Blijf GDPR-compliant zonder je in het zweet te werken met contractmanagement tools
Het elimineren van processen die gevoelig zijn voor menselijke fouten is belangrijk voor GDPR-compliance.
Privacy van gegevens is een ononderhandelbare prioriteit geworden voor bedrijven overal ter wereld, vooral voor bedrijven die contracten beheren waarbij gevoelige klantgegevens betrokken zijn.
Voor bedrijven in de VS die omgaan met de persoonlijke data van EU-burgers staat er nog meer op het spel. Niet voldoen aan de GDPR-vereisten kan leiden tot enorme boetes, reputatieschade en verlies van vertrouwen.
Laten we eens kijken naar de grootste uitdagingen, de gevolgen in de praktijk en de stappen die je kunt nemen om je bedrijf te beschermen.
De uitdagingen waarmee Amerikaanse bedrijven worden geconfronteerd bij GDPR-compliance
Hoewel GDPR is ingevoerd in de Europese Unie, is het van toepassing op elk bedrijf dat persoonlijke data van EU-burgers verwerkt. Voor bedrijven in de VS voegt dit een extra laag complexiteit toe aan de bestaande binnenlandse privacyregels.
Hier zijn enkele veelvoorkomende valkuilen:
- Bedrijven slaan contracten vaak op en delen ze via e-mail of onbeveiligde systemen, waardoor gevoelige data blootgesteld wordt aan mogelijke schendingen.
- Gefragmenteerde systemen maken het moeilijk om persoonlijke data te traceren, bij te werken of te verwijderen wanneer dat nodig is.
- Bedrijven die werken met externe leveranciers begrijpen mogelijk niet volledig de compliance risico’s als die partners verkeerd omgaan met data.
In 2021 werd Amazon geconfronteerd met een duizelingwekkende boete van € 746 miljoen voor GDPR-overtredingenin verband met zijn advertentiepraktijken. Deze zaak liet zien hoe gemakkelijk bedrijven in overtreding kunnen komen met de GDPR, zelfs als ze buiten de EU opereren.
Lees ook: Hoe contractmanagement je kan helpen bij het automatiseren van jouw sales proces?
De werkelijke kosten van niet-naleving
Wanneer bedrijven er niet in slagen om persoonlijke data te beschermen, kunnen de gevolgen catastrofaal zijn.
- Datalek bij Equifax
In 2018 stemde Equifax ermee in om minstens $575 miljoen te betalen nadat een inbreuk gevoelige informatie van 147 miljoen mensen blootlegde. De zaak benadrukte het belang van veilige opslag van data en proactieve beveiligingsmaatregelen. - Meta beboet met €1,2 miljard
In 2023 werd Meta beboet voor het overdragen van data van gebruikers naar de VS zonder voldoende waarborgen. De boete onderstreepte de noodzaak voor bedrijven om zich aan te passen aan de GDPR-eisen bij het verwerken van gegevens van EU-burgers.
Deze voorbeelden dienen als een waarschuwing voor bedrijven van elke omvang. Privacy van data is niet alleen een hokje dat je moet aanvinken. Het is een cruciaal onderdeel van het opbouwen van klantenvertrouwen en het voorkomen van financiële rampen.
Hoe handmatig contractmanagement GDPR compliance in gevaar kan brengen
De General Data Protection Regulation (GDPR) regelt alle activiteiten waarbij persoonlijk identificeerbare informatie betrokken is, inclusief activiteiten die te maken hebben met contracten. Bedrijven moeten zorgvuldig beoordelen hoe ze documenten met persoonlijke data verwerken. Verwerkingsactiviteiten omvatten acties zoals het opslaan, versturen, archiveren of zelfs verwijderen van deze documenten.
Helaas introduceren handmatige praktijken voor contractmanagement kwetsbaarheden die kunnen leiden tot niet-naleving van de GDPR. Dit is waarom.
Verwerkingsactiviteiten kunnen elke actie omvatten die je op dat document uitvoert, zoals opslaan, versturen, archiveren, enz.
Enkele activiteiten die vatbaar zijn voor menselijke fouten zijn het heen en weer e-mailen van contracten als bijlage in e-mails, het maken en beheren van contracten in “handmatige” formaten zoals Word/PDF/papier, of het opslaan van een andere contractversie telkens wanneer er een wijziging is aan het contract op je lokale computer.
De risico’s van handmatige contractprocessen
Handmatig contractmanagement omvat vaak activiteiten die gevoelig zijn voor menselijke fouten en gebrek aan overzicht. Veel voorkomende voorbeelden zijn:
- Contracten heen en weer mailen
Contracten worden vaak als bijlage bij e-mails verstuurd, wat het risico vergroot dat gevoelige data per ongeluk naar de verkeerde ontvanger wordt verstuurd. - Gebruik van verouderde formaten zoals Word, PDF of papier
Deze formaten maken het moeilijk om wijzigingen te tracken en ervoor te zorgen dat alle partijen met de meest actuele versie van een contract werken. - Meerdere versies opslaan op lokale schijven
Als contracten worden opgeslagen in persoonlijke mailboxen of op lokale computers, blijven verouderde versies vaak hangen, waardoor gaten in de beveiliging ontstaan en het beleid voor het bewaren van data wordt overtreden.
Een medewerker kan bijvoorbeeld per ongeluk een contract e-mailen naar een verkeerde ontvanger of nalaten verlopen contracten met persoonlijke data van zijn lokale apparaat te verwijderen. Deze vergissingen kunnen snel escaleren in GDPR compliance overtredingen.
