Hoe ver bedrijven zijn gekomen met digitale contracten – en wat er nu komt
Zit jouw contractproces vast in het verleden?
Contracten houden bedrijven draaiende, maar slechts weinig organisaties hebben het proces volledig geautomatiseerd.
Veel teams werken nog steeds met Word-documenten, pdf’s en eindeloze e-mailthreads. Anderen gebruiken al e-signatures, maar werken nog in losse systemen. Slechts een klein deel gebruikt AI om contracten slimmer te beheren.
Kort over het
onderzoek
Het onderzoek laat zien hoe bedrijven vandaag
de dag met contracten omgaan, welke
uitdagingen hen vertragen, en wat de echte
voordelen zijn van digitalisering. Ook bespreken
we belangrijke punten om op te letten bij het
kiezen van contractmanagementsoftware en
het bouwen van een sterke interne
businesscase.
De resultaten zijn gebaseerd op input van
meer dan 150 zakelijke professionals uit
Europa en de VS.
Belangrijkste inzichten:
16% van de organisaties werkt nog grotendeels handmatig, slechts 9% is volledig geautomatiseerd.
49% meldt regelmatige fouten, 43% ervaart trage doorlooptijden van contracten.
Slechts 1 op de 10 bedrijven heeft volledig geautomatiseerde contracten, ondanks het brede gebruik van e-handtekeningen.
36% gebruikt AI in beperkte mate, 13% gebruikt het uitgebreid.
64% noemt beter inzicht en rapportage als het grootste voordeel van digitale volwassenheid.
Dus, in welke fase van digitale volwassenheid zit jouw organisatie? Laten we dat uitzoeken.
Dit rapport beschrijft de vier fases van digitale volwassenheid in contractmanagement:
1. Handmatig en rommelig
2. Digitaal maar niet verbonden
3. Geautomatiseerd en geïntegreerd
4. Intelligent en voorspellend
Wat is digitale volwassenheid?
Digitale volwassenheid geeft aan in welke mate een organisatie vertrouwt op digitale tools, data en geautomatiseerde workflows om sneller, slimmer en met minder moeite te werken.
Voor contracten betekent dit afscheid nemen van papier en handmatige stappen, en overstappen op volledig digitale processen. Dat kan betekenen: e-signatures, CLM-software, of het genereren van contracten vanuit je CRM of CPQ. Ook AI kan helpen bij het beoordelen van contracten, het signaleren van risico’s en het versnellen van routinetaken.
Volwassenheid nog in ontwikkeling
De meeste bedrijven zitten nog midden in de
reis naar digitale volwassenheid in contract-
management.
16% werkt nog grotendeels handmatig, met
Word, pdf’s en e-mails. Bijna een derde (29%)
is deels digitaal, met e-signatures maar zonder
verbonden systemen. De grootste groep (45%)
zegt grotendeels geautomatiseerd te zijn.
Slechts 9% heeft volledige automatisering en
intelligentie bereikt.
Hier volgt een nadere beschrijving van de vier
stadia van digitale volwassenheid en waar
bedrijven vandaag de dag staan:
Fase 1: Handmatig en rommelig – Word, pdf’s, e-mail en gedeelde mappen
Contracten worden vaak opgeslagen in gedeelde drives of verdwijnen in e-mailthreads. De meeste teams stellen contracten op in Word of pdf, zonder duidelijke versiecontrole of overzicht van wijzigingen. Omdat alles handmatig gebeurt, komen fouten vaak voor.
De integratiekloof in contractmanagement
Integratie met bedrijfssystemen zoals CRM of ERP is zeldzaam, waardoor contractdata geïsoleerd blijft. Dat maakt het lastig om voortgang te volgen, inzichten te delen of workflows te automatiseren.
Andere veelvoorkomende uitdagingen die voor rommel zorgen:
Fouten door handmatige processen
Trage goedkeuringen en verwerking
Moeizame samenwerking tussen teams
Minimale mogelijkheid om contractprestaties te analyseren
De impact op het bedrijf?
