Skip to content

Sopimukset

Miten löytää oikea työkalu sopimusten tarkistamiseen?

Sinua on luultavasti jo pommitettu otsikoilla, mainoksilla ja sähköposteilla, jotka kertovat sopimushallintaa tarjoavien yritysten uusista tekoälypohjaisista työkaluista sopimusten tarkistamiseen. Olipa se sitten innostavaa tai ärsyttävää, on aika, että tiimisi alkaa käyttää tällaista työkalua! Loppujen lopuksi tekoälyn suorittaman sopimusten tarkistuksen ja välittömän due diligence -tarkastuksen hyödyt muuttavat prosessiasi tehokkaammaksi, mikä voi puolestaan säästää aikaa.

Tämä on uusi kehityskohde, ja tietoa eri vaihtoehtojen arviointiin on vielä niukasti saatavilla. Yksinkertaisuuden vuoksi kerromme sinulle 6 keskeistä asiaa, joihin sinun tulisi keskittyä, kun etsit työkalua sopimusten tarkistamiseen:

  1. Onko työkalussa kaikki tarvitsemani ominaisuudet?
  2. Onko sopimusten tarkistamiseen tarkoitettu työkalu aidosti tarpeellinen?
  3. Onko se turvallinen?
  4. Voidaanko se yhdistää sopimushallinnan työkaluuni?

Jokaisen kysymyksen kohdalla annamme sinulle myös tarkistuslistan siitä, miten voit vastata näihin kysymyksiin – joten aloitetaan!

Onko sopimusten tarkistamiseen tarkoitetussa työkalussa kaikki tarvitsemani ominaisuudet?

Tekoälystä voi olla valtavasti hyötyä sopimustyössäsi. Tutkimuksemme mukaan yritysten sisäiset lakiasiantuntijat käyttivät 62,3 prosenttia vähemmän aikaa rutiininomaisiin lakiasioiden käsittelyyn tekoälyä hyödyntäessään. Tämä luku koottiin tutkimalla yrityksiä Skandinaviassa, Alankomaissa, Ranskassa, Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Yhdysvalloissa. Voit lukea koko raportin täältä.

Sopimusteknisiä tekoälyratkaisuja on paljon, ja jokaisella sopimusteknisellä älykkyystyökalulla on erilaiset yhdistelmät tarjonnasta ja toiminnoista. Seuraavassa käsitellään tärkeimpiä toimintoja, joita kannattaa etsiä:

Automaattisesti luotu sisältö: Vähennä sopimusten luomiseen ja lähettämiseen kuluvaa aikaa tai käytä työkalua olemassa olevien töidesi muokkaamiseen ja sujuvampaan kirjoittamiseen.

Dynaamisen sisällön ominaisuudet: Muokkaa sopimuksiasi vielä niiden lähettämisen jälkeenkin ja säästä aikaa käyttämällä yhtä dynaamisia kenttiä sisältävää mallia 50 eri mallin sijasta jokaista käyttötarkoitusta varten.

Yksittäisten sopimusten tarkastaminen: Vähennä lakitiimien manuaalista työtä ja ylimääräisen silmäparin avulla.

Sopimusten tarkastelu: Älykäs näkymä, jossa voit tarkastella sopimuksia suodattimien ja analyysien perusteella.

Sopimusten elinkaaren hallinta: Varmista, että löydät helposti tarvitsemasi tiedot, etkä koskaan myöhästy sopimuksen määräajasta.

Analytiikka: Tunnista ja puutu sellaisiin sopimuksiin tai työntekijöihin, joilla on rutiininomaisesti alhainen allekirjoitusaste tai riski myöhästyä sopimuksen allekirjoittamisen määräajasta. Allokoi aikaasi priorisoidaksesi sopimukset, joiden allekirjoittamisen todennäköisyys on suuri.

Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?

Onko sopimusten tarkistamiseen tarkoitettu työkalu aidosti tarpeellinen?