Waarom dit belangrijk is voor GDPR compliance
Als verwerkingsverantwoordelijke heeft je organisatie de legal verplichting om controle te gebruiken over de flow van persoonlijke data. Dit betekent dat je er verantwoordelijk voor bent dat alle verwerkingsactiviteiten van data veilig en vrij van onnodige risico’s zijn.
Dit is waarom handmatig contractmanagement problematisch is:
- Gebrek aan zichtbaarheid van de data flow: Zonder goede tracking wordt het gemakkelijk om uit het oog te verliezen waar persoonlijke data wordt opgeslagen of verstuurd.
- Hoger risico op inbreuken: Menselijke fouten zoals verkeerd geadresseerde e-mails of vergeten versies maken gevoelige data kwetsbaar.
- Niet-naleving van het beleid voor het bewaren van data: Het niet verwijderen van verouderde contracten is in strijd met het GDPR-beginsel van dataminimalisatie.
Een van de belangrijkste compliance risico’s onder GDPR is het niet in kaart brengen en controleren van data flows. Handmatige processen maken het moeilijk om verantwoording af te leggen, wat een kernvereiste van de verordening is.
Free contract templates in Oneflow
De oplossing om risico’s te beperken
Naast het toezicht houden op de interne routines en procedures, moeten bedrijven een alternatieve manier bieden die niet alleen veilig is, maar ook gemakkelijk in te voeren. Werknemers moeten hun taken echter nog steeds uitvoeren op een manier die voldoet aan de GDPR. De aanbevolen methode om dit te bereiken is dat bedrijven op zoek gaan naar een cloud-gebaseerde oplossing die aan deze criteria voldoet:
- De oplossing is veilig en maakt gebruik van een goedgekeurde encryptiestandaard
- De oplossing slaat je data op binnen de EU of EER
- De oplossing voorkomt het gebruik van “attach to email
- De oplossing voorkomt “opslaan op schijf”.
- De oplossing stelt je in staat om documenten binnen de service zelf te beheren
Overstappen op een geautomatiseerd en gecentraliseerd platform voor contractmanagement kan deze risico’s voorkomen. Dit is hoe:
- Real-time tracking: Bewaar alle data van contracten op één veilige locatie met versiebeheer om ervoor te zorgen dat iedereen aan hetzelfde document werkt.
- Toegangsbeheer: Beperk wie contracten kan bekijken, bewerken of delen om het risico van onbedoelde blootstelling te verkleinen.
- Beleid voor het bewaren van data: Automatiseer herinneringen en verwijderingsprocessen voor verlopen contracten om te voldoen aan de GDPR-regels voor het bewaren van gegevens.
Door deze stappen te nemen, versterk je niet alleen je GDPR-naleving, maar stroomlijn je ook je workflow en bespaar je je organisatie tijd en middelen.
Hoe zorg je ervoor dat je bedrijf compliant blijft
Het vermijden van GDPR valkuilen begint met bewuste actie. Hier zijn enkele stappen die je bedrijf kan nemen om naleving te garanderen:
- Versterk je praktijken voor data bescherming
Versleutel gevoelige informatie en gebruik veilige platforms voor contractmanagement - Voer regelmatig privacy audits uit
Controleer regelmatig je processen om zwakke plekken op te sporen in de manier waarop je data opslaat, verwerkt en deelt - Train je team op best practices op het gebied van privacy
Werknemers moeten begrijpen hoe hun acties GDPR compliance kunnen beïnvloeden. Zorg voor duidelijke richtlijnen en voortdurende training - Evalueer je partnerships met derden
Zorg ervoor dat je leveranciers en dienstverleners de GDPR-normen volgen, want hun fouten kunnen je in de problemen brengen.
Door deze gebieden aan te pakken, kun je risico’s minimaliseren en tegelijkertijd een duidelijke betrokkenheid bij data privacy laten zien.
KBelangrijkste conclusies
Veel op PDF gebaseerde tools voor elektronisch ondertekenen vereisen dat je het contract downloadt en uploadt telkens wanneer je een wijziging aanbrengt tijdens het onderhandelingsproces. Vaak moet je het originele Word-document openen, de gevraagde wijzigingen aanbrengen, het document opslaan als PDF en uploaden naar de dienst voor elektronisch ondertekenen.
Hierdoor kan het zijn dat je onbedoeld oudere versies van jouw contract op je computer opslaat. Het kan zelfs zijn dat je het document als bijlage bij je e-mail moet voegen. Deze praktijken brengen, zoals eerder genoemd, ernstige risico’s met zich mee voor naleving van de GDPR.
De belangrijkste conclusies zijn dus: als je nog steeds vertrouwt op papieren of PDF-gebaseerde tools voor elektronisch ondertekenen, ben je nog niet klaar voor GDPR.
- Amerikaanse bedrijven die met data uit de EU werken, moeten GDPR-compliance serieus nemen
- Spraakmakende zaken, zoals die met Amazon en Meta, laten de financiële en reputatierisico’s zien van niet-naleving.
- Proactieve maatregelen zoals data-encryptie, opleiding van werknemers en evaluatie van leveranciers kunnen je bedrijf beschermen.
Als je deze stappen nu neemt, kun je later dure fouten voorkomen. Het beschermen van de data van je klanten gaat niet alleen over het voorkomen van boetes. Het gaat erom vertrouwen op te bouwen en voorop te blijven lopen in een concurrerende markt.
