan være sikker på, at jeg ringer til dem på det rigtige tidspunkt. Oneflow tager gætteriet ud af salgsprocessen.”
- “Når det er tid til at forhandle, kan du straks redigere forslaget – lige efter opkaldet med kundeemnet. Det giver den magiske wow-effekt, så jeg kan imponere kunderne, før jeg sælger noget. Det visualiserer, hvordan de kan bruge Oneflow i deres salgsproces.”
Oneflow til HR
Har du været involveret i rekruttering på det seneste? Så er du måske klar over, hvor svært det er at tiltrække talenter. Amanda Carapi Sjölin, Talent & Diversity Manager, ved, hvad et stærkt employer brand kan gøre for dine chancer for at fange kandidaten før konkurrenterne. Hvert eneste kontaktpunkt med dit brand tæller, selv det sidste trin i rekrutteringsprocessen.
Hvordan Oneflow booster employer branding
Det er ikke slut, før kandidaten har skrevet under på tilbuddet (gammelt HR-ordsprog). Med Oneflow kan du gøre kandidater til ansatte hurtigt og nemt. Hvordan gør du det? Ved at sende dem interaktive og ægte digitale ansættelseskontrakter. Kandidaten kan skrive sine kontaktoplysninger, sit personnummer og sin adresse direkte i aftalen. Det sparer dem for en masse unødvendige e-mails og postforsendelser.
»Tilbuddet er det første indtryk, kandidaten får af virksomheden efter rekrutteringsprocessen. Oneflow hjælper med at booste employer branding i den forbindelse,« siger Amanda.
Hvordan dine kandidater opfatter dig, betyder alt. Så overlad ikke noget til tilfældighederne. Amanda beskriver kontraktprocessen med Oneflow som gnidningsfri, og det er nemt at interagere med dine kandidater. De kan stille spørgsmål til tilbuddet direkte i kommentarfeltet. Og skrive under, uanset hvor de er. Måske er du så heldig at få lige så positiv feedback som Amanda?
»For nylig talte jeg med en kandidat, som roste Oneflow, både det miljøvenlige aspekt af hele produktet, og at det hjælper den enkelte i det daglige arbejde«, siger Amanda.