Voi tuntua siltä, että kaikki SaaS-yritykset puhuvat tekoälystä. Miten siis seuloa kaiken pöhinän läpi ja selvittää, onko heillä oikeasti jotain arvokasta tarjottavaa? Jotkut yritykset saattavat puhua tekoälystä, mutta heillä on vain ideoita siitä, mihin suuntaan he haluavat mennä ilman aitoa meneilläolevaa hanketta. Kysy seuraavat kysymykset selvittääksesi, onko se, mistä he puhuvat, todella konkreettista ja arvoa tuottavaa:

  1. Onko yrityksellä todella tekoälytyökaluja, joita asiakkaat käyttävät tällä hetkellä?
  2. Jos ottaisit työkalun käyttöösi, onnistuisiko se helposti?
  3. Mikä on heidän tekoälymallinsa laatu?

Onko se turvallinen?

Sopimukset ovat luonnostaan arkaluonteisia – haluat varmistaa, että ne ovat täsmällisiä ja että ne eivät joudu vääriin käsiin. Kun etsit työkalua sopimusten tarkastamiseen, haluat varmistaa, että sen tekoäly on luotettavaa ja että kaikki tiedot ovat turvassa. Koska luovutat arkaluonteisimmat asiakirjasi, haluat myös varmistaa, että yritys itsessään on luotettava ja noudattaa GDPR:n ja ISO:n kaltaisia säännöksiä. Käytä seuraavaa tarkistuslistaa ja ohjeita turvallisuuden tason määrittämiseen.

  1. Millä heidän tekoälytyökalunsa on koulutettu?
    1. Vinkki: Useimmat tekoälyalustat koulutetaan julkisesti saatavilla olevien sopimusten ja lakikirjojen perusteella. Tämä on tavallista ja hyvä lähtökohta.
    2. Bonuspisteitä ropisee, jos heillä on ollut myös osajoukko muita sopimuksia, joita he ovat aktiivisesti testanneet ja harjoitelleet niiden avulla, ja jos heillä on ollut juristi, joka on käynyt läpi lausekkeiden, määräaikojen ja muiden olennaisten metatietojen merkinnät.
  2. Miten he ovat testanneet tuotetta?
    1. Vinkki: Testaaminen on tärkeää, mutta koska sopimukset ja lakitekstit ovat kielellisesti jäsenneltyjä, selkeitä ja ennustettavalla tavalla kirjoitettuja, riittää, että tekoäly on koulutettu suurella määrällä sopimuksia, joiden laadun juristit ovat varmistaneet.
    2. Bonuspisteitä tulee, jos asiakkaat ovat testanneet heidän tuotettaan.
  3. Miten tietojani käytetään?
    1. Jos toiminto sisältää sopimusten tarkastelua, luomista, hakua ja tuontia, varmista, että ohjelma käyttää yksinomaan sinun tietojasi eikä jaa niitä muille asiakkaille. Varmista, että tiedot on anonymisoitu, kun kyseessä on työkalu, joka tarkastelee ja tarjoaa näkemyksiä laajemmassa mittakaavassa.
    2. Bonuspisteitä EU:n alueella toimiville yrityksille. Varmista, että tiedot tallennetaan vain EU:ssa.
  4. Onko se GDPR:n mukainen?
    1. Vaikka tekoäly on hieno väline, se ei tarkoita, että voimme unohtaa GDPR:n. Varmista siis, että käyttämäsi ratkaisu on GDPR:n mukainen.
    2. Bonuspisteitä annamme sellaiselle työkalulle, joka on rakennettu siten, että voit noudattaa GDPR:ää automaattisesti, esimerkiksi mukautettavien tietojen säilyttämisasetusten avulla.
  5. Ovatko allekirjoitukset turvallisia?
    1. Ei pidä unohtaa, että olemme edelleen tekemisissä sopimusalustojen kanssa, eikä tekoälytyökaluilla ole merkitystä, jos itse sopimuksia ei ole laillisesti allekirjoitettu.
  6. Tarjoaako työkalu vaihtoehtoja sähköistä allekirjoittamista varten?
    1. Riippuen siitä, kenelle lähetät sopimuksia ja millaisia sopimuksia lähetät, saatat myös haluta sopimusalustan, jossa on erilaisia allekirjoitusvaihtoehtoja, kuten vahva tunnistautuminen, varmistaaksesi, että sinulla on ylimääräinen turvallisuustaso tietosuojan ja yrityksesi tarpeiden täyttämiseksi.
  7. Onko yritys itsessään turvallinen (ISO-sertifioitu)?
    1. Viimeinen asia, jonka haluat, on se, että kaikki sopimuksesi ja niitä koskevat tiedot tallennetaan yritykseen, joka saattaa joutua konkurssiin tai hakkeroinnin kohteeksi. Varmista, että valitsemasi työkalu sopimusten tarkistamiseen on ISO-sertifioitu, jotta arkaluonteiset tietosi pysyvät turvassa.

