Waarschijnlijk ben je inmiddels gebombardeerd met krantenkoppen, advertenties en e-mails over de nieuwe tools van contractbedrijven voor contract intelligence. Of je je daar nu over opwindt of aan ergert, het is tijd dat je teams deze tools gaan gebruiken. De voordelen van het laten beoordelen van jouw contracten door AI en het onmiddellijk uitvoeren van due diligence is immers een game changer die je tijd kan besparen en je meer ademruimte kan geven met je bottom line.
Dit is een nieuw gebied en je weet misschien niet goed waar je op moet letten bij het evalueren van verschillende tools voor contract intelligence. Om het eenvoudig te houden, geven we je hier de 4 belangrijkste vragen die je moet stellen bij het vinden van de juiste tool.
- Heeft een contract intelligence tool de mogelijkheden die ik nodig heb?
- Is een contract intelligence tool noodzakelijk?
- Is het veilig en betrouwbaar?
- Kan het worden verbonden met jouw contractmanagement tool?
Voor elk van deze vragen geven we je ook een checklist om deze vragen te beantwoorden – dus laten we aan de slag gaan!
Heeft een contract intelligence tool de mogelijkheden die ik nodig heb?
AI kan enorm nuttig zijn als het gaat om jouw contracten. Volgens ons ene exclusieve onderzoek besteedden interne juridische specialisten 62,3% minder tijd aan routinematig juridisch werk met AI. Omwille van de transparantie zijn deze cijfers samengesteld door bedrijven in Scandinavië, Nederland, Frankrijk, het VK en de VS te ondervragen. Je kunt het volledige rapport hier lezen.
Er zijn veel contract AI oplossingen op de markt en elke contract intelligence tool heeft verschillende combinaties van aanbiedingen en functionaliteiten. Hieronder bespreken we de belangrijkste functionaliteiten waar je op moet letten en wat ze voor je kunnen doen, zodat je kunt beslissen of je er behoefte aan hebt.
Generatieve inhoud: Verkort de tijd die nodig is om jouw contracten op te stellen en te verzenden, of gebruik het om je bestaande werk te bewerken en vloeiender te schrijven.
Dynamische content mogelijkheden: Bewerk jouw contracten zelfs nadat ze zijn verzonden en bespaar tijd door 1 template te hebben met dynamische velden, in plaats van 50 verschillende templates voor elke use case.
Individuele contracten beoordelen: Verminder het handmatige werk van juridische teams en krijg een extra paar ogen op jouw contracten.
Contracten beoordelen: AI-beoordeling van contracten in bulk in een slim dashboard waar je in de contracten kunt duiken op basis van filters en analyses.
Levenscyclusbeheer: Houd eenvoudig jouw contracten bij na verzending, zodat je gemakkelijk de benodigde info kunt vinden en nooit een contractdeadline mist.
Inkomstenanalyse: Identificeer en pak contracten en medewerkers aan die routinematig een laag ondertekeningspercentage of post-sign risico hebben. Wijs je tijd toe aan het prioriteren van contracten met een hoge ondertekeningskans.
Lees ook: Wat is contractmanagement? Je ultieme gids
Is een contract intelligence tool nodig?
Het kan lijken alsof elk SaaS-bedrijf het over AI heeft. Dus hoe zeef je door de ruis en kom je erachter of ze echt iets hebben? Sommige bedrijven praten misschien wel over AI, maar hebben alleen ideeën over waar ze naartoe willen, maar hebben nog niets in productie. Stel deze vragen om erachter te komen of datgene waar ze het over hebben ook echt tastbaar en goed is.
- Heeft het bedrijf daadwerkelijk tools die klanten vandaag de dag gebruiken?
- Als je het zou gebruiken, zou het dan gemakkelijk te implementeren zijn?
- Wat is de kwaliteit van hun AI-model?
Is een contract intelligence tool veilig en betrouwbaar?
#Contract intelligence tool
Contracten zijn inherent gevoelig – je wilt er zeker van zijn dat ze nauwkeurig zijn en dat ze niet in verkeerde handen vallen. Daarom wil je er bij het zoeken naar een contract intelligence tool niet alleen zeker van zijn dat hun AI betrouwbaar is, maar ook dat alle data veilig is. Omdat je je meest gevoelige documenten overhandigt, wil je er ook zeker van zijn dat het bedrijf zelf betrouwbaar is en voldoet aan regelgeving zoals GDPR en ISO. Gebruik de volgende checklist en richtlijnen om het niveau van veiligheid en beveiliging te bepalen.
- Waar is hun AI tool mee getraind?
- Tip: De meeste AI-platforms worden getraind op publiek beschikbare contractmassa’s en wetboeken. Dit is standaard en een goed startpunt.
