This website uses cookies so that we can provide you with the best user experience possible. Cookie information is stored in your browser and performs functions such as recognizing you when you return to our website and helping our team to understand which sections of the website you find most interesting and useful.
Elektronisk underskrift: Fordelene og hvordan det virker
Hvad er en elektronisk signatur?
En elektronisk signatur er en omkostningseffektiv og sikker måde at få elektroniske dokumenter underskrevet hurtigt. E-signaturer er juridisk bindende i langt de fleste lande rundt om i verden og kan have samme vægt og juridiske virkning som en blækket eller håndskrevet underskrift.
Elektroniske signaturer er generelt juridisk bindende, men det afhænger af, hvor du bor. Find ud af alt, hvad du har brug for at vide, her.
E-signaturer kan også være forskellige fra digitale signaturer – hvis du vil vide mere om forskellen mellem elektroniske signaturer og digitale signaturer, så klik her.
De forskellige typer af e-signaturer
Oneflow tilbyder både simple (SES) og avancerede elektroniske signaturer (AdES). Den enkle e-signatur findes i mange former, som omfatter følgende:
Standard e-signatur
Dette er den mest anvendte form for elektronisk signatur, hvor du underskriver med et klik på en knap via et privat, krypteret link.
SMS eller tekstbesked
Hvis du vælger at underskrive med en sms eller tekstbesked, vil din underskriver modtage en sms med en 6-cifret kode, som vedkommende skal bruge til at bekræfte sin identitet, når han eller hun underskriver kontrakten.
Håndskrevet underskrift
Håndskrevet underskrift er også kendt som våd blæksignatur. og kan være praktisk, når du vil have din underskriver til at underskrive “på den samme enhed”. Denne metode giver dig mulighed for at tegne eller skrive din underskrift og har samme juridiske virkning som en standard elektronisk underskrift.
Guide til e-signatur: Elektronisk identifikation
Denne metode giver dig og din modpart mulighed for at underskrive jeres kontrakter ved hjælp af elektronisk ID. For at levere sikre og pålidelige eID’er og avancerede signaturer i en lang række lande samarbejder Oneflow med Signicat, den førende eID-mægler i EU/EØS og en kvalificeret tillidstjenesteudbyder.
Er en elektronisk signatur sikker og tryg?
Her vil vi fokusere på Europa. Så kort sagt: ja. Elektroniske signaturer er sikre og trygge.
En central del af eIDAS er anerkendelsen af elektroniske signaturer som en gyldig form for underskrift. Det betyder, at ingen EU/EØS-domstol kan afvise en elektronisk signatur, udelukkende fordi den er i et elektronisk format.
Men ikke alle signaturer er lige gode, og forordningen definerer tre niveauer af elektroniske signaturer: ‘simpel’ elektronisk signatur, avanceret elektronisk signatur og kvalificeret elektronisk signatur. Kravene til hvert niveau bygger på kravene til niveauet under, således at en kvalificeret elektronisk signatur opfylder flest krav og en “simpel” elektronisk signatur færrest.
Hvis du gerne vil vide mere om lovligheden af e-signaturer, kan du læse vores blogindlæg her for at få flere oplysninger.
Hvad er fordelene ved at bruge elektroniske signaturer?
Hurtigere tid til underskrift
Når man forhandler kontrakter, kan hele processen med at printe, underskrive, sende osv. tage dage, hvis ikke uger. Når modtageren har modtaget dokumenterne, gentager de den samme proces med at printe dokumentet, underskrive det og sende det til dig. Denne proces frem og tilbage er frustrerende og tidskrævende. Med en digital kontrakt kan du lukke en aftale på få minutter ved hjælp af e-signaturer. Noget software til digitale kontrakter, som Oneflow, gør det også muligt at redigere kontrakten, efter den er sendt, så du ikke behøver at omskrive og uploade en kontrakt igen, hver gang du foretager en ændring.
Gennemgå og underskriv hvor som helst
Den moderne verden elsker tanken om at være på farten. Gør det nemt for din modpart at gennemgå og underskrive din kontrakt hvor som helst. Få dem til at underskrive den fra en hvilken som helst enhed, fra mobiltelefonen eller den bærbare computer, uanset hvor de er, så længe der er internet. E-signaturer gør det nemt for alle at underskrive hvor som helst.
Forbliv sikker og i overensstemmelse med reglerne
Flyt hele kontraktunderskrivelsesprocessen fra en manuel proces til et digitalt workflow, og reducer risikoen for dyre fejl og juridiske konsekvenser. Med digital kontraktsoftware som Oneflow kan du få brugertilpassede tilladelser, BankID-signering og interne påmindelser, så du overholder reglerne og er sikker.
Oprettelse og administration af elektroniske signaturer
Underskrift er kun en del af kontraktens livscyklus, og det, der giver Oneflow det helt særlige i forhold til andre e-signaturprodukter på markedet i dag, er, at det omfatter hele processen fra før til efter underskrift.
