Refectory
Oneflow + HubSpot + Refectory : la recette d’une gestion contractuelle sans friction.
Interview vidéo avec Adrien Perez, Sales Ops Manager, et Florian Genisson, Directeur Commercial chez Refectory.
– 50%
Centralisation
Alignement
Chez Refectory, l’innovation ne se limite pas à l’assiette. Leader français de la restauration d’entreprise nouvelle génération, la scale-up révolutionne le secteur en combinant excellence culinaire, logistique de pointe, et technologie intelligente. Chaque jour, ce sont 35 000 repas sains, gourmands et responsables qui sont livrés à travers tout le territoire, grâce à un modèle hybride mêlant cantine digitale et frigos connectés, déployés dans des milliers d’entreprises.
Mais derrière cette croissance impressionnante – 70 millions d’euros de chiffre d’affaires en 2024 – se cache un défi de taille : structurer et fluidifier les processus internes pour soutenir l’expansion, tout en gardant un haut niveau d’exigence en matière d’expérience client.
C’est dans ce contexte stratégique que Refectory a choisi Oneflow, outil de gestion de contrats et de signature électronique.
Une prise de conscience : il fallait passer à la vitesse supérieure
« Il faut être honnête : on n’avait strictement rien. Impression, signature, scan… on envoyait le contrat au client, qui devait refaire la même chose de son côté. Très long, très peu fluide. »
Adrien Perez, Sales Ops Manager chez Refectory
Avant l’arrivée de Oneflow, les équipes commerciales travaillaient avec un processus de signature 100 % manuel. Lenteur, erreurs humaines, mauvaise visibilité… autant de freins qui devenaient de plus en plus incompatibles avec l’agilité requise par la croissance rapide de l’entreprise.
La recherche d’une solution a été guidée par trois exigences clés :
Une intégration native avec HubSpot, leur CRM central.
Un déploiement rapide et fluide, sans surcharge des équipes opérationnelles.
Une simplicité d’usage, tant pour les commerciaux que pour les clients.
L’expérience Oneflow : simplicité, puissance, collaboration
« Ce qui m’a fait choisir Oneflow, c’est son intégration avec HubSpot. On crée un contrat en un clic. C’est ultra fluide. »
Adrien Perez, Sales Ops Manager chez Refectory
Depuis l’adoption de Oneflow, la gestion des contrats chez Refectory a radicalement changé :
Auto-qualification des champs du contrat, garantissant une saisie de données fiable, directement réinjectée dans le CRM.
Création instantanée de contrats depuis HubSpot, avec récupération automatique des données clients.
Module de commentaires intégré, permettant des échanges directs entre commerciaux et clients, sans multiplier les e-mails ou appels.
« Pour moi, en tant que Sales Ops, l’auto-qualification est un game changer. On a une donnée propre, fiable, structurée. Et les équipes commerciales adorent, car elles gagnent un temps fou. »
Adrien Perez, Sales Ops Manager chez Refectory
Au-delà de la simplification des signatures, Oneflow est devenu un levier de collaboration transverse. Les équipes commerciales, finance et direction peuvent désormais suivre, ajuster ou commenter les contrats en temps réel, avec une traçabilité optimale et une vision unifiée.
Des résultats mesurables : le ROI en quelques mois
« On est passés de 3 jours à 1,5 jour entre l’envoi du devis et la signature. C’est un gain colossal. »
Adrien Perez, Sales Ops Manager chez Refectory
Le changement n’est pas que organisationnel, il est aussi quantifiable :
- -50 % de temps moyen entre devis et signature avec un passage de 3 à 1,5 jours
- Amélioration significative de l’expérience client, jugée plus fluide, moderne et professionnelle
- Réduction des erreurs, grâce à la fiabilité des données intégrées
- Hausse de la productivité commerciale, les équipes pouvant se concentrer sur le closing plutôt que sur l’administratif
Ce gain de temps a un impact direct sur le chiffre d’affaires, mais aussi sur la motivation des équipes.
« Les sales nous disent que ça fait deux fois plus pro. Et ça change tout dans la relation client. »
Florian Genisson, Directeur Commercial chez Refectory
Un outil au service d’une vision durable
La démarche de Refectory va bien au-delà de la restauration. C’est un engagement fort pour une alimentation durable, des circuits courts, une logistique intelligente et un modèle économique éthique. En créant des partenariats directs avec des fermes agro-écologiques, Refectory façonne une chaîne de valeur vertueuse, de l’agriculteur au salarié.
Dans cette vision globale, Oneflow s’intègre naturellement comme un outil efficace, sobre, et aligné avec les valeurs de transparence et d’impact positif.
Une collaboration humaine et fluide
« Ce qu’on a adoré ? L’accompagnement. Tom, Cécile… on a été super bien suivis. Et c’est ça aussi qui fait la beauté d’un outil, c’est les personnes qui le vendent. »
Florian Genisson, Directeur Commercial chez Refectory
L’intégration de Oneflow s’est faite sans friction : un onboarding test avec les équipes a rapidement validé le choix. Le déploiement à l’échelle commerciale a suivi dans la foulée, et d’autres équipes comme la finance commencent également à utiliser la solution pour leurs propres besoins de signature.
Et maintenant ? Étendre l’impact
Chez Refectory, l’ambition ne ralentit pas : ouverture d’un nouvel atelier de production d’ici fin 2025, déploiement massif des frigos connectés, conquête de nouveaux marchés, renforcement du maillage territorial… Chaque jour, l’entreprise avance avec une mission claire : rendre le bon accessible au plus grand nombre, sans compromis sur la qualité ni sur l’impact environnemental.
Dans cette trajectoire de forte croissance, Oneflow s’impose comme un partenaire stratégique, bien au-delà d’un simple outil de signature électronique.
« Oneflow nous accompagne dans notre transformation, en nous faisant gagner du temps, en nous aidant à structurer notre croissance et en renforçant la qualité de notre relation client. C’est un outil qui vit avec nous, qui évolue avec nos besoins. »
Florian Genisson, Directeur Commercial chez Refectory
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