Gemiste deals, hogere juridische risico’s, tragere omzet, verspilde tijd en gemiste kansen voor automatisering en inzicht.
Fase 2: Digitaal maar niet verbonden –
e-signatures zonder contractautomatisering
In deze fase gebruiken veel teams e-signatures, wat het ondertekenen sneller maakt. Maar de meeste contracten worden nog steeds opgesteld in Word of Google Docs, met weinig automatisering en zonder centrale opslag.
Welke tools gebruik je momenteel om
contracten te maken,
te ondertekenen en te beheren?
67% van de bedrijven gebruikt e-signature-
tools, terwijl 61% nog vertrouwt op Word of
Docs voor het opstellen.
E-signatures zijn de norm, maar echte
automatisering of een centrale plek voor
contracten ontbreekt nog vaak.
Veelvoorkomende uitdagingen en zakelijke impact?
Fase twee lijkt grotendeels op fase één. Het ondertekenen gaat sneller en er zijn minder fouten, maar het opstellen van contracten duurt nog steeds te lang. Zonder een centrale hub voor het opslaan en beheren van contracten blijft samenwerking moeilijk, waardoor workflows worden vertraagd en de zichtbaarheid wordt beperkt.
Als gevolg hiervan kunnen bedrijven deals mislopen, een tragere cashflow ervaren en moeite hebben met het bijhouden van contractprestaties of het signaleren van kansen.
Fase 3: Geautomatiseerd en geïntegreerd – CLM-software en CRM-integratie
Hoewel e-signatures overal worden gebruikt, heeft slechts 1 op de 10 bedrijven contracten volledig geautomatiseerd.
Contracten omzetten in verbonden data
In deze fase komt automatisering echt op gang. 26% van de teams gebruikt CLM-software, waarmee contracten gekoppeld worden aan systemen zoals CRM, ERP of andere tools. Dat maakt het makkelijker om data te organiseren, voortgang te volgen en audittrails bij te houden.
Hoe geïntegreerd zijn
jouw contractprocessen
met andere systemen
(bijv. CRM, CPQ, ERP)?
Toch blijft gebrekkige integratie een probleem.
67% zegt dat hun systemen slechts gedeeltelijk
verbonden zijn, 24% is volledig geïntegreerd en
7% helemaal niet.
Hoe geautomatiseerd
is het Quote-to-Cash-
proces van jouw
organisatie?
Ook hier is automatisering beperkt. Slechts
9% meldt een volledig geautomatiseerd en
verbonden proces. De meerderheid (77%) is
deels of grotendeels geautomatiseerd (bijv.
digitale offertes, e-signatures, workflows,
geïntegreerde tools).
Quote-to-Cash stroomlijnen met digitale oplossingen
Organisaties gebruiken tools zoals CPQ (38%) of Oneflow (23%) om delen van hun quote-to-cash processen te ondersteunen.
Wat betekent dit voor bedrijven?
CLM en automatisering helpen deals sneller te sluiten, compliance te verbeteren en audit voorbereiding te vereenvoudigen.
Maar zwakke integratie blijft een grote uitdaging. Zolang volledige automatisering zeldzaam is, blijven vertragingen, fouten, extra handwerk en beperkt inzicht bestaan.
Fase 4: Intelligent en voorspellend – AI-gedreven inzichten
AI begint de manier waarop teams contracten beheren te veranderen. Door overeenkomsten te beoordelen, risico’s te signaleren, sjablonen voor te stellen en afwijkende clausules te herkennen, vermindert AI fouten. Het kan ook voorspellen wanneer contracten vernieuwd worden, uitbreiden of juist opzeggen – en helpt bij het automatiseren van het redliningsproces.
Maar het gebruik va
AI is nog niet
wijdverbreid:
Op de vraag: “In hoeverre maakt uw
organisatie momenteel gebruik van AI bij
contractbeheer?”
36% van de organisaties gebruikt AI op
beperkte gebieden, zoals redlining of
clausule suggesties. 35% is nog bezig met
het verkennen van AI-tools, 13% gebruikt het
op grotere schaal voor taken zoals analyses
of inzicht in verlengingen, en 15% is nog
helemaal niet begonnen met het gebruik van AI.
