La plupart des documents étant aujourd’hui stockés et partagés par voie électronique, il est essentiel de garantir l’intégrité de ces fichiers. C’est là qu’interviennent les certificats numériques, en particulier les certificats de signature numérique. Avec un certificat de signature électronique, vous pouvez signer des documents numériques de manière sûre et efficace, en garantissant leur authenticité.
Dans cet article, nous répondrons à toutes vos questions sur le certificat de signature électronique, sur leur nature et sur la manière de les obtenir.
Comprendre les certificats de signature électronique
En termes simples, une signature numérique est une version électronique d’une signature physique.
Un certificat de signature électronique est un document électronique qui prouve l’identité du signataire. Si vous signez un contrat avec une signature numérique, l’intégrité du document est garantie. De plus, n’importe qui peut le vérifier, ce qui ajoute une couche de sécurité supplémentaire. Elle est délivrée par une autorité de certification (AC) tierce de confiance après vérification de l’identité du demandeur. Celle-ci est unique pour chaque personne ou organisation et contient des informations telles que le nom, l’adresse électronique et la clé publique.
Un certificat de signature électronique crée une identité numérique, un passeport électronique qui authentifie le signataire. En tant que forme d’identification légalement reconnue, le certificat de signature numérique vous permet d’échanger des documents en ligne en toute sérénité.
Pourquoi les certificats de signature électronique sont-ils importants ?
On ne saurait trop insister sur l’importance des certificats de signature électronique. Ils offrent
- Une plus grande sécurité : Les certificats de signature électronique sont plus sûrs que les signatures manuscrites, avec moins de risques de falsification ou d’altération. Les solutions de signature électronique dédiées sont la clé de la sécurité et de la rapidité des transactions électroniques. Le processus électronique utilise des algorithmes de cryptage avancés pour garantir la confidentialité et l’intégrité des données signées. Même si le document numérique est intercepté pendant la transmission, il ne peut être modifié sans être détecté. En outre, les signatures numériques sont propres à chaque signataire, de sorte qu’il est impossible de les falsifier ou de les reproduire.
- Validité juridique : dans de nombreux pays, les signatures numériques ont la même validité juridique que les signatures physiques et sont recevables devant les tribunaux. Aux États-Unis, la loi sur les signatures électroniques dans le commerce mondial et national (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) fournit un cadre juridique pour les signatures électroniques, de sorte qu’elles sont valides et exécutoires. Dans l’UE, le règlement eIDAS définit les normes applicables à l’identification électronique et aux services de confiance, y compris les signatures numériques. Il convient de noter que ces normes varient d’un pays à l’autre et d’un type de signature à l’autre.
- Amélioration de l’efficacité : En éliminant la présence physique et la paperasserie, les solutions de signature électronique dotées d’une fonctionnalité de certificat de signature électronique accélèrent les processus et permettent d’économiser le temps et les ressources que vous auriez autrement perdus à imprimer et à envoyer des documents physiques. Cette fonctionnalité est particulièrement utile pour les entreprises qui ont plusieurs sites, car elle leur permet d’échanger des documents rapidement et sans problème.
- Acceptation mondiale : Les signatures numériques sont reconnues et acceptées dans le monde entier, ce qui est utile pour l’échange international de contrats signés numériquement entre les individus, les organisations et les gouvernements.
Quelques mots sur les signatures numériques et les signatures électroniques
Les termes « signature électronique » et « signature électronique » peuvent sembler similaires, mais ils ne sont pas identiques. La signature électronique est un terme général qui désigne tout moyen électronique d’indiquer l’acceptation d’un accord ou d’un document. Il peut s’agir simplement de cliquer sur un bouton « J’accepte » ou de taper son nom à la fin d’un courriel.
En revanche, une signature numérique est un type de signature électronique qui offre un niveau plus élevé de sécurité et d’assurance de l’identité. Les signatures numériques utilisent un certificat numérique émis par une autorité de certification (AC) de confiance pour authentifier le signataire. Cela implique une paire de clés cryptographiques : une clé privée gardée secrète par le signataire et une clé publique partagée avec d’autres. Lorsqu’un document est signé numériquement, la clé privée crée une empreinte numérique unique (ou hachage) qui est cryptée et jointe au document. Cela permet de s’assurer que le document n’a pas été modifié et de vérifier l’identité du signataire.