Mitä jos tekoälypohjainen työkalu tekee virheitä? Emme ottaneet tätä ostokriteeriksi, koska virheiden riski on melko vakio kaikissa tekoälytyökaluissa. Virheitä voi sattua laadinnan aikana, mutta koska kyseessä on sopimusten tarkistamiseen – eikä sisällön luomiseen – tarkoitettu työkalu, virheet ovat epätodennäköisempiä. Ei kuitenkaan ole koskaan ole pahitteeksi, jos lakitiimisi selaa tuotetun sisällön läpi.

Lue myös: Miksi Oneflown sopimusautomaatioalusta sopii kaikille?

Voidaanko sopimusten tarkistamiseen tarkoitettu työkalu yhdistää sopimushallinnan työkaluuni?

Nykypäivänä markkinoilla on miljoona työkalua mihin tahansa tehtävään, ja joskus voi tuntua siltä, että lukuisat työkalut tekevät kaikesta helpomman sijaan vain monimutkaisempaa. Siksi yksi tärkeimmistä asioista, joita kannattaa harkita, on työkalu, joka automatisoi ja virtaviivaistaa koko sopimusprosessin aina allekirjoittamista edeltävästä vaiheesta arkistointiin. Tätä silmällä pitäen kysy nämä kysymykset, kun arvioit työkalua:

  1. Onko sopimusten tarkistamiseen tarkoitettu työkalu myös täydellinen väline sopimushallintaan?
  2. Voiko työkalua käyttää koko sopimuksen elinkaaren osalta?
  3. Ovatko kaikki toiminnot yhdessä paikassa, vai joudutko käyttämään aikaa siirtymiseen eri työkalujen välillä saadaksesi tekoälyn käyttöösi?

Tiivistelmä

Tekoäly kehittyy todella nopeasti, joten etsi sopimusten tarkistamiseen tarkoitettu työkalu, joka voi kasvaa tekoälyn kehityksen mukana. Etsi yritys, jonka tekoälypyrkimykset ovat yhteneväiset oman yrityksesi tavoitteiden kanssa. Selvitä vastaukset seuraaviin kysymyksiin, jotta ymmärrät, mihin suuntaan he ovat menossa:

  1. Onko yhtiöllä suunnitelmia rakentaa lisää tekoälyominaisuuksia?
  2. Millaisia valmiuksia ne ovat kehittämässä?
  3. Onko heillä tekoälyasiantuntemusta yrityksen sisällä?

Prev:

Miten myydä tapahtumissa?

Next:

Miten tehdä digitaalinen allekirjoitus turvallisesti?

Lisää artikkeleita

Henkilöstö & kulttuuri

10 askelta menestyksekkään hankintastrategian luomiseen

Sopimukset

Tekoäly ja sopimusanalytiikka

Hankinta

Mitä sähköinen hankinta on ja mitä hyötyä siitä on yrityksellesi?

Sopimukset

Kuinka vähentää kustannuksia allekirjoitusta edeltävässä vaiheessa Oneflown avulla?

Turvallisuus

5 vaarallista kyberturvallisuusvirhettä, joita yritykset tekevät

Sopimukset

Mikä on implisiittinen suostumus?

Sähköinen allekirjoitus

Miten tehdä digitaalinen allekirjoitus turvallisesti?

Myynti

Miten myydä tapahtumissa?