- Oprettelse af kontrakter ved hjælp af skabeloner
- Live-samarbejde før og efter afsendelse
- Opbevaring af kontrakter i et organiseret arkiv
- Indstil interne påmindelser om fratrædelsesperioder
- Eksportér data, der kan behandles, om indholdet af dine kontrakter
Hvilke afdelinger har gavn af e-signaturer?
Salg
E-signaturer strømliner salgsprocessen ved at eliminere behovet for fysisk papirarbejde og manuel underskrift. Salgsteams kan sende kontrakter, aftaler og forslag til kunder elektronisk, hvilket giver mulighed for hurtigere ekspeditionstider. E-signaturer forbedrer kundeoplevelsen ved at reducere forsinkelser og forenkle underskriftsprocessen, hvilket i sidste ende fremskynder lukning af aftaler og generering af indtægter.
Læs mere om de specifikke funktioner, som salgsteams kan drage fordel af, her.
HR
HR-afdelinger håndterer mange dokumenter, der kræver underskrifter, f.eks. ansættelseskontrakter, tilbudsbreve, onboarding-formularer og medarbejderpolitikker. E-signaturer forenkler HR-workflowet ved at muliggøre digital dokumentunderskrift, hvilket eliminerer udskrivning, scanning og fysisk opbevaring. Det forbedrer effektiviteten, sparer tid, reducerer fejl og forbedrer den samlede onboarding-oplevelse for medarbejderne.
Hvis du vil vide mere om de specifikke funktioner, som HR-teams har mest gavn af, kan du læse mere her.
IT og drift
IT- og driftsteams håndterer ofte kontrakter, leverandøraftaler, serviceniveauaftaler og andre driftsdokumenter. E-signaturer gør det muligt for disse afdelinger at strømline processer ved at digitalisere dokumentunderskrivningen. IT-teams kan også drage fordel af e-signaturer, når de skal godkende systemændringer, udrulning af software eller adgangstilladelser. E-signaturer reducerer det administrative overhead, forbedrer compliance og gør det muligt at træffe hurtigere beslutninger.
Hvis du vil vide mere om de specifikke funktioner, som IT&Ops-teams har mest gavn af, kan du læse mere her.
Juridiske afdelinger
Juridiske afdelinger håndterer ofte kontrakter, hemmeligholdelsesaftaler, juridiske meddelelser og andre juridiske dokumenter, der kræver underskrifter. E-signaturer giver det juridiske team flere fordele, herunder hurtigere ekspeditionstider, øget sikkerhed, forbedrede revisionsspor og reducerede omkostninger i forbindelse med udskrivning, forsendelse og opbevaring. E-signaturløsninger omfatter ofte avancerede autentificerings- og krypteringsforanstaltninger, der sikrer de underskrevne dokumenters integritet og ægthed.
Økonomi
Økonomiafdelinger håndterer forskellige finansielle aftaler, f.eks. fakturaer, indkøbsordrer, leverandørkontrakter og udgiftsrapporter. Implementering af e-signaturer forenkler de finansielle processer ved at muliggøre digital signering, reducere papirarbejdet og forbedre effektiviteten. E-signaturer giver også hurtigere adgang til finansielle dokumenter, forbedrer compliance og giver et revisionsspor til sporing af underskrifter og godkendelser.
Klik her for at læse mere om de specifikke funktioner, som økonomiteams har mest gavn af.
Funktioner, du skal se på, når du vælger den bedste software til elektroniske signaturer til dig
Browserbaseret vs. PDF-baseret kontraktoprettelse
Vælg en software, der giver dig mulighed for at oprette kontrakter i et dynamisk browserbaseret format i stedet for kun at uploade statiske PDF’er. Denne funktion vil gavne dig på kort sigt ved at gøre live-redigering og samarbejde lettere, og den vil også hjælpe dig på lang sigt ved at give dig mulighed for at downloade metadata fra alle dine kontrakter for at træffe datadrevne beslutninger.
Kapacitet til flere teams
Hvis forskellige teams bruger forskellige udbydere af elektroniske signaturer, kan det resultere i et revisionsmæssigt og juridisk mareridt. Sørg for, at din software har kapacitet til at opfylde alle dine teams behov og kan være vært for alle dine forskellige teams’ skabeloner med brugerrettigheder, så medarbejderne kun ser de kontrakter, der er relevante for dem.
Live samarbejde og redigering
Med fjernarbejde er det vigtigere end nogensinde før at kunne samarbejde med sine kolleger og modparter direkte i kontraktsoftwaren. Med en tjeneste som Oneflow kan du redigere live sammen med dine kolleger og efterlade interne eller eksterne kommentarer.
Guide til elektroniske signaturer: Kontraktarkiv
Hvis du gemmer dine kontrakter i en anden software end den, du sender dem til, er der en ekstra risiko. Medarbejderne kan glemme at gemme kontrakterne, gemme dem det forkerte sted eller glemme dem, når de skal fornyes. Vælg en software som Oneflow, der har automatisk og søgbar lagring og interne påmindelser om alle begivenheder i kontraktens livscyklus.