En résumé, toutes les signatures numériques sont des signatures électroniques, mais toutes les signatures électroniques ne sont pas des signatures numériques. Les signatures numériques offrent une plus grande sécurité et sont basées sur l’infrastructure à clé publique (ICP). Elles conviennent donc aux transactions à haut risque qui nécessitent une garantie d’identité stricte.
Types de certificats de signature électronique
Avant d’aborder le processus de demande de certificat de signature électronique, donnons un aperçu des types de certificats disponibles.
Classe 1
Les certificats de classe 1 sont principalement utilisés pour sécuriser les communications par courrier électronique. Ils valident l’adresse électronique du titulaire, de sorte que les courriels envoyés et reçus par celui-ci sont sécurisés et infalsifiables.
Classe 2
Les certificats de classe 2 offrent une plus grande sécurité et sont utilisés pour signer des documents dans le cadre de transactions en ligne et pour faire des affaires sur l’internet. L’identité du demandeur est vérifiée à l’aide d’une preuve d’identité émise par le gouvernement.
Classe 3
Les certificats de classe 3 offrent le niveau de sécurité le plus élevé et sont utilisés pour signer des documents dans le cadre d’applications juridiquement contraignantes nécessitant une authenticité confirmée. L’identité du demandeur est vérifiée physiquement avant la délivrance du certificat.
Conditions d’obtention d’un certificat de signature électronique
Documents requis
Lorsque vous demandez un certificat de signature électronique pour signer des documents, vous devez présenter une preuve d’identité, un justificatif de domicile et d’autres documents à l’appui, conformément aux exigences de l’autorité de certification.
Exigences techniques
Vous devez également vous assurer que vous remplissez les conditions techniques requises pour obtenir un certificat de signature électronique. Il s’agit notamment de disposer d’une adresse électronique valide, d’un ordinateur avec accès à l’internet et d’un logiciel compatible permettant d’installer et d’utiliser le certificat.
Comment obtenir un certificat de signature électronique
Une signature électronique qualifiée (SEQ) est le niveau le plus élevé de signature électronique dans le cadre d’ eIDAS. En tant que telle, elle exige une vérification stricte de l’identité et équivaut à une signature manuscrite en vertu de la législation européenne ; elle est donc requise pour les accords de grande valeur et réglementés. Une fois que vous avez obtenu votre certificat de signature électronique, vous pouvez commencer à signer des documents numériques de manière sûre et efficace.
Choisir une autorité de certification (AC)
La première étape consiste à choisir une autorité de certification (AC) de confiance, reconnue par les destinataires de vos documents à signer. Recherchez des autorités de certification qui proposent plusieurs options de certificats pour répondre à vos besoins.
Faites vos recherches et lisez les critiques pour prendre une décision éclairée quant au choix de l’autorité de certification qui vous convient.
Remplir le formulaire de demande
Une fois que vous avez choisi une autorité de certification, vous devez remplir soigneusement son formulaire de demande en y indiquant vos informations personnelles, vos coordonnées et d’autres informations requises, conformément à ses exigences.
Attendre la vérification
Une fois que vous avez soumis votre candidature, l’AC entame le processus de vérification. Il s’agit de valider votre identité et de vérifier les documents que vous avez soumis. La procédure (et sa durée) peut varier en fonction de l’autorité de certification et du type de certificat demandé.
Répondez à toute demande d’information supplémentaire ou de clarification au cours de cette étape afin d’éviter tout retard dans la délivrance de votre certificat de signature électronique.
Utilisation du certificat de signature électronique
Maintenant que vous avez votre certificat de signature électronique, apprenons à l’utiliser.
Installer votre certificat de signature électronique
La procédure d’installation de votre certificat de signature électronique peut varier en fonction de votre logiciel et de votre système d’exploitation. En général, vous importez ou installez le certificat numérique dans votre logiciel de signature numérique en suivant les instructions fournies.
Une fois installé, vous pouvez utiliser votre certificat de signature électronique pour signer numériquement des documents de manière sûre et efficace.
Consultez la documentation de votre logiciel ou les ressources d’assistance pour plus d’informations sur l’installation de votre certificat de signature électronique.
Lire aussi : Comment rendre une signature numérique sûre et sécurisée ?
Comment utiliser votre certificat de signature électronique pour signer des documents ?
Une fois que vous avez installé votre certificat de signature électronique, vous pouvez commencer à signer vos documents numériques. La plupart des applications logicielles disposent d’une interface simple et conviviale pour signer des fichiers numériquement. Suivez les instructions à l’écran pour signer des documents numériques de manière sûre et efficace.
