On aika lopettaa PDF-sopimuksien käyttö ja omaksua e-sopimukset. Tässä on 6 syytä miksi.
Sopimusten käsittelyn tulevaisuus on 100% verkkopohjaisia HTML-sopimuksia. Me kutsumme niitä mielellään e-sopimuksiksi. Kun yritykset alkavat ymmärtää suurimpien omaisuutensa – sopimusten – digitalisoinnin edut, se merkitsee myös PDF-sopimusten päättymisen alkua.
PDF-sopimus ei ole tulevaisuuden todiste. Voit varmasti liittää sähköisen allekirjoituksen PDF-asiakirjaan ja kutsua sitä “digitaaliseksi sopimukseksi”, mutta et koe HTML: ään (e-sopimuksen) perustuvan todellisen “digitaalisen sopimuksen” etuja.
PDF on kuvamuoto. Ajattele sitä: miksi haluat nähdä kuvan paperista, kun istut tietokoneen näytön edessä? Uskomme Oneflow’ssa, että PDF-sopimukset kuolevat enemmän tai vähemmän seuraavan 10 vuoden aikana.
Ensinnäkin PDF on lyhenne sanoista Portable Document Format. PDF: n suurin etu on, että se säilyttää asiakirjan täsmällisen ulkonäön riippumatta siitä, millä alustalla sitä tarkastellaan tai tulostetaan.
HTML – josta e-sopimus on kyse – on verkkokieli. HTML-asiakirjat on siten suunniteltu näytöllä katseluun ja vuorovaikutteisuuteen. Niitä on tarkoitus käyttää tietokoneiden kautta aina tarvittaessa eikä tulostettaviksi.
Monille päätös työskennellä PDF-sopimusten kanssa on usein päätös, joka tehdään mukavuudesta eikä järkevyydestä. Tässä Jakob Nielsenin äskettäisessä tutkimuksessa PDF: llä on vakavia käytettävyysongelmia ja se on “ihmisravinnoksi soveltumaton”.
Jos päätät edelleen, pitäisitkö kiinni vanhoista PDF-sopimuksista vai suositteko e-sopimuksia, tässä on kuusi tärkeintä huomioon otettavaa tekijää.
Luettavuus mobiililaitteilla
- PDF-sopimus ei reagoi – sinun on lähennettävä ja vieritettävä lukemaan sopimus puhelimellasi
- Verkkosopimus on reagoiva ja näyttää upealta näytön koosta riippumatta
- Tietojen siirrettävyys
PDF-sopimus on kuin kuva – et voi helposti poimia mitään tietoja sopimuksesta - Verkkosopimus on digitaalinen – voit helposti purkaa ja viedä sopimusdataa, jotta pääset käsiksi muualle, esimerkiksi CRM-järjestelmään.
Haettavuus
- Joo okei, saatat pystyä etsimään tiettyä termiä tai ilmausta PDF-sopimuksesta, jos lisäät siihen kenttiä, mutta et voi tehdä hakua kaikista PDF-sopimuksista yhdellä kertaa
- E-sopimuksiin ei tarvitse lisätä kenttiä – jokainen sana on haettavissa kuten Internet! Lisäksi voit etsiä ja suodattaa tunnisteiden, päivämäärän tai avainsanan mukaan kaikista e-sopimuksista yhdellä kertaa – se on kuin googlata sopimuksia taulukkolaskentatoiminnoilla
Sisällön eheys
- Muut voivat muokata PDF-sopimuksia helposti jättämättä mitään digitaalisia jalanjälkiä, jos tätä ei ole asetettu oikein alusta alkaen – vaikka se olisi asetettu oikein, valvontaa on vaikea valvoa.
- E-sopimukset antavat tekijälle täyden hallinnan päättää, mitä ja kuka voi muuttaa sopimusta, sekä täydellisen kirjausketjun.
Virheriskit
- Uusien PDF-sopimusten luominen edellyttää usein, että etsit lähdetiedoston, todennäköisesti Wordista, muokkaat sitten haluamallasi tavalla ja painat “Tallenna PDF-tiedostona” – joista prosessin aikana ei ole mitään tarkistettavaksi virheiden varalta tai estää tärkeiden kappaleiden tahaton poistaminen.
- E-sopimusmallit ovat keskitettyjä ja dynaamisia, jolloin kirjoittaja voi lukita tietyt muokattavat osiot ja hallita osia – varmistaen, että virheiden ja sääntöjen ja käytäntöjen noudattamisen riski on minimaalinen.
Versiokäsittely
- PDF-sopimus on yhtä staattinen kuin paperinen sopimus, voit lisätä kommentteja, mutta kaikki voi päätyä melko sekavaksi, kun mukana on enemmän osallistujia- eikä ole helppoa tapaa kertoa, ovatko kaikki käyttäjät työskennelleet sopimuksen viimeisimmän version parissa.
- Kaikki e-sopimuksen ympärillä seurataan ja vain uusinta versiota käsitellään – plus jokaiselle käyttäjälle ilmoitetaan, kun joku on ollut tekemisissä sopimuksen kanssa.
- Perusopas sähköisistä allekirjoituksista ja siitä, mikä tekee niistä laillisesti sitovia.
Onko sinulla muita kysymyksiä?
Huomaa, miten sähköiset sopimukset säästävät aikaa, rahaa ja vaivaa. Näin sinä voit keskittyä siihen, mitä osaat parhaiten.