Spørgsmål og svar om elektronisk signatur
Hvilke niveauer af e-signaturer er der ifølge eIDAS?
Ikke alle signaturer er lige gode, og forordningen definerer tre niveauer af elektroniske signaturer: ‘simpel’ elektronisk signatur, avanceret elektronisk signatur og kvalificeret elektronisk signatur. Kravene til hvert niveau bygger på kravene til niveauet under, således at en kvalificeret elektronisk signatur opfylder flest krav og en ‘simpel’ elektronisk signatur færrest. Mere information her.
Er elektroniske signaturer juridisk bindende i mit land?
Et af de hyppigst stillede spørgsmål fra vores brugere er, om elektroniske signaturer er juridisk bindende i de lande, hvor de opererer.
Først og fremmest er det vigtigt at forstå, at selvom eIDAS-forordningen opstiller en ramme for at hjælpe virksomheder med at udføre sikrere transaktioner i alle lande i “det europæiske indre marked” og på tværs af grænserne i EU/EØS, så varierer den lokale lovgivning i hvert land. I mange tilfælde har de lokale lovgivninger forrang for eIDAS-forordningerne, og desuden opdateres lovgivningerne løbende.
Det betyder, at medmindre du konsulterer en advokat med speciale i dette lovområde i det land, du opererer i, vil alt, hvad du læser på internettet, have en “dette er ikke en juridisk rådgivning” ansvarsfraskrivelse for at undgå tvister.
Oneflow udvikler, sælger og implementerer digitale kontraktstyrings- og automatiseringssystemer. Vi, der er leverandør af en SaaS-kontraktautomatiseringsplatform, samt mange udbydere af elektroniske signaturer i branchen, er ikke i nogen troværdig position til at rådgive nogen eller nogen virksomhed i juridiske spørgsmål.
Det eneste, vi kan gøre, er at informere dig om, hvordan Oneflow fungerer, hvordan de forskellige niveauer af signaturer implementeres, og hvilke forudsætninger systemet opererer på. Det vil altid være op til dig som bruger at sikre, at du bruger den rette form for underskrift til din type dokument og omstændigheder.
Hvordan overholder elektroniske signaturer i Oneflow signaturniveauerne i eIDAS-forordningen?
Oneflow tilbyder elektroniske signaturer på simpelt (Simple Electronic Signature, SES) og avanceret niveau (Advanced Electronic Signature, AdES).
Det enkle niveau har ingen krav ud over “data i elektronisk form, som er knyttet til eller logisk forbundet med andre data i elektronisk form, og som bruges af underskriveren til at underskrive” (eIDAS artikel 3). Alle vores enkle signaturer gør dette og meget mere. Vi indsamler også flere datapunkter for hver signatur, hvilket gør selv det enkle niveau i mange tilfælde mere sikkert end en traditionel håndskrevet signatur.
Det avancerede niveau stiller strenge krav til identifikation af underskriveren og dennes kontrol over underskriftsmetoden. I Oneflow håndteres dette af de forskellige eID’er, der kan bruges til signering. Vi inkluderer også den faktiske signatur, som eID-udbyderen har givet os, i den underskrevne kontrakt, så den senere kan kontrolleres og valideres.
Som beskrevet ovenfor i afsnittet “Hvordan gælder eIDAS-forordningen for EU/EØS og andre lande?”, tilbyder Oneflow ikke juridisk rådgivning og kan ikke fortælle dig, hvilken type underskrift du har brug for i dit specifikke tilfælde (type dokument og omstændigheder).
Hvad er forskellen mellem elektroniske segl og elektroniske signaturer?
De juridiske rammer og den tekniske implementering af segl er i de fleste henseender identiske med underskrifter. Den største forskel mellem de to er, at signaturer indebærer en juridisk hensigt på vegne af underskriveren, hvilket ikke er tilfældet for segl.
De tre niveauer af signaturer, SES, AdES og QES, findes også for segl og hedder lidt forvirrende det samme, nemlig Simple Electronic Seal (SES), Advanced Electronic Seal (AdES) og Qualified Electronic Seal (QES).
Hvad er forskellen på en e-signatur og BankID?
Både e-signaturer og Bank ID tilbyder en sikker metode til digital signering og autentificering. De fungerer som juridisk bindende underskrifter og giver integritet og autenticitet til elektroniske dokumenter. Begge måder at underskrive på giver dig også mulighed for at underskrive når som helst og hvor som helst.
Book a demo of Oneflow
Discover how digital contracts save you time and money while reducing painful admin work.
Book a demo of Oneflow
Discover how digital contracts save you time and money while reducing painful admin work.
Get your demo
Enter your details in the form and we’ll be in touch shortly.
"*" indikerer påkrævede felter