- Bonuspunten als ze ook een subset van andere overeenkomsten hebben waarmee ze actief hebben getest en getraind en als ze een echte advocaat hebben laten doornemen om clausules, termijnen en andere interessante metadata te annoteren.
- Hoe hebben ze het product getest?
- Tip: Testen is belangrijk, maar omdat contracten en wetteksten taalkundig gestructureerd, duidelijk en voorspelbaar geschreven zijn, zou het gelukkig voldoende moeten zijn als de AI is getraind op een grote hoeveelheid contracten en publiek beschikbare contractmassa’s, waarbij echte advocaten vervolgens de kwaliteit van de output waarborgen.
- Bonuspunten als ze hun product ook hebben laten testen door echte klanten.
- Hoe wordt mijn data gebruikt?
- Als het gaat om functionaliteit waarbij contracten worden beoordeeld, aangemaakt, doorzocht en geïmporteerd, zorg er dan voor dat het model uitsluitend jouw data gebruikt en deze niet deelt met andere klanten. Voor tools die op grotere schaal beoordelen en inzichten verschaffen, moet je ervoor zorgen dat data geanonimiseerd is.
- Bonuspunten als je een bedrijf bent dat in de EU is gevestigd. Zorg ervoor dat de data alleen in de EU wordt opgeslagen.
- Is het GDPR-compliant?
- Het is niet omdat AI nieuw en fancy is dat we de GDPR kunnen vergeten. Zorg ervoor dat de oplossing die je gebruikt GDPR compliant is.
- Bonuspunten als de tool zo is gebouwd dat je automatisch aan GDPR kunt voldoen, zoals met aanpasbare instellingen voor het bewaren van data.
- Zijn de handtekeningen veilig?
- Laten we niet vergeten dat je nog steeds te maken hebt met contract platforms, en AI tooling maakt niets uit als de contracten zelf niet legaal ondertekend zijn.
- Hebben ze integraties voor meer eID opties?
- Afhankelijk van naar wie je contracten stuurt en wat voor soort contracten je stuurt, wil je misschien ook een contractplatform dat eID ondertekeningsopties heeft zoals BankID om er zeker van te zijn dat je een extra beveiligingsniveau hebt om aan bepaalde compliance- en bedrijfsbehoeften te voldoen.
- Is het bedrijf zelf veilig (ISO gecertificeerd)?
- Het laatste wat je wilt is dat al jouw contracten en informatie daarover wordt opgeslagen door een bedrijf dat mogelijk failliet gaat of gehackt wordt. Zorg ervoor dat de tool die je kiest voor contract intelligence ISO-gecertificeerd is om jouw gevoelige data veilig te houden.
Iets anders wat je je misschien afvraagt is: “Wat als de contract intelligence tool fouten maakt?”. We hebben dit niet opgenomen als koperscriterium omdat dit vrij standaard zal zijn bij alle AI tools. Fouten kunnen gebeuren tijdens het genereren, maar omdat het beoordelen is en niet het creëren van inhoud, is de kans kleiner dat het fout gaat. Het kan dus nooit kwaad om je juridische team te laten kijken naar wat het produceert.
Lees ook: Waarom Oneflow een contractmanagement platform is voor iedereen
Kan het worden verbonden met jouw tool voor contractmanagement?
In deze tijd, met een miljoen tools voor elke denkbare functie, kan het lijken alsof je eindigt met een technische stapel die alles eerder ingewikkelder dan gemakkelijker maakt. Daarom is een van de belangrijkste dingen die je moet overwegen het vinden van een contract intelligence tool die het hele contractproces automatiseert en stroomlijnt, van Pre-sign tot archivering. Stel daarom de volgende vragen bij het evalueren van een tool:
- Is de tool ook een volledig end-to-end contractmanagement tool met ingebouwde intelligentie?
- Hebben ze de tools die jij nodig hebt voor de hele levenscyclus van jouw contract?
- Bevindt alle functionaliteit zich op één plek, of moet je tijd besteden aan het wisselen tussen SaaS-tools om je AI-intelligentie te krijgen?
De belangrijkste conclusies
AI gaat zo snel, en werken met een bedrijf en een product is ook een kans om je tijd te investeren in een bedrijf dat kan meegroeien met de AI-evolutie. Zoek een bedrijf dat AI-aspiraties heeft die overeenkomen met jouw bedrijfsdoelen, zodat je hun groei kunt volgen via hun tool voor contractintelligentie. Zoek de antwoorden op de volgende vragen om te begrijpen waar ze naartoe gaan:
- Heeft het bedrijf plannen om meer AI-mogelijkheden te ontwikkelen?
- Naar wat voor soort capaciteiten zijn ze op weg?
- Hebben ze AI-expertise in huis?