Hoe veranderen AI-gedreven contracten bedrijven?
Voorspellende automatisering versnelt deals en vermindert fouten. Teams krijgen beter inzicht in prestaties en blijven beter compliant en risicobewust. AI maakt audits eenvoudiger door wijzigingen te volgen en verplichtingen te bewaken.
We staan echter pas aan het begin – dit is nog maar het topje van de ijsberg van wat AI kan betekenen voor contractmanagement.
Hoe digitale volwassenheid zich uitbetaalt: “Teams besparen weken per maand”
De meetbare impact van digitale volwassenheid
Wanneer teams hun digitale volwassenheid verhogen, is de impact meetbaar.
Geautomatiseerde workflows, betere samenwerking en makkelijkere toegang tot data verminderen niet alleen fouten, maar leveren ook flink wat tijd op.
Dit is hoeveel tijd teams besparen tijdens het contractproces:
“Dankzij digitale contractvolwassenheid
besparen sommige teams weken per maand.”
De grootste winst
volgens teams:
Het verhogen van digitale volwassenheid
maakt processen niet alleen sneller, maar
levert echte resultaten op voor teams én
het bedrijf:
Wat staat digitale volwassenheid in de weg?
“Slechte samenwerking is een grote belemmering”
Veel organisaties worstelen met het moderniseren van hun contractprocessen. Teams werken vaak in silo’s: legal, sales en IT zitten niet altijd op één lijn. Tel daar veranderweerstand, verouderde tools, beperkte budgetten en zorgen over beveiliging bij op, en vooruitgang gaat langzaam.
Uit meer dan 100 reacties komen de volgende veelvoorkomende uitdagingen naar voren:
Systemen die niet goed integreren.
Beperkt gebruik van AI.
Onvoldoende opleiding of digitale vaardigheden.
Weerstand van leidinggevenden of teams.
Behoefte aan meer intuïtieve, alles-in-één tools.
En dit is hoe het
bedrijven beïnvloedt:
Samenwerkingsproblemen kosten efficiëntie
De cijfers laten zien dat alleen de juiste tools niet genoeg zijn. Teams hebben verbonden workflows, goede training en afstemming tussen afdelingen nodig om efficiënt te werken. Zonder dat blijven fouten, vertragingen en gemiste kansen een rem op groei.
Oplossingen beoordelen en een interne businesscase bouwen
Organisaties kunnen hun digitale volwassenheid verhogen door slimme aankoopbeslissingen te nemen en een businesscase op te stellen die echte waarde aantoont.
Waar je op moet letten bij het beoordelen van oplossingen:
Gebruiksgemak
Makkelijk te leren en te gebruiken door alle teams.
Integraties
Met CRM, ERP en samenwerkingstools.
Compliance
Ingebouwde beveiliging en duidelijke audittrails.
Schaalbaarheid
Groeit mee met het bedrijf en nieuwe behoeften.
Meetbare ROI
Aantoonbare tijdsbesparing, minder fouten en snellere omzetherkenning.
Automatisering
Ondersteunt huidige behoeften (e-signatures, sjablonen, workflows) en is klaar voor toekomstige AI-functies.
De case voor verandering maken
Om een overtuigende businesscase te bouwen, moet je duidelijk laten zien welke impact digitalisering heeft op het hele bedrijf.
Zo profiteren verschillende teams van digitale contracten:
Sales: snellere dealcycli en minder gemiste kansen.
Legal: minder risico, makkelijkere compliance en minder handmatig werk.
Finance: snellere cashflow en minder omzetlekken.
IT: minder losse tools en sterkere integraties.
Bottom line?
Bedrijven die hun digitale volwassenheid verhogen met het juiste contractplatform doen meer dan alleen een tool aanschaffen – ze doen een strategische investering.
Slimme keuzes, afgestemd op bedrijfsdoelen en meetbare resultaten, helpen teams sneller werken, risico’s verminderen en volledige controle krijgen over hun contracten én hun business.