Ouvrez le document que vous souhaitez signer, sélectionnez l’option de signature numérique et choisissez votre certificat de signature électronique. Suivez ensuite les instructions à l’écran pour appliquer votre signature au fichier.
C’est fait ! Vous avez votre certificat de signature électronique. L’authenticité, l’intégrité et la force juridique de vos documents numériques sont garanties. Passez au numérique !
Lire aussi : Comment numériser une signature ?
Garantir la sécurité de vos contrats grâce aux certificats de signature électronique et aux sceaux électroniques
Garantir l’identité de chaque contrepartie est un aspect essentiel de la gestion des contrats, et les certificats de signature numérique sont un excellent moyen d’y parvenir. Cependant, que faire si vous souhaitez protéger le document contre toute altération après la signature ? Heureusement, avec Oneflow, vous avez la possibilité de le faire.
Notre plateforme supporte des capacités de scellement interne qui permettent aux utilisateurs de valider leurs contrats facilement. Le téléchargement et la vérification de votre document ne prennent que quelques étapes simples :
- Allez dans Documents et ouvrez votre document (si vous êtes le propriétaire), ou ouvrez simplement le fichier que vous avez reçu (si vous êtes une contrepartie).
- Allez dans Plus d’options et cliquez sur Télécharger au format PDF.
- Ouvrez le fichier dans Adobe Reader.
- Un document signé et scellé doit afficher une barre bleue en haut avec une clause “Signé et toutes les signatures sont valides ».
- Cliquez sur le panneau de signature pour afficher des informations supplémentaires.
- Vous pouvez également consulter la piste d’audit du contrat en cliquant sur les pièces jointes.
Le sceau électronique de Oneflow n’est qu’un des nombreux avantages que la plateforme peut offrir. Voyons plus en détail ce qu’il en est.
Oneflow – un outil puissant pour vos besoins en matière de signature électronique
Outre la prise en charge du cachet électronique, Oneflow offre de nombreuses fonctionnalités puissantes, notamment des fonctions utiles d’automatisation et de gestion des contrats :
- Oneflow AI pour le travail contractuel – Utilisez l’IA dans votre travail contractuel pour importer simultanément plusieurs contrats dans Oneflow, effectuer facilement des recherches dans l’ensemble de la base de données et examiner les documents pour détecter les erreurs et les problèmes de conformité.
- Espaces de travail et collaboration – Rationalisez vos flux de travail contractuels pour améliorer la collaboration avec des fonctionnalités telles que les espaces de travail de marque, les enregistrements d’écran vidéo, les pistes d’audit, les commentaires, les déclencheurs configurables et les règles d’accès.
- Modèles dynamiques – Accédez à des modèles gratuits et personnalisables pour créer plus rapidement divers types de contrats courants ou créez vos propres modèles personnalisés pour une utilisation ultérieure.
- Suivi du processus de signature – Contrôlez qui signe vos documents et quand ils sont signés via Oneflow.
- Gestion – Utilisez des fonctionnalités telles que les rappels, les notifications et les rôles pour améliorer la gestion des contrats et réguler l’accès aux documents.
- Analyse – Suivez les indicateurs clés et les données d’engagement (nombre de visiteurs, taux d’ouverture, etc.) pour vous assurer que vos processus contractuels fonctionnent le mieux possible.
- Intégrations – Utilisez les intégrations de Oneflow pour vous connecter à des outils comme HubSpot, Teamtailor ou Salesforce et personnalisez la plateforme à votre convenance.
Conclusion
Les certificats de signature électronique et les sceaux électroniques sont des outils efficaces pour établir la confiance et la transparence entre les parties, ce qui en fait un aspect clé de la gestion quotidienne des contrats.
Si vous utilisez le logiciel de gestion de contrats Oneflow, vous obtiendrez de nombreux avantages supplémentaires en plus de ce niveau de validité accru. La solution propose plusieurs méthodes de signature pour gérer les signatures électroniques à distance, des fonctions d’automatisation des contrats, des outils de collaboration et des capacités d’intelligence artificielle qui facilitent l’importation et la révision des contrats. Il est également facile de l’intégrer à d’autres systèmes.
Envie d’en savoir plus ?
N’hésitez pas à nous contacter pour échanger avec une personne de notre équipe.
